MICROSOFT EXCEL XP. Inhaltsverzeichnis

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1 MICROSOFT EXCEL XP ARBEITSTECHNIKEN IN EXCEL In diesem Modul lernen grundlegende Arbeitstechniken in Excel kennen. Wie Sie navigieren und Zellen, Spalten und Zeilen behandeln. Inhaltsverzeichnis 4. ARBEITSTECHNIKEN IN EXCEL Navigieren in einer Tabelle Die Mauszeiger in Excel Mit der Tastatur navigieren Über die Taste F5 navigieren Zellen und Bereiche markieren Mit der Tastatur markieren Mit der Maus markieren Zellwerte eingeben Texte eingeben Zahlen eingeben Formeln eingeben Zellwerte korrigieren Manuelle Korrektur Automatische Korrektur Zellwerte verschieben und kopieren Mit der Maus verschieben Mit der Maus kopieren Mit der Tastatur verschieben Mit der Tastatur kopieren Listen erstellen Mit dem Mauszeiger Listen erstellen Die Funktion AutoVervollständigen Listenelemente auswählen Spalten und Zeilen behandeln Spaltenbreite und Zeilenhöhe verändern Spalten und Zeilen einfügen Spalten und Zeilen löschen Spalten und Zeilen verschieben Spalten und Zeilen kopieren Alex Jung

2 HINWEIS ZU DEN TASTATUR-UNTERSCHIEDEN DEUTSCHLAND/ÖSTERREICH SCHWEIZ. Die Tastaturen in Deutschland und Österreich unterscheiden sich häufig von denjenigen in der Schweiz, wo andere (englische) Tasten verwendet werden. Der Einfachheit halber werden im vorliegenden Handbuch die deutschen Begriffe verwendet, also z.b. STRG (Steuerung) anstatt CTRL (Control). Nachstehend eine Tabelle mit den wichtigsten Tasten. Deutsche Tastatur Schweizer Tastatur (Feststellen) Alex Jung

3 ARBEITSTECHNIKEN IN EXCEL 4. ARBEITSTECHNIKEN IN E XCEL 4.1 NAVIGIEREN IN EINER TABELLE Die Mauszeiger in Excel Je nachdem, wo Sie Ihren Mauszeiger hinbewegen, nimmt er eine andere Form an. Symbol Funktion So sieht der Mauszeiger aus, solange Sie sich in der Tabelle bewegen, um Zellen oder Bereiche anzuklicken. So sieht der Mauszeiger aus wenn Sie ihn zwischen zwei Spaltenköpfe (graue Bezeichnungen der Spalten A, B, etc.). Mit drag & drop der linken Maustaste können Sie so ganze Spalten in der Breite vergrössern oder verkleinern. Ein Doppelklick bewirkt hier die Anpassung der Spaltenbreite auf den längsten Eintrag in einer Zelle dieser Spalte. So sieht der Mauszeiger aus wenn Sie ihn zwischen zwei Zeilenköpfe (graue Bezeichnungen der Zeilen 1, 2 etc.). Mit drag & drop der linken Maustaste können Sie so ganze Zeile in der Höhe vergrössern oder verkleinern. Ein Doppelklick bewirkt hier übrigens die Anpassung der Spaltenbreite auf den längsten Eintrag in einer Zelle dieser Spalte. Wen Sie an die untere rechte Ecke einer markierten Zelle oder eines Bereiches fahren, wird der Mauszeiger zu einem fetten Pluszeichen. Mit drag & drop können Sie nun Werte kopieren, bzw. Listen erstellen. Mehr dazu im Kapitel Zellwerte kopieren und verschieben. Der Pfeilmauszeiger wird angezeigt, wenn Sie an den Rand einer markierten Zelle oder eines Bereiches fahren. Mit drag & drop können Sie nun diese Zelle bzw. Bereich an einen anderen Ort verschieben oder kopieren. Mehr dazu im Kapitel Zellwerte kopieren und verschieben. Zeigt den Editiermodus an. Hier ändern Sie Werte in Zellen. Tab. 1:Mauszeiger Alex Jung Modul : Arbeitstechniken in Excel Seite 4-1 Navigieren in einer Tabelle

4 MICROSOFT EXCEL XP Mit der Tastatur navigieren Am komfortabelsten navigieren Sie in Excel mit der Tastatur. Aktion Tastaturkombination Um eine Zelle in Pfeilrichtung Oder oder oder oder Auf die nächste Zelle mit Inhalt in der Richtung des Pfeils wie oben. Zum Anfang der Zeile Zum Anfang des Tabellenblattes (Zelle A1) Auf die letzte Zelle mit Inhalt im Tabellenblatt Zwischen Tabellenblättern springen oder Zwischen aktiven Excel Dateien springen (anstatt über Menü FENSTER!) Nach unten/oben blättern im Tabellenblatt Nach rechts/links blättern im Tabellenblatt bzw. bzw. Tab. 2:Navigieren mit der Tastatur Seite 4-2 Modul : Arbeitstechniken in Excel Alex Jung Navigieren in einer Tabelle

5 ARBEITSTECHNIKEN IN EXCEL Über die Taste F5 navigieren Über die Taste wird der Dialog Gehe zu aufgerufen. Hier können Sie sich auf bestehende Bereiche beziehen (hier z.b. der Bereich Umsatz). Abb. 1:Dialog Gehe zu Mit der Schaltfläche Inhalte erhalten Sie einen weiteren Dialog für Optionen. Abb. 2:Dialog Inhalte auswählen Alex Jung Modul : Arbeitstechniken in Excel Seite 4-3 Navigieren in einer Tabelle

6 MICROSOFT EXCEL XP 4.2 ZELLEN UND BEREICHE MARKIEREN Mit der Tastatur markieren Aktion Zellen markieren Tastaturkombination Oder oder oder oder Zeile der aktiven Zelle markieren Spalte der aktiven Zelle markieren Ganzes Tabellenblatt markieren Tab. 3:Mit der Tastatur markieren Mit der Maus markieren Um Zellen oder Zellbereiche markieren zu können, muss der normale Mauszeiger sichtbar sein. Aktion Zelle aktivieren Bereich markieren (zusammenhängend) Bereiche markieren (nicht zusammenhängend) Maus Klicken Sie auf die Zelle. Fahren Sie mit gedrückter linker Maustaste über den zu markierenden Bereich. Wie oben. Drücken Sie aber zusätzlich noch Tab. 4:Mit der Maus markieren Seite 4-4 Modul : Arbeitstechniken in Excel Alex Jung Zellen und Bereiche markieren

7 ARBEITSTECHNIKEN IN EXCEL Was ist passiert??? Nun, Excel hat Ihre Eingabe "Januar" mit seiner Liste verglichen, um zu sehen, ob dieser Wert auch da vorkommt. Dem ist so, deshalb hat er Ihnen bei der nächsten Zelle den nächsten Wert aus seiner Liste angezeigt, nämlich Februar usw. Keine Hexerei also. So geht's. Wählen Sie im Menü EXTRAS die OPTIONEN Im Dialog Optionen wählen Sie die Rubrik Benutzerdefinierte Listen Folgender Dialog erscheint. Abb. 4:Dialog Benutzerdefinierte Listen Hier können Sie über das Feld Listeneinträge bestehende Listen ändern und neue erstellen. Für eine neue Liste bleiben Sie auf dem Eintrag NEUER LISTE und geben Sie unter Listeneinträge Ihre Einträge ein. Trennen Sie diese mit einem Komma (,). Falls Ihre Werte für Ihre Liste schon in einer Tabelle existieren, können Sie diese über das Feld Liste aus Zellen importieren holen. Alex Jung Modul : Arbeitstechniken in Excel Seite 4-15 Listen erstellen

8 ARBEITSTECHNIKEN IN EXCEL Listenelemente auswählen Excel bietet Ihnen einen sehr komfortablen Weg, um wiederholende Eingaben in Spalten zu vermeiden. Die Kontextmenü Option Aus Liste auswählen. Bleiben wir bei der vorangegangenen Liste mit den Namen und wählen nun Herrn Friedli aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle A6. Sie erhalten Sie das Kontextmenü. Abb. 5:Kontextmenüoption Aus Liste auswählen Wählen Sie Auswahlliste... Folgendes Auswahlfenster wird unterhalb der Zelle A6 aufgeklappt: Mit einer der beiden Maustasten (oder den Pfeiltasten) können Sie nun Friedli auswählen. Alex Jung Modul : Arbeitstechniken in Excel Seite 4-17 Listen erstellen

9 MICROSOFT EXCEL XP Ein noch elegantere Variante funktioniert mit der Tastatur. Drücken Sie auf der Zelle unmittelbar unter der Liste die Tasten und dann. Seite 4-18 Modul : Arbeitstechniken in Excel Alex Jung Listen erstellen

10 ARBEITSTECHNIKEN IN EXCEL 4.6 SPALTEN UND ZEILEN BEHANDELN Spaltenbreite und Zeilenhöhe verändern Dies tun Sie zumeist mit der Maus, indem Sie in die Zwischenräume zwischen Spaltenköpfen (A bis IV) oder Zeilenköpfen (1 bis 65536) fahren und mit Drag & Drop ziehen. Ein Doppelklick zwischen Spaltenköpfen bewirkt, dass die Spalte auf die Breite des längsten Eintrags angepasst wird Spalten und Zeilen einfügen. Auch hier ist die Maus am effizientesten. Markieren Sie eine oder mehrere Zeilen oder Spalten, indem Sie mit gedrückter linker Maustaste über die Spalten- bzw. Zeilenköpfe fahren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich. Das Kontextmenü erscheint. Abb. 6:Kontextmenüoption Zellen einfügen Wählen Sie im Kontextmenü die Option Zellen einfügen Resultat: Links des markierten Bereiches wird dieselbe Anzahl Zeilen bzw. Spalten eingefügt. Alex Jung Modul : Arbeitstechniken in Excel Seite 4-19 Spalten und Zeilen behandeln

11 MICROSOFT EXCEL XP Auch hier gibt es eine elegante Möglichkeit mit der Tastatur Markieren Sie dazu z.b. eine Spalte mit und Drücken Sie danach Block rechts auf der Tastatur. Das geht schneller. und anschliessend die Plus-Taste auf dem numerischen Spalten und Zeilen löschen. Dieselbe Prozedur wie oben. Wählen Sie im Kontextmenü aber die Option Löschen. Mit der Tastatur verfahren Sie wie oben beschrieben, drücken dann aber die Minus-Taste auf dem numerischen Block rechts auf der Tastatur. Seite 4-20 Modul : Arbeitstechniken in Excel Alex Jung Spalten und Zeilen behandeln

12 ARBEITSTECHNIKEN IN EXCEL Spalten und Zeilen verschieben. Hier nehmen Sie am besten die Maus Markieren Sie eine oder mehrere Zeilen oder Spalten Fahren Sie mit dem Mauszeiger im Zellenbereich an den Rand der Markierung bis der Mauszeiger zu einem Pfeil wird Mit Drag & Drop können Sie nun die ganze Zeile bzw. Spalte verschieben. Der zu verschiebende Rand wird durch einen hellgrauen Rahmen angezeigt. Achtung! Wenn Sie die Zeile oder Spalte auf einem Bereich fallenlassen, der Werte enthält, werden diese überschrieben, wenn Sie die Warnung mit OK bestätigen. Wollen Sie die Zeile oder Spalte aber einfügen, so drücken Sie zusätzlich noch die Taste. Der hellgraue Rahmen wird zu einem T-Balken. Wenn Sie jetzt die Maustaste loslassen, so wird die Zeile oder Spalte dazwischen eingefügt und der Rest nach unten bzw. rechts verschoben Spalten und Zeilen kopieren. Wie beim Verschieben. Gehen Sie wie beim Verschieben vor. Beim drag & drop müssen Sie noch zusätzlich die -Taste gedrückt halten Alex Jung Modul : Arbeitstechniken in Excel Seite 4-21 Spalten und Zeilen behandeln

13 MICROSOFT EXCEL XP Abbildungsverzeichnis Abb. 1:Dialog Gehe zu Abb. 2:Dialog Inhalte auswählen Abb. 3:Dialog AutoKorrektur Abb. 4:Dialog Benutzerdefinierte Listen Abb. 5:Kontextmenüoption Aus Liste auswählen Abb. 6:Kontextmenüoption Zellen einfügen Tabellenverzeichnis Tab. 1:Mauszeiger Tab. 2:Navigieren mit der Tastatur Tab. 3:Mit der Tastatur markieren Tab. 4:Mit der Maus markieren Seite 4-22 Verzeichnisse Alex Jung