Kurzanleitung TimeFleX (Erste Schritte)

Transkript

1 Kurzanleitung TimeFleX (Erste Schritte) Diese Kurzeinführung beinhaltet die ersten Schritte, um mit dem TimeFleX Gruppenkalender zu arbeiten. TimeFleX unterstützt Sie bei der Terminplanung für mehrere Mitarbeiter, Räume und Ressourcen.

2 TimeFleX KURZANLEITUNG TIMEFLEX (ERSTE SCHRITTE) Termine legen und verwalten mit dem TimeFleX Teamkalender Alle Mitarbeiter behalten ihre Postfächer von Windows Exchange (Outlook / OWA). Jede Änderung im TimeFleX- Kalender wird sofort in Outlook- Kalendern durchgeführt. Auf Wunsch sendet TimeFleX beim Eintragen, Ändern oder Löschen eines Kalendereintrages eine Mail an den Terminbesitzer. Unterschiedlichste Ansichten Mit einem Klick lassen sich Termine, Räume und Ressourcen in vielen Ansichten darstellen. Der Zeitraum zum Anzeigen von Kalenderdaten kann auf verschiedene Zooms wie Tag, Woche und Monat verändert werden. Jeder Benutzer kann seine bevorzugten Ansichten zum Planen von Urlaub, Projekten, Außendienst oder Gleitzeit auswählen und speichern. Filterfunktionen im TimeFleX Teamkalender Die zusätzliche Filterfunktion hilft dabei, zwischen verschiedensten Terminen im Kalender zu unterscheiden. Dies ist sehr einfach umsetzbar. Durch Setzen oder Ausblenden der jeweiligen Kategorie werden zum Beispiel private und geschäftliche oder wichtige und normale Termine ein- bzw. ausgeblendet. Auch die Volltextsuche steht zur Verfügung. Terminplanung für Teams Alle Termine und Aufgaben der Gruppe in EINEM Kalender. Das ist die Grundlage für erfolgreiche Teamarbeit. Der TimeFleX Team- Kalender liefert einen schnellen Überblick: Laufende Termine, Verfügbarkeit von Kollegen, eigene Zeiten freigeben. TimeFleX ist eine effiziente Hilfe für die Koordination der Gruppe. Erläuterung: Der TimeFleX Gruppenkalender ermöglicht Ihnen die Kalenderdaten von Personen, Gruppen, Räume und Ressourcen auszuwählen. Diese werden in der folgenden Kurzanleitung alle mit Ressource benannt! Seite 1

3 1 Inhaltsverzeichnis 1. PROGRAMMOBERFLÄCHE Symbolleiste Menü einblenden Firmenverzeichnis Gruppenkalender Ansicht wechseln Standardfilter Ansichtsoptionen Neuer Schnelleintrag ARBEITEN IM TIMEFLEX GRUPPENKALENDER Zu einem Datum navigieren Schnelle Volltextsuche Zoomfunktion ERSTELLEN / BEARBEITEN EINES KALENDEREINTRAGES Neuen Eintrag erstellen Bestehenden Eintrag bearbeiten BENUTZEREINSTELLUNGEN Seite 2

4 1. PROGRAMMOBERFLÄCHE 1.1 Symbolleiste Nachdem Sie TimeFleX gestartet haben, findet sich am oberen Rand die Symbolleiste mit den wichtigsten Befehlen. Alle Symbole verfügen über eine erklärende Kurzinfo, wenn Sie mit der Maus darüberfahren. Die Symbolleiste können Sie auf-/ zuklappen. Seite 3

5 1.1.1 Menü einblenden Sie können das Menu ein-/ ausblenden Firmenverzeichnis Öffnen Sie das Adressbuch Ihres Unternehmens um Ressourcen zur Anzeige auszuwählen. Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Schnellzugriff auf Kalender von Ressourcen für die Sie noch keinen Gruppenkalender angelegt haben (siehe 1.1.3) oder das Hinzufügen von zusätzlichen Ressourcen zu einer schon geöffneten Gruppenkalenderansicht. Funktionen: - Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag, wird im TimeFleX Kalender NUR diese Ressource geladen - Mit einen Klick werden Ihnen nähere Informationen zu der Ressource in einem weiteren Fenster angezeigt - Klick auf das Plus Zeichen fügt die Ressource zu den schon angezeigten Ressourcen im TimeFleX Kalender hinzu Gruppenkalender Hier werden Ihnen die von der Administration angelegten Gruppenkalender angezeigt. Des Weiteren können Sie hier eigene Gruppenkalender erstellen zu denen Sie Einstellungen aus Ansichtsoptionen, Filter etc. speichern können (Funktion muss von der Administration freigeschaltet sein). Seite 4

6 Dies ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff auf Gruppenkalender mit voreingestellten Werten. TimeFleX Öffnen eines bestehenden Gruppenkalenders Mit Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste, wird der Gruppenkalender in der Anzeige geladen Wie lege ich einen persönlichen Gruppenkalender an? Klicken Sie auf Hinzufügen - Geben Sie nun einen Namen für den Gruppenkalender ein - Wählen Sie die anzuzeigenden Ressourcen, welche im Gruppenkalender dargestellt werden sollen - Sie können noch weitere Einstellungen zu dem Gruppenkalender speichern. Die Optionen finden Sie jeweils in der Symbolleiste: Ansicht wechseln Filtereinstellungen Ansichtsoptionen - Solange Sie die Einstellungen zu dem neuen Gruppenkalender noch nicht abgespeichert haben, wird Ihnen in der Symbolleiste eine rote Diskette angezeigt. Zum Speichern klicken Sie bitte auf folgende Schaltfläche: Seite 5

7 Bearbeiten eines Gruppenkalenders Sie können NUR die von Ihnen selbst angelegten Gruppenkalender bearbeiten, die von der Administration angelegten Gruppenkalender sind NICHT zum bearbeiten freigegeben. Um einen Gruppenkalender zu bearbeiten, markieren Sie diesen in der Liste und klicken dann auf Bearbeiten Löschen eines Gruppenkalenders Sie können NUR Gruppenkalender löschen, die Sie selbst angelegt haben. Markieren Sie den zu löschenden Gruppenkalender und klicken Sie auf Löschen Als Standard festlegen Wenn Sie einen Gruppenkalender in der Liste markieren und dann die Schaltfläche Als Standard setzen klicken, wird dieser Kalender beim Starten ton TimeFleX direkt geladen. Der Standard Gruppenkalender wird durch ein Symbol (Fahne) in der Liste hervorgehoben Ansicht wechseln TimeFleX stellt Ihnen verschiedene Arten von Kalenderansichten zur Verfügung. Um auf eine andere Ansicht zu wechseln, klicken Sie auf das entsprechende Symbol. Seite 6

8 Info: Die Wochen-/ und Jahresansicht ist evtl. nicht auswählbar. Dies liegt daran, dass diese ab einer gewissen Anzahl anzuzeigender Ressourcen nicht mehr zu Verfügung stehen Standardfilter Hier können Sie unterschiedliche Filtereinstellungen nutzen, um die anzuzeigenden Kalendereinträge der dargestellten Ressourcen auf die von Ihnen gewünschten Filter zu reduzieren. Die Option Filter ein-/ ausschalten ermöglicht Ihnen den Filter mit einem Klick zu de-/aktivieren Ansichtsoptionen Die Ansichtsoptionen bieten Funktionen die sich an verschiedenen Stellen auf die Darstellung des Kalenders auswirken Neuer Schnelleintrag Hier können Sie einen neuen Kalendereintrag für eine Ressource erstellen. Seite 7

9 2 ARBEITEN IM TIMEFLEX GRUPPENKALENDER 2.1 Zu einem Datum navigieren Sie können über folgende Schaltflächen zu einem Datum navigieren, falls dies außerhalb des aktuell angezeigten Datumsbereichs liegt 2.2 Schnelle Volltextsuche Über die Volltextsuche werden Ihnen NUR noch Kalendereinträge und Ressourcen angezeigt, bei der die Suche einen Treffer ergibt. Somit können Sie auch in großen Gruppen (mehrere hundert Kalender) Einträge schnell auffinden. 2.3 Zoomfunktion Durch die Zoomfunktion, können Sie einen großen Datumsbereich in dem Gruppenkalender anzeigen. Auch die Volltextsuche sucht dann in dem angezeigten Bereich. Seite 8

10 3 ERSTELLEN / BEARBEITEN EINES KALENDEREINTRAGES Die Möglichkeiten einen neuen Termin zu erstellen, löschen oder auf eine andere Ressource zu verschieben, hängt von den Rechten ab, die Sie auf die jeweilige Ressource haben. Ihre Rechte auf eine Ressource, können Sie in der folgenden Spalte erkennen: 3.1 Neuen Eintrag erstellen Durch ziehen der Maus auf der Zeitachse oder einen Doppelklick auf einen freien Zeitbereich, können Sie einen neuen Termin erstellen: Seite 9

11 3.2 Bestehenden Eintrag bearbeiten Durch Doppelklick auf einen Eintrag, können Sie diesen zum Bearbeiten öffnen. Per Drag & Drop ist es ebenfalls möglich einen Termin von einer Ressource auf eine andere zu verschieben. 4 BENUTZEREINSTELLUNGEN In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit Einstellungen vorzunehmen, die in allen Ihren Gruppenkalendern angewendet werden. Bei Klick auf die jeweilige Option, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Einstellungen ändern und speichern können. Seite 10

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