Eine kleine Anleitung für den Kalender in Outlook 2010, die Rechte betreffend

Transkript

1 Eine kleine Anleitung für den Kalender in Outlook 2010, die Rechte betreffend Eigentlich werden wohl inzwischen die meisten Benutzer des Exchange-Servers den Outlook- Kalender kennen. Wenn überhaupt noch Fragen aufkommen, dann zu dessen Freigabe, zu der auch die Rechtevergabe gehört. Wer darf was in meinem Kalender, ist eine sinnvolle Information, die man einholen sollte, wenn man seinen Kalender für andere sichtbar macht. Wie immer in Windows, wenn es funktioniert, ist es ganz einfach. 1 Die aktuelle Information einholen, wer was darf im eigenen Kalender Zuerst wechselt man in der linken Leiste unten in die Kalenderansicht. An dieser Stelle ein kleiner Tipp für alle Tastaturliebhaber: Mit STRG + 2 erreicht man denselben Zustand. Und der Vollständigkeit halber: STRG + 1 führt zur und STRG + 3 in die Kontakte. In der Registerkarte START des Kalenders befindet sich ziemlich weit rechts die Gruppe FREIGEBEN, die wiederum ganz rechts den Button KALENDERBERECHTIGUNGEN anbietet. Ein Klick und man sieht, wem man welche Rechte vergeben hat. Im oberen Teil sieht man untereinander aufgelistet, welche Einzelpersonen und Gruppen mit welchen Fertigkeiten den eigenen Kalender benutzen dürfen. Im Prinzip ist dieses Dialogfeld, auch wenn man auf verschiedensten Weg und unterschiedlichen Buttons von der Oberfläche dort hingelangt, das Herzstück der Berechtigungen und deren verschiedenen Einstellungen. Deshalb: Bevor die man hier weitermacht, erst einmal ein inhaltlicher Blick auf die Erlaubnisse selber. 2 Die Rechte in Outlook 2010 Rechte beziehen sich auf das LESEN, SCHREIBEN und LÖSCHEN von Terminen. Außerdem gibt es noch die Abteilung SONSTIGES, die sich nicht so direkt erschließt, aber etwas damit zu tun hat, ob man Besitzer des Ordners ist. Dazu später mehr. Die Rechte selber sind eher schlicht und erklären sich fast selber die untere Tabelle bezieht sich nur darauf, was sie für das Kalender-Modul bedeutet.

2 Lesen (keine Mehrfachnennung möglich) Keine Frei/Gebucht- Zeit Frei/Gebucht-Zeit, Betreff, Ort Alle Details Man darf gar nichts lesen. Bei der Gruppe Standard hat das Weiterungen, die noch zu besprechen sind (siehe Seite 4). Man sieht nur, ob jemand an- oder abwesend ist Neben der Abwesenheit, sieht man auch noch die Hauptüberschrift des Termins und wo er stattfindet. Man sieht auch den Zusätzlichen Text zu einem Termin. 2.2 Schreiben (Mehrfachnennung möglich) Elemente erstellen Unterordner erstellen Eigene Bearbeiten Alles bearbeiten Termine eintragen Einen neuen Kalender anlegen Termine und Ordner, die man selber erstellt hat ändern Kompletten Zugriff auf alle Termine und Ordner 2.3 Löschen (Keine Mehrfachnennung möglich) Keine Eigene Alle Man darf nichts löschen, auch nicht selber eingetragene Termine Eigene Termine darf man löschen Man darf alles löschen, egal von wem erstellt 2.4 Sonstiges (Keine Mehrfachnennung möglich) Besitzer des Ordners Ordnerkontaktperson Ordner sichtbar Das beinhaltet das Recht, selbst Rechte zu ändern und anderen zu erteilen. Ansprechpartner für den Exchange-Server bei Konfliktsituationen Der Kalender ist überhaupt sichtbar Alle diese Rechte kann man im unteren Teil des Dialogs einzeln selber eingeben und beziehen sich auf die im oberen Teil markierten Person oder Gruppe. Ein Beispiel

3 - 3 - Daneben bietet Outlook noch verschiedene Zusammenfassungen von Rechten an, die dem Anwender das Leben erleichtern sollen. Diese findet man unter den BERECHTIGUNGSSTUFEN, in der Mitte des Dialogfeldes. Eigentlich handelt es sich dabei nur um verschiedene, von Microsoft als sinnvoll erachtet Kombinationen der oben beschriebenen Berechtigungen. So darf z. B. der Autor alles im Kalender lesen, aber nur selbst erstellte Termine löschen oder bearbeiten. Autoren dürfen Elemente im Postfach erstellen, aber keine Unterordner erstellen. Der Prüfer darf keinerlei Elemente erstellen oder bearbeiten, sondern lediglich auf den Inhalt des Kalenders zugreifen und diesen lesen.

4 - 4 - Und der Besitzer als die höchste Berechtigungsstufe hat vollständigen Zugriff auf alle Elemente des Kalenders Aber wie schon oben gesagt: Man kann auch eigene Kombinationen wählen, dann erscheint oben bei der BERECHTIGUNGSSTUFE Benutzerdefiniert. 3 Die Gruppe/der Benutzer Standard Wenn man das erste Mal in die Kalenderberechtigungen schaut, dann findet man dort einen Eintrag Standard. Sämtliche Rechte, die dieser Standard besitzt, gelten für alle Anwender, die ein Postfach auf dem Exchange-Server besitzen. Nach dem Installieren sind nur die Rechte FREI/GEBUCHT-ZEIT beim Lesen und ORDNER SICHTBAR bei Sonstiges vergeben. Im Prinzip kann man hier die Berechtigungsstufe auf KEINE setzen, aber dann können Benutzer von Outlook 2003, egal welche Rechte man ihnen ansonsten zugesteht, die FREI/GEBUCHT-ZEITEN nicht sehen.

5 - 5-4 Den eigenen Kalender freigeben Auch das ist wieder sehr einfach und auf vielen Wegen möglich. Bleiben wir einfach bei dem schon bekannten Dialogfenster KALENDERBERECHTIGUNG, das man bekommt, wenn man auf den Button KALENDERBERECHTIGUNG klickt. Im oberen Drittel hat man den Button HINZUFÜGEN. Hier gelangt man a die Liste der Adressbücher, die auf dem Server liegen. Nun sucht man sich entweder eine einzelne Person oder aber eine Gruppe (am einfachsten im Adressbuch ALLE GRUPPEN) und bestätigt diese mit Ok. Nach der Einbindung haben diese als Standard die Leserechte FREI-/GEBUCHT-ZEITEN. Sonst nichts. Das kann man aber jederzeit nach eigenem Geschmack ändern, wie im vorigen Kapitel erklärt wurde. Zur Erinnerung: FREI-/GEBUCHT-ZEITEN muss man nicht einzeln vergeben, wenn die Gruppe Standard eingerichtet ist, und diese Rechte hat. Im ITMC hat es sich bewährt, innerhalb der Gruppe mindestens folgende benutzerdefinierte Berechtigungsstufe zu vergeben:

6 - 6 - Viele Mitarbeiter haben aber hier ALLE DETAILS erlaubt, was der Berechtigungsstufe Prüfer entspricht. 5 Das geht doch alles ganz anders Das Dialogfeld zu den KALENDEREIGENSCHAFTEN mit der Registerkarte BERECHTIGUNGEN, um das es in diesem Skript ging, erreicht man auf vielfältigen Wegen, aber es ist trotzdem immer dasselbe Befehlsbündel. Ob man den Button benutzt, der am Anfang vorgeschlagen wurde, oder mit der rechten Maustaste auf den eigenen Kalender geht und dort den Befehl EIGENSCHAFTEN wählt und dann die Registerkarte BERECHTIGUNGEN ist also egal. Man landet im gleichen Menü. Auch der Button KALENDER FREIGEBEN macht nichts anderes, nur das dort die Rechtefreigabe gleich mit einer verknüpft wird, die den Adressaten darüber aufklärt, dass er jetzt in den Kalender schauen darf, und ihn höflich bittet, selbiges einem auch zu erlauben, wenn man das entsprechende Häkchen setzt. Aber bei dieser Methode hat man nur beschränkte Möglichkeiten der Rechtevergabe, wie die Graphik zeigt und muss eventuell doch nacharbeiten. Dann kann man auch gleich über den Button KALENDERBERECHTIGUNGEN gehen.