Xpert - Europäischer ComputerPass. Konrad Stulle, Andrea Weikert, Tanja Bossert. Datenbankanwendung (mit Access 2010)

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1 Xpert - Europäischer ComputerPass Konrad Stulle, Andrea Weikert, Tanja Bossert 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Juli 2012 Datenbankanwendung (mit Access 2010) XP-ACC2010

2 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Datenbankanwendung (mit Access 2010) 3 Access kennenlernen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Access starten und beenden welche Möglichkeiten das Access-Startfenster bietet wie Sie eine Datenbank öffnen und schließen welche Elemente das Access-Anwendungsfenster enthält wie Sie die Hilfe von Access nutzen können 3.1 Access starten und beenden Access über die Startschaltfläche starten Klicken Sie auf die Startschaltfläche, um das Startmenü zu öffnen. Geben Sie im Suchfeld die Anfangsbuchstaben des Programmnamens ein (ac) und wählen Sie in der anschließend eingeblendeten Liste den Eintrag MICRO- SOFT ACCESS Wurde Access auf Ihrem Rechner schon einmal ausgeführt, befindet sich im linken Bereich des Startmenüs gegebenenfalls ein entsprechender Eintrag, über den sich das Programm und eine zugehörige Datenbank schnell starten lassen. Access beenden Klicken Sie auf das Schließfeld in der rechten oberen Ecke des Access-Anwendungsfensters. Falls die geöffnete Datenbank nicht in ihrer aktuellen Version gespeichert ist, können Sie diese auf Rückfrage (Dialogfenster) speichern. 16 HERDT-Verlag

3 Access kennenlernen Das Access-Startfenster Die Backstage-Ansicht Nach dem Start des Programms wird das Access-Anwendungsfenster standardmäßig mit aktiviertem Register DATEI in der sogenannten Backstage-Ansicht angezeigt. Im linken Fensterbereich ist standardmäßig der Befehl NEU aktiviert. Das Access-Anwendungsfenster enthält sowohl Access-spezifische als auch Windows-Standardelemente. Register des Menübands Standardmäßig aktiviert: Register DATEI Bereich mit Minimierfeld, Vollbild-/Teilbildfeld, Schließfeld Standardmäßig aktiviert: Kategorie NEU Je nach gewählter Bildschirmauflösung und eventuell bereits geänderten Einstellungen in Access kann das Anwendungsfenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. Übersicht der besonderen Access-Bildschirmelemente Register des Menübands Backstage-Ansicht Das Menüband ist in verschiedene Register bzw. Registerkarten unterteilt, in denen sämtliche Befehle des Programms zur Verfügung stehen. Bei aktiviertem Register DATEI ist das Menüband ausgeblendet. Die Backstage-Ansicht bietet Funktionen, die die komplette Datenbank betreffen, z. B. eine Datenbank schließen. Über den linken Fensterbereich können Sie entweder über Schaltflächen Befehle aufrufen oder Sie können Kategorien aktivieren. Haben Sie einen Befehl aufgerufen, wird ggf. ein Dialogfenster geöffnet. Bei aktivierten Kategorien werden im mittleren und rechten Fensterbereich der Backstage-Ansicht abhängig von der gewählten Kategorie bestimmte Inhalte angezeigt. Aktivierte Kategorien werden farblich hervorgehoben und am rechten Rand mit einem weißen Dreieck gekennzeichnet. HERDT-Verlag 17

4 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Datenbankanwendung (mit Access 2010) 3.3 Datenbank öffnen und schließen Bestehende Datenbank öffnen Starten Sie Access. Klicken Sie im Register DATEI auf die Schaltfläche ÖFFNEN. Alternative: S o Das Dialogfenster ÖFFNEN wird eingeblendet. Wählen Sie die Datenbank und bestätigen Sie mit der Schaltfläche ÖFFNEN. oder Klicken Sie doppelt auf den Dateinamen. Sollte die gewünschte Datenbank nicht im Inhaltsbereich des Dialogfensters ÖFFNEN angezeigt werden, wechseln Sie über den Navigationsbereich zum betreffenden Speicherort. Eine Datenbank über das Dialogfenster ÖFFNEN laden Eventuell werden Sie nach dem Starten der Datenbank aufgefordert, Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort einzugeben. Möglicherweise erhalten Sie nach dem Starten der Datenbank eine Sicherheitswarnung. Falls Ihnen die Datenbank bekannt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche INHALT AKTIVIEREN, um alle Inhalte der Datenbank verwenden zu können. Sicherheitswarnung beim Öffnen einer Datenbank Sie können das Symbol zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen, über die sich mit einem Klick das Dialogfenster ÖFFNEN einblenden lässt. Klicken Sie hierzu auf den Pfeil neben der Symbolleiste und wählen Sie den Eintrag ÖFFNEN. 18 HERDT-Verlag

5 Access kennenlernen 3 Zuletzt verwendete Datenbanken öffnen Im Register DATEI werden im linken Fensterbereich standardmäßig bis zu vier Datenbanken, die Sie zuletzt geöffnet hatten, angezeigt. Klicken Sie auf den Dateinamen, um die entsprechende Datenbank zu öffnen. Weitere zuletzt verwendete Datenbanken öffnen Im Register DATEI wird bei aktivierter Kategorie ZULETZT VERWENDET eine Liste mit bis zu 17 Datenbanken, die Sie zuletzt geöffnet hatten, angezeigt. Durch Anklicken eines Dateinamens in der Liste der zuletzt verwendeten Datenbanken öffnen Sie die entsprechende Datenbank. Datenbank automatisch mit Access öffnen Arbeiten Sie überwiegend mit einer bestimmten Datenbank, können Sie diese Datenbank beim Start von Access automatisch öffnen lassen. Öffnen Sie die Datenbank. Klicken Sie im Register DATEI auf die Schaltfläche OPTIONEN. Wählen Sie im Dialogfenster ACCESS-OPTIONEN die Kategorie CLIENTEINSTELLUNGEN. Aktivieren Sie im Bereich ERWEITERT das Kontrollfeld. Datenbank schließen Klicken Sie auf das Register DATEI und betätigen Sie in der geöffneten Backstage-Ansicht im linken Fensterbereich die Schaltfläche BEENDEN, um die Datenbank zu schließen und das Access-Startfenster zu öffnen. HERDT-Verlag 19

6 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Datenbankanwendung (mit Access 2010) Falls beim Schließen Änderungen der geöffneten Datenbank noch nicht gespeichert sind, wird ein Dialogfenster eingeblendet. Sie können das Dialogfenster mit JA bestätigen, um die Änderungen zu speichern. In einem Access-Anwendungsfenster kann immer nur eine Datenbank geöffnet sein. Wollen Sie gleichzeitig mehrere Datenbanken öffnen, müssen Sie für jede weitere Datenbank die Access-Anwendung erneut starten. Weitere Möglichkeiten Sobald Sie Access beenden oder eine andere Datenbank öffnen, wird die geöffnete Datenbank automatisch geschlossen. 3.4 Das Access-Anwendungsfenster Das Anwendungsfenster in der Formularansicht Nach dem Öffnen einer Datenbank gelangen Sie in das Access-Anwendungsfenster, das standardmäßig in der Formularansicht dargestellt wird. Das Access-Anwendungsfenster enthält sowohl Access-spezifische als auch Windows-Standardelemente. Symbolleiste für den Schnellzugriff Menüband Navigationsbereich Arbeitsbereich Ansichtssteuerung Statusleiste Das Access-Anwendungsfenster der Beispieldatenbank "Buero" Je nach gewählter Installation von Access und eventuell bereits geänderten Einstellungen in Access kann das Anwendungsfenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. 20 HERDT-Verlag

7 Access kennenlernen 3 Übersicht der besonderen Access-Bildschirmelemente Symbolleiste für den Schnellzugriff Menüband Navigationsbereich Arbeitsbereich Statusleiste Ansichtssteuerung Hier können Sie häufig benötigte Befehle (z. B. zum Speichern einer Datei) schnell durch Anklicken des entsprechenden Symbols ausführen. Die Auswahl an Symbolen, die in der Symbolleiste für den Schnellzugriff angezeigt werden, lässt sich individuell festlegen. Sämtliche Befehle des Programms lassen sich über das Menüband aufrufen. Das Menüband ist in verschiedene Register bzw. Registerkarten unterteilt, die jeweils die wichtigsten Befehle enthalten, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Hier werden die Datenbankobjekte der geöffneten Datenbank angezeigt. Über den Navigationsbereich können Sie unter anderem die Datenbankobjekte Formulare, Berichte und Abfragen öffnen und verwalten. In diesem Bereich werden z. B. Tabellen, Formulare oder Berichte geöffnet und bearbeitet. Hier erhalten Sie Hinweise zum aktuellen Programmstatus bzw. zur gerade eingeleiteten Arbeit. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste klicken, können Sie über das eingeblendete Kontextmenü beispielsweise bestimmen, welche Informationen in diesem Bereich angezeigt werden. Hier können Sie schnell zwischen den verschiedenen Ansichten eines aktiven Objektes, z. B. eines Formulars, wechseln. Sie können allgemeine Programmeinstellungen von Access (z. B. Einstellungen zur Bildschirmdarstellung) im Dialogfenster ACCESS-OPTIONEN festlegen. Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten für alle künftigen Arbeitssitzungen mit Access. Das Dialogfenster öffnen Sie, indem Sie im Register DATEI auf die Schaltfläche OPTIONEN klicken. Wählen Sie anschließend die Kategorie AKTUELLE DATENBANK. 3.5 Die Access-Hilfe verwenden Schnell die gewünschten Hilfetexte finden Über das Suchfeld im Hilfefenster können Sie während der Arbeit mit Access schnell nach Erläuterungen für Begriffe und Aktionen suchen. So können Sie sich beispielsweise darüber informieren, wie Sie mit dem Navigationsbereich arbeiten können. Um einen Hilfetext aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Anwendungsfensters auf das Symbol oder betätigen Sie die Funktionstaste!. Das Hilfefenster mit der Hilfe-Startseite wird geöffnet. HERDT-Verlag 21

8 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Datenbankanwendung (mit Access 2010) Symbolleiste Die Hilfe-Startseite Tragen Sie im Suchfeld einen oder mehrere Begriffe ein, nach denen Sie suchen möchten. Bestätigen Sie mit der Ü-Taste oder mit der Schaltfläche SUCHEN. Die entsprechenden Hilfethemen werden eingeblendet. Liste der gefundenen Hilfethemen Klicken Sie auf das blau dargestellte Hilfethema, das Sie lesen möchten. Der zugehörige Hilfetext wird eingeblendet. 22 HERDT-Verlag

9 Access kennenlernen 3 Im oberen Bereich des Hilfefensters wird meist eine Kurzbeschreibung zum gewählten Hilfethema angezeigt. Umfangreiche Hilfetexte besitzen eine Inhaltsübersicht, über deren Einträge Sie direkt zu den betreffenden Abschnitten wechseln können. Die Symbolleiste des Hilfefensters nutzen Sie möchten zwischen aufgerufenen Hilfethemen wechseln erneut die Startseite der Hilfe anzeigen Klicken Sie auf das Symbol, um zum vorherigen, oder auf das Symbol, um zum nächsten Thema zu wechseln. Klicken Sie auf das Symbol. den Hilfetext drucken Klicken Sie auf das Symbol. Klicken Sie im eingeblendeten Dialogfenster auf die Schaltfläche DRUCKEN. HERDT-Verlag 23

10 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Datenbankanwendung (mit Access 2010) Sie möchten das Hilfefenster nicht im Vordergrund anzeigen Klicken Sie auf das Symbol. Klicken Sie anschließend in Ihr Access-Anwendungsfenster. Das Hilfefenster wird ausgeblendet und kann über das Fragezeichensymbol in der Windows-Taskleiste wieder eingeblendet werden. Durch Anklicken des Symbols wird das Hilfefenster wieder im Vordergrund angezeigt. Im Hilfefenster über das Inhaltsverzeichnis auf Informationen zugreifen Sie sollten das Inhaltsverzeichnis der Hilfe nutzen, wenn Sie nicht wissen, welche Begriffe Sie im Suchfeld der Hilfe eingeben müssen, um die gewünschten Hilfetexte aufzurufen; Sie sich über einen kompletten Themenbereich informieren möchten. Im Inhaltsverzeichnis stehen Ihnen - eingeordnet in verschiedene Themenbereiche (Bücher) - sämtliche Access-Hilfetexte zur Verfügung. Klicken Sie in der Symbolleiste des Hilfefensters auf das Symbol. Das Inhaltsverzeichnis wird im linken Fensterbereich eingeblendet. Klicken Sie auf ein Buchsymbol ( bzw. ), um den Inhalt des Buches ein- bzw. auszublenden. Dabei wird eine Themenliste der vorhandenen Hilfetexte eingeblendet. Hilfetexte erkennen Sie an dem Fragezeichensymbol. Durch Anklicken des gewünschten Hilfetextes wird dieser im Hilfefenster eingeblendet. Über das Symbol lässt sich das Inhaltsverzeichnis wieder ausblenden. Die Online-Hilfe nutzen Neben den Hilfedateien, die automatisch mit Access lokal auf Ihrem Computer installiert werden, stellt Ihnen Microsoft noch eine sogenannte Online-Hilfe zur Verfügung. Um die Online-Hilfe zu verwenden, ist eine Internetverbindung erforderlich. 24 HERDT-Verlag

11 Access kennenlernen 3 Klicken Sie im unteren Bereich des Hilfefensters auf die Schaltfläche OFFLINE und wählen Sie den Eintrag INHALTE VON OFFICE.COM ANZEIGEN aus. Es wird eine Verbindung zu den Microsoft-Hilfeseiten im Internet hergestellt und die Schaltfläche im unteren Bereich des Hilfefensters zeigt den Verbindungsstatus an. Hilfe zu Elementen des Menübands bzw. zu Dialogfenstern erhalten Access bietet zu jedem Element des Menübands eine kurze Erläuterung, die in einer QuickInfo eingeblendet wird, sobald Sie mit der Maus auf das entsprechende Element zeigen. Wird eine QuickInfo angezeigt, die am unteren Rand den abgebildeten Hinweis enthält, können Sie durch Betätigen der Funktionstaste! schnell das Hilfefenster mit dem passenden Hilfetext einblenden. Um Hilfe zu Dialogfenstereinstellungen zu erhalten, klicken Sie am oberen Rand des betreffenden Dialogfensters auf die Schaltfläche bzw.. Ist ein Hilfetext für das Dialogfenster verfügbar, wird er direkt im Hilfefenster angezeigt. Ansonsten wird die Hilfe-Startseite eingeblendet. 3.6 Schnellübersicht Sie möchten... Access starten Access beenden eine Datenbank öffnen allgemeine Programmeinstellungen vornehmen eine Datenbank schließen die Hilfefunktion aufrufen oder! einen Hilfetext suchen zwischen aufgerufenen Hilfetexten wechseln einen Hilfetext drucken das Inhaltsverzeichnis der Hilfe ein-/ausblenden Hilfe zu Dialogfenstereinstellungen erhalten Startschaltfläche, im Suchfeld die Anfangsbuchstaben von "Access" eingeben, Eintrag MICROSOFT ACCESS 2010 Register DATEI, Schaltfläche ÖFFNEN oder S o Register DATEI, Schaltfläche OPTIONEN Register DATEI, Schaltfläche DATENBANK SCHLIESSEN Frage in das Suchfeld des Hilfefensters eingeben, Ü bzw. bzw. oder HERDT-Verlag 25

12 3 Xpert - Europäischer ComputerPass - Datenbankanwendung (mit Access 2010) 3.7 Übung Nach Access-Hilfethemen suchen Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Mit der Access-Hilfe arbeiten Sie möchten sich über das Thema "Symbolleiste" informieren. Rufen Sie die Hilfe auf, geben Sie im Suchfeld den Begriff symbolleiste ein und starten Sie die Suche. Wählen Sie das Hilfethema ANPASSEN DER SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF. Lesen Sie anschließend die Erläuterungen zum Thema TASTENKOMBINATIONEN FÜR ACCESS. Sie möchten nun nach weiteren Informationen suchen. Klicken Sie in das Suchfeld des Hilfefensters, geben Sie den Begriff navigationsbereich ein und starten Sie die Suche erneut. Wechseln Sie im Hilfefenster zurück zum zuvor angezeigten Hilfetext. Blenden Sie im Hilfefenster das Inhaltsverzeichnis ein. Öffnen Sie das Buch ACCESS-GRUNDLAGEN und blenden Sie den Inhalt des Hilfetextes ANLEITUNG ZUR BENUTZEROBERFLÄCHE VON ACCESS 2010 ein. Schließen Sie das Hilfefenster. 26 HERDT-Verlag

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