Anleitung CSV-Import KLR-Zuordnungen - Version: Draft

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1 Anleitung CSV-Import KLR-Zuordnungen - Version: Draft

2 Inhaltsverzeichnis INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis Seite 1 Einleitung Beschreibung neue Felder Anforderungen Beschreibung des Datensatzes...7 2

3 Einleitung 1 EINLEITUNG Ab dem IRM@-Release ist es möglich, bei der Erstellung einer Sammel-Anordnung im Rahmen eines CSV-Imports auch KLR-Zuordnungen zu importieren. Es ist jedoch nicht erforderlich, bisher verwendete CSV-Datei-Strukturen auf die geänderten Funktionen anzupassen. Es ist sichergestellt, dass die seither verwendeten Formate auch weiterhin importiert werden können. Maßgeblich ist die IRM@-Schnittstellenbeschreibung. In dieser Anleitung wird die Struktur der CSV-Datei zum Import von KLR-Zuordnungen erläutert. 3

4 Beschreibung 2 BESCHREIBUNG Für den Import von Sammel-Anordnungen aus Excel-Listen kann das CSV-Format verwendet werden. Die erste Zeile enthält die Spaltenüberschriften, die mit den Feldnamen der Datensatzbeschreibung übereinstimmen müssen. Als Feldtrenner wird das Semikolon ';' verwendet. Falls Feldinhalte '"' (Anführungszeichen) oder ';' (Semikolon) enthalten, muss der Feldinhalt in Anführungszeichen eingeschlossen werden. Einfache Anführungszeichen im Feldinhalt müssen verdoppelt werden. Folgende Felder der Datensatzbeschreibung können in der CSV-Datei geliefert werden: 2, 9, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 49, 85, 87, 89, 90, 92, 93 Die Felder sind in Abschnitt Beschreibung des Datensatzes beschrieben. Abweichend von dieser Beschreibung ist bei der Lieferung von Sammelanordnungen in der CSV-Datei nur der Name (Feld 26) ein Mussfeld. Wenn kein Fälligkeitsdatum angegeben wird, wird der aktuelle Tag im aktuellen Haushaltsjahr verwendet. In den Betragsfeldern muss als Dezimalzeichen ein Komma verwendet werden. Die Bankleitzahl kann leer sein oder muss aus genau 8 Ziffern bestehen. Die Kontonummer kann leer sein oder aus Ziffern bestehen. BIC kann leer sein oder aus 11 Zeichen bestehen. IBAN kann leer sein oder aus max. 34 Zeichen bestehen. Falls das Kennzeichen Einzugsverfahren (Sammel-Annahme) bzw. Barauszahlung (Sammel-Auszahlung) nicht gesetzt ist, muss eine komplette Bankverbindung angegeben werden. In diesem Fall dürfen vor der SEPA-Aktivierung die Felder Bankleitzahl und Kontonummer nicht leer sein. Nach der SEPA-Aktivierung im IRM@-Verfahren müssen die Felder BIC und IBAN gefüllt sein. Bei Annahme-Anordnungen darf der Verwendungszweck nicht leer sein. Rechnungsnummer und datum werden in die 2. Zeile des Verwendungszweckes eingestellt. Fehlerhafte Zeilen werden nicht importiert. Die feherhaften Datensätze werden mit Fehlermeldung angezeigt. Der Benutzer kann entscheiden, ob die korrekten Datensätze importiert werden sollen. Nach der Änderung der Import-Datei kann diese erneut eingelesen werden. Sind die bei einem ersten Importversuch korrekten Datensätze eingelesen worden, ist darauf zu achten, dass bei dem darauffolgenden Importvorgang nur die korrigierten Sätze importiert werden. 4

5 neue Felder 3 NEUE FELDER Für den CSV-Import ergeben sich die nachfolgend beschriebenen drei neuen Felder: Felder der CSV-Datei für die KLR-Zuordnungen Nr. Feld Feldname CSV Anfang Länge Format 2 Anzahl Folgedatensätze ANZAHL_ FOLGE_ DS 89 Kostenstelle KOSTENST_ NR 90 Auftrags- bzw. Produkt-Nr. M 4 3 nummerisch K nummerisch AUFNR K nummerisch Es ist nicht erforderlich, dass die CSV-DateiI die Spalte 2 (Anzahl Folgesätze) enthält. Ist Sie aber vorhanden, dann ist das Feld 2 ein Mussfeld ist. 5

6 Anforderungen 4 ANFORDERUNGEN Für die per CSV zu importierenden KLR-Zuordnungsdaten gelten die folgenden Anforderungen, die beim Import geprüft werden: Die KLR-Zuordnung (Kostenstelle, Auftrags- oder Produkt-Nr.) kann in dem eigentlichen Anordnungsdatensatz oder in einem oder mehreren Folgedatensätzen (max. 999) enthalten sein. Wenn das Feld 2 (ANZAHL_FOLGE_DS) als Spalte in der CSV-Datei enthalten ist, dann ist das Feld ein Muss-Feld und muss einen Wert zwischen 0 und 999 enthalten. Wenn das Feld 2 (ANZAHL_FOLGE_DS) einen Wert größer 0 enthält, dann muss die Anzahl der Folgedatensätze genau diesem Wert entsprechen. Die Summe der Zuordnungsbeträge aller Folgedatensätze darf den Anordnungsbetrag nicht übersteigen. Die Summe kann aber geringer als der Anordnungsbetrag sein. Zuordnungen sind nur auf die Kostenstellen bzw. Produkte möglich, die in dem für den Ermächtigungsbereich gültigen Kostenstellen- oder Produktplan enthalten sind. In einem Datensatz oder Folgedatensatz darf immer nur eines der Felder 89 (KOSTENST_NR) oder Feld 90 (AUFNR) einen Wert enthalten. Das andere Feld muss dann leer sein. 6

7 Beschreibung des Datensatzes 5 BESCHREIBUNG DES DATENSAT- ZES Die CSV-Datei wird aus den Spalten der nachfolgenden Tabelle gebildet. Dabei gelten die folgenden Abkürzungen: M K B Bei einem Datensatz ist dieses Feld ein Mussfeld, d.h. es muss einen Wert haben, der sich vom Leerzeichen-String der entsprechenden Feldlänge unterscheidet. Bei einem Datensatz kann dieses Feld jeden möglichen Wert beinhalten. Bei einem Datensatz ist dieses Feld zwingend mit einem Leerzeichen-String (Blanks) der entsprechenden Feldlänge zu belegen. Tabellenstruktur CSV-Datei Nr. Feld Feldname Anfang Länge Format 2* Anzahl Folgedatensätze ANZAHL_ FOLGE_DS 4 3 Numerisch 9* Betrag BETRAG Vorzeichen, 15 Vor- und 2 Nachkommastellen 24 Anrede ANREDE Alphanum. 25 Vorname VORNAME Alphanum. 26* Name NAME Alphanum. 27 Zusatz zum Namen ZUSATZ Alphanum. 28 Straße STRASSE Alphanum. 29 Postleitzahl PLZ Alphanum. 30 Ort ORT Alphanum. 31 Kontonummer KONTO Alphanum. 32 Bankleitzahl BLZ Alphanum. 33 Name der Bank BANKNAME Alphanum. 34* Kennzeichen Ausländische Bank KZ_AUSLAND Numersich 35* Adresse Zeile 1 AUSL_BANK_ Alphanum. 36* Adresse Zeile 2 AUSL_BANK_ Alphanum. 37* Adresse Zeile 3 AUSL_BANK_ Alphanum. 38* Adresse Zeile 4 AUSL_BANK_ Alphanum. 39 Zahlungsgrund-1 GRUND_ Alphanum. 40 Zahlungsgrund-2 GRUND_ Alphanum. 41 Zahlungsgrund-3 GRUND_ Alphanum. 42 Zahlungsgrund-4 GRUND_ Alphanum. 43 Rechnungsdatum RECHNUNGS DATUM 44 Rechnungsnummer RECHNUNGS NUMMER 45 Fälligkeitsdatum FAELLIGKEITS DATUM 49* Kennzeichen Lastschrifteinzug / Inlandsüberweisung Numerisch (TTMMJJJJ) Alphanum Numerisch (TTMMJJJJ) KZ_EINZUGSVF Numerisch 85* (V4+) Kundennummer KUNDEN_NR Alphanum. 7

8 Beschreibung des Datensatzes Nr. Feld Feldname Anfang Länge Format 87* (V4+) ID-Nummer ID_NR Alphanum. 89* (V4+) Kostenstelle KOSTENST_NR Alphanum. 90* (V4+) Auftragsnummer bzw. Produktnummer AUFNR Alphanum. 92* (V6+) IBAN IBAN Alphanum. 93* (V6+) BIC BIC Alphanum. 8