Stellvertreter-Berechtigung für Kalender und Posteingang Outlook

Transkript

1 Informationen über Zugriffsrechte für Stellvertretung Über die Funktion Zugriffsrechte für Stellvertretung kannst du zusätzliche Berechtigungen erteilen, z. B. die Möglichkeit für eine Stellvertretung, -Nachrichten zu erstellen oder auf Besprechungsanfragen für dich zu antworten. Damit geht diese Funktion über die einfache Freigabe von Outlook-Ordnern hinaus. Du und die Stellvertretung müssen dieselbe Version von Outlook verwenden. Du als die Person, die die Berechtigung erteilt, bestimmst die Berechtigungsstufe der Stellvertretung auf deine Ordner. Du kannst einer Stellvertretung die Berechtigung zum Lesen von Elementen in deinen Ordnern oder zum Lesen, Erstellen, Ändern und Löschen von Elementen erteilen. Standardmäßig hat eine Stellvertretung, die du hinzufügst, Zugriff auf die Ordner Kalender und Aufgaben. Die Stellvertretung kann auch auf Besprechungsanfragen in deinem Namen antworten. Welche Berechtigungsstufen für Stellvertretung gibt es? Stufe 2 - Prüfer Stufe 4 - Autor Stufe 6 - Bearbeiter Elemente lesen Elemente lesen und erstellen Elemente lesen, erstellen, ändern und löschen Aktivieren der Zugriffsrechte für Stellvertretung Die Stellvertretung erhält automatisch die Berechtigung <Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag>. Standardmäßig kann die Stellvertretung nur Besprechungsanfragen und Antworten lesen, die an den Direktor gesendet werden. Die Stellvertretung kann keine anderen Nachrichten in seinem <Posteingang> lesen. 1. Klicke auf die Registerkarte <Datei>, <Informationen>, <Kontoeinstellungen> dann auf <Zugriffsrechte für Stellvertretung> und schließlich auf <Hinzufügen>. 2. Gib den Namen der Person ein, die du als Stellvertretung designieren möchtest, oder suche den Namen in der Liste Suchergebnisse, und klicken Sie auf ihn. Hinweis: Bei der Stellvertretung muss es sich um eine Person in der globalen Adressliste der Exchange-Organisation handeln. 3. Klicke auf <Hinzufügen> und dann auf <OK>. 4. Du kannst im Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung die Standardberechtigungseinstellung übernehmen oder benutzerspezifische Berechtigungsstufen für Exchange-Ordner auswählen. 9. Januar 2014 Seite 1 5

2 Benötigt eine Stellvertretung lediglich die Berechtigung für die Bearbeitung von Besprechungsanfragen und -antworten, sind die Standardberechtigungseinstellungen, einschließlich von <Erhält Kopien, der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten>, ausreichend. Die Berechtigungseinstellung für Posteingang kann <Keine> bleiben. Besprechungsanfragen und -antworten gehen direkt an den Posteingang der Stellvertretung. Hinweis: Standardmäßig wird der Stellvertretung die Berechtigung Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern) für den Ordner Kalender erteilt. Wenn die Stellvertretung auf eine Besprechungsanfrage für dich antwortet, wird die Besprechung automatisch deinem Kalender hinzugefügt. 5. Zum Senden einer Nachricht, die die Stellvertretung über die geänderten Berechtigungen informiert, aktiviere das Kontrollkästchen <Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden>. 6. Aktiviere gegebenenfalls das Kontrollkästchen <Stellvertretung kann private Elemente sehen>. Wichtig: Hierbei handelt es sich um eine globale Einstellung, die sich auf alle deine Exchange-Ordner auswirkt, einschließlich , Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen und Journal. Du kannst keinen Zugriff auf private Objekte in nur einem Ordner erteilen. 7. Klicke auf <OK>. Hinweis: Nachrichten, die über eine Berechtigung <Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag> gesendet werden, enthalten sowohl den Namen der Vertretung als auch des Auftraggebers neben dem Feld <Von>. Wenn eine Nachricht mit der Berechtigung <Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag> gesendet wird, wird lediglich der Name des Managers angezeigt. 9. Januar 2014 Seite 2 5

3 Nachstehend noch einige Informationen zu den einzelnen Berechtigungen, die du für die Stellvertretungseinstellungen verwenden kannst. Nachdem du, wie eingangs erwähnt, über <Datei> <Informationen> <Kontoeinstellungen> dann auf <Zugriffsrechte für Stellvertretung> und schließlich auf <Hinzufügen> den Benutzer bzw. die Benutzerin ausgewählt und als deinen/deine Stellvertreter/in ernannt hast: kannst du die beschriebenen Berechtigungen der Stellvertretung als: Prüfer Autor Bearbeiter vergeben und kannst auch festlegen, ob die Stellvertretung eine Kopie der Besprechungsnachrichten erhalten soll, automatisch eine Zusammenfassung der Berechtigung an Stellvertretung gesendet werden soll, und private Elemente sehen kann. Nachstehend eine genauere Aufstellung, was der Stellvertreter mit den verschiedenen Berechtigungen tun kann: 1. Prüfer (Elemente lesen) Mit dieser Einstellung kann die Stellvertretung Keine Berechtigung Keine Berechtigung 9. Januar 2014 Seite 3 5

4 2. Autor (Elemente lesen und erstellen) Eigene Elemente erstellen, Eigene bearbeiten 3. Bearbeiter (Elemente lesen, erstellen und ändern) Alle Elemente erstellen, Eigene bearbeiten (ist deaktiviert), Alles bearbeiten 9. Januar 2014 Seite 4 5

5 Tabellarische Zusammenfassung der Berechtigungen der Stellvertretungen mit einem Vergleich zu den Vorgänger Versionen von Outlook 2010 Beschreibung der Berechtigungsstufen Outlook 2010 bis Outlook 2003 Elemente und Dateien nur lesen. Die Benutzer/innen mit diesem Recht dürfen keinerlei Elemente erstellen oder bearbeiten, sondern lediglich auf den Inhalt des Postfachs zugreifen und diesen lesen. Prüfer Stufe 2 Elemente und Dateien erstellen und lesen sowie Elemente und Dateien, die du als Stellvertretung erstellt hast, ändern und löschen. Die Benutzer/innen dürfen alles im Postfach lesen, aber nur selbst erstellte Objekte löschen oder bearbeiten, also keine Elemente, die von anderen Benutzern oder vom Besitzer erstellt wurden. Die Anwender dürfen Elemente im Postfach erstellen, aber keine Unterordner erstellen. Autor Stufe 4 Alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen. Mit diesem Recht dürfen die Benutzer/innen alles lesen und löschen, aber keine Rechte ändern oder sich als Kontaktperson definieren. Diese User dürfen keine Unterordner im Postfach erstellen. Grundsätzlich handelt es sich um die gleichen Rechte wie Veröffentlichender Bearbeiter, allerdings ohne das Recht, Unterordner zu erstellen. Bearbeiter Stufe 6 Keine Berechtigung, der Ordner kann nicht geöffnet werden. Die Benutzer mit dieser Stufe haben keinerlei Berechtigung. Verwendest du diese Stufe für die Standardbenutzer, wenn du für einen Ordner explizite Berechtigungen festlegen möchtest. Du kannst einzelne Benutzer/innen oder Gruppen aufnehmen und sicherstellen, dass nur diese die Berechtigung auf den Ordner haben. Keine Keine 9. Januar 2014 Seite 5 5