Das Anpassen der Stammdatenansichten

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1 Das Softwarehaus für Schulen Das Anpassen der Stammdatenansichten (Stand: 07/2010) PEDAV : Das Softwarehaus für Schulen ort : Essen-Schönebeck str : Schönebecker Straße 1 tel : (0201) http : // mail :

2 Einleitung Das Anpassen der Unterrichtsansichten hatten wir Ihnen bereits in unserer Info-Mail vom Juni 2010 erläutert. Auch das Anpassen und Erstellen individueller Stammdatenansichten hat sich mit Untis 2011 verändert. Wie Sie Stammdatenansichten verändern, erstellen und verwalten können, möchten wir Ihnen in dem vorliegenden Skript beschreiben. 1.0 Tooltip als Hilfe bei den neu gestalteten Symbolleisten Das Aussehen der Stammdatenansichten hat sich im Vergleich zu den Vorgängerversionen in Untis 2011 grundlegend verändert. Sie konnten sich sicherlich schon selbst davon überzeugen, dass die Symbole innerhalb der Symbolleisten neu gestaltet wurden. Einige Symbole haben keinerlei Ähnlichkeit mehr mit den bislang bekannten Symbolen. Sollten Sie bestimmte Funktionen in Untis 2011 suchen, so können Sie den sog. Tooltip zu Hilfe nehmen. Um den Tooltip zu einem bestimmten Symbol zu erhalten, können Sie den Mauszeiger auf das gewünschte Symbol schieben. Sodann erscheint ein kleiner Tipp zur Funktion, die sich hinter dem entsprechenden Symbol befindet. Damit können Sie Funktionen schnell wiederfinden und sich auch schneller an die neue Oberfläche gewöhnen. 2.0 Verschieben der Symbole innerhalb der Symbolleisten Um ein Symbol innerhalb der Symbolleisten zu verschieben, können Sie mit gedrückter ALT- Taste das entsprechende Symbol mit der linken Maustaste anklicken. Mit nun gleichzeitig gedrückter ALT-Taste und linker Maus-Taste können Sie das Symbol an die gewünschte Position verschieben und dort Maustaste und ALT-Taste loslassen. Das Symbol wird somit an der gewünschten Position platziert. So können Sie die Symbolleisten nun ganz individuell nach Ihren Wünschen anpassen, so dass Sie einen schnellen Zugriff auf die von Ihnen bevorzugten Funktionen erhalten können. 3.0 Neue Hilfe bei ausgeblendeten Symbolen Sobald Sie Ihre Stammdatenansichten in ihrer Größe verkleinern, beispielsweise um die Stammdatenansicht in eine Fenstergruppe zu integrieren, verschwinden die sich im zugezogenen Bereich befindlichen Symbole der Symbolleiste. Um bislang an die ausgeblendeten Symbole zu gelangen, konnten Sie die Größe der Stammdaten-Ansicht nur vergrößern, um die entsprechende Funktion über das dazugehörige Symbol aufzurufen. Ab Untis 2011 wird diese Situation deutlich vereinfacht. Über ein neues Symbol, welches Sie stets ganz rechts in den Symbolleisten finden, können Sie die nun ausgeblendeten Symbole in einem Kontextmenü anzeigen lassen, um die gewünschte Funktion aufzurufen.

3 4.0 Ein- und Ausblenden von Spalten in die Tabellenansicht Bislang konnten Spalten über die Funktion Felder der Ansicht ein- oder ausgeblendet werden. Dieses Verfahren war jedoch sehr umständlich, zumal die Auflistung der Felder in den Feldern der Ansicht nicht sehr übersichtlich gewesen ist. In Untis 2011 wird dieses Ein- und Ausblenden deutlich vereinfacht. Mit Hilfe von Drag & Drop lassen sich somit Spalten einfach in die Tabellenansicht einblenden bzw. wieder aus der Tabellenansicht ausblenden. 4.1 Einblenden von neuen Spalten in die Tabellenansicht Das Einblenden neuer Spalten in die Tabellenansicht kann nun ab Untis 2011 per Drag & Drop durchgeführt werden. Öffnen Sie über die in der nebenstehenden Abbildung markierten Schaltfläche den Karteikartenbereich Ihrer Stammdatenansicht. Wechseln Sie nun auf den Reiter, welcher die gewünschte Information enthält. In der nebenstehenden Abbildung wurde der Reiter Klasse ausgewählt, um die Spalte Klassenlehrer in die Tabellenansicht einzublenden. Wählen Sie nun den gewünschten Eintrag auf dem Reiter aus und fahren Sie mit der Maus auf die Beschreibung des gewünschten Feldes. Sie werden feststellen, dass sich der Mauszeiger zu einem Vierfachpfeil verändert. Klicken Sie nun mit der linken Maustaste auf den ausgesuchten Begriff und halten Sie die linke Maustaste bitte gedrückt. Bewegen Sie nun den Mauszeiger in die Tabellenansicht, und lassen Sie die Maustaste an der gewünschten Position los. Die Spalte wurde nun in die Tabellenansicht eingefügt.

4 4.2. Ausblenden von Spalten aus der Tabellenansicht Das Ausblenden von Spalten aus der Tabellenansicht ist ebenfalls per Drag & Drop möglich. Da Untis jedoch kein einfaches Löschen bzw. Entfernen zulässt, müssen Sie beim Ausblenden einer Spalte noch eine zusätzliche Taste drücken. Drücken Sie bitte zunächst die STRG- Taste auf der Tastatur und halten Sie diese gedrückt. Gleichzeitig klicken Sie mit der linken Maustaste die zu entfernende Spalte am Spaltenkopf an und halten auch die linke Maustaste dauerhaft gedrückt. Schieben Sie den Mauszeiger nun zurück in den Karteikartenbereich und lassen Sie dort Maus- und STRG-Taste los. Die Spalte wurde wie gewünscht aus der Tabellenansicht entfernt Einblenden der Spalte Alle Kennzeichen Wir empfehlen unseren Kunden in Support- und Schulungsgesprächen immer wieder, die Spalte Alle Kennzeichen in jede Stammdaten- und Unterrichtsansicht einzublenden. Damit haben Sie einen schnellen und kompakten Überblick auf die in den Stammdaten und Unterrichten eingesetzten Kennzeichen. Über die oben genannte Methode per Drag & Drop können Sie die Spalte Alle Kennzeichen leider nicht einblenden. Hierfür müssen wir den Felderdialog / die Felder der Ansicht noch einmal bemühen. Die Felder der Ansicht öffnen Sie über das folgende Symbol Stammdaten- und Unterrichtsansichten. in der Symbolleiste der In dem Fenster für die Felder der Ansicht finden Sie nun in Rubriken gruppiert die Spalten, die Sie in die Ansicht ein- bzw. aus der Ansicht ausblenden können. In der Rubrik Kennzeichen finden Sie den Eintrag Alle Kennzeichen. Setzen Sie dort bitte mit der linken Maustaste ein Häkchen im Feld aktiv, so dass sie Spalte wie gewünscht in die Stammdaten bzw. Unterrichtsansicht eingeblendet wird.

5 6.0 Umsortieren der eingeblendeten Spalten Sie können die Position einer Spalte in den Stammdatenansichten sehr leicht verändern. Klicken Sie dafür bitte die gewünschte Spalte mit der linken Maustaste an und halten Sie diese gedrückt. Bewegen Sie nun den Mauszeiger an die wünschte neue Position der selektierten Spalte und lassen Sie die Mausstaste nun los. Die Spalte wurde nun an der ausgesuchten Position abgelegt Abspeichern, Umbenennen und Löschen von Stammdatenansichten Das Abspeichern, Umbenennen und Löschen von Stammdatenansichten kann mit Untis 2011 deutlich einfacher durchgeführt werden, als Sie es aus bisherigen Versionen gewohnt waren. 7.1 Abspeichern von Stammdatenansichten Sobald Sie Veränderungen an einer Stammdatenansicht durchgeführt haben, finden Sie neben dem Namen der Ansicht ein kleines Sternchen. Dieses weißt Sie darauf hin, dass Veränderungen stattgefunden haben. Sobald nun die Stammdatenansicht geschlossen wird erscheint die Meldung, dass die Ansicht verändert wurde. Sie haben nun die Möglichkeit, die geänderte Ansicht zu speichern. Wählen Sie hier die Antwort Ja, so wird die Ansicht in der Form abgespeichert, wie sie geschlossen wurde. Falls die Meldung bei Ihrer Untis- Installation nicht erscheint, haben sie wahrscheinlich zu einem früheren Zeitpunkt die Option Diese Meldung dauerhaft nicht mehr anzeigen aktiviert. Um diese Meldung wieder angezeigt zu bekommen, müssen Sie im Menü Einstellungen Diverse Warnungen, das Häkchen bei Die Ansicht wurde geändert. Speichern? entfernen. Ab sofort wird die o.b. Meldung bei einer geänderten Stammdatenansicht wieder angezeigt.

6 Alls Alternative steht Ihnen die Funktion Ansicht Speichern in der Combobox der Stammdatenansicht zur Verfügung. Auch hier wird die Stammdatenansicht in der Form gespeichert, in welcher Sie sie geschlossen haben. Für den Fall, dass Sie eine neue Stammdatenansicht erstellt haben und diese unter einem anderen Namen abspeichern möchten, können Sie den Menüeintrag Ansicht speichern als auswählen. Nun haben Sie die Möglichkeit, der neuen Stammdatenansicht den gewünschten Namen zu geben. Mit diesem Namen wird die Ansicht dann in das Menü (siehe Abbildung rechts) eingefügt. 7.2 Umbenennen einer Stammdatenansicht Eine Stammdatenansicht können Sie sehr leicht umbenennen. Rufen Sie die gewünschte Ansicht über die Combobox auf und wählen Sie anschließend über das Menü der Combobox den Eintrag Umbenennen aus. In dem sich nun öffnenden Fenster haben Sie die Möglichkeit, den Namen der ausgewählten Stammdatenansicht zu ändern. 7.3 Löschen einer Stammdatenansicht Um eine Stammdatenansicht zu löschen, rufen Sie bitte über die Combobox die gewünschte Stammdatenansicht auf. Mit Hilfe des Menüpunkts Löschen, den Sie im Menü der Combobox finden, können Sie die aufgerufene Stammdatenansicht unwiderruflich (!) löschen. 8.0 Einfügen einer neu angelegten Stammdatenansicht in das Menü Stammdaten Wie in den vorhergegangenen Untis-Versionen, können Sie Stammdatenansichten zum direkten Aufruf ins Menü Stammdaten aufnehmen. Öffnen Sie dazu im Menü Stammdaten den Eintrag Stammdatenformate. In dem sich öffnenden Fenster finden Sie nun sämtliche Stammdatenansichten / Stammdatenformate die in Ihrer Datei angelegt worden sind. Setzen Sie nun bei den gewünschten Stammdatenansichten ein Häkchen in der Spalte im Menü. Ab sofort wird die ausgewählte Stammdatenansicht im Menü Stammdaten aufgeführt und kann von dort direkt geöffnet werden.

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