Pflichtfelder für Eingangsrechnungen des B. Braun Konzerns

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Nadja Fuhrmann
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1 Pflichtfelder für Eingangsrechnungen des B. Braun Konzerns Pflichtfelder_Rechnung_B.Braun.docx crossinx GmbH 2015 Seite 1 von 6

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemein Definition Einzel- / Sammelrechnung Einführung Kodierung der Pflichtfelder Pflichtfeld Codes Anhang Zulässige Bestellnummern Versionsverfolgung... 6 Pflichtfelder_Rechnung_B.Braun.docx crossinx GmbH 2015 Seite 2 von 6

3 1 Allgemein Das Dokument wendet sich an Firmen welche strukturierte Daten übertragen. Nutzer der Web-Rechnung und der Druckertreiber benötigen diese Informationen nicht, da beide Technologien die Pflichtfelder empfängerspezifisch vorschreiben. 1.1 Definition Einzel- / Sammelrechnung Als Einzelrechnung wird eine Rechnung bezeichnet, welche sich auf genau eine Kundenbestellung bezieht. Die Rechnung kann, muss aber nicht, einen konkreten Bezug zu einer im System des Kunden generierten Bestellung aufweisen. Deshalb wird zwischen Rechnungen mit bzw. ohne Bestellbezug unterschieden, die auf Seite der Rechnungsempfänger unterschiedliche Abwicklungsprozesse erfordern. Als Einzelrechnung wird auch die Teilabrechnung einer Bestellung betrachtet. Als Sammelrechnung wird eine Rechnung bezeichnet, welche Beträge für mehrere Bestellungen einfordert. B. Braun möchte ausdrücklich Einzelrechnungen empfangen und akzeptiert keine Sammelrechnungen 2 Einführung Jeder Rechnungsempfänger benötigt ein Mindestmaß an Informationen um elektronische Rechnungen anzunehmen und weiter zu verarbeiten. Möchte ein Lieferant seine Rechnungen elektronisch versenden, so muss er, abhängig vom Datenempfänger, unterschiedliche Pflichtinformationen liefern. Wenngleich sich die benötigten Informationen seitens der Lieferanten in der Regel nur geringfügig unterscheiden empfiehlt es sich, möglichst umfangreiche Daten zu übertragen. Jedes Mal wenn ein neuer Kunde angebunden wird und der Lieferant Daten an diesen Kunden senden möchte, wird geprüft, ob die Mindestanforderungen des neuen Kunden vom Lieferanten erfüllt werden. Falls nicht, muss der versendete Datensatz ggf. durch den Lieferanten erweitert werden, was Zeit in Anspruch nimmt und häufig auf Seite des Lieferanten mit weiteren Kosten verbunden ist, z.b. für Programmänderungen durch den lokalen IT-Provider. Diese Kosten spart man sich wenn alle Informationen schon enthalten sind. 2.1 Kodierung der Pflichtfelder Crossinx bietet mehrere Standardformate an, welche der Lieferant zu einem vergünstigten Preis nutzen kann. Um die Pflichtfelder innerhalb dieser Standardformate darzustellen wurden Pflichtfeld Codes eingeführt, welche in den Formatbeschreibungen der Standardformate zu finden sind. Wenn Sie sich für ein Standardformat entschieden haben müssen Sie also sicherstellen, dass alle Pflichtfelder des Empfängers gefüllt werden. Sie haben also auf der einen Seite die in dieser Datei befindliche Liste der Pflichtfelder und auf der anderen Seite das Standardformat, in welchem gekennzeichnet ist, wo die Pflichtfelder abgebildet werden. Crossinx wertet nur die in den Formatbeschreibungen angegebenen Felder aus. Sofern ein Format (z.b. Edifact) weitere Datenfelder erlaubt, können diese gesendet werden. In der Verarbeitung indes werden sie ignoriert. Crossinx behält sich vor bei Bedarf weitere Datenfelder in die Standardformate zu integrieren. Wenn Sie die Pflichtfelder in anderen bereichen der Formate unterbringen möchten oder ganz andere Formate nutzen möchten, dann handelt es sich um ein individuelles Format. Auch in einem individuellen Format müssen die Pflichtinformationen zu finden sein. Pflichtfelder_Rechnung_B.Braun.docx crossinx GmbH 2015 Seite 3 von 6

4 3 Pflichtfeld Codes Die folgende Tabelle zeigt alle Felder, welche für den elektronischen Datenaustausch benötigt werden. In der Spalte Bemerkungen werden die Anforderungen bei Bedarf erläutert. Plichtfeld Code Bemerkungen Allgemeine informationen zur Rechnung Rechnungsnummer K_0001 Rechnungsdatum K_0002 Dokumenttyp K_0003 Sprache K_0038 Sprache der Rechnung, kleingeschrieben in ISO z.b. "de" Lieferdatum K_0004 Sofern nicht auf Positionsebene ausgewiesen Informationen zum Rechnungssteller Firma RS_0001 Name2 RS_0002 Sofern vorhanden Name3 RS_0003 Sofern vorhanden Straße und Hausnummer RS_0004 Postleitzahl RS_0005 Ort RS_0006 Länderkennzeichen RS_0007 Ust-ID RS_0009 Umsatzsteuer-Identnummer, z.b. DE Steuernummer RS_0010 Nur Pflicht wenn es keine USt-ID gibt Informationen zum Rechnungsempfänger Firma RE_0001 Name Rechnungsempfänger Straße und Hausnummer RE_0004 Postleitzahl RE_0005 Ort RE_0006 Länderkennzeichen RE_0007 Ust-ID RE_0009 Kundennummer RE_0011 Kundennummer im System des Rechnungsstellers. Ist nur Pflichtinformation bei Nutzung der Standardformate, da sie dort zur Ermittlung des Rechnungsempfängers genutzt wird. Informationen zu jeder Rechnungsposition Es ist eine maximale Anzahl von 999 Rechnungspositionen bzw. Unterpositionen zugelassen. Enthält die Rechnung mehr Positionen bzw. Unterpositionen, kann sie nicht entgegengenommen werden. Artikelbeschreibung P_0004 Rechnungsmenge P_0005 Anzahl, welche auf der Rechnung angedruckt wird Mengeneinheit P_0006 Mengeneinheit zur in Rechnung gestellten Menge. Wenn P_0007 nicht lieferbar ist, dann muss P_0006 sowie eine Übersetzungstabelle (csv) geliefert werden. Wird P_0007 geliefert kann P_0006 entfallen. Mengeneinheit ISO P_0007 ISO codes entsprechend UNECE Recommendation20, Revision 4. Bestellnummer P_0010 Kann entfallen wenn ohne Bestellbezug. Ohne Bestellbezug muss eine Kostenstelle angegeben werden. Pflichtfelder_Rechnung_B.Braun.docx crossinx GmbH 2015 Seite 4 von 6

5 Nummernkreise der Bestellnummern werden geprüft (siehe Anhang). Bestellposition P_0011 Positionsnummer identisch mit dem String der Positionsnummer auf der Bestellung des Kunden. Kostenstelle P_0014 Wenn keine Bestellnummer angegeben wird, muss eine Kostenstelle angegeben werden. Positionssumme Netto P_0020 Nach Verrechnung aller Zuschläge und Rabatte zur Position MwSt-Satz der Position P_0034 Informationen zu den Rechnungssummen Währung Zu zahlender Betrag Nettogesamtbetrag Summe MwSt-Beträge Informationen zur MwSt pro Steuersatz MwSt-Satz MwSt-Betrag pro Steuersatz Umstatzsteuerpflichtiger Betrag pro Steuersatz T_0001 T_0002 T_0003 T_0004 T_0010 T_0011 T_ Anhang 4.1 Zulässige Bestellnummern von bis Pflichtfelder_Rechnung_B.Braun.docx crossinx GmbH 2015 Seite 5 von 6

6 5 Versionsverfolgung Datum Version Autor(en) Erfolgte Änderungen Herbert Angermann Nach finaler Abstimmung mit B. Braun Melsungen AG Herbert Angermann Nummernkreise für Bestellnummern eingetragen. Pflichtfelder_Rechnung_B.Braun.docx crossinx GmbH 2015 Seite 6 von 6

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