ACCESS. Microsoft Access 2000 für Windows. Grundlagen für Datenbankentwickler ACC2000D Autoren: U. Böttcher, D.

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1 Microsoft Access 2000 für Windows Grundlagen für Datenbankentwickler ACC2000D Autoren: U. Böttcher, D. Frischalowski Inhaltliches Lektorat: B. Majetschak. Auflage: November 999 (6030) by HERDT-Verlag, Nackenheim, Germany Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Microfilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. ACCESS

2 I NHALTSVERZEICHNIS Access Grundlagen für Datenbankentwickler Eine einfache Datenbankanwendung Was ist ein Datenbankprogramm? Erstellen einer Datenbankanwendung in Access Erstellen von Tabellen Erstellen von Abfragen Erstellen von Formularen....6 Erstellen von Berichten Erstellen von Makros und Startformularen Ausblick Die Arbeitsoberfläche Einführung Access starten Der Arbeitsbildschirm Personalisierte Menüs Das Datenbankfenster Objekte einer Access-Datenbank Symbolleisten anpassen Access konfigurieren Hilfe in Access Access beenden Schnellübersicht Übung Grundlegende Arbeiten mit Datenbanken Grundlagen einer Datenbank Datenbank mit dem Assistenten erstellen Datenbank manuell erstellen Datenbank öffnen und schließen Datenbankobjekte bearbeiten Schnellübersicht Übung Erstellen und Bearbeiten der Tabellenstruktur Grundlagen Tabellen mit dem Tabellen-Assistenten erstellen Tabellen manuell erstellen und bearbeiten Tabellen speichern, löschen, umbenennen Schnellübersicht Übung Feldeigenschaften Grundlagen Die Feldeigenschaft F ELDGRÖSSE Die Feldeigenschaften D EZIMALSTELLEN und DEZIMALSTELLENANZEIGE Standardwerte festlegen Die Feldeigenschaft FORMAT Die Feldeigenschaft EINGABEFORMAT Gültigkeitsprüfung während der Dateneingabe Nachschlagelisten Schnellübersicht Übung Arbeiten inder Datenblattansicht Aufbau der Datenblattansicht Datensätze einfügen und löschen Felder markieren Feldinhalte bearbeiten Änderungen rückgängig machen Rechtschreibprüfung in Textfeldern AutoKorrektur Anzeige (Layout) der Tabelle verändern Tabellenstruktur in der Datenblattansicht ändern Datensätze imautoformular eingeben Schnellübersicht Übung Suchen, Sortieren und Filtern von Daten Feldinhalte suchen und ersetzen Datensätze sortieren Grundlagen von Filtern Auswahlbasierter Filter Ausdrücke formulieren "Filter nach"-methode Formularbasierter Filter Spezialfilter Besonderheiten bei UND/ODER- Verknüpfungen Schnellübersicht Übung...97

3 Inhaltsverzeichnis I 8 Indizierung Grundlagen Besonderheiten des Primärschlüssels Einfachen Index erstellen Zusammengesetzten Index erstellen Index löschen Schnellübersicht Übung Beziehungen zwischen Tabellen Grundlagen Das Beziehungsfenster Beziehungen erzeugen und löschen Einstellungen bei referenzieller Integrität Vorhandene Beziehungen einsehen und bearbeiten Beziehungen drucken Beziehungsfenster schließen Schnellübersicht Übung Abfragen Grundlagen Abfragearten Einfache Auswahlabfragen mit dem Assistenten erstellen Einfache Auswahlabfragen manuell erstellen Abfragen bearbeiten Abfragen ausführen Abfragen speichern, schließen und öffnen Abfragekriterien eingeben Besondere Möglichkeiten zur Formulierung von Abfragen Berechnete Felder Der Ausdrucks-Generator Schnellübersicht Übung Weiterführende Abfragen Grundlagen Auswahlabfragen mit mehreren Tabellen Verknüpfungseigenschaften bei Abfragen mit mehreren Tabellen Abfragen mit Funktionen Parameterabfragen Aktionsabfragen Assistent zur Duplikatsuche Assistent zur Inkonsistenzsuche Schnellübersicht Übung Daten aus Tabellen und Abfragen drucken Tabellen oder Abfragen drucken Die Seitenansicht Die Seiteneinstellungen AutoBericht erstellen Schnellübersicht Übung Standardformulare erstellen Grundlagen AutoFormulare erstellen Formulare mit dem Assistenten erstellen Hauptformulare mit Unterformular erstellen Schnellübersicht Übung Standardberichte erstellen Grundlagen Berichte mit dem Assistenten erstellen Gruppierte Berichte erstellen Zusammenfassende Berichte erstellen Adressetiketten erstellen Schnellübersicht Übung Datenbankgrundlagen Allgemeines zudatenbanken Relationale Datenbanken Entity-Relationship-Modell Normalisierung von Daten Schnellübersicht Übung Stichwortverzeichnis... 82

4 9 Access Grundlagen für Datenbankentwickler 9 Beziehungen zwischen Tabellen In diesem Kapitel erfahren Sie was zur Definition von Beziehungen notwendig ist welche Beziehungstypen es gibt wie Sie mit dem Beziehungsfenster Beziehungen bearbeiten wie Sie Unterdatenblätter erzeugen Voraussetzungen Tabellen und Abfragen erstellen Indizierung von Feldern 9. Grundlagen 9.. Die Beziehungsarten Nachdem Sie Ihre Datenbank in verschiedene Tabellen aufgeteilt haben, sollten zwischen den Tabellen Beziehungen (Verknüpfungen) hergestellt werden. Beziehungen sind beispielsweise notwendig, um Daten aus unterschiedlichen Tabellen mit Abfragen auszuwerten Daten aus mehreren Tabellen miteinander zu verbinden Berichte aus mehreren Tabellen bzw. Abfragen anzufertigen Datensätze verschiedener Tabellen in einem Formular zu bearbeiten Dabei wird bei zwei Tabellen, die in Beziehung zueinander stehen, eine als Mastertabelle und die andere als Detailtabelle bezeichnet. Die Mastertabelle enthält alle Hauptdatensätze, die Detailtabelle alle untergeordneten Datensätze. Mastertabelle: Mitglieder Detailtabelle: MitgliederInfos Mastertabelle und Detailtabelle Die Beziehung zwischen den Daten von Tabellen kann unterschiedliche Formen haben. Abhängig davon müssen Tabellen aufgeteilt und Primärschlüsselfelder definiert werden. Beispiel der Bestimmung von Beziehungen Eine Tanzschule (Datenbank: Tanzkurs.mdb) bietet mehrere Tanzkurse an und hat eine Vielzahl von Tanzschülern unterschiedlicher Altersgruppen als Mitglieder. Jeder Tanzschüler besitzt einen Mitgliedsausweis, der zur Teilnahme an den Tanzkursen berechtigt. 06

5 Beziehungen zwischen Tabellen 9 Aus diesen Informationen lassen sich die folgenden Beziehungen ableiten: Eine Tanzschule bietet mehrere Tanzkurse an. Eine Tanzschule hat mehrere Mitglieder. Die Mitglieder gehören unterschiedlichen Altergruppen an. Ein Tanzschüler hat genau einen Mitgliedsausweis. Ein Tanzschüler kann an mehreren Tanzkursen teilnehmen. Eins-zu-Eins-Beziehung (:) Tanzschüler besitzt Mitgliedsausweis Ein Tanzschüler besitzt einen Mitgliedsausweis. Ein Mitgliedsausweis ist genau einem Tanzschüler zugeordnet. Mit dieser Beziehung legen Sie fest, dass jeder Datensatz der Mastertabelle (z.b. Tanzschüler) genau einem Datensatz in der Detailtabelle (z.b. Mitgliederausweise) zugeordnet ist. Die Anzahl der Datensätze in der Mastertabelle entspricht der Anzahl der Datensätze in der Detailtabelle. In den meisten Fällen sind die Datensätze jedoch in einer Tabelle zusammengefasst. Bei umfangreichen Datensätzen empfiehlt es sich, die Tabelle in oft und wenig benötigte Felder zu teilen. Eins-zu-Viele-Beziehung (:n, n:) Tanzschüler n ist zugeordnet Altersstufe Mehrere Tanzschüler sind genau einer Altersstufe zugeordnet. Einer Altersstufe gehören mehrere Tanzschüler an. Diese Art von Beziehung ist die am häufigsten definierte Beziehung. Für jeden Datensatz der Mastertabelle können mehrere zugeordnete Datensätze in der Detailtabelle existieren. Andererseits ist ein Datensatz der Detailtabelle genau einem Datensatz der Mastertabelle zugewiesen. Viele-zu-Viele-Beziehung (m:n) Tanzschüler m beteiligt an n Tanzkurs Ein Tanzschüler ist an mehreren Tanzkursen beteiligt. Ein Tanzkurs setzt sich aus mehreren Tanzschülern zusammen. Jedem Datensatz in einer Tabelle können mehrere Datensätze einer anderen Tabelle zugeordnet sein und umgekehrt. Diese Beziehung kann nur durch eine zusätzliche Tabelle hergestellt werden, in der der Primärschlüssel aus dem Schlüssel beider Tabellen zusammengesetzt ist. Die Anzahl n in den Beziehungen kann 0, oder n beliebige Datensätze darstellen. Beispiele für Beziehungen zwischen Tabellen Die Datenbank Tanzkurs.mdb besitzt die Tabellen Mitglieder, MitgliederInfos, Altersstufe, Tanzkurse und Kursbelegung, die unterschiedliche Beziehungen zueinander aufweisen. 07

6 9 Access Grundlagen für Datenbankentwickler Mastertabelle: Mitglieder Detailtabelle: MitgliederInfos :-Beziehung zwischen den Tabellen "Mitglieder" und "Mitglieder-Infos" Jedem Datensatz der Mastertabelle Mitglieder ist genau ein Datensatz der Detailtabelle Mitglieder-Infos zugewiesen. Jeder Datensatz der Tabelle MitgliederInfos kann aufgrund der Mitgliedsnummer eindeutig ermittelt werden. Tabelle: Mitglieder Tabelle: Altersstufe :n-beziehung zwischen den Tabellen "Mitglieder" und "Altersstufe" Jedem Datensatz der Tabelle Mitglieder ist genau ein Datensatz der Tabelle Altersstufe zugewiesen. Zu den Datensätzen der Tabelle Altersstufe existieren mehrere Datensätze in der Tabelle Mitglieder. Die Beziehungen bestehen zwischen dem gemeinsamen Datenfeld Gruppe. Tabelle: Tanzkurse Tabelle: Mitglieder Tabelle: Kursbelegung m:n-beziehung zwischen den Tabellen "Mitglieder" und "Tanzkurse" Da ein Kurs mehrere Teilnehmer hat und ein Mitglied der Tanzschule mehrere Kurse belegen kann, ist eine zusätzliche Tabelle notwendig, die Auskunft über die Kursbelegung gibt. Da ein Teilnehmer einen Kurs nie doppelt (gleichzeitig) belegt, besteht der Schlüssel der Tabelle Kursbelegung aus einer Kombination der beiden Primärschlüssel aus den Tabellen Mitglieder und Tanzkurse Aufgrund des zusammengesetzten Schlüssels lassen sich die Tanzleistungen der einzelnen Mitglieder in den verschiedenen Kursen zuordnen. 08

7 Beziehungen zwischen Tabellen Referenzielle Integrität Probleme bei Standardbeziehungen Standardmäßig handelt es sich bei Beziehungen zwischen Tabellen um lose Verbindungen. Die Verknüpfungen zwischen Tabellen werden erst durch Abfragen (vgl. ab Kapitel 0) hergestellt. Wenn Sie nun Datensätze in einem Formular oder in der Datenblattansicht bearbeiten, kann es zu unerwünschten Ergebnissen kommen. Beispiel zum Löschen von Datensätzen Der Kurs A - Standard in der Tabelle Tanzkurse wird gelöscht. In der Tabelle Kursbelegung existieren trotzdem noch die Einträge zum gelöschten Kurs. Die Beziehung der Datensätze zu dem Eintrag in der Mastertabelle wurde entfernt. Teilnehmer an einem Kurs, der nicht stattfindet, sind jedoch nicht sinnvoll. Die Datenbank muss einen Mechanismus bereitstellen, um derartige Operationen zu verhindern. Tabelle: Tanzkurse Tabelle: Kursbelegung Löschen und Ändern in Tabellen mit Standardbeziehungen Problemlösung mit referenzieller Integrität Das beschriebene Problem kann durch die Definiton einer referenziellen Integrität zwischen den Tabellen gelöst werden. Die referenzielle Integrität gewährleistet, dass Datensätze nicht versehentlich geändert oder gelöscht werden. Das bedeutet, dass zwischen den betreffenden Tabellen eine feste Beziehung eingerichtet wird. Damit können Sie sicherstellen, dass bei jeder Veränderung von Inhalten der Schlüsselfelder quergeprüft wird, ob die Beziehung der Tabellen durch diese Veränderung verletzt wird. Fehlermeldung beim Löschen von Daten Notizen 09

8 9 Access Grundlagen für Datenbankentwickler Lösch- und Aktualisierungsweitergabe bei referenzieller Integrität Bei der Verwendung der referenziellen Integrität können Sie außerdem angeben, ob sich das Löschen und Ändern von Daten auf die abhängigen Felder übertragen soll. Standardmäßig erhalten Sie eine Fehlermeldung, wenn Sie einen Datensatz löschen möchten, zu dem noch Beziehungen aus anderen Tabellen bestehen (vgl. obige Abbildung). Bei Verwendung der Löschweitergabe in Zusammenhang mit der referenziellen Integrität werden beispielsweise, sobald Sie den Datensatz A -Standard der Tabelle Tanzkurse löschen, automatisch die zugehörigen Datensätze der Tabelle Kursbelegung gelöscht. Tabelle: Tanzkurse Tabelle: Kursbelegung Löschen und Ändern in Tabellen mit referenzieller Integrität Das Gleiche gilt auch bei Änderungen von Daten, wenn die Aktualisierungsweitergabe aktiviert wurde. Wenn Sie beispielsweise die Kursnummer A durch A5 ersetzen, wird automatisch in der verknüpften Tabelle die Kursnummer geändert Vorüberlegungen zur Definition von Beziehungen Bevor Sie Beziehungen zwischen Ihren Tabellen definieren, sollten Sie diese auf einem Papier skizzieren. Markieren Sie dabei die Datenfelder, durch die die Tabellen verknüpft werden sollen. Folgende Aspekte sollten Sie bei der Planung der Beziehungen berücksichtigen: Es ist nicht notwendig, dass die verbundenen Datenfelder den gleichen Feldnamen haben. Sie müssen jedoch im Felddatentyp und in der Feldgröße übereinstimmen. Falls Sie Datenfelder über ein AutoWert-Feld verbinden möchten, ist der Felddatentyp Z AHL mit der Feldgröße LONG INTEGER in der Detailtabelle für das zu verknüpfende Feld einzustellen. Durch die Indizierung der verbundenen Datenfelder wird die Arbeit mit verknüpften Tabellen in Abfragen, Formularen oder Berichten beschleunigt. Zusätzliche Voraussetzungen für Beziehungen mit referenzieller Integrität Die Haupttabelle (Mastertabelle) muss einen Primärschlüssel oder einen eindeutigen Index (Index ohne Duplikate) besitzen. Die Beziehung muss auf dem Datenfeld des Primärschlüssels bzw. des eindeutigen Index basieren. 0

9 Beziehungen zwischen Tabellen Das Beziehungsfenster Zur Definition von Standardbeziehungen und Beziehungen mit referenzieller Integrität stellt Access ein spezielles Beziehungsfenster zur Verfügung. Das Beziehungsfenster zeigt die Tabellen = an, für die Beziehungen definiert werden bzw. die Beziehungen zu anderen Tabellen besitzen. Einfache Beziehungen > sind durch eine einfache Verknüpfungslinie zwischen zwei Datenfeldern unterschiedlicher Tabellen zu erkennen Beziehungen mit referenzieller Integrität werden zusätzlich durch die Beziehungsart gekennzeichnet?. Beziehungsfenster anzeigen Schließen Sie alle Datenbankobjekte, für die Sie Beziehungen ändern wollen. Klicken Sie auf das Symbol B EZIEHUNGEN der Symbolleiste. oder Wählen Sie den Menüpunkt EXTRAS -BEZIEHUN- GEN. Falls noch keine Beziehungen zwischen Tabellen bestehen, öffnet Access automatisch das nebenstehende Dialogfenster. Falls es nicht angezeigt wird, klicken Sie auf das Symbol TABELLE ANZEIGEN der Symbolleiste. oder Wählen Sie den Menüpunkt BEZIEHUNGEN - Objekte für das Beziehungsfenster auswählen TABELLE ANZEIGEN. Markieren Sie durch Anklicken die Tabellen und Abfragen in den Registern T ABELLEN, A B - FRAGEN und B EIDE, die in eine Beziehung integriert werden sollen. Mehrfachmarkierungen sind durch Anklicken bei gleichzeitiger Betätigung der STRG -Taste möglich. Notizen Das Beziehungsfenster (Büro) Bestätigen Sie mit der Schaltfläche H INZUFÜGEN.Access ergänzt das Beziehungsfenster um die jeweilige Tabellen oder Abfrage. Haben Sie alle Objekte aufgenommen, schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche S CHLIESSEN.