PDS Terminkalender Anwender-Dokumentation

Transkript

1 PDS Terminkalender Anwender-Dokumentation Stand: Programm + Datenservice GmbH Mühlenstraße Rotenburg Telefon (04261) Telefax (04261) info@pds.de

2 Copyright by PDS Programm + Datenservice GmbH Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation dient als Arbeitsunterlage für BenutzerInnen der PDS-Software Terminkalender. Die in dieser Dokumentation dargestellten Beispiele und Zahlenmaterialien (unter dem Phantasienamen einer nicht existierenden Firma) sind frei gewählt. Eventuelle Ähnlichkeiten mit bestehenden Unternehmen sind rein zufällig. Programmänderungen werden bis zum Erscheinen einer neuen Ausgabe der Online-Dokumentation in den programmbezogenen Abschnitten der einzelnen Release-Anleitungen beschrieben. Änderungen des Textes bleiben vorbehalten. Inhalt ohne Gewähr. PDS Terminkalender Seite 2 von 8

3 Inhaltsverzeichnis 1. Terminkalender Allgemein Umstellung vorhandener Terminkalender: Erläuterungen zur Funktionalität Bildschirmanzeige allgemein Wochenansicht...5 Anzeige...5 Neuer Termin...5 Termine löschen/kopieren/verschieben...5 Kalender verwalten...6 Gruppenansicht / Gruppentermine Tagesansicht...6 Anzeige...6 Neuer Termin...6 Änderungen eines Termins...7 Tagesinfo...7 Mehrtägige Termine Monatsansicht Hinweise zu den umgestellten Daten...7 PDS Terminkalender Seite 3 von 8

4 1. Terminkalender 1.1 Allgemein Den PDS-Terminkalender finden Sie in den Oberflächenfunktionen über den Button oder über die Tastenkombination ALT + K. Dieses Pogramm wurde komplett überarbeitet und bietet neben einer optimierten Darstellung eine Reihe neuer Funktionen. Sie können nun: Mehrere Kalender nebeneinander darstellen Lese- und Schreibrechte für Ihren Kalender vergeben Einfacher navigieren Termine kopieren oder verschieben - auch in andere Kalender Mehrtägige Termine leichter verwalten Gruppentermine einfacher erfassen und ändern 1.2 Umstellung vorhandener Terminkalender: In Verbindung mit Fremdsoftware und FET32 kann es u.u. erforderlich sein, den bisherigen Terminkalender weiter zu nutzen. Bitte klären Sie dies ggf. mit Ihrem Vertragspartner. Die Umstellung erfolgt generell für alle Terminkalender. Nach der Umstellung kann das bisherige Terminkalender-Programm nicht mehr genutzt werden. Bevor Sie die Umstellung durchführen, empfehlen wir deshalb dringend, die nachstehenden Informationen vorher zu lesen. Sie finden dort wichtige Erläuterungen zur Funktionalität sowie Hinweise zu den umgestellten Daten. PDS Terminkalender Seite 4 von 8

5 1.3 Erläuterungen zur Funktionalität Bildschirmanzeige allgemein Neben Ihrem eigenen Kalender können Sie für die Anzeige auf einem Bildschirm auch die Kalender anderer Benutzer heranziehen. Ein einzelner Kalender wird hier deshalb als Kalenderblatt bezeichnet. Die Kalenderanzeige bildet sich aus einer fixen und einer dynamischen Anordnung. Maximal 6 Kalenderblätter können gleichzeitig nebeneinander dargestellt werden. Sind z.b. 2 Kalenderblätter als fix definiert, so können Sie in der Anwendung zunächst 4 weitere wählen. Bei Auswahl eines 5. Kalenderblattes würde der Erste von den 4 weiteren automatisch ausgeblendet werden. Die Aufnahme der fixen Kalenderanzeige finden Sie über [Sonderfunktionen] in der Wochenansicht. Markieren Sie dort bitte die gewünschten Kalenderblätter im Fenster Alle Kalender und übernehmen Sie diese mit dem Button oder Funktion [Übernehmen] in das Fenster Ausgewähltes Kalenderblatt. Die Auswahl ist auch direkt über Eingabe des Namens möglich. Mit der Funktion [Auto. Vorschlag] können Sie die Kalender aus der Ansicht übernehmen. Benötigen Sie mehr als 6 Kalender gleichzeitig, so nutzen Sie bitte die [Gruppenansicht], dort ist die Auswahl von maximal 10 Kalenderblättern möglich Wochenansicht Anzeige In der Wochenansicht werden die Tage einer Woche als Übersicht dargestellt. Hier finden Sie die Funktion [weiterer Kalender], mit der Sie zusätzliche Kalenderblätter für die dynamische Anzeige auswählen können. Als Kernzeit wird der Zeitraum von 7.30 bis dargestellt. Gibt es Termine außerhalb dieser Zeit, so erkennen Sie dies am Zusatz * hinter dem Tag. Der Zusatz i bedeutet, dass eine Tagesinfo hinterlegt ist. Die erste Zeile können Sie sich über Tooltipp anzeigen lassen. (den Maus-Zeiger auf das i führen) Neuer Termin Zur Erfassung eines neuen Termins markieren Sie bitte das gewünschte Terminfeld / Tag durch einfaches Anklicken. Mit Doppelklick oder Funktion [Tagesansicht] gelangen Sie in die Detailansicht. Hier geben Sie den genauen Termin und das Thema ein. Tagesansicht. Termine löschen/kopieren/verschieben In der Wochenansicht lassen sich Termine einfach löschen, kopieren und verschieben. Klicken Sie dazu 1 x auf den betreffenden Termin, so dass dieser markiert ist. Nach Betätigung der Funktion [Löschen] erscheint dann noch eine Sicherheitsabfrage. Zum Kopieren / Verschieben von Terminen markieren Sie den betreffenden Termin zunächst, dann klicken Sie auf die Funktion [Kopieren] oder [Verschieben]. Nun klicken Sie auf das gewünschte neue Terminfeld, so dass dieses ebenso markiert ist. Mit Funktion [Einfügen] wird der neue Termin eingetragen. Beim Verschieben eines Termins wird der ursprüngliche automatisch gelöscht. PDS Terminkalender Seite 5 von 8

6 Kalender verwalten Mit [Sonderfunktionen] und Kalender verwalten gelangen Sie zur Kalenderverwaltung, in der Sie neue Kalender aufnehmen können und Lese- und Schreibrechte vergeben können. Jeder Benutzer darf nur seine eigenen Kalender verwalten, eine Ausnahme ist nur über das Super-User-Passwort zugelassen. Bei einem neuen Kalender ist standardmäßig jeder Benutzer zugelassen, d.h. jeder Benutzer darf lesen und schreiben. Wurden in einem Kalender Rechte mit NEIN eingetragen, so haben neue Benutzer zunächst keine Rechte und müssen ggf. nachgetragen werden. Zur Bearbeitung der Rechte markieren Sie bitte zunächst die betreffenden Benutzer, wählen Sie dann die gewünschte Funktion. Bei Benutzern ohne Schreibrecht werden die Funktionen Löschen, Kopieren und Verschieben im Kalender nicht angeboten. Das Löschen eines Kalenderblattes erfolgt über Sonderfunktion bei EINGABE OK. Gruppenansicht / Gruppentermine Auch die Erfassung von Gruppenterminen wird in der Wochenansicht gestartet. Nach Betätigung der Funktion [Gruppenansicht] können im Fenster Alle Kalender können Sie bis zu 10 Teilnehmer auswählen. Nach Beendigung der Auswahl werden diese Kalenderblätter zunächst nebeneinander dargestellt. Nach Anklicken des gewünschten Terminfeldes gelangen Sie in die Tagesansicht, um die Details festzulegen. Nach Eingabe des Themas ist der Termin für alle Teilnehmer gespeichert. Änderungen können Sie anschließend in einem der betroffenen Kalender vornehmen sie werden automatisch für alle Teilnehmer gespeichert. Auch das Verschieben betrifft immer den kompletten Gruppentermin. Das Kopieren bezieht sich nur auf einen Termin, d.h. auf den neuen Teilnehmer. Löschungen sind für mehrere oder einzelne Teilnehmer möglich. Soll ein Gruppentermin über mehrere Tage eingetragen werden, so können Sie dies in dem Kalender eines Teilnehmers vornehmen. (Funktion [mehrtägig bis ] in der Tagesansicht) Tagesansicht Anzeige Hier sehen Sie den kompletten Tag und Sie können die Details zu einem Termin eintragen und ändern. Neuer Termin Wurde in der Wochenansicht ein freier Termin mit Doppelklick markiert oder Funktion [Tagesansicht] aktiviert, so ist der Termin-Beginn bereits voreingestellt. Nach Eingabe der Ende-Uhrzeit und des Themas ist der Termin bereits gespeichert, der Cursor steht bei OK? Änderungen beziehen sich auf diesen Termin. Mit Funktion [Neuer Termin] bleiben Sie in diesem Tag und können einen weiteren Termin eintragen. PDS Terminkalender Seite 6 von 8

7 Änderungen eines Termins Wurde in der Wochenansicht ein vorhandener Termin mit Doppelklick markiert oder Funktion [Tagesansicht] aktiviert, so öffnet sich die Tagesansicht mit den Daten des gewählten Termins. Diese können sofort bearbeitet werden. Tagesinfo Die Tagesinfo ist als allgemeiner Text für den Tag zu verstehen. Ist dort ein Text hinterlegt, so erkennen Sie dies in der Wochenansicht am Zusatz i beim Tag. Über Tooltipp sehen Sie dort die erste Zeile. (den Maus-Zeiger auf das i führen) Die ersten 6 Zeichen werden in der Monatsansicht angezeigt. Eine direkte Eingabe in der Monatsansicht ist nicht vorgesehen. Mehrtägige Termine Soll der eingetragene Termin für mehrere Tage gelten, so können Sie über Funktion [mehrtägig bis] den gewünschten Tag auswählen. Anschließend ist dieser Termin in allen Tagen dieses Zeitraumes eingetragen. Zur Kontrolle wird der Zeitraum unterhalb des Themas mit angezeigt. Änderungen, die in einem dieser Termine erfolgen, betreffen dann immer alle Einzeltermine. Bei Löschung eines Einzeltermins werden alle gelöscht. Die Änderung des ENDE Datums ist über erneutes Aufrufen der Funktion [mehrtägig bis] möglich. Tipp: Textfelder erreichen Sie mit der Maus, indem Sie den Mausklick etwas außerhalb des hellen Feldes ausführen. ( aus technischen Gründen bei FET-X erforderlich ) Monatsansicht Die Monatsansicht wurde aus dem bisherigen Kalender weitestgehend übernommen. Direkte Texteingaben sind nicht mehr vorgesehen. Die ersten 6 Zeichen aus der Tagesinfo werden hier automatisch angezeigt. Die Navigation in der Monatsansicht ist nun auch mit den Pfeiltasten möglich. 1.4 Hinweise zu den umgestellten Daten Wenn die Daten in einem automatischen Lauf umgestellt wurden und Sie die Oberflächenfunktion Terminkalender das erste Mal anwählen, erscheint die Meldung Keine fixen Kalender hinterlegt, die umgestellten Kalender finden Sie im Fenster Alle Kalender. Sie können sich nun Ihre Kalenderanzeige individuell zusammenstellen: Markieren Sie dazu die gewünschten Kalender im Fenster Alle Kalender und übernehmen Sie diese mit dem Button oder Funktion [Übernehmen] in das Fenster Ausgewähltes Kalenderblatt. In der Wochenansicht können Sie zusätzlich zu dieser fixen Anzeige weitere Kalender auswählen. Maximal können Sie sich 6 Kalender zusammenstellen. Beachten Sie dazu bitte die Information über Funktion [Info]. PDS Terminkalender Seite 7 von 8

8 Benutzer, die für den alten Kalender zugangsberechtigt waren, erhalten im umgestellten Kalender Lese- und Schreibrecht. Möchten Sie diese verändern, so wählen Sie dazu in der Wochenansicht [Funktionen], dann Kalender verwalten. Wochenansicht Texte aus der alten Monatsansicht und sowie die zweizeiligen Tagestexte werden in die Tagesinfo übernommen. Das Thema eines Termins ergibt sich aus dem alten Termintext und der Bemerkung zum Termin. Für die neuen Terminkalender werden die Benutzer mit gespeichert. Bei den alten Daten steht diese Information nicht zur Verfügung- deshalb wird als Benutzer der Name gesetzt. Ist dieser nicht identisch mit dem Benutzer = login so ist eine Änderung der Rechte sowie eine Löschung des Kalenders nur mit Hilfe des Super-User-Passwortes erlaubt. PDS Terminkalender Seite 8 von 8