Access für Windows. Tanja Bossert, Andrea Weikert 1. Ausgabe, März Grundlagen für Datenbankentwickler ACC2010D

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1 Tanja Bossert, Andrea Weikert 1. Ausgabe, März 2011 Access 2010 für Windows Grundlagen für Datenbankentwickler ACC2010D

2 I Access Grundlagen für Datenbankentwickler Zu diesem Buch...4 Beziehungen und Indizes Basiswissen 1 Access kennenlernen Access starten und beenden Das Access-Startfenster Datenbank öffnen und schließen Das Access-Anwendungsfenster Befehle aufrufen Die Access-Hilfe verwenden Schnellübersicht Übung Mit Datenbanken arbeiten Den Navigationsbereich nutzen Objekte öffnen und schließen Neue Datenbank mit einer Vorlage erstellen Neue Datenbank manuell erzeugen Schnellübersicht Übung Indizes festlegen Grundlagen zur Indizierung Mit Indizes arbeiten Schnellübersicht Übung Beziehungen zwischen Tabellen Grundlagen zu Beziehungen Welche Arten von Beziehungen gibt es? Integritätsregeln für Beziehungen gewährleisten Beziehungen im Beziehungsfenster anzeigen Beziehungen erzeugen Beziehungen bearbeiten, löschen oder drucken Anzeige abhängiger Daten im Navigationsbereich Schnellübersicht Übung Tabellen erstellen 3 Tabellen erstellen Tabellen in Access Grundlagen zum Erstellen von Tabellen Überblick über die Felddatentypen Tabellen in der Datenblattansicht erstellen Felddatentyp in der Datenblattansicht ändern Tabellenstruktur in der Datenblattansicht bearbeiten Feldformatierung ändern und Daten eingeben Tabellen in der Entwurfsansicht bearbeiten Felder in der Entwurfsansicht festlegen und bearbeiten Tabellenstruktur in der Entwurfsansicht ändern Tabelleneigenschaften festlegen Schnellübersicht Übung Feldeigenschaften Grundlagen zu Feldeigenschaften Die Feldeigenschaften FELDGRÖSSE und DEZIMALSTELLEN Standardwerte festlegen Die Feldeigenschaft FORMAT Benutzerdefinierte Anzeigeformate Die Feldeigenschaft EINGABEFORMAT Eingabeformate erstellen Gültigkeitsprüfung während der Dateneingabe Nachschlagelisten definieren Schnellübersicht Übung...64 Daten eingeben und bearbeiten 7 Daten in Tabellen eingeben und bearbeiten Eine Tabelle in der Datenblattansicht öffnen Daten in eine Tabelle eingeben Daten in einer Tabelle bearbeiten und löschen Daten über die Zwischenablage kopieren/verschieben Die Datenblattansicht bearbeiten Spalten auswerten Felder in der Datenblattansicht bearbeiten Unterdatenblätter verwenden Schnellübersicht Übung Formulare erstellen Grundlagen zum Erstellen von Formularen Formulare mit dem Assistenten erstellen Schnell einfache Formulare erstellen Formulare manuell erstellen Navigationsformulare erstellen Formulare speichern und schließen Schnellübersicht Übungen Formulare individuell gestalten Die Layoutansicht von Formularen nutzen Mit Steuerelementlayouts arbeiten Größe und Position von Steuerelementen ändern Das Aussehen von Steuerelementen ändern HERDT-Verlag

3 Inhalt I 9.5 Objekte in Formularen einfügen und löschen Schnellübersicht Übungen Daten auswerten und anzeigen 10 Daten suchen, sortieren, auswerten Daten schnell finden Daten suchen und ersetzen Datensätze sortieren Daten der Datenblattansicht auswerten Schnellübersicht Übung Mit Filtern arbeiten Was sind Filter? AutoFilter verwenden Filter deaktivieren, aktivieren oder löschen Die Werteliste zum Filtern von Datensätzen nutzen Auswahlbasierte Filter verwenden Formularbasierte Filter erstellen und speichern Spezialfilter erstellen Schnellübersicht Übung Mit Auswahlabfragen arbeiten Grundlagen zu Abfragen Auswahlabfragen mit dem Assistenten erstellen Auswahlabfragen in der Entwurfsansicht erstellen Abfragen speichern und öffnen Kriterien erstellen Kriterien eingeben und löschen Kriterien für Datentyp JA/NEIN Spitzenwerte in Abfragen verwenden Berechnete Felder in Abfragen Vordefinierte Funktionen verwenden Der Ausdrucks-Generator Schnellübersicht Übung Komplexe Abfragen erstellen Unterschiedliche Abfragen verwenden Auswahlabfragen mit mehreren Tabellen Besonderheiten bei Abfragen mit Beziehungen Abfragen mit Aggregatfunktionen Abfragen mit Parametern Aktualisierungsabfragen erstellen Tabellenerstellungsabfragen definieren Anfügeabfragen erstellen Löschabfragen erstellen Assistent zur Duplikatsuche Assistent zur Inkonsistenzsuche Schnellübersicht Übung Daten ausgeben 14 Daten drucken Die Seitenansicht nutzen Die Druckseiten einrichten Formulare, Tabellen oder Abfragen drucken Schnellübersicht Übung Standardberichte erstellen Grundlagen zu Berichten Basisberichte erstellen und speichern Berichte mit dem Assistenten erstellen Gruppierte Berichte erstellen Zusammenfassende Berichte erstellen Adressetiketten erstellen Seiteneinstellungen vornehmen Schnellübersicht Übung Datenbanken effektiv nutzen 16 Datenbankobjekte bearbeiten Datenbankobjekte im Navigationsbereich anzeigen Datenbankobjekte umbenennen oder löschen Datenbankobjekte kopieren und verknüpfen Schnellübersicht Übung Datenbanken organisieren Speicheroptionen für Datenbanken festlegen Datenbankeigenschaften Sicherungskopie einer Datenbank erstellen Schnellübersicht Anhang: Theoretisches Wissen zu Datenbanken A.1 Allgemeines zu Datenbanken A.2 Sichten auf eine Datenbank A.3 Relationale Datenbanken A.4 Die erste Normalform A.5 Die zweite Normalform A.6 Die dritte Normalform A.7 Grundlagen zum Entity-Relationship- Modell A.8 Beschreibung des ER-Modells Index HERDT-Verlag 3

4 8 Access Grundlagen für Datenbankentwickler 8 Formulare erstellen In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie ein Formular mit dem Assistenten erstellen wie Sie Formulare automatisch oder manuell erstellen wie Sie Navigationsformulare erstellen Voraussetzungen Daten in ein Formular eingeben 8.1 Grundlagen zum Erstellen von Formularen Wozu dienen Formulare? Formulare dienen dazu, die Inhalte der Tabellen, auf denen sie basieren, anwenderfreundlich darzustellen. Wie können Formulare erstellt werden? In Access können Formulare mit dem Formular-Assistenten, automatisch oder manuell erstellt werden. 8.2 Formulare mit dem Assistenten erstellen Der Formular-Assistent Mit dem Formular-Assistenten haben Sie die Möglichkeit, schnell formatierte Formulare zu erstellen. Der Formular-Assistent erstellt ein Formular mit den von Ihnen angegebenen Feldern der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage. Sie können dabei zwischen verschiedenen Layoutmöglichkeiten wählen. Formular-Assistent aufrufen und Formular erstellen Klicken Sie im Register ERSTELLEN in der Gruppe FORMULARE auf die Schaltfläche FORMULAR-ASSISTENT. Access startet den Formular-Assistenten. Schritt 1: Tabelle und Felder wählen Wählen Sie im Listenfeld die gewünschte Tabelle oder Abfrage aus. 100 HERDT-Verlag

5 8 Access Grundlagen für Datenbankentwickler 8.5 Navigationsformulare erstellen Wozu dienen Navigationsformulare? Navigationsformulare können Sie verwenden, um schnell und einfach zwischen häufig verwendeten Formularen und Berichten (vgl. Kapitel 16) zu wechseln. Dazu werden die gewünschten Objekte alle auf einem Formular integriert. Navigationsformulare schnell erstellen Klicken Sie im Register ERSTELLEN in der Gruppe FORMULARE auf die Schaltfläche NAVIGA- TION und wählen Sie in der geöffneten Liste den Eintrag mit dem gewünschten Layout, z. B. HORIZONTALE REGISTERKARTEN. Ein leeres Navigationsformular wird in der Layoutansicht geöffnet. Ziehen Sie das erste Objekt (im Beispiel das Formular Artikel), das Sie in das Navigationsformular integrieren möchten, per Drag & Drop aus dem Navigationsbereich auf das Feld NEUES HINZUFÜGEN. Der Cursor wird während des Ziehvorgangs mit dem Symbol dargestellt und eine gelbe Linie zeigt die Einfügemarke auf dem Formular. Das gewählte Objekt wird auf dem Navigationsformular eingefügt und als Registerkarte angezeigt. Ein neues Feld NEUES HINZUFÜGEN wird eingeblendet, über das Sie wie beschrieben weitere Objekte einfügen können. Das Feld NEUES HINZUFÜGEN lässt sich nicht aus der Layoutansicht löschen, es wird jedoch auch nicht in der Formularansicht angezeigt. Fügen Sie ein geteiltes Formular ein, wird nur der Bereich der Formularansicht in das Navigationsformular übernommen, nicht jedoch der Bereich mit der Datenblattansicht. Nachdem Sie alle gewünschten Formulare bzw. Berichte in das Navigationsformular eingefügt haben, können Sie in die Formularansicht wechseln, um die Funktionalität des Navigationsformulars zu überprüfen. 106 HERDT-Verlag

6 Formulare erstellen 8 Wollen Sie ein Objekt wieder aus dem Navigationsformular löschen, klicken Sie es in der Layoutansicht mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Kontextmenüpunkt LÖSCHEN. Navigationsformular als Startformular festlegen Wenn Sie das Navigationsformular beim Öffnen der Datenbank automatisch als Startseite anzeigen möchten, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie das Dialogfenster ACCESS-OPTIONEN (Register DATEI, Schaltfläche OPTIONEN). Wechseln Sie zur Kategorie AKTUELLE DATENBANK und wählen Sie im Listenfeld FORMULAR ANZEIGEN das Navigationsformular aus. Sie können das Navigationsformular wie jedes andere Formular individuell anpassen, z. B. indem Sie ihm einen anderen Titel zuweisen (vgl. Kapitel 9) oder das Formular in Startseite umbenennen. 8.6 Formulare speichern und schließen Formulare speichern Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche. Alternative: S s Haben Sie das Formular zuvor noch nicht gespeichert, geben Sie im eingeblendeten Dialogfenster SPEICHERN UNTER einen Formularnamen ein oder übernehmen Sie den von Access vorgeschlagenen Namen und bestätigen Sie mit OK. Formular speichern Das Formular wird gespeichert und bleibt zur weiteren Bearbeitung des Formulars oder der Daten geöffnet. Formulare schließen Klicken Sie auf das Schließfeld des Formulars. Falls das aktuelle Formular nicht gespeichert war, erhalten Sie eine Speicherrückfrage. Bestätigen Sie die Speicherrückfrage mit JA, um das Formular zuspeichern. Geben Sie im Dialogfenster SPEICHERN UNTER einen Formularnamen ein oder übernehmen Sie den von Access vorgeschlagenen Namen und bestätigen Sie mit OK. Das Formular wird geschlossen. HERDT-Verlag 107

7 8 Access Grundlagen für Datenbankentwickler 8.7 Schnellübersicht Sie möchten... ein Formular mit dem Assistenten erstellen ein Formular automatisch im einspaltigen Layout erstellen ein Formular automatisch in Formular- und Datenblattansicht erstellen ein Formular automatisch in der Datenblattansicht erstellen ein Formular manuell erstellen Navigationsformulare erstellen ein Formular speichern Schaltfläche FORMULAR-ASSISTENT Schaltfläche FORMULAR Schaltfläche GETEILTES FORMULAR Schaltfläche MEHRERE ELEMENTE Schaltfläche LEERES FORMULAR Schaltfläche NAVIGATION, Eintrag wählen oder S s ein Formular schließen 8.8 Übungen Übung 1: Formular mit dem Assistenten erstellen und ändern Level Zeit ca. 10 min Übungsinhalte Übungsdatei Ergebnisdatei Formulare erstellen Formulare sortieren Buero08 Buero08-E Für die Tabellen der Datenbank Buero08 sollen Formulare erstellt werden. Öffnen Sie die Datenbank Buero08. Markieren Sie die Tabelle Kundenverwaltung und erstellen Sie mit dem Assistenten folgendes Formular: Felder: Alle Layout: EINSPALTIG Formularname: Kundenverwaltung Öffnen Sie das Formular in der Layoutansicht. Sortieren Sie die Vornamen in alphabetischer Reihenfolge aufsteigend und löschen Sie die Sortierung wieder. Erstellen Sie anschließend mit dem Assistenten ein Formular, das sowohl die Daten der Tabelle Bestellungen als auch in einem Unterformular die Daten der Tabelle Bestellung- Detail enthält. Bis auf das Feld BestellID sollen alle Felder der beiden Tabellen im Formular abgebildet werden. 108 HERDT-Verlag

8 Impressum Matchcode: ACC2010D Autorinnen: Tanja Bossert, Andrea Weikert Redaktion: Katharina Meier Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, März 2011 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT-Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden.