ECDL - Europäischer Computer Führerschein. Peter Wies. 1. Ausgabe, März 2014

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1 ECDL - Europäischer Computer Führerschein Peter Wies 1. Ausgabe, März 2014 Modul Tabellenkalkulation Advanced (mit Windows 8.1 und Excel 2013) Syllabus 2.0 ECDLAM4-13-2_AT

2 3 ECDL - Modul Tabellenkalkulation Advanced (mit Windows 8.1 und Excel 2013) 3 Formatierung an Bedingungen knüpfen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie vordefinierte Regeln für die bedingte Formatierung nutzen wie Sie individuelle Regeln für die bedingte Formatierung erstellen wie Sie Formatierungsregeln bearbeiten und löschen wie Sie mit mehreren Formatierungsregeln arbeiten Voraussetzungen Mit Formeln und verschiedenen Bezugsarten arbeiten Bedingte Formatierung mithilfe vordefinierter Regeln durchführen 3.1 Grundlagen zur bedingten Formatierung Möglichkeiten, Zellen durch bedingte Formatierung hervorzuheben Die Formatierung einzelner Zellen/Bereiche lässt sich abhängig von Bedingungen gestalten. Beispiel 1 Beispiel 2 Beispiel 3 Sie können mithilfe der bedingten Formatierung innerhalb eines festgelegten Zellbereichs... einzelne Zellen abhängig von den dort vorhandenen Daten (Zahlenwerte, Datumsangaben oder Text) durch eine besondere Formatierung hervorheben. Beispiel 1: Umsätze der Filialen, die mindestens betragen, werden farbig hinterlegt. alle Zellen des Bereichs statistisch auswerten. Dabei lassen sich diejenigen Zellen durch eine individuelle Formatierung kennzeichnen, deren Werte in einem von Ihnen definierten Verhältnis zu den Werten der übrigen Zellen stehen. Beispiel 2: Die Ergebnisse der besten drei Teilnehmer werden farbig hinterlegt. sämtliche Zellen in Abhängigkeit von der Größe der jeweiligen Werte optisch hervorheben (mittels Datenbalken, Farbskalen oder Symbolsätzen). Beispiel 3: Für die Schüler einer Klasse werden die Zensuren in Mathematik mit den Zensuren im Vorjahr verglichen. Die Tendenz (besser, schlechter etc.) wird durch Symbole dargestellt. Sie können für einen Zellbereich auch mehrere Formatierungsregeln festlegen, die sich dann gegebenenfalls überlagern. 24 HERDT-Verlag

3 Formatierung an Bedingungen knüpfen 3 Vordefinierte Regeln nutzen Excel enthält einige vorbereitete Regeln, die Sie schnell auf bestimmte Zellen anwenden können. Für diese Regeln sind jeweils nur wenige Einstellungen vorzunehmen. Markieren Sie den Zellbereich, für den Sie eine bedingte Formatierung festlegen möchten. Klicken Sie im Register START, Gruppe Formatvorlagen, auf Bedingte Formatierung. Sie möchten Zellen besonders formatieren, die eine individuelle Bedingung erfüllen eine bestimmte Anzahl der höchsten bzw. niedrigsten Werte hervorheben sämtliche Werte eines Bereichs abhängig von ihrer Größe mithilfe von grafischen Elementen formatieren Zeigen Sie auf den Eintrag und wählen Sie in der Liste die Regel, mit deren Bedingung Sie den jeweiligen Zellwert prüfen möchten. Ergänzen Sie im geöffneten Dialogfenster die fehlenden Angaben und legen Sie die Formatierung fest. Zeigen Sie auf den Eintrag und wählen Sie eine Regel. Ergänzen Sie im eingeblendeten Dialogfenster die fehlenden Angaben und legen Sie die Formatierung fest. Zeigen Sie auf den Eintrag, oder, je nachdem, mit welchen grafischen Elementen Sie die zuvor markierten Zellen kennzeichnen möchten. Wählen Sie eine Formatierungsdarstellung. Haben Sie einen Bereich markiert, lassen sich bestimmte vordefinierte bedingte Formatierungen auch schnell mit der Optionsschaltfläche zuweisen: Sie können bedingte Formatierungen genau wie andere Formatierungen mit (Register START, Gruppe Zwischenablage) auf andere Bereiche übertragen. Sie können schnell individuelle Regeln zur Formatierung aller Werte eines Bereichs mit grafischen Elementen definieren. Verwenden Sie hierzu zunächst eine vordefinierte Regel (z. B. um die Zellen eines Bereichs mithilfe von Symbolsätzen zu kennzeichnen) und passen Sie diese im Anschluss entsprechend Ihren Wünschen an. 3.2 Individuelle Regeln aufstellen Vorgehensweise zur Erstellung einer neuen Regel Neben den bereits erwähnten vordefinierten Regeln können Sie individuelle Regeln zur bedingten Formatierung einzelner Zellen oder eines Zellbereichs aufstellen. Markieren Sie den Zellbereich, für den Sie die Formatierungsregel definieren möchten. Klicken Sie im Register START, Gruppe Formatvorlagen, auf Bedingte Formatierung. Wählen Sie in der geöffneten Liste Neue Regel. HERDT-Verlag 25

4 3 ECDL - Modul Tabellenkalkulation Advanced (mit Windows 8.1 und Excel 2013) Wählen Sie im Bereich einen Regeltyp aus (vgl. nachfolgende Tabelle). Je nach gewähltem Regeltyp stehen im Bereich unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Nehmen Sie im Bereich die Einstellungen zur Definition der Bedingung vor und legen Sie die Formatierung fest. Regeltypen Alle Zellen basierend auf ihren Werten formatieren Nur Zellen formatieren, die enthalten Nur obere oder untere Werte formatieren Nur Werte über oder unter dem Durchschnitt formatieren Nur eindeutige oder doppelte Werte formatieren Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden Erläuterung Dieser Regeltyp berücksichtigt alle Zellen des gewählten Bereichs und formatiert jede dieser Zellen im Vergleich zu den Zellwerten der anderen Zellen. Zur Formatierung werden grafische Elemente wie Farbskalen, Farbbalken oder Symbole verwendet. Die Zellen werden mit einem festgelegten Format versehen, wenn beispielsweise der jeweilige Zellwert innerhalb eines bestimmten Bereichs liegt oder der jeweilige Zellinhalt einen bestimmten Text enthält. Mit Regeln dieses Typs lassen Sie die höchsten bzw. niedrigsten Werte eines Bereichs durch ein individuelles Zellformat hervorheben. Alle Zellen des gewählten Bereichs werden im Vergleich zueinander betrachtet. Dieser Regeltyp analysiert ebenfalls alle Zellen des gewählten Bereichs. Es lassen sich die Zellen hervorheben, deren Zellwert mit einer bestimmten Genauigkeit über bzw. unter dem Durchschnittswert des Bereichs liegt. Zur Kennzeichnung doppelt bzw. nicht doppelt auftretender Werte eines Bereichs lässt sich mit diesem Regeltyp eine besondere Formatierung festlegen. Um einzelne Zellen abhängig von einer beliebigen Bedingungsformel zu formatieren, wählen Sie diesen Regeltyp. Sofern die Formel kein logisches Ergebnis wahr bzw. falsch liefert, werden Text oder der Wert 0 als falsch, alle anderen Zahlenwerte als wahr interpretiert. 26 HERDT-Verlag

5 Formatierung an Bedingungen knüpfen Zellen abhängig von Bedingungen formatieren Zellen abhängig vom Zellwert formatieren Um Zellen in Abhängigkeit vom Zellwert eine bestimmte Formatierung zuzuweisen, stehen Ihnen im Dialogfenster Neue Formatierungsregel mehrere Regeltypen zur Verfügung. Sie möchten z. B. in der abgebildeten Tabelle in Spalte B alle Ergebnisse besonders formatieren, die über 7 m liegen. Erstellen Sie eine neue Regel und wählen Sie für das Beispiel den Regeltyp Nur Zellen formatieren, die enthalten. Bedingung festlegen Formatierung festlegen Zellen abhängig von einem Formelergebnis formatieren Sie können festlegen, dass eine besondere Formatierung durchgeführt wird, sobald eine individuell festgelegte Bedingungsformel das Ergebnis wahr liefert. Beispiel: Die Überschrift in der Tabelle mit dem Kassenbestand soll rot hinterlegt und in weißer fetter Schrift hervorgehoben werden, wenn der Kassenbestand am Ende des Monats niedriger ist als am Anfang des Monats. Erstellen Sie eine neue Regel und wählen Sie dazu den Regeltyp Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden. Bedingungsformel eingeben Bedingung: wahr Formatierung festlegen Bedingungsformel Bedingung: falsch Eine Bedingungsformel muss mit einem Gleichheitszeichen (=) beginnen. Zellbezüge, die Sie in die Formel mit der Zeigen-Methode einfügen, werden als absolute Bezüge eingetragen. Wenn die Zellbezüge für jede Zelle im zu formatierenden Bereich angepasst werden sollen, müssen Sie die entsprechenden relativen Bezüge manuell eingeben. HERDT-Verlag 27

6 3 ECDL - Modul Tabellenkalkulation Advanced (mit Windows 8.1 und Excel 2013) 3.4 Regeln bearbeiten Zugewiesene Regeln zur bedingten Formatierung anzeigen/bearbeiten Aktivieren Sie die Zelle, für die eine bedingte Formatierung festgelegt wurde, oder markieren Sie den entsprechenden Zellbereich. Klicken Sie im Register START, Gruppe Formatvorlagen, auf Bedingte Formatierung und wählen Sie Regeln verwalten. Im nun geöffneten Dialogfenster werden im Bereich standardmäßig alle Regeln aufgelistet, die den markierten Zellen zugewiesen wurden. Sie möchten alle Regeln des aktuellen Arbeitsblatts anzeigen alle Regeln eines anderen Arbeitsblatts anzeigen Wählen Sie im Feld den Eintrag Dieses Arbeitsblatt. Wählen Sie im Feld den Eintrag des gewünschten Arbeitsblatts (Blatt: Arbeitsblattname ). Sie können den Geltungsbereich einer Regel ändern, indem Sie im Feld einen anderen Zellbereich festlegen. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise eine vorhandene Regel auf weitere Zellen anwenden. Einstellungen einer Regel bearbeiten Klicken Sie auf Regel bearbeiten. Markieren Sie im oben abgebildeten Dialogfenster die betreffende Regel. Das nun geöffnete Dialogfenster Formatierungsregel bearbeiten enthält die aktuellen Einstellungen der jeweils gewählten Regel und bietet die gleichen Einstellungsmöglichkeiten wie das Dialogfenster zur Erstellung einer neuen individuellen Regel. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Regel löschen Markieren Sie im oben abgebildeten Dialogfenster die Regel, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf Regel löschen. Die Regeln in zuvor markierten Zellen oder alle Regeln des aktuellen Tabellenblatts lassen sich auch löschen, ohne das oben abgebildete Dialogfenster einzublenden. Klicken Sie hierzu im Register START, Gruppe Formatvorlagen, auf Bedingte Formatierung. Zeigen Sie auf Regeln löschen und wählen Sie den gewünschten Eintrag. 28 HERDT-Verlag

7 Formatierung an Bedingungen knüpfen Mit mehreren Regeln arbeiten Mehrere Regeln für eine Zelle oder einen Zellbereich festlegen Sie können für einen Zellbereich bei Bedarf auch mehrere unterschiedliche Formatierungsregeln definieren. Die Regeln werden dabei in der Reihenfolge angewendet, in der sie erstellt wurden. Markieren Sie den Zellbereich, für den Sie eine weitere Regel zur bedingten Formatierung festlegen möchten. Klicken Sie im Register START, Gruppe Formatvorlagen, auf Bedingte Formatierung und erstellen Sie eine neue Regel. Bei der Verwendung mehrerer Regeln für einen Zellbereich... können die einzelnen Regeln vollkommen unabhängig voneinander sein; das ist dann der Fall, wenn Sie verschiedene Formateigenschaften nutzen (vgl. Beispiel 1); entsteht ein Konflikt, wenn durch die verschiedenen Bedingungen der einzelnen Regeln eine Formateigenschaft (z. B. die Hintergrundfarbe) unterschiedlich zugewiesen werden soll (vgl. Beispiel 2). Beispiel 1: Unabhängige Formatierungsregeln Regel : Die Zellen des Bereichs A1:A7 sollen fett formatiert werden, wenn der Zellwert >500 ist. Regel : Die Zellen des Bereichs A1:A7 sollen grau hinterlegt werden, wenn der Zellwert <1000 ist. Die Regeln sind unabhängig voneinander, da eine Zelle fett formatiert und gleichzeitig auch grau hinterlegt werden kann. Die beiden Formatierungen stehen deshalb in keinem Konflikt zueinander. In diesem Beispiel spielt die Reihenfolge der Regeln keine Rolle. Beispiel 2: Formatierungsregeln, bei denen ein Konflikt entsteht Regel : Die Zellen des Bereichs A1:A7 sollen hellgrau hinterlegt werden, wenn der Zellwert >=500 ist. Regel : Die Zellen des Bereichs A1:A7 sollen dunkelgrau hinterlegt werden, wenn der Zellwert >=800 ist. Bei diesem Beispiel spielt die Reihenfolge der Regeln eine große Rolle. D. h., es ist von entscheidender Bedeutung, welche der beiden Regeln zuerst angewendet wird. Wird zuerst die Regel und dann die Regel angewendet, so wird der Zellbereich A3:A4 hellgrau und der Bereich A5:A7 dunkelgrau hinterlegt. Wird zuerst die Regel und dann die Regel angewendet, so wird der komplette Bereich A3:A7 hellgrau hinterlegt. In Excel können Sie die Reihenfolge, in der die Regeln angewendet werden, jederzeit ändern (vgl. folgende Erläuterungen). Erst Regel, Erst Regel, dann Regel dann Regel HERDT-Verlag 29

8 3 ECDL - Modul Tabellenkalkulation Advanced (mit Windows 8.1 und Excel 2013) Reihenfolge der Regeln ändern Die Reihenfolge der Regeln wird im Dialogfenster Manager für Regeln zur bedingten Formatierung durch die Reihenfolge festgelegt, in der die Regeln dort aufgelistet werden. Die zuoberst aufgelistete Regel besitzt die höchste Priorität. Sie wird als letzte angewendet. Markieren Sie den Zellbereich, der mithilfe mehrerer Regeln ausgewertet wird. Klicken Sie im Register START, Gruppe Formatvorlagen, auf Bedingte Formatierung und wählen Sie Regeln verwalten. Markieren Sie im eingeblendeten Dialogfenster die Regel, deren Priorität Sie ändern möchten. Klicken Sie auf, um die Regel eine Zeile nach oben zu verschieben, d. h. die Priorität zu erhöhen. oder Klicken Sie auf, um die Regel eine Zeile nach unten zu verschieben, d. h. die Priorität zu verringern. 3.6 Schnellübersicht Sie möchten... eine individuelle Regel für die bedingte Formatierung festlegen vorhandene Formatierungsregeln anzeigen Formatierungsregeln bearbeiten Formatierungsregeln löschen die Reihenfolge von Formatierungsregeln ändern Formatierung, Neue Regel Formatierung, Regeln verwalten Formatierung, Regeln verwalten, Regel markieren, Regel bearbeiten Formatierung, Regeln verwalten, Regel markieren, Regel löschen oder Register START, Gruppe Formatvorlagen, Bedingte Formatierung, Regel löschen Formatierung, Regeln verwalten, zu verschiebende Regel markieren, bzw. 30 HERDT-Verlag

9 Formatierung an Bedingungen knüpfen Übung Würfelergebnisse auswerten Level Zeit ca. 15 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Funktion ZUFALLSBEREICH einsetzen Bedingte Formatierung mittels einer Formel durchführen Formatierungsregel bearbeiten Pasch Pasch-E Mit zwei Würfeln soll jeweils 20-mal gewürfelt werden. Dies möchten Sie in einer Excel- Tabelle durch Zufallszahlen simulieren. Bei einem Pasch (beide Würfel zeigen den gleichen Wert) soll in dieser Tabelle die entsprechende Zeile mit blauer Hintergrundfarbe hervorgehoben werden. Öffnen Sie die Übungsdatei Pasch. Fügen Sie in Zelle B3 die Formel =ZUFALLS- BEREICH(1;6) ein und kopieren Sie die Formel in den Zellbereich B3:C22. Legen Sie für den Zellbereich A3:C3 mittels einer Formel folgende bedingte Formatierung fest: Wenn der Wert in Zelle B3 dem Wert in Zelle C3 entspricht, soll der Zellbereich A3:C3 mit einer blauen Hintergrundfarbe versehen werden. Die Formatierung soll sich nach unten bis in Zeile 22 kopieren lassen, sodass die Zellbezüge in der Bedingungsformel dabei entsprechend angepasst werden. Dies erreichen Sie, indem Sie in der Formel gemischte Bezüge verwenden. Erweitern Sie den Geltungsbereich der eingetragenen Formatierungsregel auf den gesamten Zellbereich A3:C22. Betätigen Sie mehrmals ), um die Tabelle jeweils neu zu berechnen. Auf diese Weise erzeugen Sie neue Zufallszahlen und können die Funktionsweise der festgelegten Regel zur bedingten Formatierung prüfen. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Pasch-E. Ergebnisdatei Pasch-E HERDT-Verlag 31