PowerPoint 2010 für Windows C52C-5A85-516A. Grundkurs kompakt. Charlotte von Braunschweig 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Dezember 2013

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1 Webcode Begleitmedien C52C-5A85-516A Charlotte von Braunschweig 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Dezember 2013 PowerPoint 2010 für Windows Grundkurs kompakt Trainermedienpaket K-POW2010-G_TMP

2 Inhalt Zu diesem Buch 4 1 Erste Schritte mit PowerPoint 7 Trainerhinweise... I 1.1 Präsentationen mit PowerPoint PowerPoint starten Das PowerPoint-Anwendungsfenster Hilfe erhalten Präsentationen speichern und schließen Präsentationen öffnen Präsentationen neu erstellen Auf einen Blick Übungen Grundlagen der Folienbearbeitung 17 Trainerhinweise... II 2.1 Titel der Präsentation eingeben Neue Folien mit Aufzählungstext erzeugen Ausgabeformat bestimmen Ein Folienlayout zuweisen Mit mehreren Folien arbeiten Mit Foliendesigns arbeiten Auf einen Blick Übungen Folientexte bearbeiten und gestalten 27 Trainerhinweise... III 3.1 Folientexte markieren, überschreiben und löschen Zeichen formatieren Absätze formatieren Mit Aufzählungen und Nummerierungen arbeiten Text tabellarisch darstellen Auf einen Blick Übungen Grafiken, Clips und Videos einfügen 39 Trainerhinweise... IV 4.1 Grafiken und Clips einfügen Grafiken und Clips bearbeiten Videodateien einfügen Auf einen Blick Übungen Diagramme einfügen und bearbeiten 47 Trainerhinweise... V 5.1 Diagramme erstellen Diagramme bearbeiten HERDT-Verlag

3 Inhalt 5.3 Diagrammelemente markieren und bearbeiten Daten und Diagramme aus Excel importieren Auf einen Blick Übungen SmartArts und eigene Zeichnungen erstellen und gestalten 59 Trainerhinweise... VI 6.1 SmartArts einfügen und gestalten Eigene Zeichnungen erstellen Formen bearbeiten und anordnen Formen gestalten Auf einen Blick Übungen Präsentation und Begleitmaterial fertigstellen und drucken 73 Trainerhinweise... VII 7.1 Die Rechtschreibung prüfen Die Druckvorschau verwenden Folien drucken Handzettel drucken Notizen erstellen und drucken Auf einen Blick Übungen Bildschirmpräsentation vorbereiten und vorführen 81 Trainerhinweise... VIII 8.1 Animationen einsetzen Folienübergänge verwenden Bildschirmpräsentation vorführen Auf einen Blick Übungen Tipps und Tricks 89 Trainerhinweise... IX 9.1 Vorhandene Präsentation wiederverwenden Einzelne Folien wiederverwenden Präsentationen im PDF-Format speichern Präsentationen in unterschiedlichen PowerPoint-Versionen nutzen Fußzeileninhalte einfügen Auf einen Blick Übungen Index 98 HERDT-Verlag 3

4 Zu diesem Buch Zu diesem Buch Mit dem Trainermedienpaket können Sie Ihren Teilnehmern in kompakter Form das wichtigste Basiswissen zum Umgang mit dem Präsentationsprogramm PowerPoint 2010 vermitteln. Das Trainermedienpaket besteht aus einem Trainerband und hilfreichen Begleitmedien, die als Download zur Verfügung gestellt werden. Trainerband Teilnehmerbuch + Trainerhinweise Download Dateien zum Teilnehmerbuch Begleitmedien zum Trainerband Beispieldateien Übungsdateien Ergebnisdateien Folien kursbegleitende Präsentation Arbeitsblätter mit zusätzlichen Übungen Handouts Übungsdateien Ergebnisdateien Der Trainerband Beispieldateien Damit Sie den Trainerband effizient im Kurs einsetzen können, besitzt er den gleichen Inhalt und die gleiche Seitennummerierung wie das Buch der Teilnehmer. Lernziele Trainerhinweise Arbeitsanleitungen Auf einen Blick Übungen Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Methodisch-didaktische Hinweise zum Inhalt und Einsatz der Begleitmedien erhalten Sie auf einer Doppelseite. Der effizienteste Weg zum Ziel wird Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen Sie Ihre erworbenen Kenntnisse. Die Zeitangaben in den Trainerhinweisen basieren auf einer angenommenen Kursdauer von 1 bis 2 Tagen (ca. 8 bis 16 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten). In den Zeitangaben ist die Bearbeitung der Begleitmedien nicht berücksichtigt. 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Innerhalb der Kapitel finden Sie am Seitenrand Informationen, die Sie nach Bedarf zur Gestaltung des Unterrichts nutzen können. Trainer Trainer Methodisch-didaktische Hinweise für den Trainer Zusätzliche Unterrichtsmedien, die sich im Download befinden, mit Hinweisen zu deren Einsatz im Training Beispiel-, Übungs- bzw. Ergebnisdateien des Teilnehmerbands In den Übungen können Sie auf einen Blick den Schwierigkeitsgrad ( - leicht, - mittelschwer, - schwierig) und den Zeitaufwand ( ) einschätzen. Software-Einstellungen im Buch In diesem Buch wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft PowerPoint 2010 unter dem Betriebssystem Windows 7 Ultimate (jeweils 64-Bit-Version) mit einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln und dem gewählten Design Windows 7 - Basis ausgegangen. Das sollten die Teilnehmer bereits können Dieses Buch lässt sich am besten nutzen, wenn die Teilnehmer bereits über folgende Kenntnisse verfügen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur und können Fenster und den Windows- Explorer problemlos bedienen. Sie beherrschen den Umgang mit der Startschaltfläche und der Taskleiste von Windows. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, empfehlen wir Ihnen aus der Reihe HERDT kompakt weitere Trainermedienpakete wie z. B. Windows 7 - Grundkurs kompakt - Trainermedienpaket Outlook Grundkurs kompakt - Trainermedienpaket Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie direkt auf unserer Website bestellen: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

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7 1 1 Erste Schritte mit PowerPoint Voraussetzungen Keine Ziele PowerPoint starten und beenden Das PowerPoint-Fenster kennenlernen Eine Präsentation speichern Hilfe erhalten Eine Präsentation schließen und PowerPoint beenden Eine Präsentation wieder öffnen Eine neue Präsentation erstellen HERDT-Verlag 7

8 Trainerhinweise Unterrichtsdauer und Medien Abschnitt Mitgelieferte Medien 1.1 Präsentationen mit PowerPoint 5 min PowerPoint starten 5 min Das PowerPoint-Anwendungsfenster 10 min Arbeitsblatt: Anwendungsfenster 1.4 Hilfe erhalten 5 min Präsentationen speichern und schließen 5 min Präsentationen öffnen 5 min Präsentationen neu erstellen 5 min Auf einen Blick Übungen 10 min Arbeitsblatt: Fensterarbeit Gesamtzeit 50 min Methodisch-didaktische Hinweise Kenntnisstand prüfen Prüfen Sie zu Beginn den Kenntnisstand der Teilnehmer, um den Unterrichtsstoff den Anforderungen der Teilnehmer anzupassen. Beherrschen beispielsweise bereits alle Teilnehmer die Hilfefunktion, können Sie den Abschnitt 1.4 überspringen. Alternativen zum Starten von PowerPoint Im Buch wird beschrieben, wie PowerPoint über das Suchfeld geöffnet werden kann. Verdeutlichen Sie den Teilnehmern ergänzend, dass es noch andere Methoden gibt, das Programm zu öffnen. Dabei sollte die Variante über Alle Programme erklärt werden. Im Gegensatz zum Suchfeld muss der Teilnehmer bei dieser Variante nicht den genauen Namen bzw. die richtige Schreibweise des gewünschten Programms kennen. Hier sind sämtliche installierten Programme aufgelistet. Gehen Sie zur Übung mit den Teilnehmern die Klicks von Alle Programme bis zum Programm durch. Zeigen Sie bei Bedarf zusätzlich, wie Sie eine Verknüpfung zu PowerPoint auf den Desktop und/oder in die Taskleiste ziehen. I HERDT-Verlag

9 1 Das PowerPoint-Anwendungsfenster Zur Festigung des Umgangs mit dem Anwendungsfenster können Sie die Arbeitsblätter austeilen. Auf dem Arbeitsblatt Anwendungsfenster befindet sich eine Übung zu den Bestandteilen des Anwendungsfensters. Auf dem Arbeitsblatt Fensterarbeit üben die Teilnehmer den Umgang mit dem Menüband und der Zoomfunktion. Mit dem Menüband arbeiten Wenn Sie auf die einzelnen Elemente des Anwendungsfensters eingehen, sollten Sie Ihren Kurs fragen, wer schon mit dem Menüband gearbeitet hat, das erst mit der Office-Version 2007 eingeführt wurde. Falls diese neuartige Befehlsführung einigen Kursteilnehmern noch unbekannt ist, ist es sinnvoll, diese Bereiche ausführlicher zu erläutern. Je nach Bedarf können Sie den Einsatz von Tastenkombinationen im Menüband vorstellen. Erläutern Sie, dass durch Betätigen der Taste A im Anwendungsfenster die Tasten eingeblendet werden, mit denen das Programm gesteuert werden kann. Lassen Sie die Teilnehmer verschiedene Funktionen mithilfe der Tastatur aufrufen, z. B. eine Präsentation öffnen. Machen Sie darauf aufmerksam, dass auch das Verwenden der Tastenkürzel nur dann funktioniert, wenn vorher A betätigt wurde. Erläutern Sie hier auch, dass mit der È-Taste eine Ebene nach oben gewechselt bzw. diese Bedienvariante beendet wird. Tipp zur Formulierung von Suchanfragen in der Hilfe Bei der Suche in der Hilfe ist die richtige Wahl der Begrifflichkeit sehr wichtig. Oft weiß der Anwender nicht, wie das Element heißt, zu dem er eine Frage hat. In diesem Fall können Sie den Teilnehmern empfehlen, zu testen, ob eine QuickInfo erscheint, wenn man mit der Maus auf den betreffenden Bereich zeigt. In der QuickInfo steht in der Regel der Name des Objekts. Falls keine QuickInfo eingeblendet wird, kann das Kontextmenü helfen. Oft wird in den angezeigten Kontextmenüeinträgen bzw. im Menü Eigenschaften deutlich, um was für ein Objekt bzw. um welchen Bereich es sich handelt. Kennt man den Namen, ist es leichter, eine sinnvolle Suchanfrage in der Hilfe zu stellen. Mögliche Besonderheit beim Öffnen von Präsentationen Oftmals werden Präsentationen z. B. im Netzwerk oder im Internet zur Verfügung gestellt. Weisen Sie darauf hin, dass beim Öffnen einer Präsentation, die von einem solchen Speicherort stammt, PowerPoint standardmäßig eine Sicherheitswarnung einblendet. Erläutern Sie, dass die betreffende Präsentation gleichzeitig in der sogenannten geschützten Ansicht geöffnet wird, in der die Inhalte der Datei zwar angezeigt, aber zunächst nicht bearbeitet werden können. Erklären Sie, dass die Teilnehmer in der Dokumentationsleiste auf Bearbeitung aktivieren klicken müssen, um die Präsentation bearbeiten zu können. Empfehlen Sie, solche Dateien, die von einem potenziell unsicheren Speicherort stammen, vor dem Öffnen bzw. vor dem Aktivieren der Bearbeitung stets mit einem Antivirenprogramm zu prüfen. Erläutern Sie gegebenenfalls, dass auch bei den vom HERDT-Verlag zur Verfügung gestellten Dateien die Sicherheitswarnung und das Öffnen in der geschützten Ansicht erfolgen können. Hierbei handelt es sich nicht um einen Qualitätsmangel der betreffenden Dateien, sondern dies ist Folge des Sicherheitskonzepts von PowerPoint HERDT-Verlag

10 1 Erste Schritte mit PowerPoint 1.1 Präsentationen mit PowerPoint Was sind Präsentationen? In vielen Bereichen des Lebens, z. B. im Beruf oder beim Engagement im Verein oder Ehrenamt, kommt es immer wieder vor, dass bestimmte Informationen einem ausgewählten Personenkreis anschaulich mitgeteilt werden sollen. Vielfach wird in solchen Fällen keine rein mündliche Vortragsweise erwartet, sondern eine Präsentation, d. h. ein Vortrag, bei dem die wichtigsten Inhalte zusätzlich visualisiert werden. Statistiken zufolge ist PowerPoint in allen Bereichen, in denen Vorträge gehalten oder Informationsveranstaltungen durchgeführt werden, die Standardform der Präsentation. Das Programm unterstützt Sie beim Erstellen Ihrer Präsentation und bietet eine Fülle von Funktionen zur Gestaltung und zum individuellen Vortragen. 1.2 PowerPoint starten Das Programm PowerPoint starten Alle Programme, die auf dem Computer installiert sind, lassen sich über die Startschaltfläche von Windows schnell finden und starten. 1 Startschaltfläche anklicken 2 Anfangsbuchstaben des Programms eintippen 3 Programmeintrag anklicken 8 HERDT-Verlag

11 1 Erste Schritte mit PowerPoint 1.3 Das PowerPoint-Anwendungsfenster Das PowerPoint-Anwendungsfenster kennenlernen Nach dem Starten von PowerPoint wird automatisch eine neue leere Präsentation erzeugt und im PowerPoint-Fenster angezeigt. Symbolleiste für den Schnellzugriff: Symbole zum Speichern, Rückgängigmachen und Wiederholen bzw. Wiederherstellen Menüband Trainer Arbeitsblatt: Anwendungsfenster Die Teilnehmer können ihre Kenntnisse der Bildschirmelemente festigen. Folienfenster: Hier bearbeiten Sie die Folie. Registerbereich der Normalansicht: Übersicht über alle Folien als Miniaturbild oder als Gliederungstext Notizenfenster Ansichtssteuerung Zoomregler: ändert durch Ziehen die Darstellungsgröße des Folienfensters Das Menüband Das Menüband enthält in den verschiedenen Registern alle Befehle, die Sie zum Erstellen einer Präsentation benötigen. Innerhalb der Register sind die Befehle in Gruppen zusammengefasst. Klicken Sie auf einen Registernamen, z. B. Datei, Start oder Einfügen, um den Inhalt des entsprechenden Registers anzuzeigen. Sowohl die Register- als auch die Gruppennamen geben Auskunft darüber, welche Befehle darin zu finden sind. Register Gruppe Trainer Informieren Sie die Teilnehmer, dass für Präsentationen verschiedene Ansichten zur Verfügung stehen, und gehen Sie kurz auf die Normalansicht und die Ansicht "Bildschirmpräsentation" ein. HERDT-Verlag 9

12 1 Erste Schritte mit PowerPoint Hinweis Ist das PowerPoint-Fenster verkleinert, werden die Befehle im Menüband komprimiert dargestellt bzw. bei einigen Schaltflächen ist nur die Schaltfläche ohne Name sichtbar. Die Ansichtssteuerung Wenn Sie in PowerPoint Folien einfügen, kopieren, verschieben oder löschen möchten, eignen sich dafür unterschiedliche Ansichten. Mit der Ansichtssteuerung unten rechts im PowerPoint-Fenster können Sie schnell zwischen den Ansichten wechseln: Ansicht Normal: Text und Grafiken einfügen und bearbeiten; Notizen erfassen; Folien einfügen, löschen, kopieren, verschieben; Animationen einfügen Ansicht Bildschirmpräsentation: Präsentation vorführen; die Folien werden dabei in voller Größe angezeigt, das Fenster von PowerPoint ist nicht sichtbar. Ansicht Foliensortierung: Folien einfügen, löschen, kopieren, verschieben; Animationseffekte einfügen Ansicht Leseansicht: Präsentation prüfen; die Folien werden dabei ähnlich wie in der Ansicht Bildschirmpräsentation angezeigt. 1.4 Hilfe erhalten Verschiedene Hilfefunktionen PowerPoint stellt mehrere Hilfefunktionen bereit, um das Arbeiten mit dem Programm so einfach wie möglich zu gestalten. QuickInfos werden automatisch eingeblendet, sobald mit dem Mauszeiger auf Schaltflächen oder andere Programmelemente gezeigt wird. Die PowerPoint-Hilfe stellt umfangreiche Hilfetexte sowie eine Suchfunktion bereit, um schnell die gewünschten Themen finden zu können. Die QuickInfos anzeigen 1 Mit der Maus auf ein Element zeigen und Mauszeiger ruhen lassen Bewegen Sie den Mauszeiger weg, verschwindet die QuickInfo wieder. 2 Bei Bedarf mit! Hilfefenster mit weiteren Informationen öffnen 10 HERDT-Verlag

13 1 Erste Schritte mit PowerPoint Die PowerPoint-Hilfe aufrufen 1 Fragezeichen anklicken oder! betätigen 2 Suchbegriff eingeben 3 Auf Suchen klicken Eine Liste mit Hilfetexten zum Suchbegriff wird eingeblendet. 4 Link des Hilfethemas anklicken, um den Hilfetext anzuzeigen Der Hilfetext wird angezeigt. Hilfefenster schließen Zurück zum vorherigen Thema Zur Startseite wechseln HERDT-Verlag 11

14 1 Erste Schritte mit PowerPoint Hinweis Unterläuft Ihnen bei der Eingabe des Suchbegriffs ein Tippfehler, beispielsweise "Garfik" statt "Grafik", werden keine Suchergebnisse angezeigt. Die Groß- und Kleinschreibung spielt bei der Eingabe des Suchbegriffs dagegen keine Rolle. 1.5 Präsentationen speichern und schließen Trainer Vergewissern Sie sich, dass die Teilnehmer sich sicher in der Ordnerstruktur des Betriebssystems orientieren und bewegen können. Präsentation speichern Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf oder betätigen Sie S s. 1 Speicherort wählen 2 Vorgeschlagenen Dateinamen bei Bedarf überschreiben 3 Auf Speichern klicken Für Dateinamen sind Buchstaben, Zahlen und Leerzeichen erlaubt, mit Ausnahme der Zeichen / \ : *? " < >. Hinweis Speichern Sie Ihre Präsentation beim Bearbeiten immer wieder zwischendurch, indem Sie auf klicken oder die Tastenkombination S s betätigen. Dadurch können Sie bei einem Stromausfall oder Programmabbruch den Datenverlust auf ein Minimum reduzieren. 12 HERDT-Verlag

15 1 Erste Schritte mit PowerPoint Präsentation schließen Zum Register Datei wechseln Auf Schließen klicken oder Auf das Schließfeld rechts oben im Anwendungsfenster klicken PowerPoint beenden Wenn Sie PowerPoint auf die im Folgenden beschriebene Weise beenden, werden automatisch alle geöffneten Präsentationen geschlossen. 1 Register Datei anklicken 2 Auf Beenden klicken Haben Sie noch nicht alle Eingaben bzw. Änderungen gespeichert, blendet Power- Point ein Dialogfenster ein. Bestätigen Sie die Rückfrage mit Ja, um alle Änderungen zu speichern. 1.6 Präsentationen öffnen Erstellte Präsentationen wieder öffnen Nach dem Starten von PowerPoint erscheint immer eine neue leere Präsentation. Um eine bereits erstellte und gespeicherte Präsentation wieder zu öffnen, muss diese geladen werden. 1 Register Datei anklicken 2 Auf Kategorie Zuletzt verwendet klicken 3 Gewünschte Präsentation in der Liste anklicken HERDT-Verlag 13