Publikation und Kommunikation

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1 Publikation und Kommunikation Zur Kommunikation und Publikation werden verschiedene Programme verwendet. Dabei handelt es sich entweder um ein sprogramm zum Erstellen von Schriftstücken, ein Tabellenkalkulationsprogramm zum Durchführen von Berechnungen, ein Bildbearbeitungsprogramm zum Erstellen und Bearbeiten von Bildern oder Grafiken oder eine Datenbankanwendung zum Verwalten von Kundendaten. Nicht zu vergessen sind die vielen kleinen Applikationen, die zur Kommunikation, Präsentation und zum Austausch von Informationen im Internet zur Verfügung gestellt werden. 5 Office-Programme In diesem Abschnitt lernen Sie den grundlegenden Aufbau der Microsoft Office 2013 (Office365)-Programme kennen. Programme im Open-Source-Bereich wie Open Office bieten ähnliche Funktionalitäten wie Microsoft-Programme. Außerdem werden auf diversen Internetplattformen spezielle Applikationen angeboten, die zum Teil kostenlos nützbar sind. Beispiele dafür sind GOOGLE Docs oder Tabellen, ZOHO Work Online oder die Microsoft-Office-Produkte über Office Online. Da die wichtigsten Programmfunktionen in den Microsoft-Programmen gleich sind, wird im Folgenden die Programmoberfläche anhand von Microsoft Word 2013 besprochen. 5.1 Programm starten Über Start Alle Programme Microsoft Office 2013 und die Auswahl des gewünschten Programms werden Office-Programme gestartet. Je nach Programm-Setup und den persönlichen Desktop-Einstellungen steht ein Verknüpfungssymbol auf dem Desktop oder in der Taskleiste zur Verfügung. 5.2 Programm schließen Wie jedes Windows-Programm können auch Microsoft-Office-Programme mit der Tastenkombination Alt + f4 oder durch Klick auf das Symbol in der rechten oberen Ecke des Programmfensters geschlossen werden. Eine weitere Möglichkeit zum Schließen des Programms bietet die Befehlsfolge Datei/Schließen. Sollten noch nicht gespeicherte Dokumente offen sein, werden Sie zum Speichern aufgefordert. 117

2 5.3 Microsoft Office Word Programmoberfläche Schnellzugriff Befehl Befehlsgruppe horizontales Zeilenlineal Dialogfeld öffnen vertikales Zeilenlineal Dokumentenfenster 5.4 Schnellzugriff Durch Klick auf den Erweiterungspfeil in der Schnellzugriffsleiste können über Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen individualisierte Einstellungen festgesetzt werden, sodass besonders häufig verwendete Befehle mit nur einem Klick ausgeführt werden. Standardmäßig befinden sich die Schaltflächen Speichern, Rückgängig und Wiederherstellen in dieser Symbolleiste. Mit der Option Weitere Befehle können alle Programmbefehle für den Schnellzugriff in die Symbolleiste hinzugefügt werden. 5.5 Menüband Das Menüband, auch Multifunktionsleiste genannt, bietet für (fast) alle Befehle, die vom Programm ausgeführt werden, ein Symbol an. Durch Klick auf die Register des Menübandes werden die häufigsten Befehle angeboten. Einige Registerkarten werden situationsabhängig angeboten. 118

3 Jede Registerkarte wird in Gruppen eingeteilt, die zusammengehörende Befehle beinhalten. Über die Schaltfläche Dialogfeld öffnen wird ein Dialogfeld aktiviert, welches weitere Befehle zur Verfügung stellt. Das Menüband kann über die Befehlsfolge Datei/Optionen/Menüband anpassen an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Hier können häufig benötigte Befehle hinzugefügt oder verschoben werden. Wird das Menüband nicht benötigt, blendet man es mit dem Symbol Menüband Lösen bzw. Anheften in der rechten oberen Ecke des Programmfensters oder mit Strg + F1 aus- bzw. ein. Nach dem Ausblenden werden nur die Registerkartennamen angezeigt. i Stellt man den Mauszeiger auf ein Symbol, wird eine kurze Information eingeblendet. Für manche Symbole gibt es noch weitere Informationen in der Word-Hilfe. 5.6 Kontextmenü Die Microsoft-Office-Programme bieten situationsabhängig ein Kontextmenü an. Durch Klick mit der rechten Maustaste auf einen Text, ein Bild, eine Tabelle usw. wird ein Menü geöffnet, welches passende Befehle zu dem betreffenden Objekt anbietet. Außerdem wird eine Symbolleiste zum schnellen Formatieren des Texts, der Grafik oder der Tabelle angezeigt. 5.7 Registerkarte Datei Durch Klick auf die Registerkarte Datei in der linken oberen Ecke werden wichtige Funktionen zum Erstellen, Speichern, Drucken und Schließen eines Dokuments bzw. zum Beenden von Word angeboten. Über den Menüpunkt Optionen können Einstellungen das Programm betreffend gemacht werden. 5.8 Statusleiste In der Statusleiste am unteren Rand des Programmfensters können verschiedene Informationen zum Dokument, z.b. die Anzahl der Wörter, der Status der Rechtschreibkontrolle oder die eingestellte Sprache, abgelesen werden. Auch die Dokumentenansicht sowie die Zoomeinstellung des Dokuments können hier eingestellt werden. Anpassen können Sie die Statusleiste mit Rechtsklick auf die Statusleiste und Auswahl der betreff enden Option. Statusanzeige Ansichtsauswahl Zoomeinstellung 119

4 5.9 Programm-Hilfe Mit der Funktionstaste F1 oder über die Hilfe-Schaltfläche in der rechten oberen Ecke des Programmfensters kann jederzeit die Hilfe aufgerufen werden. ü Übung 1 Mit der Programmoberfläche vertraut machen Suchen Sie das Symbol Anzeigen des Navigationsbereiches. Wofür könnte der Navigationsbereich dienen? Blenden Sie das Zeilenlineal ein bzw. aus. Blenden Sie die Gitternetzlinien ein und wieder aus. Wann sollte man Gitternetzlinien einblenden? Blenden Sie das Menüband aus und wieder ein. Wechseln Sie die Bildschirmansichten und den Zoombereich. Öffnen Sie ein anderes Microsoft-Office-Programm, z. B. Excel, und vergleichen Sie die Menübänder der Programme. ü Übung 2 Schnellzugriff anpassen Erweitern Sie die Schnellstartleiste mit Symbolen zum Erstellen einer neuen Datei, zum Öffnen einer Datei, für die Seitenansicht und zum Einfügen einer Grafik aus einer Datei. ü Übung 3 Menüband anpassen Recherchieren Sie in der Word-Hilfe, wie Sie das Menüband an Ihre Bedürfnisse anpassen. Erweitern Sie das Menüband mit der Registerkarte Entwicklertools. Erstellen Sie eine eigene Registerkarte Meine Befehle. Fügen Sie der Registerkarte Meine Befehle Symbole für häufig benötigte Befehle hinzu. 5 Ziel erreicht? ja nein Ich kenne den grundsätzlichen Aufbau eines Microsoft-Office- Programms. Ich kann das Menüband und die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Ich kann die Programmhilfe nützen. 120

5 6 Im Kapitel werden Arbeitstechniken wie das Erstellen, Ändern, Formatieren und Ausgeben von Dokumenten vermittelt. Das Gliedern von Texten durch Aufzählungen, Nummerierungen, Aufstellungen und Tabellen sowie die grafische Aufbereitung von Inhalten ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil dieses Abschnitts. Außerdem lernen Sie, wie Sie umfangreiche Dokumente und Serienbriefe rationell erstellen und gestalten können und Daten mit anderen Programmen austauschen. 6.1 Grundlagen Einige Grundlagen sind Voraussetzung, um mit dem sprogramm zu arbeiten. Vor allem das rationelle Arbeiten, etwa das Markieren von Texten mit der Tastatur oder der Maus, wird oft vernachlässigt. Wie korrigiert, löscht oder kopiert man eine bestimmte Textmenge zeitsparend? Wie können Sonderzeichen und Symbole rasch eingefügt werden? Diese Fragen sollen unter anderem im nächsten Kapitel beantwortet werden Zehn-Finger-Tastschreiben asdf jklö diese Buchstabenkombination ist seit fast hundert Jahren gleich geblieben, selbst im Zeitalter des Computers hat sich die Anordnung der Buchstaben auf der Tastatur nicht geändert. Ob auf einer alten Schreibmaschine, einem modernen I-Pad oder Smartphone: Die Anordnung der Buchstaben ist (fast immer) die gleiche. Daher macht es auch heute noch Sinn, sich das Tastenfeld genauer anzusehen und das Tastschreiben zu erlernen. Ob für den späteren Beruf (ein Großteil der Erwerbstätigen arbeitet im Büro auf einem Computerarbeitsplatz), die Diplomarbeit, das Programmieren es ist immer hilfreich, wenn man nicht bei jedem Buchstaben auf die Tastatur schauen muss. So kann man sich auf die wesentlichen Dinge die Inhalte konzentrieren. Daher ist das Erlernen des Zehn-Finger-Tastschreibens sehr wichtig. Die Vermittlung des Tastschreibens würde jedoch den Rahmen dieses Buches sprengen. Im Folgenden wird nur auf die wichtigsten Elemente der Tastatur und deren Bedienung eingegangen. Für das Erlernen des Tastschreibens stehen im Internet diverse kostenpflichtige, aber auch kostenlose Lernprogramme zur Verfügung Texteingabe Nach dem Start von Microsoft Word kann mit der Eingabe von Texten begonnen werden. Das Eingeben von Texten erfolgt im Einfüge-Modus, d. h. ab Cursor-Position wird der Text eingefügt und ein eventuell darauf folgender Text wird nach rechts geschoben. Die Cursor-Position ist mit einem senkrechten, blinkenden Strich im Dokumentenfenster gekennzeichnet. Sind auch alle nicht druckbaren Zeichen angezeigt (Einblenden über die Schaltfläche Alle anzeigen), steht hinter dem Cursor die Absatzmarke. 121

6 i Der Zeilen- und Seitenumbruch wird vom Programm automatisch durchgeführt. Eine Absatzschaltung durch die Eingabetaste ( Return oder Enter ) sollte nur dann gemacht werden, wenn auch wirklich ein neuer Absatz begonnen werden soll Neues Dokument erstellen und Dokument öffnen Durch die Eingabe der Tastenkombination Strg + N oder über den Menüpunkt Datei und Klick auf Neu wird ein neues Dokument erstellt. Im Menüpunkt Neu kann ausgewählt werden, ob das neue Dokument mit der Standard-Dokumentvorlage oder mit einer vordefinierten Dokumentvorlage (z. B. Blog, Fax) bzw. einer eigenen Dokumentenvorlage ( Kapitel 6.4.8) erstellt werden soll Dokumente speichern Wurde ein Dokument noch nicht gespeichert, kann Bereits gespeicherte Dokumente können über Öffnen im Menü Datei bzw. mit der Tastenkombination Strg + O geöffnet werden. Dadurch öffnet sich der Datei-Browser und die gewünschte Datei kann ausgesucht werden. Die zuletzt verwendeten Dokumente werden im Dialogfeld rechts angegeben. Ein Klick auf den Dateinamen öffnet das Dokument. Außerdem können hier auch andere Speicherorte, z. B. das persönliche OneDrive-Verzeichnis, ein Verzeichnis auf Ihrem Computer oder mit Ort hinzufügen eine Datei auf einem Sharepoint-Konto, geöffnet werden. durch Klick auf das Symbol Speichern in der Schnellzugriff-Leiste, über das Datei-Menü oder mit der Tastenkombination Strg + S das Dialogfeld Speichern aufgerufen werden und nach Eingabe des Dateinamens (die Dateierweiterung.docx muss nicht eingegeben werden) und der Auswahl des Ordners das Dokument gespeichert werden. i Um Dokumente wiederzufinden, ist es wichtig, diese auch strukturiert abzuspeichern. Erstellen Sie daher für Ihre Übungen einen eigenen Ordner in Ihrem Datei system und speichern Sie die Dateien in diesem Ordner mit aussagekräftigen Dateinamen ab. Wurde das Dokument bereits einmal gespeichert, wird bei Klick auf das Symbol Speichern die vorhergehende Version des Dokuments überspeichert. Möchte man die ursprüngliche Version erhalten oder einen anderen Dateinamen bzw. ein anderes Dateiformat eingeben, so muss die Option Speichern unter aufgerufen werden. In diesem Fall kann auch ein anderer Dateityp ausgewählt werden. 122

7 6.1.5 Seitenansicht und Dokument drucken Das Drucken eines Dokuments erfolgt über den Menüpunkt Datei/Drucken. Hier wird im rechten Bildschirmbereich auch eine Seitenansicht angezeigt. Im linken Bereich können die Druckereinstellungen gemacht werden. Diese hängen vom verwendeten Drucker ab. Sollen nicht alle Seiten des Dokuments gedruckt werden, kann über den Pfeil neben Alle Seiten Drucken ein benutzerdefinierter Bereich für den Druck bestimmt werden. Es können die aktuelle Seite, ein ausgewählter Bereich (durch Eingabe in der Form: 1-7) oder nur spezifische Seiten (durch Trennung der ausgewählten Seiten mit Beistrichen: 1,4,7) ausgedruckt werden. Neben der Schaltfläche Drucken wird bestimmt, wie viele Exemplare gedruckt werden sollen. Werden mehrere Exemplare eines Dokuments gedruckt, kann über die Sortierung gewählt werden, in welcher Reihenfolge die Seiten ausgegeben werden sollen. Wurden die Seitenränder und das Seitenformat noch nicht eingerichtet, können Sie diese Einstellungen jetzt machen. Um Papier zu sparen, besteht die Möglichkeit, mehrere Seiten pro Blatt zu drucken. 123