Import von Benutzerdaten

Transkript

1 Import von Benutzerdaten Benutzerdaten können in tabellarischer Form nach winmedio.net importiert werden. Voraussetzungen Die Daten (z.b. Schülerliste) müssen als Dateityp Excel-Tabelle, TAB getrennt oder CSV (Zeichen getrennt) vorliegen und sollten mindestens folgende Informationen enthalten: Name, in einer dieser Darstellungsformen: - Name - Vorname - Name Vorname - Name, Vorname - Vorname Name Ort, in einer der folgenden Darstellungsformen: - PLZ - PLZ, Ort Adresse Geburtsdatum Geschlecht Bei Schulen zusätzlich: Klasse Lehrer Schüler-ID, falls vorhanden (externe Adress-Nr. im winmedio.net) Eintrittsdatum Schule, falls für Sie interessant Beispiel Ein Abgleich der Benutzerdaten (beim Import von neuen oder veränderten Listen im nächsten Schuljahr) kann über eine gleichbleibende Externe Adress-Nr. (z.b. Schüler-ID) oder Name, Vorname + Geburtsdatum erfolgen. Tipp Verwenden Sie für Schüler / Lernende und Lehrpersonen separate Excel-Tabellen. So können Sie diese einzeln importieren und separate Mitgliederkategorien sowie Altersgruppen zuweisen. Wichtiger Hinweis Die Importdatei darf keine Logos oder leere Zwischenzeilen enthalten. Die zu importierenden Daten oder die Überschriftszeilen starten in Feld A1. Die Exceltabelle sollte nur 1 Tabellenblatt enthalten. Predata AG winmedio.net Version Seite 1 von 8

2 Vorarbeiten Bevor Sie eine Liste mit Schülern (oder anderen Benutzern) importieren, muss geprüft werden, ob bisher im System bestehende Benutzer vorher bearbeitet werden müssen. Beispiel Aktuell sind 15 Benutzer vorhanden, welche in der 9. Klasse sind und derzeit aus der Schule austreten. Die zu importierende Excel Datei enthält 17 Benutzer, welche im anstehenden Schuljahr in die 9. Klasse eintreten, und bei denen im Excel die 9. Klasse erfasst ist. Um zu vermeiden, dass nach dem Import 32 aktive Benutzer mit dem Wert 9. Klasse im System vorhanden sind, muss man die 15 austretenden Benutzer zuerst inaktiv setzen. Dies kann manuell oder via Massenmutation geschehen. Import Starten Sie den Import im Modul Benutzer über Menü Aktionen / Benutzerdaten importieren. Definieren Sie beim ersten Import über <Neu> eine Importvorlage und vergeben Sie einen gewünschten Namen: Suchen Sie anschliessend rechts über bei Quelldateipfad die gewünschte Liste die importiert werden soll und kontrollieren Sie im unteren Bereich den Dateityp. Falls die erste Zeile eine Spaltenüberschrift beinhaltet, setzen Sie zudem das Gutzeichen bei der Option Erste Zeile beinhaltet Spaltenüberschrift. Klicken Sie auf <Anzeigen> um eine Vorschau der Quelldatei zu erhalten. Predata AG winmedio.net Version Seite 2 von 8

3 Wichtiger Hinweis Auch wenn das Gutzeichen bei Erste Zeile beinhaltet Spaltenüberschrift bereits gesetzt ist, kontrollieren Sie immer, ob die allererste Datenzeile in der Vorschau (in unserem Beispiel Wütrich, Sachini) bereits einen realen Namen oder noch die Spaltenüberschrift (Name, Vorname etc) enthält. Falls nach wie vor die Spaltenüberschrift erscheint, deaktivieren Sie das Gutzeichen bei Erste Zeile beinhaltet Spaltenüberschrift und setzen Sie dieses gleich wieder, so dass diese Option aktualisiert wird. Weisen Sie über den Spalten die entsprechenden winmedio.net-felder zu oder wählen Sie <Nicht importieren> aus, um Felder zu ignorieren. Klicken Sie abschliessend auf <OK> und speichern Sie die Änderungen in der Importvorlage. Weisen Sie in den Übersetzungstabellen Ihre Werte zu. In der linken Spalte bei Wert aus Quelldatei wird jeweils der Wert dargestellt, der aus Ihrer Liste geliefert wird. Rechts bei Zuzuweisender Wert definieren Sie, wie der Wert in winmedio.net aussehen soll: Predata AG winmedio.net Version Seite 3 von 8

4 Falls ein Wert in winmedio.net noch nicht vorhanden ist, können Sie über Identisch übernehmen den Wert 1:1 aus Ihrer Liste übernehmen. Falls Sie den Wert nicht 1:1 aus der Liste übernehmen möchten, klicken Sie auf um diesen eigenständig in den Einstellungen aufzunehmen. Klicken Sie abschliessend jeweils auf <Weiter>. Wichtiger Hinweis Der Button <Weiter> wird erst aktiv, nachdem sämtliche Felder bei Zuzuweisender Wert ausgefüllt wurden. Falls alle Felder zugewiesen wurden, der Button jedoch nach wie vor nicht aktiv ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift Identisch übernehmen, anschliessend auf Alle auswählen. Somit sollte <Weiter> aktiviert werden. Tragen Sie auf der letzten Seite die Standardwerte ein, welche die Benutzer erhalten sollen: Predata AG winmedio.net Version Seite 4 von 8

5 Wichtiger Hinweis Falls Sie über eine Excel- Liste sowohl Schüler- wie auch Lehrerdaten importieren möchten, müssen diese in zwei separaten Listen geliefert werden, damit z.b. die Lehrpersonen nicht den Standardwert Mitgliederkategorie Schüler erhalten. Predata AG winmedio.net Version Seite 5 von 8

6 Kontrollieren Sie auch die beiden Register Abgleichkriterien und Protokollierung bevor der Import fertiggestellt wird: Im Register Abgleichkriterien wird festgelegt, anhand welcher Kriterien bereits erfasste Benutzer beim Import erkannt werden sollen, damit diese lediglich aktualisiert aber nicht ein zusätzliches Mal erfasst werden. Nach erfolgtem Import wird angezeigt, wie viele Benutzer importiert (neu hinzugefügt) und wie viele aktualisiert (z.b. Klassenstufe ersetzen) wurden. Klicken Sie auf <Ja> um eine detailliertere Auswertung zu erhalten. Starten Sie den Import über <Fertigstellen>. Tipp Der Button <Fertigstellen> wird erst aktiv, nachdem sämtliche Felder im Register Standardwerte zugewiesen wurden. Predata AG winmedio.net Version Seite 6 von 8

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8 Folgende Felder werden übernommen resp. aktualisiert, sofern diese auf der zu importierenden Liste vorhanden sind und in der Vorschau das entsprechende Feld zugewiesen wird: Abteilung Mitgliederkategorie Adresse Mobile (Zweitadresse) Aktion Name Altersgruppe Name Vorname Amt Name, Vorname Anrede Ort Barcode Benutzer Ort (Zweitadresse) Benutzer sperren PLZ Benutzer-Optionen PLZ (Zweitadresse) BST PLZ Ort Eintrittsdatum Sprache Strasse (Zweitadresse) Externe Adress-Nr. Tel. (Zweitadresse) Geburtsdatum Tel. Mobile Geburtsjahr Tel.-Nr. Geschlecht Tel.-Nr. 2 Gültig bis User ID Hinweis Vorname Historie Vorname Name Kennwort Zusatzfeld 1 Land Zusatzfeld 2 Land (Zweitadresse) Zweigstelle Über die Zuweisung der Standardwerte auf der letzten Seite können zusätzlich auch folgende Felder noch übernommen resp. aktualisiert werden. Berechtigungen lanopac/webopac - Ausleihe - Verlängerung - Reservation - Kontoauszug Korresp. 1. Mahnung Korresp. Weitere Mahnungen Korresp. Reserv. Korresp. Erinnerungen Steuerung - Meldung, wenn Benutzer Medium bereits ausgeliehen hatte - Hinweis immer anzeigen - Keine Gebühren Predata AG winmedio.net Version Seite 8 von 8