SOGo Arbeiten mit Kalender

Transkript

1 SOGo - Übersicht Nach dem Anmelden an webmail.htwg-konstanz.de erscheint das Hauptfenster von SOGo. In der obersten Menüleiste schalten Sie um zwischen den Anwendungen Kalender, Adressbuch, Mail und Einstellungen. In der Anwendung Kalender stehen in der nächsten Symbolleiste die Funktionen neue Termine und neue Aufgaben zur Verfügung, ebenso kann zwischen den Ansichten (Tages-, Wochen- Monatsansicht) gewechselt werden. Das obere, linke Kalenderfeld dient der Navigation, in der darunterliegenden Kalenderliste stehen die einzelnen Kalender zur Verfügung sowie Funktionen zum Erstellen, Löschen und abbonieren von Kalendern. Abb.: Ansicht Sogo Kalender

2 Termin anlegen Über die Funktion "Neuer Termin" wird ein Termin erstellt. Abb.: Neuen Termin erstellen Kategorie Kategorien können in den Einstellungen eine farbige Markierung zugeteilt werden und helfen Ihnen damit auf den ersten Blick die Art des Termins zu erfassen. Kalender Bezeichnet den Kalender in den das Ereignis eingetragen werden soll. Priorität Textmarke für die Wichtigkeit des Termines ohne weitere visuelle Erkennbarkeit. Ganztägiger Termin Ganztägige Termine haben keine Start- und Endzeit und werden am oberen Rand der Tagesspalte angezeigt. Zeige Zeit als Verfügbar Sollten Sie diese Option wählen, werden Sie für andere Benutzer wärend dieses Termins nicht als belegt angezeigt. Mehr zu diesem Thema finden Sie unter dem Punkt [Teilnehmer einladen](). Verabredungsbenachrichtigungen senden Sollten Sie Teilnehmer eingetragen und diese Option ausgewählt haben, wird automatisch eine Einladung verschickt. Wiederholen Wählen Sie ein vordefiniertes endloses Interval aus oder erstellen Sie Ihr eigenes

3 durch die Auswahl "Benutzerdefiniert...". Hier können Sie nun auch bei Bedarf ein Enddatum setzen. Erinnerung Eine Erinnerung gilt für alle Teilnehmer einer Veranstaltung und kann auch von diesen nicht deaktiviert werden. Unter "Benutzerdefiniert..." haben Sie aber die Möglichkeit eine -Erinnerung einzutragen und diese auch nur für sich zu aktivieren. Vertraulichkeit SOGo unterscheidet drei Arten von Terminen: Öffentliche und Vertrauliche Termine werden für alle authorisierten Benutzer "geschwärzt" dargestellt, somit sind nur Datum und Uhrzeit ersichtlich. Ereignise die als privat gekennzeichnet sind, sind nur für Sie sichtbar. Diese Grundeinstellungen können unter Benutzerrechte individuell angepasst werden. Teilnehmer einladen Über die Funktion "Teilnehmer einladen" können Sie Teilnehmer über deren Mailadressen einladen. Es wird automatisch eine Einladung per Mail verschickt. Bei Teilnehmern auf deren Kalender eine Freigabe besteht, wedren die freien Zeiten angezeigt. Abb.: Teilnehmer zu einem Termin einladen

4 Nach dem Speichern und Schliessen erscheint der Termin im Kalender. Über das Kontextmenü des Termins kann dieser bei Bedarf gelöscht werden. Abb.: Kontextmenü eines Termins im Kalender

5 Kalender anlegen Wählen Sie die Funktion "Neuer Kalender" und vergeben Sie einen Namen Abb.: Funktion "Neuer Kalender" Der Kalender erscheint danach in der Kalenderliste. Nun steht ihnen beim Anlgen von Terminen in dem Auswahlfeld "Kalender" dieser Kalender zusätzlich zur Verfügung. Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, sollten sie die Hintergrundfarbe für die Termine ändern. Über das Kontextmenü des Kalenders gelangen Sie in die Einstellungen. Hier kann die Hintergrundfarbe und weitere Einstellungen vorgenommen werden. Abb.: Kontextmenü Kalender Einstellungen

6 Kalender freigeben / Gruppenkalender SOGo Kalender sind immer persönliche Kalender. Um mit SOGo mit mehreren Personen einen Kalender gemeinsam zu nutzen, muß dieser zuerst von einer Person als eigener Kalender angelegt werden. Der Zugriff durch die Gruppenmitglieder wird über die Vergabe von Berechtigungen realisiert. Berechtigungen werden in zwei Schritten realisiert: Im Ersten Schritt wird ein (oder mehrere) Benutzer ausgewählt, der auf den Kalender zugreifen soll. Im nächsetn Schritt werden für jeden einzelnen Benutzer die Zugriffsrechte festgelegt. Wählen Sie den Kalender, den Sie mit mehrern Personen gemeinsam nutzen wollen aus und starten aus dem Kontextmenü die Funktion "Benutzerrechte". Im erscheinenden Fenster wählen Sie die Option "Benutzer hinzufügen" (Piktogramm mit grünem Kreuz). Im dann erscheinenden Fenster geben Sie im Suchfeld die Mailadresse des Nutzers ein, bestätigen Sie jede einzelne Adresse mit "Hinzufügen" und schliessen Sie die Eingabe mit "Abgeschlossen" ab. Abb.: Hinzufügen von Benutzern um Zugriff gewähren zu können. Nach dem Abschliessen der Benutzereingabe erscheint dieser in der Liste. Durch Doppelklick auf den Benutzer können Sie nun die Berechtigungen für diesen Benutzer ändern.

7 Abb.: Vergabe von Berechtigungen an einen eingetragenen Benutzer Für die einzelnen Kategorien können Sie folgende Berechtigungen vergeben: Keine Datum und Uhrzeit sehen Alles sehen Antworten (beinhaltet "Alles sehen") Ändern (beinhaltet "Antworten") Diese Einstellungen beziehen sich auf Termine, die Sie selbst in diesen Kalender eintragen. Sie können dem Nutzer auch das Recht gewähren selbst Termine anzulegen ("Objekte im Kalender hinzufügen") sowie Termine zu löschen ("Objekte in meinem Kalender löschen").