IT > Anleitungen > Windows, Outlook Verteilerlisten erstellen (vor 2010) Verteilerliste erstellen

Transkript

1 Verteilerliste erstellen Verteilerlisten sind für den Versand von -Nachrichten und Besprechungsanfragen sehr nützlich, denn Sie in s, die an mehrere Empfänger gerichtet sind, nicht immer alle Empfänger einzeln auszuwählen. Wählen Sie stattdessen eine Verteilerliste als Empfänger, versendet Outlook die E- Mail-Nachricht automatisch an die einzelnen Mitglieder der Verteilerliste. Verteilerlisten werden wie Kontakte im Ordner Kontakte gespeichert. Eine Verteilerliste anlegen Um eine Verteilerliste für eine Gruppe von Kontakte zu erstellen, an die Sie regelmäßig s oder Besprechungsanfragen verschicken wollen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie im Menü Datei von Outlook den Befehl Neu/Verteilerliste, um das Dialogfeld Unbenannt Verteilerliste zu öffnen (siehe Abbildung 9.21).. Abbildung 9.21: Das Formular Unbekannt Verteilerliste 2. Geben Sie nun zunächst im Feld Name einen aussagekräftigen Namen für die Verteilerliste ein. 3. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Mitglieder auswählen, um Kontakte zu Ihrer Verteilerliste hinzuzufügen. 1

2 4. Im Dialogfeld Mitglieder auswählen: Kontakte prüfen Sie zunächst im Listenfeld Adressbuch, ob der gewünschte Kontaktordner aktiviert ist. Wählen Sie bei Bedarf ein anderes Adressbuch aus. 5. Fügen Sie dann die gewünschten Mitglieder jeweils mit einem Doppelklick auf den Namen in das Feld Mitglieder ein. 6. Nachdem das Feld Mitglieder alle gewünschten Mitglieder enthält, zur Verteilerliste hinzugefügt haben, klicken Sie auf OK (siehe Abbildung 9.22). Abbildung 9.22: Mitglieder zur Verteilerliste hinzufügen 7. Die ausgewählten Kontakte werden nun im Formular Verteilerliste aufgeführt. 8. Um eine Person zur Verteilerliste hinzuzufügen, die Sie nicht zu Ihren Kontakten hinzufügen möchten, klicken Sie im Abschnitt Mitglieder auf die Schaltfläche Neu hinzufügen. Im Dialogfeld Neues Mitglied hinzufügen geben Sie im Feld Angezeigter Name den Namen ein, der für die Person angezeigt werden soll, und tragen sie dann noch die -Adresse in das gleichnamige Feld ein. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit einem Mausklick auf die Schaltfläche OK 2

3 9. Wollen Sie die Verteilerliste einer Kategorie zuzuweisen, klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorisieren und wählen Sie die gewünschten Kategorien aus dem Dropdown-Listenfeld aus. 10. Wollen Sie sich Notizen zur Verteilerliste machen, klicken Sie in der Gruppe Anzeigen der Registerkarte Verteilerliste auf die Schaltfläche Notizen, und geben Sie die gewünschten Informationen dann in das Textfeld ein. Tipp: Wie im Kontaktformular können Sie auch im Formular Verteilerliste den Inhalt des Felds Notizen über die Funktionen auf der Registerkarte Text formatieren formatieren. Mehr zur Formatierung der Notizen erfahren Sie im Abschnitt»Notizen eingeben«in diesem Kapitel. 11. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern & schließen, um die Verteilerliste in den Ordner Kontakte zu übernehmen. 12. Die Verteilerliste wird nun unter dem von Ihnen gewählten Namen in den Ordner Kontakte eingeordnet. Verteilerlisten erkennen Sie am entsprechenden Symbol in der Visitenkarte und an der Bezeichnung Gruppieren (siehe Abbildung 9.23). Abbildung 9.23: Die neue Verteilerliste in der Visitenkartenansicht 3

4 Die Verteilerliste bearbeiten Wollen Sie weitere Mitglieder zu einer Verteilerliste hinzufügen, die Daten der vorhandenen Mitglieder aktualisieren oder vorhandene Mitglieder löschen, müssen Sie die Verteilerliste bearbeiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor. 1. Öffnen Sie den Ordner Kontakte mit einem Mausklick auf die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich. 2. Klicken Sie im Ordner Kontakte doppelt auf die Verteilerliste, die Sie bearbeiten möchten. 3. Wollen Sie die Verteilerliste durch weitere Mitglieder ergänzen, klicken Sie auf die Schaltfläche Mitglieder auswählen, markieren Sie die entsprechenden Kontakte, klicken Sie auf die Schaltfläche Mitglieder und wählen Sie dann die Schaltfläche OK. 4. Haben sich die Daten eines Kontakts verändert, brauchen Sie ihn nicht zu löschen und neu zur Verteilerliste hinzuzufügen. Klicken Sie einfach im Abschnitt Mitglieder auf die Schaltfläche Jetzt aktualisieren. Outlook aktualisiert nun die Daten aller Mitglieder der Kontaktliste mit den Angaben aus den Kontakten. 5. Um ein Mitglied aus der Verteilerliste zu löschen, markieren Sie es im Formular Verteilerliste und klicken Sie in der Gruppe Mitglieder der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Entfernen. 6. Klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche Speichern & schließen, um die Änderungen zu übernehmen und das Formular Verteilerliste zu schließen. Tipp: Wollen Sie das Formular Verteilerliste schließen, ohne die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche in der rechten oberen Formularecke und wählen Sie dann in der Abfrage, ob Sie die Änderungen speichern möchten, die Schaltfläche Nein. 4

5 Kontaktdaten aktualisieren Haben Sie in einem Kontakt Änderungen am Namen oder an der -Adresse vorgenommen, werden diese nicht automatisch in die Verteilerliste übernommen. Sie müssen die Verteilerliste zu diesem Zweck aktualisieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie den Ordner Kontakte und klicken Sie dann doppelt auf die Verteilerliste, die Sie aktivieren wollen. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Mitglieder des Formulars Verteilerliste die Schaltfläche Jetzt aktualisieren an. Die Veränderungen werden sofort übernommen. 3. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern & schließen, um die Änderungen zu speichern und die Verteilerliste zu schließen. 5