Word Aufbaukurs kompakt. Dr. Susanne Weber 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Dezember Trainermedienpaket K-WW2013-AK_TMP

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1 Word 2013 Dr. Susanne Weber 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Dezember 2013 Aufbaukurs kompakt Trainermedienpaket K-WW2013-AK_TMP

2 Inhalt Zu diesem Buch 4 1 Dokumente mit Designs gestalten 7 Trainerhinweise... I 1.1 Designs verwenden Eigene Designschriftarten und Designs zusammenstellen Individuelle Designs bearbeiten, löschen und zurücksetzen Auf einen Blick Übungen Formatvorlagen effizient einsetzen 17 Trainerhinweise... II 2.1 Formatvorlagen erstellen und zuweisen Die Anzeige der Formatvorlagen anpassen Formatvorlagen bearbeiten Formatvorlagen in anderen Dokumenten und Dokumentvorlagen nutzen Auf einen Blick Übungen Eigene Dokumentvorlagen nutzen 27 Trainerhinweise... III 3.1 Eigene Dokumentvorlage erstellen Eigene Dokumentvorlage verwenden und ändern Die Dokumentvorlage Normal Tipps für eine eigene Briefvorlage Vorlagen mit WordArts grafisch gestalten Auf einen Blick Übungen Gliederungen erstellen 41 Trainerhinweise... IV 4.1 Absätze gliedern Dokumente gliedern Gliederung betrachten Gliederung bearbeiten Auf einen Blick Übungen Inhaltsverzeichnis und Index erstellen 51 Trainerhinweise... V 5.1 Inhaltsverzeichnis erstellen Indexeinträge einfügen Index erstellen Auf einen Blick Übung HERDT-Verlag

3 Inhalt 6 Mehrseitige Dokumente gestalten 57 Trainerhinweise... VI 6.1 Grundlagen zu Kopf- und Fußzeilen Vorgefertigte Kopf- und Fußzeilen einfügen Kopf- und Fußzeilen individuell gestalten Einstellungen für Kopf- und Fußzeilen vornehmen Seitenzahlen einfügen Ein Deckblatt einfügen Suchen und ersetzen Auf einen Blick Übungen Im Team arbeiten 71 Trainerhinweise... VII 7.1 Dokumente im Team bearbeiten Kommentare nutzen Änderungen nachverfolgen Dokumente zusammenführen Dokumente schützen Dokumente versenden Auf einen Blick Übungen Excel-Tabellen in Word nutzen 87 Trainerhinweise... VIII 8.1 Excel-Tabelle im Word-Dokument erstellen Vorhandene Excel-Tabelle einfügen Auf einen Blick Übungen Serienbriefe erstellen 93 Trainerhinweise... IX 9.1 Grundlagen zur Seriendruckfunktion Hauptdokument und Seriendokumenttyp wählen Verbindung zur Empfängerliste herstellen Seriendruckfelder einfügen Seriendruckergebnisse prüfen und ausgeben Hauptdokument speichern und wieder öffnen Empfänger filtern und sortieren Auf einen Blick Übung Stichwortverzeichnis 108 HERDT-Verlag 3

4 Zu diesem Buch Zu diesem Buch Mit dem Trainermedienpaket können Sie Ihren Teilnehmern in kompakter Form das wichtigste Aufbauwissen zur Textverarbeitung mit Word 2013 vermitteln. Das Trainermedienpaket besteht aus einem Trainerband und hilfreichen Begleitmedien, die als Download zur Verfügung gestellt werden. Trainerband Teilnehmerbuch + Trainerhinweise Download Dateien zum Teilnehmerbuch Begleitmedien zum Trainerband Beispieldateien Übungsdateien Ergebnisdateien Folien kursbegleitende Präsentation Arbeitsblätter mit zusätzlichen Übungen Handouts Übungsdateien Ergebnisdateien Beispieldateien Der Trainerband Damit Sie den Trainerband effizient im Kurs einsetzen können, besitzt er den gleichen Inhalt und die gleiche Seitennummerierung wie das Buch der Teilnehmer. Lernziele Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Trainerhinweise Methodisch-didaktische Hinweise zum Inhalt, zur Unterrichtsdauer und zum Einsatz der Begleitmedien erhalten Sie auf einer Doppelseite. Arbeitsanleitungen Der effizienteste Weg zum Ziel wird Schritt für Schritt im Kapitel erklärt, ergänzt mit Hinweisen für den Trainer im Randbereich. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten die Teilnehmer am Kapitelende. Übungen Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen die Teilnehmer ihre erworbenen Kenntnisse. Die Zeitangaben in den Trainerhinweisen basieren auf einer angenommenen Kursdauer von 1 bis 2 Tagen (ca. 8 bis 16 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten). In den Zeitangaben ist die Bearbeitung der Begleitmedien nicht berücksichtigt. 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Innerhalb der Kapitel finden Sie am Seitenrand Informationen, die Sie nach Bedarf zur Gestaltung des Unterrichts nutzen können. Trainer Trainer Methodisch-didaktische Hinweise für den Trainer Zusätzliche Unterrichtsmedien, die sich im Download befinden, mit Hinweisen zu deren Einsatz im Training Beispiel-, Übungs- bzw. Ergebnisdateien des Teilnehmerbands In den Übungen können Sie auf einen Blick den Schwierigkeitsgrad ( - leicht, - mittelschwer, - schwierig) und den Zeitaufwand ( ) einschätzen. Rufen Sie im Browser die Internetadresse auf. Geben Sie in der Suche unter Codes folgenden Matchcode ein: K-WW2013-AK_TMP. Unter Übungen herunterladen finden Sie alle Download-Dateien. Software-Einstellungen im Buch Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf der Nutzung von Windows 8 Pro (64-Bit) mit einem lokalen Benutzerkonto und einem Benutzer, der in einem (Firmen-)Netzwerk angemeldet ist, einer Erstinstallation von Word 2013 (64-Bit) mit den empfohlenen Einstellungen, einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln, einer ständigen Verbindung zum Internet. Das sollten die Teilnehmer bereits können Dieses Buch lässt sich am besten nutzen, wenn die Teilnehmer bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Sie können Text eingeben und beherrschen grundlegende Formatierungstechniken. Sie können vorhandene Format- und Dokumentvorlagen nutzen. Sie können Dokumente erstellen, speichern, drucken, öffnen und schließen. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, empfehlen wir Ihnen aus der Reihe HERDT kompakt weitere Trainermedienpakete wie z. B. PowerPoint Grundkurs kompakt - Trainermedienpaket Excel Grundkurs kompakt - Trainermedienpaket Excel Aufbaukurs kompakt - Trainermedienpaket Outlook Grundkurs kompakt - Trainermedienpaket Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie direkt auf unserer Website bestellen: HERDT-Verlag 5

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7 1 1 Dokumente mit Designs gestalten Voraussetzungen Text formatieren Formatvorlagen zuweisen Dokumentvorlagen nutzen Ziele Designs, Designschriftarten und Designfarben zuweisen Individuelle Designschriftarten und Designs zusammenstellen Designs bearbeiten Von anderen Personen erstellte Designs laden HERDT-Verlag 7

8 Trainerhinweise Unterrichtsdauer und Medien Abschnitt Mitgelieferte Medien 1.1 Designs verwenden 10 min Beispieldateien: Ausstellung.docx, Auswirkungen.docx, BriefWord2003.doc, Effekte.docx Arbeitsblatt: Design anpassen 1.2 Eigene Designschriftarten und Designs zusammenstellen 1.3 Individuelle Designs bearbeiten, löschen und zurücksetzen 1.4 Auf einen Blick min Beispieldatei: Kunst.thmx 15 min Beispieldatei: Museum.thmx 1.5 Übungen 15 min Übungsdateien: Mobildesign.docx, Mobil.docx, Mobil.thmx, Designvorlage.dotx, Unterwegs.thmx Ergebnisdateien: Mobildesign-E.thmx, Mobildesign-E.docx, Mobil-E.thmx, Mobil-E.docx, Unterwegs-E.docx Gesamtzeit 55 min Methodisch-didaktische Hinweise Auswirkungen der Designauswahl Zeigen Sie mithilfe der Beispieldatei Auswirkungen, wie sich das Ändern des Designs (Register ENT- WURF, Gruppe Dokumentformatierung, Schaltfläche Designs) auf Formen, SmartArts, Tabellen, Formatvorlagen und Text auswirkt. Weisen Sie darauf hin, dass Formatvorlagen im nächsten Kapitel ausführlich beschrieben werden. Bereitgestellte Vorlagen mithilfe von Designs umgestalten Führen Sie eventuell vor, wie die Farbgestaltung vieler Onlinevorlagen mithilfe von Designs schnell geändert werden kann, z. B. die Berichtsvorlagen zu Projekt- und Statusberichten. Aktivieren Sie hierfür das Register DATEI, klicken Sie auf die Kategorie Neu und wählen Sie im Bereich Empfohlen eine Onlinevorlage durch Anklicken aus. I HERDT-Verlag

9 1 Designs in Word-Dokumenten aus älteren Versionen verwenden Weisen Sie darauf hin, dass bei Word-Dokumenten, die in der Version Microsoft Word 2003 oder älter erstellt wurden, kein Zugriff auf Designs besteht. Zeigen Sie anhand der Beispieldatei BriefWord2003.doc zum Trainerband, dass die Schaltflächen Designs, Farben, Schriftarten und Effekte im Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung, deaktiviert sind. Speichern Sie anschließend das Dokument im DOCX-Format und zeigen Sie, dass jetzt die Designoptionen zur Verfügung stehen. Designeffekte Designeffekte können Sie mithilfe der Beispieldatei Effekte.docx erläutern. Anhand der im Dokument enthaltenen Grafik ist die Wirkung der unterschiedlichen Effekte gut zu erkennen. Designschriftarten, -farben und -effekte zuweisen Mithilfe des Arbeitsblatts Design anpassen können die Teilnehmer üben, wie sie die Gestaltung eines Designs ihren Bedürfnissen anpassen. HERDT-Verlag

10 1 Dokumente mit Designs gestalten 1.1 Designs verwenden Was sind Designs? Beispieldatei: Ausstellung.docx Designs sind Zusammenstellungen vordefinierter Formatierungen, die das Erscheinungsbild von Dokumenten prägen. Jedes Design besteht aus bestimmten Designschriftarten, Designfarben und Designeffekten und hat Einfluss auf die Gestaltung z. B. von Formatvorlagen. Mit Designs können Sie Dokumente mit wenig Aufwand attraktiv und einheitlich gestalten. Jedes Dokument ist automatisch mit einem Design versehen. Standardmäßig wird ein neues Dokument mit dem Design Larissa erstellt. Beispieldateien: Auswirkungen.docx, BriefWord2003.doc Trainer Die Auswirkung von Designs auf Formen, SmartArts, Tabellen, Formatvorlagen und Text können Sie anhand der Beispieldatei Auswirkungen.docx zeigen. Mithilfe der Beispieldatei BriefWord2003.doc können Sie zeigen, wie Sie ein Dokument aus einer älteren Word- Version im neuen DOCX- Format speichern und dadurch anschließend Zugriff auf Designs erhalten. Designs zuweisen Ein anderes Design wählen Sie wie folgt: Öffnen Sie das Dokument, dem Sie ein anderes Design zuweisen möchten. Designschriftarten zuweisen 1 Register ENTWURF öffnen 2 Auf Designs klicken Die Zeichenformatierung richtet sich standardmäßig nach den Einstellungen des zugewiesenen Designs bzw. der darin enthaltenen Designschriftarten. Designschriftarten sind Zusammenstellungen von bis zu zwei Schriften. Eine Schrift wird dabei automatisch den Überschriften zugewiesen, die andere dem Textkörper, z. B. dem Fließtext. Designschriftarten können auch unabhängig von Designs zugewiesen werden. Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor: 3 Auf ein Design zeigen, um eine Livevorschau zu sehen, und durch Anklicken auswählen 1 2 Im Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung auf Schriftarten klicken Auf die gewünschten Designschriftarten klicken Schrift für Überschriften Schrift für Fließtext 8 HERDT-Verlag

11 1 Dokumente mit Designs gestalten Designfarben zuweisen Jedes Design enthält die sogenannten Designfarben. Designfarben sind Zusammenstellungen von zwölf zueinanderpassenden Farben. Diese Farben werden automatisch für bestimmte Dokumentteile verwendet, z. B. für Überschriften oder Tabellenformatvorlagen. Designfarben weisen Sie auf ähnliche Weise zu wie Designschriftarten: Arbeitsblatt: Design anpassen Trainer Anhand dieses Arbeitsblatts können die Teilnehmer üben, wie sie ein Design ihren Bedürfnissen anpassen. 1 Im Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung auf Farben klicken 2 Auf die gewünschten Designfarben klicken Hinweis Designeffekte weisen Sie wie Designschriftarten und Designfarben über das Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung, zu, klicken jedoch auf. Beispieldatei: Effekte.docx Trainer Die Auswirkungen der Effekte können Sie anhand dieser Datei veranschaulichen. 1.2 Eigene Designschriftarten und Designs zusammenstellen Designschriftarten selbst zusammenstellen Sie können selbst Designschriftarten zusammenstellen und hierbei z. B. die Schrift Ihres Hauses verwenden. Im folgenden Beispiel wird für die Beispieldatei die Designschriftart Kunst erstellt, mit der Schrift Bookman Old Style als Schrift für Überschriften und Century Gothic als Schrift für den Textkörper. Beispieldatei: Ausstellung.docx Klicken Sie im Register ENTWURF in der Gruppe Dokumentformatierung auf Schriftarten und wählen Sie Schriftarten anpassen Schriftart für Überschriften wählen Schriftart für den Textkörper einstellen Name für die Designschriftarten eingeben Hier klicken, um die Designschriftarten zu speichern HERDT-Verlag 9

12 1 Dokumente mit Designs gestalten Die Designschriftarten werden automatisch dem aktuellen Dokument zugewiesen. Außerdem erscheint in der Liste der Schaltfläche Schriftarten ein entsprechender Eintrag. neue Designschriftart Tipp Wenn Sie im Register ENTWURF, Gruppe Dokumentformatierung, auf Farben klicken, können Sie nach Auswahl von Farben anpassen eigene Designfarben zusammenstellen. Hinweise zur Änderung der Schriftart bei der manuellen Formatierung Mithilfe der Designschriftarten sorgt Word automatisch für eine einheitliche und konsistente Formatierung. Das manuelle Zuweisen einer anderen Schriftart, z. B. über die Schaltfläche im Register START, Gruppe Schriftart, sollte daher Ausnahmefällen vorbehalten sein. Standardmäßig werden beim Zuweisen eines anderen Designs oder einer anderen Designschriftart alle Dokumentinhalte automatisch angepasst. Das heißt, dass z. B. Texte die Schriftart(en) des neuen Designs erhalten. Soll diese Anpassung weiterhin erfolgen, wählen Sie bei den Schriftarten im Register START, Gruppe Schriftart, bzw. in der Minisymbolleiste eine der Schriftarten im Bereich Designschriftarten. Soll die neue Schriftart jedoch immer beibehalten werden, wählen Sie eine beliebige Schriftart aus dem Bereich Alle Schriftarten. Wenn Sie Text mit einer Schrift aus dem Bereich Designschriftarten formatieren, wird bei einer Änderung der Designschriftarten automatisch die neue Schriftart übernommen. Wenn Sie Text mit einer Schrift aus dem Bereich Alle Schriftarten formatieren, wird diese Schrift immer beibehalten, auch bei einer Änderung der Designschriftarten. 10 HERDT-Verlag

13 1 Dokumente mit Designs gestalten Designs selbst zusammenstellen Weisen Sie im Dokument die gewünschten Designschriftarten, Designfarben und Designeffekte zu. 1 Register ENTWURF öffnen 2 Auf Designs klicken 3 Aktuelles Design speichern anklicken 4 Name für das Design eingeben 5 Auf Speichern klicken Das Design lässt sich anschließend über einen entsprechenden Eintrag der Schaltfläche Designs aufrufen. neues Design Hinweis Eigene Designs werden mit der Erweiterung.thmx im Ordner C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes abgelegt, Designschriftarten mit der Erweiterung.xml in dessen Unterordner Theme Fonts. Der Ordner AppData ist standardmäßig ausgeblendet. Sie können ihn einblenden, indem Sie im Windows-Explorer im Register Ansicht auf Optionen klicken, im Fenster Ordneroptionen ins Register Ansicht wechseln und die Option Ausgeblendete Dateien, Ordner oder Laufwerke anzeigen einschalten. HERDT-Verlag 11

14 1 Dokumente mit Designs gestalten 1.3 Individuelle Designs bearbeiten, löschen und zurücksetzen Designs bearbeiten Designs lassen sich nicht direkt bearbeiten. Erstellen Sie stattdessen ein neues Design nach Ihren Wünschen und speichern Sie es unter dem Namen des zu ändernden Designs. Damit überschreiben Sie die vorherigen Einstellungen. Designs löschen Um ein benutzerdefiniertes Design zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Auf Designs klicken 2 3 Löschen wählen 4 Mit der rechten Maustaste auf das betreffende Design klicken Rückfrage mit Ja bestätigen Designs zurücksetzen Beim Speichern einer Dokumentvorlage (vgl. Kapitel 3) wird automatisch auch das aktuelle Design mitgespeichert. Wenn mit der Dokumentvorlage ein Dokument erstellt wird und diesem ein anderes Design oder andere Designschriftarten oder Designfarben zugewiesen werden, können Sie das ursprüngliche Design der Vorlage wiederherstellen: 1 Auf Designs klicken 2 Auf das Design aus der Vorlage zurücksetzen wählen 12 HERDT-Verlag

15 1 Dokumente mit Designs gestalten Designs anderer Personen laden Designs anderer Nutzer oder z. B. das Firmendesign können Sie jederzeit laden, sofern diese Designs an einem Ihnen zugänglichen Speicherort abgelegt sind. Beispieldatei: Museum.thmx 1 Auf Designs klicken 2 Nach Designs suchen wählen 3 Zum Speicherort des Designs wechseln 4 Doppelt auf das Design klicken 5 Erneut auf Designs klicken 6 Aktuelles Design speichern wählen 7 Name für das Design eingeben 8 Auf Speichern klicken Das Design steht Ihnen anschließend wie gewohnt zur Verfügung. Die in dem Design enthaltenen Designschriftarten, -farben und -effekte werden jedoch nicht als eigene Einträge aufgelistet. HERDT-Verlag 13