ecommerce mit medical columbus

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1 ecommerce mit medical columbus Handbuch für Partner aus Industrie & Handel Exposé Die ecommerce-plattform von medical columbus ermöglicht Krankenhäusern/Spitälern den Datenaustausch mit Herstellern und Lieferanten (Anbietern). Melanie Stark +49 (0) 6174 / Stand: Mai 2016

2 Inhalt 1. Überblick Aufgaben Katalogdaten Datenkommunikation mit den ERP-Systemen Netzwerk, Datenkommunikation Auswahl des technischen Verfahrens Test, Dokumentation, Pilotbetrieb Anschriften Krankenhäuser/Spitäler Übersicht Prozesse mc transactor Anhang Stammdaten Bestellungen im Format opentrans Beispiel Bestellung im Format opentrans Auftragsbestätigung in opentrans Beispiel Auftragsbestätigung im Format opentrans Lieferschein (Lieferavis) in opentrans Beispiel Lieferschein im Format opentrans Rechnung in opentrans Beispiel Rechnung im Format opentrans Kontakt Stand: Mai 2016 Seite 1 von 15

3 1. Überblick Aufgaben Die ecommerce-plattform von medical columbus (mc) ermöglicht Krankenhäusern und Einkaufsgemeinschaften den Datenaustausch mit Herstellern und Lieferanten (Anbieter). Damit eine Zusammenarbeit zwischen einem Anbieter und mc möglich wird, sind einige vorbereitende Schritte erforderlich. Damit es für Sie möglichst einfach wird, haben wir hier die wichtigsten Informationen hier zusammengestellt. Folgende Aufgaben sind zu erledigen: Erfassung und Klassifizierung der Produkte des Anbieters in der mc- Referenzdatenbank Katalogdaten Empfang und ggf. Versand von elektronischen Nachrichten aus dem Warenwirtschaftssystem des Anbieters (ERP-System) ERP-Software Aufbau einer elektronischen Datenkommunikation Netzwerk, Datenkommunikation Abstimmung der Krankenhausadressen Anschriften Krankenhäuser/Spitäler 2. Katalogdaten Krankenhäuser und Einkaufsgemeinschaften nutzen den mc navigator als Orientierungshilfe im Markt für Medicalprodukte. Die Datenbank von mc enthält ca. 8 Millionen Medicalund Pharmaartikel. Die Produkte sind nach einem standardisierten System klassifiziert und über interne Codes eindeutig identifizierbar. Der Katalog wird laufend erweitert und verfeinert. Analog führt mc eine Liste der Hersteller und Händler, die insbesondere alle für den Warenverkehr relevanten Standorte enthält. Diese erhalten eine eindeutige Kennung (Niederlassungs-ID). Um Artikel eines Anbieters im Online-Katalog (mc navigator) zu finden und für die zügige und fehlerfreie Abwicklung elektronischer Bestellungen (mc transactor) ist es erforderlich, dass mc über aktuelle Daten verfügt. Für die Übermittlung der Daten stellen wir Ihnen standardisierte Excel-Listen zur Verfügung, die uns die automatisierte Übernahme der Daten in den Katalog ermöglichen; die relevanten Datenelemente zeigt der Anhang 4.1. Um den Katalog aktuell zu halten, müssen in einem zu vereinbarenden Rhythmus neue und veränderte Daten mc zur Verfügung gestellt werden im gleichen Format. mc unterstützt auch GS1 XML und GDSN und ist Partner von SA2 als Provider von Datapool-Lösungen. Stand: Mai 2016 Seite 2 von 15

4 3. Datenkommunikation mit den ERP-Systemen Um Bestellungen von Krankenhäusern über mc empfangen zu können und ggf. auch strukturierte elektronische Dokumente zurück zu senden, muss Ihr ERP-System darauf eingerichtet werden. Umgekehrt muss mc in seinem System hinterlegen, welche Formate ein Partner empfängt oder sendet. medical columbus unterstützt die Transaktionstypen Bestellung (Order) Auftragsbestätigung (Order Response) Lieferschein (Delivery) Rechnung (Invoice) Verbrauchsmeldung Konsignationslager Auffüllung Konsignationslager (ggf. mit Verbrauch kombiniert) Eine Zusammenstellung der wichtigsten Datenelemente für verschiedene Transaktionstypen wird für das Format opentrans im Anhang gezeigt. Nachfolgend typische Dokumentenformate im Produktivbetrieb, die mc unterstützt. Bei Bedarf können auch individuelle Formate unterstützt werden. EDI / Edifact Das eingesetzte EDI / Edifact Format unterstützt den Standard D96A nach den EAN Standards im Gesundheitswesen. Unterstützt werden auch die Formate für Rückdokumente: ORDRSP, DESADV, INVOICE opentrans medical columbus unterstützt den frei verfügbaren opentrans Standard des Fraunhofer Instituts ( in Version 1.0 SAP mc unterstützt verschiedene IDOC-Formate der Typen Orders 0x Individuelle Formate in ASCII oder XML ASCII oder CSV Dateien können erzeugt und verarbeitet werden, wenn die Formatierung abgestimmt ist: Felder, Separatoren, Zeichensatz. Das Gleiche gilt für XML-Strukturen. Stand: Mai 2016 Seite 3 von 15

5 3.1 Netzwerk, Datenkommunikation Auswahl des technischen Verfahrens In der Unterstützung unterschiedlicher Verfahren ist mc flexibel und kann sich den Gegebenheiten bei seinen Partnern anpassen. Aktuell werden u.a. die folgenden Verfahren unterstützt. HTTP, HTTPS mc stellt ein eigens entwickeltes Tool (FileDispatcher) zur Verfügung, das Daten vom Kunden zu mc überträgt. Das Tool muss dazu auf einem Rechner mit Internetzugang installiert werden. Umgekehrt kann mc Daten auf eine vorgegebene Adresse posten. VPN, Virtual Private Network Zwischen dem Netzwerk des Lieferanten und mc kann ein VPN-Tunnel aufgebaut werden. mc-seitig bildet eine Hardware-Firewall den Abschluss. FTP Übertragungen sind sowohl aktiv (Lieferant holt) als auch passiv (sendet) möglich. Filterung von IPs ist möglich. Fax Sollte eine elektronische Übertragung nicht möglich sein (z.b. unbekannte Artikel oder Lieferstellen, technische Probleme) kann mc die Bestellungen auch per Fax übersenden Test, Dokumentation, Pilotbetrieb Datenformat und technische Kommunikation werden vor Beginn des produktiven Betriebs auf ihre Funktionalität geprüft. Nach erfolgreichem Test wird die freigegebene Lösung dokumentiert. Der Betrieb startet zunächst mit ausgewählten Pilot-Krankenhäusern/Spitälern. In dieser Phase sollten die Bestellungen parallel auch noch per Fax oder übertragen werden. Nach 1-2 Wochen können erfahrungsgemäß die weiteren Häuser (komplett oder sukzessiv) einbezogen werden. Stand: Mai 2016 Seite 4 von 15

6 3.2 Anschriften Krankenhäuser/Spitäler Die Abstimmung erfolgt schrittweise: mc stellt Ihnen eine Liste der Krankenhäuser zur Verfügung, die über den mc transactor bestellen. Sie ermitteln die Lieferstellen und Rechnungsadressen dieser Krankenhäuser, die bei Ihnen gespeichert sind. mc ergänzt Ihre Aufstellung um zusätzliche uns bekannte Lieferstellen in diesen Häusern und ergänzt alle Daten mit GLN-Nummern. Sie übernehmen die GLN- (früher ILN-) Nummern in Ihr System. Das Verfahren hilft dabei, Lieferungen und Rechnungen korrekt zuzustellen. Wenn später neue Lieferstellen hinzukommen, erhalten Sie diese Information vor oder mit der ersten Bestellung. 3.3 Übersicht Prozesse mc transactor Die Abbildung zeigt den gesamten Ablauf bei Bestellungen vom Krankenhaus zu Ihrem ERP-System und den - optionalen - Rückdokumenten von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen zurück zum Krankenhaus. Der mc transactor bietet folgende Funktionen: Senden und Empfangen von elektronischen Nachrichten in den verschiedenen, vereinbarten Formaten und Verfahren. Automatische Prüfung der Daten, Zuordnung der MaWi-Daten zum mc-katalog (Mapping) und Übersetzung für das ERP-System (Nummer, Bündelung). Klärung von Zweifelsfällen und Korrektur fehlerhafter Angaben durch den Customer Service von medical columbus. Stand: Mai 2016 Seite 5 von 15

7 4. Anhang 4.1 Stammdaten Datenelement Format, Länge Muss Anmerkung Beispiel 1 Beispiel 2 Original-Hersteller Ja Mustermann Mustermann Hersteller- Artikelnummer 50 Ja Lieferanten-Artikelnummer 50 Ja GM3917 GM2839 Artikel-Name deutsch 100 Ja Hempermed Untersuchungshandschuh Produktbeschreibung deutsch 255 Ja hell, aus Latex, gepudert, mit resorbierender Maisstärke, steril Extremitätenset Tischabdeckung (140cm * 190cm, PE mit verstärkter Oberfläche Produktgröße 1 deutsch 50 z. B. CH, cm, ml Größe 6-7 Produktgröße 2 deutsch 50 z. B. CH, cm, ml small Kurzbezeichnung deutsch 50 Hempermed U- Handschuh,Latex,ster,S PZN (D) Extremitätenset Pharmacode CH Weitere Klassifikation ReleaseStand der Klassifikation z.b. ecl@ss, MiGeL - bei Bedarf auch mehrere Felder z.b. ecl@ss: 6.0 ecl@ss 6.0 MiGeL2009 Anwendungseinheiten (VS-0) Ja BaseUnit Paar Stück EAN der Basiseinheit (VS-0) Grundpackung (VS-1) Inhalt ganzzahlig Ja ggf. identisch mit VS Bezeichnung der Grundpackung (VS-1) EAN der Grundpackung (VS-1) Handelspackung (VS-2) Inhalt Bezeichnung der Handelspackung (VS-2) EAN der Handelspackung (VS-2) Pack Einzelpackung ganzzahlig Vielfaches BaseUnit 10 1 Karton Handelspackung Transportpackung (VS-3) ganzzahlig Vielfaches BaseUnit 50 7 Bezeichnung der Transportpackung (VS-3) EAN der Transportpackung (VS-3) Box Originalpalette (VS-4) ganzzahlig Vielfaches BaseUnit Bezeichnung der Originalpalette (VS-4) EAN der Originalpalette (VS-4) Palette Mindestbestellmenge 10 7 Falls vorhanden und relevant bitte auch englische und französische Bezeichnungen Stand: Mai 2016 Seite 6 von 15

8 4.2 Bestellungen im Format opentrans 1.0 Bestellkopf: Order Normale Bestellung (Lieferung gg. Rg.) Type = standard Konsignationsware (nur Auffüllung) Type = release <ORDER_HEADER> <SOURCING_INFO> <AGREEMENT type="buyer"> <AGREEMENT_ID>replenishment for consignment</agreement_id> Besteller Lieferant Rechnungsempfänger Warenempfänger Bestellnummer Bestelldatum Währung Teillieferung der Positionen erlaubt? <BUYER_PARTY> <SUPPLIER_PARTY> <INVOICE_PARTY> <DELIVERY_PARTY> <ORDER_ID> <ORDER_DATE> <PRICE_CURRENCY> <PARTIAL_SHIPMENT_ALLOWED> Bestellposition: Positionsnummer Artikelnummer (beim Krankenhaus) Artikelnummer (beim Lieferanten) Artikelbeschreibung (kurz) Bestellmenge Mengeneinheit Preis der Position (netto) <LINE_ITEM_ID> <BUYER_AID> <SUPPLIER_AID> <DESCRIPTION_SHORT> <QUANTITY> <ORDER_UNIT> <PRICE_LINE_AMOUNT> In der Praxis werden meist weitere Informationen übertragen, wobei zu beachten ist, was Sender/Empfänger elektronisch verarbeiten können. Stand: Mai 2016 Seite 7 von 15

9 4.2.1 Beispiel Bestellung im Format opentrans 1.0 Stand: Mai 2016 Seite 8 von 15

10 4.3 Auftragsbestätigung in opentrans 1.0 Kopf: Besteller Lieferant Rechnungsempfänger Warenempfänger Bestellnummer (KH) Bestellnummer (Lieferant) Bestelldatum Währung <BUYER_PARTY> <SUPPLIER_PARTY> <INVOICE_PARTY> <DELIVERY_PARTY> <ORDER_ID> <SUPPLIER_ORDER_ID> <ORDER_DATE> <PRICE_CURRENCY> Position: Positionsnummer Lieferdatum Artikelnummer (beim Krankenhaus) Artikelnummer (beim Lieferanten) Artikelbeschreibung (kurz) Bestellmenge Mengeneinheit Preis der Position (netto) <LINE_ITEM_ID> <DELIVERY_DATE> <BUYER_AID> <SUPPLIER_AID> <DESCRIPTION_SHORT> <QUANTITY> <ORDER_UNIT> <PRICE_LINE_AMOUNT> Stand: Mai 2016 Seite 9 von 15

11 4.3.1 Beispiel Auftragsbestätigung im Format opentrans 1.0 Stand: Mai 2016 Seite 10 von 15

12 4.4 Lieferschein (Lieferavis) in opentrans 1.0 Kopf: Lieferscheinnummer Lieferscheindatum Besteller Lieferant Rechnungsempfänger Warenempfänger <DISPATCHNOTIFICATION_ID> <DISPATCHNOTIFICATION_DATE> <BUYER_PARTY> <SUPPLIER_PARTY> <INVOICE_PARTY> <DELIVERY_PARTY> Position: Lieferdatum Lieferung vollständig? Bestellnummer (KH) Bestelldatum Positionsnummer Bestellnummer (Lieferant) Positionsnummer (Lieferant) <DELIVERY_DATE> <DELIVERY_COMPLETED> <ORDER_ID> <ORDER_DATE> <LINE_ITEM_ID> <SUPPLIER_ORDER_ID> <SUPPLIER_ORDER_ITEM_ID> Artikelnummer (beim Krankenhaus) <BUYER_AID> Artikelnummer (beim Lieferanten) Artikelbeschreibung (kurz) Bestellmenge Mengeneinheit <SUPPLIER_AID> <DESCRIPTION_SHORT> <QUANTITY> <ORDER_UNIT> Stand: Mai 2016 Seite 11 von 15

13 4.4.1 Beispiel Lieferschein im Format opentrans 1.0 Stand: Mai 2016 Seite 12 von 15

14 4.5 Rechnung in opentrans 1.0 Kopf: Rechnungsnummer Rechnungsdatum Lieferdatum Besteller Lieferant Rechnungsempfänger Währung <INVOICE_ID> <INVOICE_DATE> <DELIVERY_DATE> <BUYER_PARTY> <SUPPLIER_PARTY> <INVOICE_PARTY> <PRICE_CURRENCY> Position: Bestellnummer (KH) Positionsnummer (KH) Bestelldatum <ORDER_ID> <LINE_ITEM_ID> <ORDER_DATE> Artikelnummer (beim Krankenhaus) <BUYER_AID> Artikelnummer (beim Lieferanten) Artikelbeschreibung (kurz) Bestellmenge Mengeneinheit Preis der Position (netto) Kostenstelle <SUPPLIER_AID> <DESCRIPTION_SHORT> <QUANTITY> <ORDER_UNIT> <PRICE_LINE_AMOUNT> <COST_ACCOUNT> Schlussdaten: Gesamtnetto Gesamt-MwSt. <TOTAL_AMOUNT> <TOTAL_TAX_AMOUNT> Stand: Mai 2016 Seite 13 von 15

15 4.5.1 Beispiel Rechnung im Format opentrans 1.0 Stand: Mai 2016 Seite 14 von 15

16 5. Kontakt medical columbus AG Herzog-Adolph-Str Königstein Tel +49 (0) Fax +49 (0) [email protected] Web Ansprechpartner Thomas Fengler Leitung Content Management Tel +49 (0) 6174 / [email protected] Joachim Manus IT-Support Transaktionen Tel +49 (0) 6174 / [email protected] Marcel Koecher Content Management / Projekte / Produktentwicklung Markt Tel +49 (0) 6174 / [email protected] Bettina Hetterich Stammdatenservices Tel +49 (0) 6174 / [email protected] Melanie Stark Leitung Customer Service Tel +49 (0) 6174 / [email protected] für Mapping-Daten [email protected] medical columbus AG Dieses Handbuch enthält urheberrechtlich geschützte Informationen der medical columbus AG, die nach dem Stand der Informationstechnik und mit der nötigen Sorgfalt erstellt wurden. Screenshots und Angaben im Handbuch können, bedingt durch Änderungen der Programme, abweichen. Screenshots und Markennamen von Programmen anderer Unternehmen unterliegen dem Urheberrecht. medical columbus leistet keine Gewähr, dass das vorliegende Handbuch fehlerfrei und vollständig ist und alle Instruktionen enthält, die ein Anwender in allen möglichen Systemkombinationen benötigt. Die darin dargestellten Programme und Daten werden auf der Basis allgemeiner Lizenzverträge oder gemäß den Bestimmungen im Kundenvertrag geliefert. Benutzung oder Wiedergabe der Software ist nur in Übereinkunft mit den vertraglichen Abmachungen gestattet. Die Reproduktion der Software bzw. dieses Handbuches auf Datenträger und andere Medien bedarf, mit Ausnahme der Kopie zu Archivierungszwecken, der schriftlichen Genehmigung der medical columbus AG. Stand: Mai 2016 Seite 15 von 15