In der grafischen Darstellungen wie Raumbelegungsplan, Referentenbelegung usw. können Sie Ihre eigenen Farben und Einträge darstellen.

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1 Seite 1 von FARBEINSTELLUNGEN DER SEMINARE In der grafischen Darstellungen wie Raumbelegungsplan, Referentenbelegung usw. können Sie Ihre eigenen Farben und Einträge darstellen. WICHTIG: diese Farbeinstellungen sind nicht benutzerbezogen, sondern allgemein. Vorbereitungen Dienst Vorbelegungen Kalender Vorbelegungen Wählen Sie bei Art den Radiobutton Seminartyp an. Bei der nun angezeigten Auswahl entscheiden Sie sich für eine Gruppe (beispielsweise Seminartyp ) und vergeben dort die gewünschten Standardfarben. Speichern nicht vergessen! Um die bereits in Ihrer Datenbank bestehenden Seminare zu aktualisieren, aktivieren Sie bitte den nebenstehenden Button SQL. WICHTIG: BTS merkt sich die jeweils letzte Einstellung mit der dazugehörigen SQL. Handhabung Im Seminar-Stammblatt wird Ihnen nun bereits die Farbeinstellung angezeigt, die Sie in den Vorbelegungen eingestellt haben. Bei Neuanlage eines Seminars wird die Farbe automatisch vergeben. Möchten Sie dem Seminar eine andere Farbe zuteilen, wechseln Sie bitte in die Karteikarte Kalender und aktivieren den Button Kalenderfarben. Wählen Sie aus der Farbtabelle die gewünschte Farbe aus und bestätigen Sie mit OK. Auf diese Art bezieht sich die Änderung nur auf das einzelne Seminar. In den grafischen Kalendern werden die Seminartermine nun entsprechend der dem Seminar vergebenen Farbe angezeigt. TIPP: Sie können sich in der grafischen Darstellung auch andere Informationen (oder eine andere Reihenfolge) als die zur Zeit voreingestellten anzeigen lassen. Dazu rufen Sie bitte die BTS-Hotline unter der Nummer an!

2 Seite 2 von DOKUMENTATION DER NEUEN KALENDERANSICHTEN (GRAFISCHE KALENDER) In den grafischen Kalendern werden folgende Funktionen unterstützt: Doppelklick Eintrag: Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag öffnet sich das jeweilige Seminarstammblatt Doppelklick auf Leiste: Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag in der Leiste öffnet sich der jeweilige Jahreskalender Rechte Maustaste:: mit Klick der rechten Maustaste auf einen Eintrag öffnet sich ein Informationsfenster mit den von Ihnen festgelegten, vollständigen Informationen

3 Seite 3 von SUCHE NACH FREIEN TERMINEN IN DEN GRAFISCHEN KALENDERN In den grafischen Kalendern wurden mit der Option nur frei ausschließlich Räume, Dozenten oder Ressourcen angezeigt, die in der angezeigten Woche (bzw. im Monat) komplett frei waren. Nun können Sie nun auch nach freien Einzelterminen suchen. Handhabung Beispiel Raumkalender Öffnen Sie den Raumbelegungskalender 1. Wählen Sie die Option nur frei (es werden alle Räume angezeigt, die in der ganzen Woche frei sind) 2. Aktivieren Sie die Checkbox Tage 3. Wählen Sie in der nun angezeigten Kopfleiste die Tage aus, an denen Sie einen freien Raum benötigen und klicken dann auf Anzeigen... Sie erhalten eine aktualisierte Ansicht: alle Räume, die am und frei sind Besonderheiten Ansicht bei Option nur frei : alle Räume (Dozenten, Ressourcen), die an allen gewählten Terminen frei sind Ansicht bei Option nur belegt : alle Räume (Dozenten, Ressourcen), die an einem der gewählten Termine belegt sind

4 Seite 4 von FREIE WAHL DES ANZEIGE-ZEITRAUMS IN DEN GRAFISCHEN KALENDERN In der grafischen Darstellungen kann nun zusätzlich zur Wochen- und Monatsansicht ein freier Zeitraum gewählt werden. Handhabung Durch Anklicken der Option Frei ändern sich die Pfeiltasten in einen Go -Button Geben Sie den gewünschten Zeitraum ein und klicken Sie auf Go

5 Seite 5 von INDIVIDUELLE EINGABE VON TERMINEN DIREKT IN DEN GRAFISCHEN KALENDERN In den Kalendern (Raum, Ressourcen und Dozenten) können auch individuelle (seminarunabhängige) Termine direkt eingegeben werden. Termine eingeben Um Termine zu kopieren, aktivieren Sie die Checkbox Termineingabe, klicken mit der rechten Maustaste in die gewünschte Zelle und wählen aus dem Menü den Eintrag neu Sie erhalten eine neue Eingabemaske Sie geben die Zeit und wenn gewünscht eine Begründung ein beides erscheint danach im Kalender. Bei den Referentenkalendern erhalten Sie zusätzlich noch eine Combobox mit den Adresskalender- Vorbelegungen (krank, Termin usw.), die Sie selbstverständlich ebenfalls nutzen können. Bei der automatischen Suche nach Räumen und Dozenten werden die individuellen Zeiten berücksichtigt sie erhalten bei Belegung mit einem individuellen Termin die betreffenden Datensätze nicht zur Auswahl. Termine ansehen Durch Klick mit der rechten Maustaste direkt auf den Termin in der Grafik öffnet sich die Eingabemaske. Termine löschen Um Termine zu löschen, aktivieren Sie die Checkbox Termineingabe, klicken mit der rechten Maustaste in die gewünschte Zelle und wählen aus dem Menü den Eintrag löschen. Sie können auch erst den Termin ansehen und dort die Checkbox Eintrag löschen? aktivieren. Termine kopieren Um Termine zu kopieren, aktivieren Sie die Checkbox Termineingabe, klicken mit der rechten Maustaste in die gewünschte Zelle und wählen aus dem Menü den Eintrag kopieren. Zum Einfügen klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste in die gewünschte Zelle und wählen aus dem Menü den Eintrag einfügen.

6 Seite 6 von SUCHE NACH FREIEN UND GEEIGNETEN RÄUMEN In den Stammmasken der Raumverwaltung finden Sie das Register Ausstattung über den Button "hinzufügen" können die Vorbelegungen (die Sie im ersten Schritt über Menü Stammdaten Voreinstellung Vorbelegung Comboboxen Räume-Ausstattung angelegt haben) eingefügt werden Vorbereitungen Stammdaten Voreinstellungen Vorbelegung Combo-Boxen Räume-Ausstattung Legen Sie über den Button hinzufügen Ihre Raumausstattung an (z.b. EDV-Raum, Internetanbindung, Pentium-Rechner, usw.) und speichern die Änderung. Zuordnung im Seminar Über den Button "Veranstaltungsort" im Seminarstamm können Sie nun gezielt nach freien Räumen mit bestimmter Ausstattung suchen. Sie erhalten folgende Maske: Über die Combobox wählen Sie die gewünschte Ausstattung aus und übernehmen wie gewohnt mit dem Button. Selbstverständlich können Sie die Ausstattung kombinieren (Und-Abfrage) Ohne Prüfung: es erfolgt nur eine Prüfung der Ausstattung, keine Terminprüfung Mit Prüfung (keine Doppelbelegung): Sie erhalten eine Liste der Räume, welche die erforderliche Ausstattung haben und an den Seminarterminen frei sind Mit Prüfung (Ergebnisausgabe): Sie erhalten eine Liste der Räume, welche die erforderliche Ausstattung haben. Sollten Sie nun aus der Liste einen Raum auswählen, der bereits besetzt ist, erhalten Sie folgende Ansicht: Sie können diesen Raum über den Button "übernehmen" trotzdem buchen, allerdings ist der Raum dann doppelt belegt.

7 Seite 7 von SUCHE NACH FREIEN UND GEEIGNETEN DOZENTEN In den Stammmasken der Dozenten können Themenangebote hinterlegt werden: über den Button "hinzufügen" können die Vorbelegungen (die Sie im ersten Schritt über Menü Stammdaten Voreinstellung Vorbelegung Comboboxen Dozenten Themengebiete angelegt haben) eingefügt werden. Freie Texteingabe ist ebenfalls möglich Zuordnung im Seminar Über den Button "Dozent" im Seminarstamm können Sie nun gezielt nach freien Dozenten mit bestimmter Qualifikation suchen. Sie erhalten folgende Maske: Über den Button wählen Sie die gewünschte Qualifikation aus und übernehmen wie gewohnt. Selbstverständlich können Sie die Ausstattung kombinieren (Und-Abfrage) Ohne Prüfung: es erfolgt nur eine Prüfung der Qualifikation, keine Terminprüfung Mit Prüfung (keine Doppelbelegung): Sie erhalten eine Liste der Dozenten, welche die erforderliche Qualifikation haben und an den Seminarterminen frei sind Mit Prüfung (Ergebnisausgabe): Sie erhalten eine Liste der Dozenten, welche die erforderliche Qualifikation haben. Sollte bei dem ausgewählten Dozenten Terminüberschneidungen vorliegen, erhalten Sie folgende Ansicht: Sie können diesen Dozenten über den Button "übernehmen" trotzdem buchen, allerdings ist der Dozent dann doppelt belegt

8 Seite 8 von BEIM KOPIEREN VON SEMINAREN DIE KALENDERDATEN ANPASSEN Vorbereitungen Für die Seminarplanung des Folgejahres werden sinnvollerweise oft alle oder ausgewählte Seminare aus der aktuellen Ebene in die Planungsebene kopiert, dort manuell angepasst und weiterbearbeitet. In der Regel bleiben die Eckdaten gleich, d.h. ein Seminar, welches in der aktuellen Ebene Montags und Mittwochs stattfand, wird in der Planungsebene wieder so konzipiert. BTS bietet nun die Möglichkeit, Seminare automatisch mit einem aktuellen Beginn- und Endedatum auszustatten. Beispiel: wenn ein Seminar am Montag, dem 05.Mai 2008 begann, stellt BTS beim Kopieren in der Planungsebene das Beginndatum auf Montag, den 04. Mai Handhabung Öffnen Sie die Maske über Menü Seminare Seminare kopieren Schritt 1: wählen Sie in kopiere von Datenbank die Option aktuelle Seminare und wählen Sie über den Listbutton die gewünschten Seminare aus Schritt 2: wählen Sie in kopiere in Datenbank die Option Planung Schritt 3: aktivieren Sie die Checkbox Kalenderdaten, ebenso wie die sich dann öffnende Checkbox anpassen Klicken Sie auf den Button OK Nach der Meldung Kopiervorgang beendet können Sie die Maske schließen

9 Seite 9 von 10 In unserem Beispiel fand das Seminar vom bis jeweils Montag und Mittwoch statt. BTS hat Beginn, Ende und Anmeldedatum entsprechend angepasst und terminiert, ebenso Dozent und Veranstaltungsort. Nun könnten Sie beispielsweise einfach über Menü Briefe Referenten/Veranstaltungsorte* alle Referenten und Orte mit den geplanten Terminen anschreiben, ob sie mit den Terminen einverstanden sind oder Änderungen erfolgen müssen. * hierbei handelt es sich um Formulare mit Spezialprogrammierung, die im BTS-Ordner SpecDoc hinterlegt sind. Sollten Sie Fragen zu diesen Formularen haben, wenden Sie sich bitte an unsere Hotline, wir unterstützen Sie gerne!

10 Seite 10 von SEMINARTERMINE VERSCHIEBEN Wird ein Seminar verschoben, mussten bisher die Kalenderdaten gelöscht und neu generiert werden. Mit dem neuen Feature Termin verschieben kann nun der gesamte Terminblock mit den Abhängigkeiten (Referenten-, Raum- und Ressourcentermine) schnell verschoben werden. Handhabung Wurde ein Seminar terminiert, ändert sich die Buttonbeschriftung Terminieren in der Dialogmaske in Termin verschieben. Durch Klick auf den Button erhalten Sie den Jahreskalender: Um eine Terminverschiebung vorzunehmen, klicken Sie auf einen beliebigen markierten Tag (zu empfehlen ist der Seminarbeginn) Die vorhandene Markierung ändert sich Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste den markierten Termin an die gewünschte Stelle. Beim Loslassen der Maustaste werden die Termine neu eingetragen Mit dem Button Prüfen erhalten Sie eine Liste der evtl. vorhandenen Doppelbelegungen für die aktivierten Optionen Mit dem Button Speichern werden die neuen Kalenderdaten gespeichert. Referenten (PK=incl. Privatkalender der Referenten, also deren Adressbezogenen Kalenderdaten) Räume Ressourcen In der Dialogmaske des Seminars werden Beginn und Ende automatisch aktualisiert.