2. Den Aufbau des Bildschirms in Office 2013 im Griff haben

Transkript

1 Aufruf der Office-Programme klassisch oder per Touchscreen 2 2. Den Aufbau des Bildschirms in Office 2013 im Griff haben Mit Office 2007 verabschiedete Microsoft sich von der gewohnten Menüleiste mit den Menüpunkten. Der neue Bildschirm brachte eine grundlegende Umgestaltung und alle Office-Anwender mussten sich gehörig umorientieren. An der damals eingeführten Bildschirmoberfläche mit den Registerkarten und dem Backstage-Bereich Datei, der etwas aus dem Rahmen fällt, hat sich seitdem nicht allzu viel geändert. Aufruf der Office-Programme klassisch oder per Touchscreen Schon immer gab es das Startmenü, über das man alle auf dem Rechner installierten Programme aufrufen konnte. Sofern Sie Office 2013 unter Windows 7 benutzen, hat sich daran nichts geändert, und Sie rufen das Startmenü über einen Klick auf den Windows-Button unten links am Bildschirm auf. Dieses Startmenü besitzt zunächst recht wenige Einträge. Um die Office-Programme zu entdecken, müssen Sie ein wenig weiterwandern. Klicken Sie einfach auf Alle Programme und im nächsten Menü dann auf Microsoft Office Sie sehen dann eine Auflistung aller zum Paket gehörigen Programme, die Sie per Klick aufrufen. Das Startmenü ist lernfähig. Sobald Sie ein Programm mehrmals aufgerufen haben, landet der entsprechende Eintrag direkt im Startmenü. 13

2 2 Den Aufbau des Bildschirms in Office 2013 im Griff haben Sie können weitere Abkürzungen nehmen, z. B. das Programm auf die Taskleiste legen. Dazu klicken Sie den Eintrag mit der rechten Maustaste an und wählen An Taskleiste anheften. Sodann reicht ein Klick auf das Symbol, um das Programm zu starten. Programme auf dem Touchscreen aufrufen Auf einem Tablet oder PC-Tablet mit Windows 8 gibt es kein Startmenü mehr. Stattdessen liegen die Programmsymbole direkt als Kacheln auf dem Eingangsbildschirm. Mit einer einfachen Fingerberührung (bei einem Touchscreen) oder auch per Mausklick rufen Sie sie auf. Mit einer kurzen Wischbewegung auf der Kachel öffnet sich eine untere Leiste mit mehreren Befehlen, z. B. An Taskleiste anheften. Arbeiten Sie hier mit der guten alten Maus, funktioniert ein Rechtsklick an die Kachel, um diese Leiste aufzurufen. Das Menüband und die Registerkarten effektiv nutzen Zentraler Bestandteil der Oberfläche(n) ist die Multifunktionsleiste bzw. das Menüband (wie es in der Regel genannt wird). Diese Leiste besteht aus diversen Registerkarten 1, über die die Funktionen der Programme erreichbar sind. Auf diesen Registerkarten sind die Funktionen in Gruppen unterteilt 2, in denen Aktivitäten mehr oder minder logisch zusammenge- 14

3 Das Menüband und die Registerkarten effektiv nutzen 2 fasst sind. In manchen Gruppen gibt es Pfeile 3, über die man zu weiteren Dialogen kommt. Die gute Nachricht für alle Nostalgiker: Viele dieser Dialoge sind identisch mit den Dialogen der Programm-Versionen vor Office Das Menüband einblenden/ausblenden Ganz rechts sehen Sie auf der Höhe der Gruppen einen kleinen nach oben weisenden Pfeil. Ein Klick auf diesen Pfeil bewirkt, dass Sie das Menüband ausblenden 4. Dann bleiben nur die Überschriften der Registerkarten übrig. Ein erneuter Klick blendet das Menüband wieder ein. Außerdem können Sie mit den Optionen im Menü des Symbols Menüband-Anzeigeoptionen (ganz oben am Bildschirm) das Verhalten des Menübands regeln. Soll es nie automatisch ausgeblendet werden (was mitunter passiert) wählen Sie hier Registerkarten und Befehle anzeigen 5. Oberhalb des Menübands sehen Sie links die Symbolleiste für den Schnellzugriff 6 und rechts entdecken Sie drei Symbole, die Alt-Usern vertraut sind: Minimieren, Verkleinern und Schließen 7 und außerdem das Fragezeichen (zum Aufrufen der Word-Hilfe) und das in der Box beschriebene Symbol Menüband-Anzeigeoptionen. Mit dem Symbol Minimieren legen Sie das Dokument auf der Taskleiste ab, mit Verkleinern wird ein Dokument im Fenster statt im Vollbild angezeigt (in diesem Modus heißt das Symbol dann Vergrößern, mit dem das Vollbild wieder aufgerufen wird) und mit Schließen wird wie zu erwarten das Dokument geschlossen. 15

4 2 Den Aufbau des Bildschirms in Office 2013 im Griff haben Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Praktisch ist die Symbolleiste für den Schnellzugriff ganz oben links. Sie entdecken hier in der Standardeinstellung die Symbole Speichern, Rückgängig und Wiederholen sowie das Symbol zum Umschalten zwischen Maus- und Fingereingabe (Fingereingabe-/ Mausmodus ). Diese Symbole sind ständig dort zu sehen, egal, welche Registerkarte Sie geöffnet haben. Diese Symbolleiste lässt sich ganz leicht erweitern Klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts an der Leiste und wählen Sie im Menü die gewünschte Funktion. Ein Klick auf Weitere Befehle öffnet den Dialog Optionen (Word-Optionen, Excel-Optionen etc.). Im Feld Befehle einfügen belassen Sie es (z. B.) bei Häufig verwendete Befehle. Dann klicken Sie in der Liste auf den Befehl, den Sie in der Schnellzugriffleiste ablegen möchten. Ein Klick auf Hinzufügen befördert den Befehl auf die Leiste. 16

5 Office grenzenlos Speichern in der Cloud 2 Schnelle Anpassung der Symbolleiste für den Schnellzugriff Sie können auch per Rechtsklick an ein Symbol des Menübands (oder indem Sie es einen Tick länger berühren) ein Menü aufklappen, in dem Sie Funktionen zum Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff und auch des Menübands fi nden. Extra-Tools: die Kontext-Registerkarten einsetzen Der volle Umfang der Funktionen ist nicht auf den ersten Blick sichtbar vielleicht haben Sie einige bereits vermisst. Keine Sorge, die Programme sind nicht geschrumpft. Weitere Registerkarten tauchen automatisch auf, wenn sich der Cursor in bestimmten Elementen eines Dokuments befindet. Zu diesen Elementen zählen bei Word z. B. Tabellen, Abbildungen, SmartArt- Grafiken und Kopf- und Fußzeilen. Dies heißt im Klartext beispielsweise: Sie haben eine Tabelle eingefügt. Sobald der Cursor in dieser Tabelle steht, werden die Tabellentools mit den zwei dazu gehörigen Registerkarten Entwurf und Layout eingeblendet. Bei Excel erscheinen die Tabellentools ebenfalls, wenn Sie die Werte in Zellen als Tabelle formatieren. Office grenzenlos Speichern in der Cloud Über den Wolken muss die Freiheit wohl grenzenlos sein, sang vor vielen, vielen Jahren Reinhard Mey. Zumindest in der 17

6 2 Den Aufbau des Bildschirms in Office 2013 im Griff haben digitalen Welt ist diese Freiheit in Reichweite gerückt. Mit der neuen Cloud-Anbindung speichern Sie Ihre Dokumente online und können dann Internetverbindung vorausgesetzt auf jedem anderen Gerät wieder auf diese Dokumente zugreifen. Dies sind die Schritte (wir zeigen sie hier inklusive der Anmeldung eines Microsoft-Kontos): Um ein Dokument online zu speichern, aktivieren Sie das Register Datei und wählen im Menü Speichern unter. Im nächsten Fenster markieren Sie den Eintrag Sky- Drive. Sie müssen sich jetzt vermutlich ein Microsoft-Konto einrichten es sei denn, Sie haben sich bereits angemeldet. Klicken Sie also auf das Symbol Anmelden. Nach einem weiteren Klick auf Anmelden im nächsten Fenster erscheint ein Fenster, in dem Sie auf Registrieren klicken. Sie erhalten dann ein Formular, in das Sie die mehr oder minder üblichen Anmeldeinformationen eingeben, ein Kennwort, Ihren Namen usw. 18

7 Office grenzenlos Speichern in der Cloud Im obersten Feld legen Sie den Namen des Kontos fest und wählen den Typ des Kontos, indem Sie auf den Pfeil an dem rechten Feld klicken. Zu guter Letzt klicken Sie auf das Symbol Ich stimme zu. Nach dieser Aktion sind Sie in Besitz Ihres persönlichen SkyDrive-Bereichs. Dies wird Ihnen im Speicherfenster angezeigt. Wenn Sie nun ein Dokument im Onlinebereich speichern möchten, markieren Sie IhrNameSkyDrive und klicken auf einen der im rechten Bereich angezeigten Ordner oder auf Durchsuchen. Daraufhin wird die Verbindung zum Server hergestellt und dann der Dialog Speichern unter angezeigt. Dieser Dialog unterscheidet sich im Prinzip nicht von dem Dialog zum lokalen Speichern, nur dass Sie sich auf der Website befinden. 19

8 2 Den Aufbau des Bildschirms in Office 2013 im Griff haben Standardmäßig werden drei Ordner angeboten: Öffentlich, Bilder und Dokumenten. Per Doppelklick (oder eine Art Doppel- Touch) können Sie einen dieser Ordner öffnen. Dann geben Sie einen Dateinamen ein und klicken auf Speichern. Dokumente drucken, teilen oder exportieren: das Register Datei optimal nutzen Abgesehen von der Funktion Speichern unter finden Sie im Register Datei weitere Funktionen, die Sie mehr oder minder ständig bei der Arbeit mit den Office-Programmen benötigen, z. B. Neu, Öffnen, Schließen oder Drucken. Um das Menü zu verlassen und wieder zur normalen Ansicht zurückzukehren, klicken Sie einfach auf den nach links weisenden Pfeil. Zuletzt verwendete Dateien Wenn Sie auf Datei/Öffnen klicken, taucht die Option Zuletzt verwendete Dokumente auf. In dieser Liste werden in der Standardeinstellung die 20 zuletzt geöffneten Dateien angezeigt, die Sie per Mausklick (oder Berührung) einfach öffnen können. Um eine neue, leere Seite zu öffnen, klicken Sie auf Datei/Neu und dann auf das Symbol Leeres Dokument. Ein Klick auf den Befehl Drucken öffnet den Druck- Dialog. Hier finden 20