Handbuch Online-Abgleich

Transkript

1 Handbuch Online-Abgleich

2 Inhalt Einleitung...1 Voraussetzungen...1 Aufruf des Online-Abgleiches...1 Übersichtsseite...1 Wahl einer Liste...1 Wahl des Online Abgleichs...2 Erstellen eines neuen Abgleiches...3 Datei Upload...3 Abgleich ausführen...3 Download der abgeglichenen Datei...4 Legende der Aktionen...4 Import Datei...5 Datei-Format...5 Details...5 Bedingungen für die Titelzeile...5 Datei-Aufbau...6 Zusätzliche Spalten...6 Erzeugen der Datei mit Hilfe von Microsoft Excel...7 Beispieldaten Abgleich...7 Mobilfunk-Abgleich...7 Postalischer Abgleich...8 Telefonischer Abgleich...8 II

3 Einleitung In diesem Dokument wird beschrieben wie Sie Ihre Adressdaten an der Deutschen Robinsonliste abgleichen können. Durch den Abgleich können Sie unerwünschte Werbebelästigungen verhindern, da Datensätze markiert werden, welche keine Werbung wünschen. Voraussetzungen Um an der Deutschen Robinsonliste abgleichen zu können, müssen Sie sich bzw. Ihr Unternehmen auf der Seite registrieren und so ein Benutzerkonto erstellen. Nach der Registrierung wird Ihre Anmeldung von einem Administrator geprüft und Ihr Konto aktiviert. Ab diesem Zeitpunkt können Sie verschiedene Kontingente an Abgleichen gegen die Listen ( , Mobilfunk, Post und Telefon) erwerben. Ist der Kauf eines der Kontingente erfolgreich abgeschlossen, können Sie Ihre Daten online abgleichen lassen. Aufruf des Online-Abgleiches Um einen erworbenen Abgleich durchzuführen, wählen Sie - nachdem Sie sich angemeldet haben - den Button "Abgleich durchführen" in der Navigation. Daraufhin werden Sie zur Übersicht der Abgleiche geleitet. Übersichtsseite In der linken Navigation sehen Sie unter Gekaufte Abgleiche die von Ihnen erworbenen und somit verfügbaren Abgleiche. Beachten Sie bitte, dass erst vollständig bezahlte Pakete zum Abgleich zugelassen werden. Wenn ein von Ihnen bestellter Abgleich dort noch nicht aufgeführt ist, ist die Bestellabwicklung noch nicht vollständig abgeschlossen. Wahl einer Liste Um einen verfügbaren Abgleich gegen eine der Liste durchzuführen, wählen Sie in der linken Navigation unter dem Punkt Abgleich durchführen bitte die entsprechende Liste, gegen die abgeglichen werden soll. 1

4 Alternativ können Sie auch unter Wählen Sie hier einen Abgleich aus die entsprechende Liste anklicken. Wahl des Online Abgleichs Auf der nächsten Seite erhalten Sie die Möglichkeit das Abgleichsverfahren zu wählen. Der Online-Abgleich steht Ihnen unabhängig vom erworbenen Paket zur Verfügung. 2

5 Erstellen eines neuen Abgleiches Auf der sich öffnenden Seite erhalten Sie nun die Möglichkeit einen neuen Abgleich zu erstellen. Datei Upload Um einen neuen Abgleich zu erstellen, wählen Sie im angezeigten Formular einen für Sie eindeutigen Namen des Abgleiches (z.b. Werb ing August 2010). Die abzugleichende Datei fügen Sie dem Formular über den Button Durchsuchen... hinzu. Danach klicken Sie auf den Button Hochladen. Abgleich ausführen Nachdem die Datei erfolgreich hochgeladen wurde, wird der neue Abgleich unter Ihre Abgleiche in der abgebildeten Tabelle aufgeführt. Um den Abgleich tatsächlich auszuführen, klicken Sie auf den blauen Pfeil in der Tabelle. Erst dann wird Ihr erworbenes Kontingent belastet. Ist der Abgleich durchgelaufen wird Ihnen eine kurze Statistik über das Ergebnis des Abgleiches angezeigt. 3

6 Download der abgeglichenen Datei Zurück auf der Übersichtsseite sehen Sie, kann die abgeglichene Datei nun 24 Stunden lang heruntergeladen werden. Dies geschieht ebenfalls durch einen Klick auf den Button neben dem Abgleich in der Tabelle. Nach Ablauf von 24 Stunden steht der Download nicht mehr zur Verfügung. Legende der Aktionen Die folgenden Buttons können in der Übersicht Ihrer Abgleich angezeigt werden. Die Legende soll Ihre Bedeutung erläutern. Eine Datei wurde erfolgreich hochgeladen. Der Abgleich wurde noch nicht durchgeführt. Ein Klick löst den Abgleich aus. Eine Datei wurde erfolgreich hochgeladen. Allerdings kann der Abgleich nicht durchgeführt werden, da er Ihr Kontingent überschreiten würde. Ein Abgleich wurde erfolgreich ausgeführt. Die abgeglichene Datei kann durch einen Klick heruntergeladen werden. Ein Abgleich wurde erfolgreich ausgeführt. Die abgeglichene Datei steht nicht mehr Download zur Verfügung, da mehr als 24 Stunden vergangen sind. 4

7 Import Datei Datei-Format Damit eine Datei zum Abgleich gegen die Robinsonliste akzeptiert wird, muss sie einem bestimmten Format entsprechen. Das Format ist so gewählt, dass die Datei bequem mit Hilfe von Microsoft Excel erzeugt werden kann. Details Die Import Datei muss die folgenden Bedingungen erfüllen: Aufbau CSV (Character-Separated-Values) Zeichensatz ISO (Latin 1) Spaltentrennzeichen Semikolon ; Zeilentrennzeichen Carriage Return/Newline (\r\n), Newline (\n) Feldbegrenzer Doppeltes Anführungszeichen, Optional Escapezeichen Keines Dateiendung.csv Titelzeile Muss zwingend vorhanden sein, Details unter Datei-Aufbau Bedingungen für die Titelzeile Für die Titelzeile des Dokumentes gelten spezielle Bedingungen, die zum erfolgreichen Import der Datei erfüllt werden müssen. Zum einen gilt, dass in der Titelzeile nur die Zeichen A bis Z, Leerzeichen, der Binde- und der Unterstrich verwendet werden dürfen. Weiterhin darf kein Spaltentitel mehr als 32 Zeichen lang sein. Schließlich dürfen weder doppelte noch leere Spalten in der Titelzeile vorkommen. 5

8 Datei-Aufbau Je nachdem gegen welche Robinsonliste ( , Mobil, Post oder Telefon) Sie abgleichen möchten, muss die Import-Datei zwingend bestimmte Spalten besitzen. Ohne diese Spalten wird die Datei beim Importversuch abgelehnt werden. Ob die benötigten Spalten existieren und wo sich diese innerhalb der Datei befinden wird mit Hilfe einer Titelzeile bestimmt. Daher ist auch die Existenz einer Titelzeile in der Import-Datei erforderlich. Die folgende Tabelle zeigt welche Spalten Sie in Ihrer Import-Datei mindestens benötigen, damit ein erfolgreicher Abgleich gegen die Robinsonliste stattfinden kann. Unter Name ist der exakte Spaltenname notiert, der so in der Titelzeile vorkommen muss. Die Groß-/Kleinschreibung muss hierbei beachtet werden. Die Beschreibung enthält Vorgaben für das Format der einzelnen Werte der Zeilen. Auf der rechten Seite der Tabelle sehen Sie bei welchem Abgleichen die entsprechende Spalte eine Pflichtangabe darstellt. Titelspalte Pflicht bei Abgleich gegen Liste Spaltenname Beschreibung Mobil Post Telefon Vorname Der Vorname einer Person Nachname Der Nach- oder Zuname einer Person Strasse Die Straße inkl. Hausnummer und deren Zusatz Plz Die fünfstellige Postleitzahl einer Adresse Mobil Vorwahl Die Vorwahl einer Mobilfunknummer mit führender Null, ohne Landesvorwahl Mobil Nummer Telefon Vorwahl Telefon Nummer Die Durchwahl eines Mobilfunkanschlusses bestehend aus Ziffern Die Ortkennzahl eines Festnetzanschlusses mit führender Null, ohne Landesvorwahl Die Durchwahl eines Festnetzanschlusses bestehend aus Ziffern oder dem Bindestrich Eine vollständige -Adresse mit Angabe Domain und Top-Level-Domain Zusätzliche Spalten Spalten, die Sie in Ihrer Datei zusätzlich zu den Benötigten angeben, werden vom System beibehalten. So bleiben Zusatzangaben (z.b. IDs) auch nach dem Abgleich erhalten. 6

9 Erzeugen der Datei mit Hilfe von Microsoft Excel Um die Import-Datei mit Hilfe von Microsoft Excel zu erzeugen kann wie folgt vorgegangen werden. 1. Öffnen der existierenden Datei in Microsoft Excel 2. Kontrolle, ob Titelzeile existiert und die Spaltenanzahl in jeder Zeile gleich ist 3. Über Datei > Speichern unter den Speicher-Assistenten öffnen 4. Unter Dateityp CSV (Trennzeichen-getrennt)(*.csv) wählen 5. Angabe des gewünschten Dateinamens unter Dateiname 6. Eine Meldung erfolgt, dass der Dateityp nicht mehrere Arbeitsblätter unterstützt. Hier OK wählen. 7. Eine Warnung erscheint, dass die Datei eventuell Merkmale enthält die verloren gehen. Hier Ja wählen. 8. Die Datei wurde erfolgreich erzeugt Beispieldaten In den folgenden Absätzen werden Beispieldaten für Import-Dateien gezeigt, welche gegen die verschiedenen Robinsonlisten abgeglichen werden sollen. -Abgleich Mobilfunk-Abgleich 7

10 Postalischer Abgleich Telefonischer Abgleich 8