Erzeugen benutzerdefinierter Buchstabenlisten in EXCEL

Transkript

1 Erzeugen benutzerdefinierter Buchstabenlisten in EXCEL In der Praxis werden öfter Tabellen mit Spaltenüberschriften, die Buchstabenfolgen haben, versehen. Dabei ist es müßig, diese Überschriften immer von Hand einzugeben. Aus diesen Gründen ist es praktisch, wenn diese Überschriften mit der Ausfüll-Funktion erzeugt werden können. Dabei können diese Listen manuell im Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen erzeugt werden. Es besteht aber auch die Möglichkeit solche Listen, wenn sie bereits in einem Tabellenblatt existieren in dieses Dialogfeld zu importieren. Sollten diese Listen noch nicht existieren, können sie in einem Tabellenblatt erzeugt werden. Auch hier gibt es zwei Möglichkeiten. Einmal das manuelle Erstellen, aber auch das Erzeugen dieser Listen mit Hilfe von EXCEL-Funktionen. Diese Variante ist sicherlich de elegantere Lösung. In diesem Beitrag soll demonstriert werden, wie solch eine Liste mit den verschiedenen Varianten erzeugt werden kann. Dabei soll hier nur auf die EXCEL-Versionen ab 2007 eingegangen werden. In den früheren Versionen ist die Verfahrensweise ähnlich. Es unterscheidet sich diese nur durch den Aufruf und die andere Gestaltung der Dialogfelder. Inhaltsverzeichnis 1 Manuelles Erstellen benutzerdefinierter Buchstabenlisten... im Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen Arbeiten mit dem Register Start oder mit dem Register Daten Arbeiten mit den EXCEL-Optionen Aufrufen des Dialogfeldes Benutzerdefinierte Listen Erstellen der benutzerdefinierten Liste Importieren von benutzerdefinierten Listen Auswählen und Erstellen benutzerdefinierter Listen in einem Tabellenblatt Manuelles Erstellen der benutzerdefinierten Buchstabenliste Erstellen der benutzerdefinierten Buchstabenliste mit Hilfe von EXCEL-Funktionen Importieren der benötigten Liste... 7 Fieting, Olaf 1 von , 21:05

2 1 Manuelles Erstellen benutzerdefinierter Buchstabenlisten im Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen 1.1 Arbeiten mit dem Register Start oder mit dem Register Daten Diese Variante gilt für alle Versionen ab EXCEL Das Anlegen einer Benutzerdefinierten Liste über das Register Start geschieht über Start Bearbeiten Sortieren und Filtern Benutzerdefiniertes Sortieren. Über das Register Daten muss wie folgt vorgegangen werden: Daten Sortieren und Filtern In beiden Fällen erscheint dann das folgende Dialogfeld. Im dargestellten Dialogfeld wählt man unter Reihenfolge Benutzerdefinierte Listen aus. Im Feld Listeneinträge können dann von Hand die Einträge (a), (b),.. (z) jeweils mit Komma und Leerzeichen von einander getrennt eingetragen werden. Fieting, Olaf 2 von , 21:05

3 Möglich ist auch eine Eingabe mit jeweiligem Enter nach den Einträgen, was sicherlich auch weniger fehlerhafte Eingaben nach sich ziehen wird. Nach der Eingabe ist dann de Liste mit der Schaltfläche Hinzufügen in den Bereich Benutzerdefinierte Listen zu überführen. Hierbei muss jedoch noch erwähnt werden, dass ein Import vorhandener Listen über diesen Weg nicht möglich ist. Fieting, Olaf 3 von , 21:05

4 Anschießend ist diese Liste mit OK zu bestätigen und das vorhergehende Dialogfeld abzubrechen. Die erstellte Liste bleibt dennoch erhalten. 1.2 Arbeiten mit den EXCEL-Optionen Hier ist das Aufrufen des Dialogfeldes Benutzerdefinierte Listen von der Version abhängig Aufrufen des Dialogfeldes Benutzerdefinierte Listen EXCEL-Version 2007 Hier muss wie folgt vorgegangen werden: Schaltfläche Office EXCEL Optionen Häufig verwendet Benutzerdefinierte Listen bearbeiten Fieting, Olaf 4 von , 21:05

5 EXCEL-Version 2010/2013 Hier muss der folgende Weg gewählt werden: Datei Optionen Erweitert Allgemein Benutzerdefinierte Listen bearbeiten Erstellen der benutzerdefinierten Liste In beiden Versionen wird dabei folgendes Dialogfeld aufgerufen. Das Erstellen der Listen erfolgt hier genauso wie im Kapitel 1.1 dargestellt wurde. Über diesen Weg besteht jedoch aber auch die Möglichkeit eines Importes von vorhandenen Listen. Fieting, Olaf 5 von , 21:05

6 2 Importieren von benutzerdefinierten Listen Beim Importieren kann man vorhandene Buchstabenlisten auswählen (markieren). Es besteht aber auch die Möglichkeit benötigte Listen manuell oder. mit Hilfe von EXCEL-Funktionen in einem Tabellenblatt erstellen. 2.1 Auswählen und Erstellen benutzerdefinierter Listen in einem Tabellenblatt Manuelles Erstellen der benutzerdefinierten Buchstabenliste Bei dieser Methode muss man doch Zeit und Fleiß aufbringen, da die Listen, so wie sie benötigt werden, von Hand eingegeben werden. Solch eine Liste könnte dann, wie nebenstehend dargestellt, aussehen Erstellen der benutzerdefinierten Buchstabenliste mit Hilfe von EXCEL-Funktionen Für das Erstellen der Liste mit Hilfe werden die Funktionen ZEICHEN und VERKETTEN benötigt. Für den Einsatz der Funktion ZEICHEN wird aber die Code-Zahl des entsprechenden Zeichens benötigt. Da die Buchstabenfolge mit Klammern versehen werden soll, müssen die Code-Zahlen für die beiden Klammern als auch für den jeweiligen Buchstaben bekannt sein. Da nicht jeder den ASCII-Code kennt, kann man die Codezahl der Zeichen mit Hilfe der Funktion CODE ermitteln. Wenn die Code-Zahlen bekannt sind, wird eine Hilfstabelle beginnend mit der Zahl 97 (für a) bis zur Zahl 122 (für z) aufgebaut. In der dahinterliegenden Spalte wird dann mit Hilfe der Formel =ZEICHEN(40)&ZEICHEN(A1)&ZEICHEN(41) die gewünschte Zeichenkombination erzeugt. Diese Formel wird dann bis zur letzten gewünschten Zahl nach unten kopiert. Fieting, Olaf 6 von , 21:05

7 Da eine Liste, die Formeln enthält nicht in die benutzerdefinierten Listen importiert werden können, müssen die Formeln aus der Liste entfernt werden. Dazu ist wie folgt vorzugehen: (1) Markieren der Liste mit den enthaltenen Formeln (2) Auslösen des Kopiervorganges (3) Zielort der Liste, die keine Formeln mehr enthalten auswählen (4) Auslösen Inhalte Einfügen Werte (5) Kopiervorgang beenden 2.2 Importieren der benötigten Liste (1) Markieren der Liste ohne Formeln (2) Aufrufen des Dialogfeldes Benutzerdefinierte Listen wie im Kapitel beschrieben. (3) Auf Grund der Markierung im Tabellenblatt wird der Bereich der zu importierenden Liste im Feld Liste aus Zellen importieren automatisch übernommen. Fieting, Olaf 7 von , 21:05

8 (4) Auslösen des Befehls Importieren (5) Bestätigen mit OK (6) Verlassen der EXCEL-Optionen mit OK oder Abbrechen Fieting, Olaf 8 von , 21:05