In der grafischen Darstellungen wie Raumbelegungsplan, Referentenbelegung usw. können Sie Ihre eigenen Farben und Einträge darstellen.

Transkript

1 Seite 1 von 8 1. Farbeinstellungen der Seminare In der grafischen Darstellungen wie Raumbelegungsplan, Referentenbelegung usw. können Sie Ihre eigenen Farben und Einträge darstellen. WICHTIG: diese Farbeinstellungen sind nicht benutzerbezogen, sondern allgemein. Vorbereitungen Dienst Vorbelegungen Kalender Vorbelegungen Wählen Sie bei Art den Radiobutton Seminartyp an. Bei der nun angezeigten Auswahl entscheiden Sie sich für eine Gruppe (beispielsweise Seminartyp ) und vergeben dort die gewünschten Standardfarben. Speichern nicht vergessen! Um die bereits in Ihrer Datenbank bestehenden Seminare zu aktualisieren, aktivieren Sie bitte den nebenstehenden Button SQL. WICHTIG: BTS merkt sich die jeweils letzte Einstellung mit der dazugehörigen SQL. Handhabung Im Seminar-Stammblatt wird Ihnen nun bereits die Farbeinstellung angezeigt, die Sie in den Vorbelegungen eingestellt haben. Bei Neuanlage eines Seminars wird die Farbe automatisch vergeben. Möchten Sie dem Seminar eine andere Farbe zuteilen, wechseln Sie bitte in die Karteikarte Kalender und aktivieren den Button Kalenderfarben. Wählen Sie aus der Farbtabelle die gewünschte Farbe aus und bestätigen Sie mit OK. Auf diese Art bezieht sich die Änderung nur auf das einzelne Seminar. In den grafischen Kalendern werden die Seminartermine nun entsprechend der dem Seminar vergebenen Farbe angezeigt. TIPP: Sie können sich in der grafischen Darstellung auch andere Informationen (oder eine andere Reihenfolge) als die zur Zeit voreingestellten anzeigen lassen. Dazu rufen Sie bitte die BTS-Hotline unter der Nummer an!

2 Seite 2 von 8 2. Dokumentation der Kalenderansichten In den grafischen Kalendern werden folgende Funktionen unterstützt: Doppelklick Eintrag: Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag öffnet sich das jeweilige Seminarstammblatt Doppelklick auf Leiste: Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag in der Leiste öffnet sich der jeweilige Jahreskalender Rechte Maustaste:: mit Klick der rechten Maustaste auf einen Eintrag öffnet sich ein Informationsfenster mit den von Ihnen festgelegten, vollständigen Informationen

3 Seite 3 von 8 3. Suche nach freien Terminen in den grafischen Kalendern In den grafischen Kalendern wurden mit der Option nur frei ausschließlich Räume, Dozenten oder Ressourcen angezeigt, die in der angezeigten Woche (bzw. im Monat) komplett frei waren. Nun können Sie nun auch nach freien Einzelterminen suchen. Handhabung Beispiel Raumkalender Öffnen Sie den Raumbelegungskalender 1. Wählen Sie die Option nur frei (es werden alle Räume angezeigt, die in der ganzen Woche frei sind) 2. Aktivieren Sie die Checkbox Tage 3. Wählen Sie in der nun angezeigten Kopfleiste die Tage aus, an denen Sie einen freien Raum benötigen und klicken dann auf Anzeigen... Sie erhalten eine aktualisierte Ansicht: alle Räume, die am und frei sind Besonderheiten Ansicht bei Option nur frei : alle Räume (Dozenten, Ressourcen), die an allen gewählten Terminen frei sind Ansicht bei Option nur belegt : alle Räume (Dozenten, Ressourcen), die an einem der gewählten Termine belegt sind

4 Seite 4 von 8 4. Freie Wahl des Anzeigezeitraums in den grafischen Kalendern In der grafischen Darstellungen kann nun zusätzlich zur Wochen- und Monatsansicht ein freier Zeitraum gewählt werden. Handhabung Durch Anklicken der Option Frei ändern sich die Pfeiltasten in einen Go -Button Geben Sie den gewünschten Zeitraum ein und klicken Sie auf Go

5 Seite 5 von 8 5. Individuelle Eingabe von Terminen direkt in den grafischen Kalendern In den Kalendern (Raum, Ressourcen und Dozenten) können auch individuelle (seminarunabhängige) Termine direkt eingegeben werden. Termine eingeben Um Termine festzulegen aktivieren Sie die Checkbox Termineingabe, klicken mit der rechten Maustaste in die gewünschte Zelle und wählen aus dem Menü den Eintrag neu Sie erhalten eine neue Eingabemaske Sie geben die Zeit und wenn gewünscht eine Begründung ein beides erscheint danach im Kalender. Bei den Referentenkalendern erhalten Sie zusätzlich noch eine Combobox mit den Adresskalender- Vorbelegungen (krank, Termin usw.), die Sie selbstverständlich ebenfalls nutzen können. Bei der automatischen Suche nach Räumen und Dozenten werden die individuellen Zeiten berücksichtigt sie erhalten bei Belegung mit einem individuellen Termin die betreffenden Datensätze nicht zur Auswahl. Termine ansehen Durch Klick mit der rechten Maustaste direkt auf den Termin in der Grafik öffnet sich die Eingabemaske. Termine löschen Um Termine zu löschen, aktivieren Sie die Checkbox Termineingabe, klicken mit der rechten Maustaste in die gewünschte Zelle und wählen aus dem Menü den Eintrag löschen. Sie können auch erst den Termin ansehen und dort die Checkbox Eintrag löschen? aktivieren. Termine kopieren Um Termine zu kopieren, aktivieren Sie die Checkbox Termineingabe, klicken mit der rechten Maustaste in die gewünschte Zelle und wählen aus dem Menü den Eintrag kopieren. Zum Einfügen klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste in die gewünschte Zelle und wählen aus dem Menü den Eintrag einfügen.

6 Seite 6 von 8 6. Selektieren der gewünschten Datensätze In den Kalendern Raumbelegung, Dozenten, Ressourcen können Sie über Selektionen speichern, welche Datensätze angezeigt werden sollen. Beispiel Raumkalender: Sie verwalten eigene und angemietete Räume und möchten im Raumbelegungskalender aber nur Ihre eigenen Räume angezeigt bekommen. Über den Listbutton wählen Sie die gewünschten Räume aus (markieren und übernehmen) Bestätigen Sie diese Meldung mit Ja Durch Deaktivieren der Checkbox User erhalten Sie wieder alle aktiven Räume. Eine erneute Selektion können Sie einfach wieder über den Listbutton vornehmen Sie können diese Funktion auch erweitern: Durch Klick mit der rechten Maustaste auf den Listbutton können Sie eine bereits bestehende Selektion auswählen. Beispiel Referentenkalender: Wählen Sie Neu, um eine weitere Selektion hinzuzufügen und vergeben Sie einen Namen

7 Seite 7 von 8 Wählen Sie die gewünschten Dozenten für die Selektion aus und übernehmen diese Um einer Referentengruppe einen weiteren Referenten zuzuweisen, wählen Sie den Eintrag Hinzufügen, markieren und übernehmen den Referenten wie gewohnt

8 Seite 8 von 8 7. Der Jahreskalender Den Jahreskalender erhalten Sie für Seminare Räume Referenten Durch Klick mit der rechten Maustaste auf einen Termin können Sie: ein neues Seminar anlegen das gesamte Seminar verschieben einen einzelnen Termin verschieben