Information, Kommunikation, Administration (IKA) Unterrichtsbereich Information 2. Semester 1. Band. 1. Ausgabe, Mai 2014

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1 Information, Kommunikation, Administration (IKA) 1. Ausgabe, Mai 2014 Siegmund Dehn, Sabine Spieß sowie ein HERDT-Autorenteam Unterrichtsbereich Information 2. Semester 1. Band BS-IKA-I-2-1CC-813

2 3 IKA - Unterrichtsbereich Information 3 Mit Formatvorlagen formatieren In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Formatvorlagen und Formatvorlagensätze nutzen und zuweisen wie Sie Zeichen-, Absatz- und verknüpfte Formatvorlagen erzeugen und ändern wie Sie eigene Designschriftarten zusammenstellen Voraussetzungen Grundlagen der Textverarbeitung und -gestaltung Mit Designs arbeiten 3.1 Formatvorlagen einsetzen Wozu dienen Formatvorlagen? Formatierungen setzen sich häufig aus mehreren Formatierungsmerkmalen zusammen. Solche Kombinationen von Formatierungen können in sogenannten Formatvorlagen gespeichert werden. Wenn Sie einem Textbereich eine Formatvorlage zuweisen, versehen Sie ihn automatisch mit allen Formatierungsmerkmalen, die in der Formatvorlage gespeichert sind. Wenn Sie Änderungen an der Formatierung vornehmen, werden alle mit der Formatvorlage formatierten Textpassagen im Dokument automatisch angepasst. Welche Formatvorlagen gibt es? Formatvorlagentyp Absatzformatvorlagen Erklärung Werden auf Absätze angewendet und beinhalten z. B. Absatzausrichtung, Zeilen- und Absatzabstände Zeichenformatvorlagen Werden auf einzelne Zeichen bzw. Wörter angewendet und beinhalten z. B. Schriftart und -grösse, Fett- oder Kursivdruck Verknüpfte Formatvorlagen (Absatz und Zeichen) Tabellenformatvorlagen Listenformatvorlagen Werden auf Absätze und die darin enthaltenen Zeichen angewendet, z. B. bei Überschriften, und enthalten eine Kombination von Absatz- und Zeichenformatvorlagen Werden auf ganze Tabellen angewendet und ermöglichen die einheitliche Gestaltung von Rahmen, Schattierungen, Ausrichtungen und Schriftarten in Tabellen Werden auf die Absätze einer Liste und die darin enthaltenen Nummerierungs- bzw. Aufzählungszeichen angewendet und enthalten Formatierungen wie gleiche Ausrichtung, Aufzählungszeichen und Schriftarten für Listen 22 HERDT-Verlag

3 Mit Formatvorlagen formatieren 3 Verknüpfte Formatvorlage Überschrift 1 Verknüpfte Formatvorlage Überschrift 2 Absatzformatvorlage Standard Listenformatvorlage Listenabsatz Verknüpfte Formatvorlage Überschrift 2 Individuelle Zeichenformatvorlage Ausstellung Tabellenformatvorlage Vorhandene Formatvorlage zuweisen Word stellt standardmässig bereits etliche vordefinierte Formatvorlagen im Formatvorlagenkatalog zur Verfügung. Wenn Sie beispielsweise ein neues Dokument öffnen und Text eingeben, wird dieser Text in der Regel mit der Absatzformatvorlage Standard formatiert. Setzen Sie den Cursor in den betreffenden Absatz oder das Wort, dem die Formatvorlage zugewiesen werden soll, bzw. markieren Sie die entsprechende Textpassage. Zeigen Sie im Register START, Gruppe Formatvorlagen, auf die gewünschte Formatvorlage, wird der markierte Text als Vorschau mit den entsprechenden Formatierungen angezeigt. Klicken Sie auf den Eintrag, um die betreffende Formatvorlage zuzuweisen. oder Wird die gewünschte Formatvorlage nicht angezeigt, öffnen Sie mit den Formatvorlagenkatalog und wählen Sie im geöffneten Feld die Formatvorlage aus. Untergeordneten Text aus-/einblenden Wenn der Mauszeiger auf einen Absatz zeigt, dem eine Überschriftenformatvorlage zugewiesen wurde, wird vor dem Absatz eingeblendet. Durch Anklicken von wird der gesamte Text, der der Überschrift untergeordnet ist, ausgeblendet und kann durch Anklicken von wieder angezeigt werden. HERDT-Verlag 23

4 3 IKA - Unterrichtsbereich Information 3.2 Formatierung der Formatvorlagen schnell wechseln Formatvorlagen mithilfe von Formatvorlagensätzen formatieren Was ist ein Formatvorlagensatz? In einem Formatvorlagensatz werden die Formatierungen der vordefinierten Formatvorlagen hinsichtlich verschiedener Zeichen- und Absatzeigenschaften zusammengefasst. Sie können mit seiner Hilfe in einem Arbeitsschritt z. B. die Schriften, Farben und die Ausrichtung für alle Formatvorlagen ändern. Standard-Formatvorlagensatz Formatvorlagensatz Schattiert Formatvorlagensatz Schwarzweiss (nummeriert) Anderen Formatvorlagensatz wählen Klicken Sie im Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung, auf und wählen Sie in der Liste einen anderen Formatvorlagensatz. Die Formatierungsmerkmale der Formatvorlagen werden an den neuen Formatvorlagensatz angepasst und das Aussehen des Dokuments ändert sich entsprechend. 24 HERDT-Verlag

5 Mit Formatvorlagen formatieren 3 Das Design der Formatvorlagen wechseln Andere Designschriftarten zuweisen Die vordefinierten Formatvorlagen nutzen Designschriftarten bzw. -farben. Sie können die Schrift aller Formatvorlagen ändern, indem Sie einen anderen Satz Designschriftarten verwenden. Klicken Sie im Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung, auf Schriftarten und wählen Sie eine neue Zusammenstellung. Auf analoge Weise können Sie: die Farbkombinationen für die Formatvorlagen über Farben wählen, die Abstände innerhalb und nach den Absätzen über Absatzabstand bestimmen. Eigene Designschriftarten zusammenstellen Klicken Sie auf Schriftarten und wählen Sie Schriftarten anpassen. Bestimmen Sie anhand der Felder, welche Schriftart für Überschriften und welche für Textkörper verwendet werden soll. Tragen Sie in das Feld einen Namen für die Zusammenstellung ein und betätigen Sie Speichern. Die Designschriftart wird gespeichert und automatisch den Formatvorlagen des aktuellen Dokuments zugewiesen. Die neue Zusammenstellung wird als neuer Eintrag in der Liste der Designschriftarten angezeigt und kann durch Anklicken zugewiesen werden (auch in anderen Dokumenten). Auf entsprechende Weise können Sie über Farben, Eintrag Farben anpassen, auch neue Designfarben zusammenstellen und speichern. HERDT-Verlag 25

6 3 IKA - Unterrichtsbereich Information 3.3 Einzelne Formatvorlagen erstellen oder bearbeiten Wo werden Formatvorlagen gespeichert? Word speichert Formatvorlagen mit dem Dokument. Jedes Dokument kann dadurch eine eigene Zusammenstellung von Formatvorlagen besitzen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Formatvorlagen in Dokumentvorlagen zu speichern. Dann stehen die Formatvorlagen in allen Dokumenten zur Verfügung, die mit dieser Dokumentvorlage erstellt werden. Neue Formatvorlage erstellen Formatieren Sie einen Absatz mit allen Eigenschaften, die in die neue Formatvorlage übernommen werden sollen. oder Möchten Sie eine Zeichenformatvorlage erstellen, nehmen Sie die gewünschten Zeichenformatierungen vor. Markieren Sie den betreffenden Absatz bzw. die formatierten Zeichen. Klicken Sie im Register START, Gruppe Formatvorlagen, auf und wählen Sie Formatvorlage erstellen. Tragen Sie im Dialogfenster Neue Formatvorlage erstellen einen Namen für die neue Formatvorlage ein. Falls Sie einen Namen eintragen, der bereits für eine vorhandene Formatvorlage vergeben ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Word erzeugt standardmässig eine verknüpfte Formatvorlage aus Absatz- und Zeichenformaten. Möchten Sie z. B. eine reine Zeichenformatvorlage erstellen, gehen Sie folgendermassen vor: Klicken Sie auf Ändern und wählen Sie im Feld Formatvorlagentyp des folgenden Dialogfensters den Formatvorlagentyp Zeichen aus. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. 26 HERDT-Verlag

7 Mit Formatvorlagen formatieren 3 Bestehende Formatvorlage ändern Haben Sie die Formatierung einer verwendeten Formatvorlage geändert (z. B. die Formatvorlage Überschrift 1 unterstrichen formatiert), können Sie diese Änderung für das aktuelle Dokument dauerhaft speichern. Formatieren Sie den Absatz bzw. die Zeichen mit den Eigenschaften, die die Formatvorlage erhalten soll, oder platzieren Sie den Cursor an einer entsprechend formatierten Stelle. Klicken Sie im Formatvorlagen-Katalog mit der rechten Maustaste auf die zu ändernde Formatvorlage und wählen Sie aus der eingeblendeten Liste Formatvorlagenname aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen. Alle Texte im Dokument und alle zukünftigen Texte, denen diese Formatvorlage zugewiesen wird, werden automatisch mit den neuen Formatierungen formatiert. 3.4 Schnellübersicht Sie möchten eine Formatvorlage zuweisen einen Formatvorlagensatz zuweisen andere Designschriftarten zuweisen eigene Designschriftarten zusammenstellen eine Formatvorlage erstellen eine Formatvorlage ändern Cursor positionieren bzw. Text markieren, Register START, Gruppe Formatvorlagen,, auf die gewünschte Formatvorlage klicken Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung,, Formatvorlagensatz wählen Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung, Schriftarten Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung, Schriftarten, Eintrag Schriftarten anpassen Text formatieren und markieren, Register START, Gruppe Formatvorlagen,, Eintrag Formatvorlage erstellen Text verändern, markieren, im Register START, Gruppe Formatvorlagen,, mit der rechten Maustaste auf die zu ändernde Formatvorlage klicken, Eintrag Formatvorlagenname aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen HERDT-Verlag 27

8 3 IKA - Unterrichtsbereich Information 3.5 Übungen Übung 1: Kursangebot mit Formatvorlagen gestalten Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Formatvorlagen zuweisen Formatvorlagensatz und Designschriftart zuweisen Kursangebot Kursangebot-E1, Kursangebot-E2 Öffnen Sie das Dokument Kursangebot. Weisen Sie den Texten die entsprechenden Formatvorlagen (vgl. Abbildung) zu. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Kursangebot-E1. Weisen Sie dem Dokument den Formatvorlagensatz Schattiert und die Designschriftart Arial Black-Arial zu. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Kursangebot-E2. Überschrift 1 Überschrift 2 Listenabsatz Überschrift 2 Ergebnisdatei Kursangebot-E1 28 HERDT-Verlag

9 Mit Formatvorlagen formatieren 3 Übung 2: Produktangebot mit eigenen Formatvorlagen formatieren Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Formatvorlagen zuweisen Formatierung übertragen Formatvorlagen erstellen Produkte Produkte-E Öffnen Sie das Dokument Produkte. Formatieren Sie die Überschrift Produktbeschreibungen der Firma Grünfix GmbH mit der Formatvorlage Überschrift 1. Weisen Sie der Überschrift Grünfix-Rebenschere die Formatvorlage Überschrift 2 zu. Verwenden Sie anschliessend die Funktion Format übertragen, um die Formatierung der Überschrift Grünfix-Rebenschere auf die Überschriften Grünfix-Astschneider und Grünfix-Solar-Rasenmäher zu übertragen. Formatieren Sie den Firmennamen Grünfix mit dem Texteffekt und kursiv. Erstellen Sie aus dieser Formatierung die Zeichenformatvorlage Logo und weisen Sie diese im ganzen Dokument dem Begriff Grünfix zu. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Produkte-E. HERDT-Verlag 29