Access für Windows. Andrea Weikert 1. Ausgabe, Oktober Grundlagen für Anwender

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1 Andrea Weikert 1. Ausgabe, Oktober 2010 Access 2010 für Windows Grundlagen für Anwender ACC2010

2 I Access Grundlagen für Anwender Zu diesem Buch...4 Erste Schritte mit Access 1 Access kennenlernen Datenbanken mit Access Access starten und beenden Das Access-Startfenster Datenbank öffnen und schließen Das Access-Anwendungsfenster Befehle aufrufen Die Access-Hilfe verwenden Schnellübersicht Übung Mit Datenbanken arbeiten Navigationsbereich und Startformular Objekte im Navigationsbereich Objekte öffnen und schließen Schnellübersicht Übung Datenbanken anwenden 3 Daten in Formularen bearbeiten Grundlagen zu Formularen Daten eines Formulars anzeigen Felddatentypen in einem Formular Neue Datensätze eingeben Besonderheiten bei der Dateneingabe Die AutoKorrektur-Funktion Die Rechtschreibprüfung Datensätze bearbeiten und löschen Schnellübersicht Übung Daten in Tabellen eingeben und bearbeiten Eine Tabelle in der Datenblattansicht öffnen Daten in eine Tabelle eingeben Daten in einer Tabelle bearbeiten und löschen Daten über die Zwischenablage kopieren/verschieben Die Datenblattansicht bearbeiten Spalten auswerten Schnellübersicht Übung Daten suchen, ersetzen und sortieren Daten suchen und ersetzen Datensätze sortieren Schnellübersicht Übung Mit Filtern arbeiten Was sind Filter? AutoFilter verwenden Filter deaktivieren, aktivieren oder löschen Die Werteliste zum Filtern von Datensätzen nutzen Auswahlbasierte Filter verwenden Schnellübersicht Übung Mit Abfragen arbeiten Grundlagen zu Abfragen Abfragen ausführen Übung Beziehungen zwischen Tabellen Daten mithilfe von Beziehungen verknüpfen Beziehungen mit referenzieller Integrität Beziehungen anzeigen Abhängige Daten in Formularen anzeigen Abhängige Daten in der Datenblattansicht anzeigen Abfragen über mehrere Tabellen Abhängige Objekte anzeigen Schnellübersicht Übung Daten drucken Die Seitenansicht nutzen Die Druckseiten einrichten Formulare, Tabellen oder Abfragen drucken Schnellübersicht Übung Mit Berichten arbeiten Grundlagen zu Berichten Berichte öffnen und drucken Seiteneinstellungen vornehmen Schnellübersicht Übung Serienbriefe in Word erstellen Das Prinzip des Seriendrucks Serienbrief erstellen Serienbrief drucken Schnellübersicht Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt I Einfache Datenbanken entwickeln 12 Eine neue Datenbank anlegen Die vier Schritte bei einer Datenbankerstellung Einfache Datenbank planen Neue Datenbank mit einer Vorlage erstellen Neue Datenbank manuell erzeugen Schnellübersicht Übung Tabellen erstellen Grundlagen zum Erstellen von Tabellen Überblick über die Felddatentypen Tabellen in der Datenblattansicht erstellen Felddatentyp in der Datenblattansicht ändern Felder aus bereits bestehenden Tabellen einfügen Tabellenstruktur bearbeiten Feldformatierung ändern und Daten eingeben Schnellübersicht Übung Formulare erstellen Grundlagen zum Erstellen von Formularen Formulare mit dem Assistenten erstellen Schnell einfache Formulare erstellen Formulare manuell erstellen Formulare speichern und schließen Die Layoutansicht von Formularen Mit Steuerelementlayouts arbeiten Größe und Position von Steuerelementen ändern Das Aussehen von Steuerelementen ändern Objekte in Formularen einfügen und löschen Navigationsformulare erstellen Schnellübersicht Übung Abfragen erstellen Auswahlabfragen mit dem Assistenten erstellen Auswahlabfragen in der Entwurfsansicht erstellen Abfragekriterien definieren Schnellübersicht Übung Berichte und Etiketten erstellen Grundlagen zu Berichten Berichte mit dem Assistenten erstellen Gruppierte Berichte erstellen Zusammenfassende Berichte erstellen Basisberichte erstellen Leere Berichte erstellen und bearbeiten Objekte in Berichte einfügen und bearbeiten Etiketten erstellen Schnellübersicht Übung Datenbankobjekte bearbeiten Datenbankobjekte umbenennen oder löschen Datenbankobjekte kopieren und verknüpfen Datenbankobjekte im Navigationsbereich aus-/einblenden Schnellübersicht Übung Datenbanken verwalten Speicheroptionen festlegen und Datenbank sichern Datenbankeigenschaften festlegen Schnellübersicht Übung Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 2 Access Grundlagen für Anwender 2 Mit Datenbanken arbeiten In diesem Kapitel erfahren Sie was der Navigationsbereich und das Startformular sind wie Sie Objekte der Datenbank im Navigationsbereich anzeigen wie Sie Objekte der Datenbank öffnen und schließen Voraussetzungen Access starten und beenden 2.1 Navigationsbereich und Startformular Navigationsbereich und Startformular verwenden Wenn Sie eine Datenbank öffnen, werden Sie meist den Navigationsbereich sehen oder/und ein sogenanntes Startformular. Der Navigationsbereich und das Startformular haben dieselbe Funktion. Sie ermöglichen es Ihnen, unter anderem Formulare, Berichte und Abfragen, die in der Datenbank enthalten sind, zu öffnen und zu verwenden. Das Startformular Viele Datenbanken verfügen über ein individuell für die Datenbank erstelltes Startformular. Das Startformular ist ein Formular, das direkt nach dem Öffnen der Datenbank angezeigt wird. Ein Formular wird standardmäßig im Registerkartenformat dargestellt. Meist enthält das Startformular einige Schaltflächen, um automatisch die wichtigsten Datenbankfunktionen auszuführen. In der Regel bestimmt der Datenbankentwickler, welche Schaltflächen im Startformular erscheinen und wie sie beschriftet werden. Startformular der Beispieldatenbank "Kontaktverwaltung" Der Navigationsbereich Der Navigationsbereich repräsentiert die komplette Datenbank und bietet Ihnen eine Art Arbeitsmappe an, die alle Komponenten der Datenbank enthält. 20 HERDT-Verlag

5 Mit Datenbanken arbeiten 2 Die Ansicht des Navigationsbereichs Nach dem Öffnen einer Datenbank wird der Navigationsbereich entweder reduziert oder erweitert im Access- Anwendungsfenster angezeigt. Über die Schaltfläche kann der Bereich erweitert werden. Zum Reduzieren können Sie die Schaltfläche verwenden. Abhängig von den Objekten der Datenbank und den Einstellungen im Navigationsbereich werden dort unterschiedliche Inhalte angezeigt. Reduzierter und erweiterter Navigationsbereich Die Elemente des Navigationsbereichs Das Menü können Sie über die Pfeilschaltfläche öffnen. Über das geöffnete Menü können Sie die Kategorien auswählen, nach denen die Objekte der Datenbank im unteren Bereich gruppiert werden. Über das Kontextmenü des Menüs können Sie Einstellungen für den Navigationsbereich vornehmen. Abhängig von der gewählten Kategorie werden verschiedene Gruppen angezeigt. Um die Gruppe zu erweitern und ihre Objekte im Inhaltsbereich anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche in der Gruppenleiste. Möchten Sie die Gruppe reduzieren, klicken Sie auf die Schaltfläche. Über das Kontextmenü des jeweiligen Datenbankobjektes können Sie abhängig von Ihrer Berechtigung das Objekt öffnen, bearbeiten oder löschen. Über das Suchfeld des Navigationsbereichs können Sie schnell nach Objekten im Navigationsbereich suchen. 2.2 Objekte im Navigationsbereich Navigationsbereich mit zwei erweiterten Gruppen Objekte einer Access-Datenbank Die Daten einer Datenbank werden in einer oder mehreren Tabellen abgelegt. Zusätzlich zu den Tabellen kann eine Datenbank noch verschiedene andere Objekte enthalten, die im Navigationsbereich angezeigt und ausgewählt werden können. Tabellen Abfragen Formulare Berichte Eine Tabelle enthält eine Sammlung von Daten zu einem bestimmten Thema. Jede Zeile einer Tabelle entspricht einem Datensatz. Mit einer Abfrage können Daten einer oder mehrerer Tabellen ausgewertet werden, beispielsweise können alle Kundenadressen aus einem bestimmten Bundesland ermittelt werden. Formulare dienen zur Ansicht, Eingabe und Bearbeitung von Daten aus Tabellen oder Abfragen. In Berichten werden Daten aus Tabellen oder Abfragen zusammengefasst und anschaulich dargestellt. Beispielsweise kann eine Liste aller Kundenadressen erstellt und ausgedruckt werden. HERDT-Verlag 21

6 2 Access Grundlagen für Anwender Module Makros Access beinhaltet die Programmiersprache VBA (Visual Basic for Applications), mit der Access programmiert werden kann. Diese Arbeit übernimmt in der Regel der Datenbankentwickler. Mithilfe von Makros können Datenbanken automatisiert werden. Diese Arbeit übernimmt in der Regel der Datenbankentwickler. Objekte im Navigationsbereich anzeigen Im Navigationsbereich können Sie über das Menü festlegen, welche Objekte angezeigt werden. Öffnen Sie das Menü über die Pfeilschaltfläche. Klicken Sie im Bereich NAVIGIEREN ZUR KATEGORIE die gewünschte Kategorie an, z. B. OBJEKTTYP, um die verschiedenen Objekttypen der Datenbank anzuzeigen. Im Menü werden abhängig von der gewählten Kategorie im Bereich NACH GRUPPE FILTERN verschiedene Einträge angezeigt. Standardmäßig wird bei gewählter Kategorie OBJEKTTYP der Eintrag ALLE ACCESS-OBJEKTE aktiviert. Menü des Navigationsbereichs Objekte im Navigationsbereich suchen Eine schnelle Möglichkeit, nach Objekten im Navigationsbereich zu suchen, bietet das Suchfeld des Navigationsbereichs. Geben Sie die Anfangsbuchstaben oder Teile des gesuchten Objektnamens in das Suchfeld ein. Während der Eingabe werden die gefundenen Objekte gruppiert eingeblendet. Sie können den Suchbegriff löschen, indem Sie die Schaltfläche des Navigationsbereichs werden wieder eingeblendet. anklicken. Alle Objekte Suchzeichen eingeben Klicken, um Suchzeichen zu löschen Anzeige komplett Anzeige nach Eingabe der Suchzeichen 22 HERDT-Verlag

7 Mit Datenbanken arbeiten 2 Ansicht der Objekte im Navigationsbereich wählen Sie können die Objekte im Inhaltsbereich anzeigen als LISTE: Die Objekte werden als kleine Symbole abhängig vom Typ des Objektes angezeigt. Der Name wird neben dem Symbol eingeblendet. SYMBOL: Anzeige wie bei LISTE, aber mit großen Symbolen DETAILS: Zusätzlich zu dem Objektnamen werden das Erstellungsdatum, das Datum der letzten Änderung und der Objekttyp des Objektes angezeigt. Klicken Sie das Menü des Navigationsbereichs mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Kontextmenüpunkt ANZEIGEN NACH und anschließend den entsprechenden Untermenüpunkt. Standardmäßig ist die Ansicht LISTE aktiviert. Sortierung der Objekte im Navigationsbereich wählen Ansicht für Objekte wählen Sie haben die Möglichkeit, die im Navigationsbereich angezeigten Datenbankobjekte nach verschiedenen Kriterien zu sortieren. Die gewählte Ansicht ist dabei unerheblich. Klicken Sie das Menü des Navigationsbereichs mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Kontextmenüpunkt SORTIEREN NACH und anschließend den gewünschten Untermenüpunkt. 2.3 Objekte öffnen und schließen Objekte öffnen Objekte sortieren Alle Objekte einer Datenbank können über den Navigationsbereich geöffnet werden. Abhängig von der Datenbank können Objekte z. B. auch über ein Startformular geöffnet werden. Nachfolgend wird das Objekt Kontaktpersonen, ein Formular der Beispieldatenbank Kontaktverwaltung, geöffnet. (1) Öffnen über den Navigationsbereich Wählen Sie in der Gruppe FORMULARE bei dem gewünschten Formular den Kontextmenüpunkt ÖFFNEN. oder Klicken Sie im Navigationsbereich doppelt auf das gewünschte Formular. Ein Formular öffnen Das Formular wird im Arbeitsbereich des Access-Anwendungsfensters standardmäßig im Registerkartenformat als sogenannte Dokumentregisterkarte geöffnet. Die Dokumentregisterkarte des zuletzt geöffneten Objektes wird farblich hervorgehoben. HERDT-Verlag 23

8 2 Access Grundlagen für Anwender Im Arbeitsbereich geöffnetes Formular Werden geöffnete Objekte nicht im Registerkartenformat angezeigt, können Sie diese Ansicht aktivieren, indem Sie im Register DATEI die Schaltfläche OPTIONEN wählen und im Dialogfenster zur Kategorie AKTUELLE DATENBANK wechseln. Im Bereich ANWENDUNGSOPTIONEN können Sie das Optionsfeld DOKUMENTE IM REGISTERKARTENFORMAT und das Kontrollfeld DOKUMENTREGISTERKARTEN ANZEIGEN aktivieren. (2) Öffnen über ein Startformular Ist ein Startformular für die Datenbank vorhanden, kann das Formular auch über eine Schaltfläche, die der Datenbankentwickler definiert hat, aufgerufen werden, z. B.. Das Formular wird geöffnet und im Registerkartenformat angezeigt. Zwischen Objekten wechseln Klicken Sie auf die Dokumentregisterkarte des gewünschten Objektes, z. B., um zu diesem Objekt zu wechseln. Sind viele Objekte geöffnet, reicht der verfügbare Platz für die Anzeige aller geöffneten Dokumentregisterkarten nicht aus. Sie können mit einem Mausklick auf eins der Pfeilschaltflächen bzw. zu den vorigen bzw. nachfolgenden nicht sichtbaren Objekten wechseln. Objekte schließen Mithilfe des Schließfeldes rechts von den Dokumentregisterkarten können Sie das aktuell geöffnete Objekt wieder schließen. oder Wählen Sie im geöffneten Kontextmenü der aktuellen Dokumentregisterkarten den Menüpunkt SCHLIESSEN. Objekte schließen Möchten Sie alle geöffneten Objekte schließen, rufen Sie den Kontextmenüpunkt ALLE SCHLIESSEN einer beliebigen Dokumentregisterkarte auf. 24 HERDT-Verlag

9 Mit Datenbanken arbeiten Schnellübersicht Sie möchten... Lösung Alternative den Navigationsbereich erweitern/reduzieren eine Gruppe erweitern/ reduzieren nach Objekten im Navigationsbereich suchen Schaltfläche bzw.? Schaltfläche bzw. Doppelklick in die Gruppenleiste Suchzeichenfolge in das Suchfeld eingeben -- Ansicht der Objekte im Navigationsbereich wählen ein Objekt öffnen Kontextmenüpunkt ANZEIGEN NACH, gewünschter Untermenüpunkt Objekt mit rechts anklicken und Kontextmenüpunkt ÖFFNEN -- Doppelklick auf das Objekt zwischen geöffneten Objekten wechseln ein Objekt schließen Gewünschte Dokumentregisterkarte anklicken -- Dokumentregisterkarte mit rechts anklicken, Kontextmenüpunkt SCHLIESSEN 2.5 Übung Objekte der Datenbank anzeigen Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Mit dem Navigationsbereich arbeiten Objekte öffnen und schließen Notwendige Kenntnisse Datenbank öffnen und schließen Übungsdatei Kontakte Ergebnisdatei -- Öffnen Sie die Datenbank Kontakte. Reduzieren Sie den Navigationsbereich und erweitern Sie ihn anschließend wieder. Erweitern und reduzieren Sie alle vorhandenen Gruppen. Probieren Sie die verschiedenen Ansichten für die Objekte der Gruppen aus. Stellen Sie die standardmäßig eingestellte Ansicht wieder her. Öffnen Sie das Formular Kontaktpersonen. Schließen Sie das Formular und anschließend die Datenbank. HERDT-Verlag 25