Access Grundkurs kompakt. Sabine Spieß 1. Ausgabe, Oktober inkl. zusätzlichem Übungsanhang K-ACC2010-G-UA

Transkript

1 Sabine Spieß 1. Ausgabe, Oktober 2011 Access 2010 Grundkurs kompakt inkl. zusätzlichem Übungsanhang K-ACC2010-G-UA

2 Inhalt Zu diesem Buch 4 1 Einführung in Access Grundlagen zu Datenbanken Grundlagen zur Erstellung einer Datenbank Access starten und beenden Eine Datenbank erstellen, öffnen und schließen Das Access-Fenster kennenlernen Den Navigationsbereich kennenlernen Datenbankobjekte öffnen und schließen Hilfe erhalten Auf einen Blick Übung Mit Tabellen arbeiten Eine Tabelle in der Datenblattansicht öffnen Überblick über die Datentypen Daten in eine Tabelle eingeben Besonderheiten bei der Dateneingabe Daten einer Tabelle bearbeiten oder löschen Das Tabellenlayout ändern Eine neue Tabelle erstellen Felder in einer Tabelle bearbeiten Auf einen Blick Übung Mit Formularen arbeiten Ein Formular öffnen und Daten anzeigen Daten in ein Formular eingeben Daten in einem Formular bearbeiten oder löschen Ein Formular mit dem Assistenten erstellen Formulare in der Layoutansicht öffnen Formular in der Layoutansicht bearbeiten Auf einen Blick Übung Beziehungen zwischen Tabellen Grundlagen zu Beziehungen Primär- und Fremdschlüssel Beziehungen zwischen Tabellen Referenzielle Integrität Beziehungen anzeigen Abhängige Daten in Formularen anzeigen Abhängige Daten in Tabellen anzeigen Auf einen Blick HERDT-Verlag

3 Inhalt 5 Daten suchen, sortieren und filtern Daten suchen und ersetzen Datensätze sortieren Überblick über die Filtermöglichkeiten Vordefinierte Kriterien des AutoFilters nutzen Filter entfernen und erneut anwenden Die Werteliste des AutoFilters nutzen Auswahlbasierte Filter anwenden Auf einen Blick Übung Abfragen verwenden Überblick zu Abfragen Verschiedene Abfragen ausführen Auswahlabfragen mit dem Assistenten erstellen Zusammenfassungsabfrage über mehrere Tabellen Abfragen in der Entwurfsansicht bearbeiten Abfragekriterien definieren Auf einen Blick Übung Daten ausgeben und drucken Mit Berichten arbeiten Seiteneinstellungen von Berichten ändern Berichte drucken Tabellen, Formulare oder Abfragen drucken Bericht mit dem Assistenten erstellen Etiketten mit dem Assistenten erstellen Bericht in der Layoutansicht bearbeiten Auf einen Blick Übung Tipps und Tricks Datenbankobjekte bearbeiten Daten importieren Daten exportieren Datenbankobjekte im PDF-Format speichern Datenbank in unterschiedlichen Access-Versionen nutzen Datenbanken komprimieren und reparieren Datenbanken mit Kennwort verschlüsseln Datenbanken sichern Auf einen Blick Index 124 Übungsanhang 127 HERDT-Verlag 3

4 Zu diesem Buch Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen in kompakter Form das wichtigste Basiswissen zum Umgang mit dem Datenbankprogramm Access Das Buch richtet sich dabei in erster Linie an Datenbankanwender, die hauptsächlich mit bestehenden Datenbanken arbeiten. Lernziele Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Arbeitsanleitungen Der effizienteste Weg zum Ziel wird Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Übungen Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen Sie Ihre erworbenen Kenntnisse. Anhang Im Anhang finden Sie zusätzliche Arbeitsblätter mit weiteren Übungen. Beispiele und Übungen Am Seitenrand finden Sie Hinweise auf Beispieldateien sowie die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien. Beispieldatei: Dateiname Beispieldatei, Übungs- bzw. Ergebnisdatei Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, die Dateien im Internet auf der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. k-acc2010-g-ua Access 2010 Grundkurs kompakt inkl. zusätzlichem Übungsanhang 1 2 k-acc2010-g-ua eingeben und Ü betätigen In der Ergebnisliste Buchtitel anklicken Schulungsbuch, A4, 2-farbig 3 Diesen Link anklicken In den Übungen können Sie auf einen Blick den Schwierigkeitsgrad ( - leicht, - mittelschwer, - schwierig) und den Zeitaufwand ( ) einschätzen. 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Software-Einstellungen im Buch In diesem Buch wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Access 2010 unter dem Betriebssystem Windows 7 Ultimate (jeweils 64-Bit-Version) mit einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln und dem gewählten Design Windows 7 - Basis ausgegangen. Das sollten Sie bereits können Sie können dieses Buch am besten nutzen, wenn Sie bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Sie beherrschen den grundlegenden Umgang mit dem Betriebssystem Windows. Sie arbeiten sicher mit einem der Microsoft-Office-2010-Programme wie Word oder Excel. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, empfehlen wir Ihnen aus der Reihe HERDT kompakt weitere Bücher wie z. B. Excel Grundkurs kompakt Excel Aufbaukurs kompakt Word Grundkurs kompakt Word Aufbaukurs kompakt Outlook Grundkurs kompakt PowerPoint Grundkurs kompakt Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie direkt auf unserer Website bestellen: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

6

7 1 1 Einführung in Access Voraussetzungen Grundlegende Windows-Kenntnisse Grundlegende Microsoft-Office-Kenntnisse Ziele Die Einsatzgebiete eines Datenbankprogramms kennen Die Objekte einer Access-Datenbank kennen Access starten und beenden Eine Datenbank öffnen und schließen Das Access-Fenster und den Navigationsbereich kennen Datenbankobjekte öffnen und schließen Die Hilfe-Funktion nutzen HERDT-Verlag 7

8 1.1 Grundlagen zu Datenbanken Was ist eine Datenbank? Eine Datenbank dient dazu, Daten in strukturierter Form zu speichern, zu bearbeiten, zu verwalten und auszuwerten. Bei Daten kann es sich beispielsweise um Texte, Zahlen, Datums- oder Zeitangaben, Bilder oder auch -Adressen handeln. Wozu dient Access? Mit Access lassen sich Datenbanken erstellen, Daten speichern und auswerten. Eine Access-Datenbank besteht aus verschiedenen Datenbankobjekten, mit deren Hilfe Sie spezifische Aufgaben erledigen können. Wichtige Datenbankobjekte im Überblick Tabelle Dient zum Sammeln und zur Eingabe der Daten Stellt den Speicherort für alle Daten einer Datenbank dar In der Regel sind die Daten einer Datenbank auf mehrere Tabellen verteilt. Formular Abfrage Stellt die Daten einer Tabelle übersichtlich dar Dient zum bequemen Eingeben und Bearbeiten von Daten mithilfe spezieller Felder Die Speicherung der Daten erfolgt in der zugrunde liegenden Tabelle. Dient zum Auswerten von Daten Dient zum gezielten Suchen bestimmter Daten Bericht Dient zum übersichtlichen Darstellen von Daten Dient zum Drucken von Daten Hinweis Ein Datenbankprogramm wird häufig auch als Datenbank-Management-System (kurz DBMS) bezeichnet. 8 HERDT-Verlag

9 Wer arbeitet mit Access? Datenbankentwickler erstellen neue Datenbanken. Das Erstellen beinhaltet das Planen der Datenbank, das Entwickeln der Datenbankstruktur sowie deren Umsetzung im Datenbankprogramm (Erstellen von Tabellen, Formularen etc.). Datenbankanwender greifen auf eine bestehende Datenbank zu, um Daten einzugeben, zu bearbeiten oder zu suchen. Sie nehmen an der vorhandenen Datenbankstruktur in der Regel keine Änderungen vor. Wichtige Datenbankbegriffe im Überblick Tabelle Datensatz Feld Daten Speicherort für alle Daten zu einem bestimmten Thema Alle Daten einer Zeile gehören inhaltlich zusammen; die Spalten einer Tabelle bilden die jeweiligen Kategorien. Jede Zeile einer Tabelle entspricht einem Datensatz. In einer Datenbank wird eine Spalte als Feld bezeichnet. Jedes Feld besitzt einen eindeutigen Feldnamen (Spaltenüberschrift). Einzelne beliebige Informationen Feldname Datensatz Spalte = Feld Daten Was sind relationale Datenbanken? Access verwendet das Konzept der relationalen Datenbanken: In relationalen Datenbanken werden die Daten themenorientiert in mehrere Tabellen aufgeteilt. Über sogenannte Beziehungen können die verschiedenen Tabellen miteinander verknüpft und so Daten aus mehreren Tabellen beliebig zusammengestellt werden (vgl. Kapitel 4). So ist es beispielsweise in einer Datenbank eines Reiseveranstalters möglich, in einer Tabelle die Kundenadressen zu speichern, in einer zweiten Tabelle die gebuchten Reisen und in einer dritten Tabelle die Reiseziele. HERDT-Verlag 9

10 Die auf mehrere Tabellen verteilten Kunden- bzw. Reisedaten lassen sich mithilfe von Beziehungen z. B. in einem Bericht zusammenführen. Die Kundenadressen und die Reiseziele müssen nur einmal in der Datenbank erfasst werden. Die Kunden-/Reisedaten sind auf mehrere Tabellen verteilt. Bericht mit Daten aus mehreren Tabellen Datenbank oder Tabellenkalkulation? Mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie beispielsweise Microsoft Excel lassen sich ebenfalls Daten in Tabellen erfassen. Ein Datenbankprogramm wie Access bietet jedoch folgende Vorteile gegenüber einer Tabellenkalkulation, wenn es um große Datenmengen geht: Die Datenmenge, die verwaltet werden kann, ist nahezu unbegrenzt. Zwischen den einzelnen Tabellen können Beziehungen erstellt werden. Redundante Daten lassen sich so vermeiden. Es bestehen einfachere Möglichkeiten, Daten einzugeben, zu verwalten, zu suchen und zu filtern. Ein Tabellenkalkulationsprogramm ist dagegen vorzuziehen, wenn hauptsächlich Zahlen erfasst und mit diesen Zahlen komplexe Berechnungen durchgeführt werden müssen. Um die Vorteile beider Programme nutzen zu können, bieten diese die Möglichkeit, Daten jeweils zu importieren oder zu exportieren (vgl. Abschnitte 8.2 und 8.3). 10 HERDT-Verlag

11 1.2 Grundlagen zur Erstellung einer Datenbank Die vier Schritte bei der Erstellung einer Datenbank Schritt 1: Die Datenbank planen Der erste Schritt umfasst die Planung der Datenbank. Die Planung ist sehr wichtig und beinhaltet sowohl die genaue Analyse der Daten als auch die Festlegung der Datenbankstruktur. Mit der Datenbankstruktur wird festgelegt, wie viele Tabellen benötigt werden, welchen Zweck die Tabellen erfüllen müssen, welche Beziehungen zwischen Tabellen bestehen, welche Daten die Tabellen enthalten. Schritt 2: Die Datenbank erstellen Im zweiten Schritt erstellen Sie eine neue leere Datenbank, in die Sie später die benötigten Datenbankobjekte einfügen. Außerdem legen Sie den Namen für die Datenbank fest. Schritt 3: Die Tabellen erstellen Im dritten Schritt erstellen Sie die benötigten Tabellen, legen die Felder fest und erstellen die Beziehungen zwischen den Tabellen. Schritt 4: Formulare, Abfragen und Berichte hinzufügen Legen Sie im vierten Schritt die Möglichkeiten zur Eingabe, Auswertung und Ausgabe der Daten fest. Sie erstellen Formulare, Abfragen und Berichte. Hinweis Die Entwicklung und Pflege einer Datenbank ist häufig ein fortlaufender Prozess, da die Datenbank beispielsweise für weitere Daten ergänzt werden muss. Dabei können neue Tabellen, Formulare, Abfragen und Berichte entstehen. HERDT-Verlag 11

12 Regeln für die Vergabe von Objekt- und Feldnamen Bevor Sie Datenbankobjekte für die Datenbank erstellen, sollten Sie wichtige Regeln zur Vergabe von Objekt- und Feldnamen kennen. Namen müssen innerhalb der Datenbank eindeutig sein und können bis zu 64 Zeichen lang sein. Namen dürfen keine Punkte, Ausrufezeichen oder eckige Klammern enthalten und nicht mit einem Leerzeichen beginnen. Bei Objektnamen löscht Access automatisch ein führendes Leerzeichen. Folgende Regeln sollten Sie außerdem beachten, um möglichst handliche Objektnamen zu wählen: Verzichten Sie auf bestimmte erlaubte Zeichen wie Fragezeichen, Bindestriche, Leerzeichen, Umlaute und "ß". Verwenden Sie insbesondere für Feldnamen keine Namen, die identisch mit Funktionsnamen sind wie Datum, Anzahl, Summe oder Name. Access zeigt zwar keine Fehlermeldung an, wenn Sie die genannten Zeichen oder Namen verwenden, jedoch können diese bei Abfragen oder beim Import und Export zu Problemen und Fehlermeldungen führen. Tipps Sie können bei umfangreichen Datenbanken zur eindeutigen Kennzeichnung aller Objekt- und Feldnamen die sogenannte Ungarische Notation verwenden. Die Ungarische Notation besagt, dass jedem Namen ein Präfix vorangestellt wird. Beim Präfix für Objektnamen handelt es sich jeweils um eine Abkürzung des Objekttyps: tbl für Tabelle, frm für Formulare, rpt für Berichte und qry für Abfragen. Beispiele für Objektnamen: tblkunden, frmkunden, rptkundendaten Bei Feldnamen können Sie entsprechend als Präfix eine Abkürzung des Tabellennamens voranstellen, in der die Felder gespeichert sind. Beispiele für Feldnamen (in der Tabelle tblkunden): KdnNachname, KdnVorname 12 HERDT-Verlag

13 1.3 Access starten und beenden Access starten 3 Programmeintrag anklicken 2 Anfangsbuchstaben des Programms eintippen 1 Startschaltfläche anklicken Nach dem Start von Access Nach dem Start des Programms wird das Access-Fenster mit aktiviertem Register Datei angezeigt. Im linken Fensterbereich ist die Kategorie Neu aktiviert. Im mittleren Fensterbereich werden Schaltflächen zur Erstellung einer neuen Datenbank zur Auswahl angeboten. Schaltflächen: öffnen beim Anklicken ein Fenster Kategorien: zeigen beim Anklicken im rechten Fensterbereich weitere Informationen bzw. Optionen an Schaltfläche: öffnet ein Fenster, in dem allgemeine Programmeinstellungen vorgenommen werden können Schaltfläche: schließt beim Anklicken das Programm Hinweis Das Register Datei wird auch als Backstage-Ansicht bezeichnet. Das Register ist in allen Microsoft-Office-2010-Programmen vorhanden und enthält die Befehle, die allgemein zum Verwalten einer Datei benötigt werden (wie Speichern, Öffnen oder Neuerstellen). HERDT-Verlag 13

14 Access beenden 1 Am rechten oberen Fensterrand auf das Schließfeld klicken Alternativ können Sie auch im Register Datei auf Beenden klicken. Ist eine Datenbank geöffnet, wird diese automatisch geschlossen. 1.4 Eine Datenbank erstellen, öffnen und schließen Eine neue Datenbank erstellen Nach dem Starten von Access sind im Register Datei die Kategorie Neu sowie die Schaltfläche Leere Datenbank bereits aktiviert. Leere Datenbank ist bereits markiert. 1 Name für die Datenbank eingeben 2 Bei Bedarf einen anderen Speicherort wählen 3 Auf Erstellen klicken Der Standardspeicherort für eine neue Datenbank ist der persönliche Ordner Eigene Dokumente. Die neu erstellte Datenbank enthält zunächst nur ein Datenbankobjekt, nämlich eine leere Tabelle. Wie Sie eine Datenbank mit neuen Datenbankobjekten füllen können, erfahren Sie in den folgenden Kapiteln. Eine Access-2010-Datenbank besitzt die Erweiterung.accdb (Access Database), welche das Format von Access kennzeichnet. In der Titelleiste zeigt Access neben dem Datenbanknamen daher den Zusatz Datenbank (Access 2007) an. 14 HERDT-Verlag

15 Tipp Access bietet auch vorgefertigte Vorlagen zu verschiedenen Themengebieten, die Sie zur Erstellung einer neuen Datenbank nutzen können. Eine so erstellte Datenbank enthält bereits Datenbankobjekte, die beliebig angepasst werden können, und meist auch einige Beispieldaten. Um eine neue Datenbank mit einer Vorlage zu erzeugen, klicken Sie im Register Datei bei aktivierter Kategorie Neu auf Beispielvorlagen und klicken Sie anschließend doppelt auf die Schaltfläche der gewünschten Vorlage. Eine bestehende Datenbank öffnen Möglichkeit 1: Der Schnellzugriff auf die zuletzt geöffneten Datenbanken Im Register Datei werden im linken Fensterbereich standardmäßig die vier Datenbanken angezeigt, die zuletzt geöffnet wurden. 1 Register Datei anklicken 2 Datenbank anklicken, um sie zu öffnen Möglichkeit 2: Die Liste Zuletzt verwendet Im Register Datei wird bei aktivierter Kategorie Zuletzt verwendet eine Liste mit bis zu 17 Datenbanken angezeigt, die Sie zuletzt geöffnet haben. 1 Register Datei anklicken 3 Datenbank in der Liste anklicken, um sie zu öffnen 2 Auf Kategorie Zuletzt verwendet klicken HERDT-Verlag 15