Geschäftliche Korrespondenz standardisieren. Mit LibreOffice Writer und LibreOffice Calc. Thomas Rudolph. 1. Ausgabe, März 2017 ISBN

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1 Geschäftliche Korrespondenz standardisieren Thomas Rudolph 1. Ausgabe, März 2017 ISBN Mit LibreOffice Writer und LibreOffice Calc TE-LO-KORR_TR

2 Impressum Matchcode: TE-LO-KORR_TR Autor: Thomas Rudolph Herausgeber: Thomas Rudolph 1. Ausgabe, März 2017 Produziert im HERDT-Digitaldruck HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: Thomas Rudolph Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim Herausgeber. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Wenn die Bildungsmedien Verweise auf Webseiten Dritter enthalten, so unterliegen diese der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien vorhandenen Internetadressen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte aktuell und gültig. Sollten Sie die Inhalte nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden. Sollten im vorliegenden Produkt vorhandene Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen nicht mehr der beschriebenen Software entsprechen, hat der Hersteller der jeweiligen Software nach Drucklegung Änderungen vorgenommen oder vorhandene Funktionen geändert oder entfernt.

3 Geschäftsbriefvorlage nach DIN 5008 Form B in Writer erstellen Auftrag: Erstellen Sie in Writer eine Briefvorlage nach der für die Anfertigung von Geschäftsbriefen gültigen DIN 5008 Form B, geändert 04/2011. Arbeiten Sie dazu die in der Anleitung vorgegebenen Teilaufgaben schrittweise ab. Dokumentvorlagen können immer wieder verwendet werden; sie werden nur mit aktualisierten Inhalten gefüllt. Das ist sinnvoll, wenn man ein einheitliches Brieflayout verwenden möchte oder wenn die Brieferstellung (z. B. bei Mahnschreiben) weitgehend automatisiert erfolgen soll. Die vorliegende Handlungsanleitung berücksichtigt die Richtlinien der DIN 5008 mit den im April 2011 erfolgten Änderungen. Die Briefe sollen an den Fensterbriefumschlag vom Typ DL angepasst werden. 1.1 Ein Dokument als Vorlage speichern Öffnen Sie in LibreOffice Writer ein leeres Dokument. Speichern Sie anschließend das leere Dokument als Writer-Vorlage (.ott) in Ihrem Vorlagenverzeichnis. Geben Sie der Vorlage einen aussagefähigen Namen, z. B. brief_5008_2011_dl. Die Seitenränder sollten so gewählt werden, wie hier in Format Seite Seite ersichtlich. In der Form B kann der obere Seitenrand mit 4,5 cm gewählt werden. Das ist aber nicht unbedingt notwendig, da dieser Bereich sowieso der kreativen Gestaltung des Briefkopfes unterliegt. Der rechte Seitenrand darf nicht weniger als 1 cm betragen.

4 Alle Formatierungszeichen anzeigen Um Formatierungen besser überprüfen zu können, ist es sinnvoll, über die Schaltfläche Steuerzeichen [Strg+F10] deren Anzeige zu aktivieren. Über Extras Optionen Libre Office Writer Formatierungshilfen Anzeigen von kann festgelegt werden, ob eventuell alle oder welche Zeichen genau bei der Bearbeitung angezeigt werden sollen. 1.3 Eine Hilfslinie zeichnen und vertikal positionieren Um den Briefkopf gestalten zu können, ist es von Vorteil, über die gesamte Blattbreite eine horizontal verlaufende Hilfslinie mit 4,5 cm Abstand vom oberen Seitenbeginn zu zeichnen. Über Ansicht Symbolleisten Zeichnen muss zuerst die Symbolleiste Zeichnen (Zeichnung in einigen Versionen) aktiviert werden. Anschließend wird das Werkzeug Linie + [Umschalt] genutzt, um eine horizontal verlaufende Hilfslinie mit 4,5 cm Abstand zum oberen Seitenbeginn zu erzeugen. Die Positionierung finden wir im Kontextmenü der Linie unter Position und Größe.

5 - 5 - Die Optionen sind wie im Screenshot zu wählen. Die Verankerung ist an der Seite auszurichten. Das gilt grundsätzlich für alle einzufügenden Objekte. Das vertikale Lineal wird über Extras Optionen LibreOffice Writer Ansicht Vertikales Lineal aktiviert. Wenn der obere Rand richtig eingestellt wurde, lassen sich am vertikalen Lineal die eingestellten 4,5 cm Abstand von oben ablesen. Abschließend sollten noch im Kontextmenü der Linie unter Position und Größe zuerst die Größe und danach die Position der Linie geschützt werden. 1.4 Den Briefkopf gestalten Nun geht es an die individuelle Gestaltung des eigentlichen Briefkopfes. Durch die unter 3. eingezeichnete Hilfslinie ist der kreativ auszugestaltende Bereich gut ersichtlich. Die DIN 5008 (Form B) lässt hier ausdrücklich eben jene 4,5 cm Spielraum. Im Beispiel wurden ein Logo, ein Textfeld mit Adressblock des Firmeninhabers und ein Fontwork-Schriftzug mit der Firmenbezeichnung eingefügt. Die Hilfslinie wird zum Abschluss aller Gestaltungsarbeiten unsichtbar gemacht und weitere eingefügte Objekte werden an der Seite verankert. 1.5 Eine unsichtbare Tabelle für Rücksendeangabe und Adressblock erstellen Anschließend muss eine unsichtbare Tabelle erstellt und positioniert werden. In Writer lässt sich strukturierter Text bestens in Tabellen ausrichten. Unter Tabelle Tabelle einfügen [Strg+F12] kann die Tabelle Adressblock mit einer Spalte und 11 Zeilen erzeugt werden. In den Tabelleneigenschaften sollten die Optionen so wie in den Screenshots gewählt werden. Auch ohne die Auswahl einer Umrandung bleibt die Tabelle durch die aktivierte Option Tabellenbegrenzungen aus dem Menü Ansicht zum Bearbeiten sichtbar. An dieser Stelle sollte auch gleich die Option Textbegrenzungen aktiviert werden.

6 - 6 - Im Kontextmenü (Rechtsklick) Tabelleneigenschaften sind die Einstellungen im Register Tabelle wie im oberen Screenshot ersichtlich zu wählen. Für das Register Umrandung sind die zutreffenden Einstellungen aus dem unteren Screenshot zu übernehmen. Die oberen 5 Zeilen der Tabelle Adressblock sind mit Schriftgrad 8 pt., die unteren 6 Zeilen mit 12 pt. zu formatieren. Die Rücksendeangabe wird hier in Zeile 2 eingetragen, um die Einpassung in das Umschlagfenster für den Fensterbriefumschlag DL zu optimieren. Die Platzhalter für die Felder von Anrede bis Wohnort im Adressblock sind, beginnend ab Zeile 6, mit 12 pt. Schriftgröße einzutragen. Sollten später noch Anpassungsarbeiten notwendig sein, so können einfach andere Zeilen für die Felder verwendet werden.

7 - 7 - Tabelle Adressblock 1.6 Eine unsichtbare Tabelle für den Informationsblock erstellen Die Tabelle für den Informationsblock ist mit 2 Spalten und 11 Zeilen einzurichten. Um in Writer Tabellen nebeneinander platzieren zu können, muss zunächst über Einfügen Rahmen Rahmen ein Rahmen mit den aus dem unten abgebildeten Screenshot ersichtlichen Einstellungen eingefügt werden. Im Register Umrandung müssen alle Abstandswerte zum Inhalt (synchron) auf 0,00 cm gesetzt werden. Außerdem wird auf eine Umrandung verzichtet.

8 Thomas Rudolph - Handlungsanleitungen für den betrieblichen Office-Einsatz Anlage 4 - Fragen zur Selbstkontrolle 1. Aus welchen Gründen empfiehlt sich die Arbeit mit Dokumentvorlagen? 2. Wie wird in Writer ein Dokument als ODF Textdokumentvorlage (.ott) gespeichert? 3. Wie passt man die Seitenränder des Dokumentes an? 4. Wie wird die Anzeige der Steuerzeichen aktiviert? 5. Wie wird die Symbolleiste Zeichnen (Zeichnung) aktiviert? 6. Wie kann sichergestellt werden, dass eine mit dem Werkzeug LINIE erstellte Linie genau horizontal verläuft? 7. Wie gelingt es, Position und Größe von eingefügten Objekten in Writer zu schützen? 8. Wie sollte ein eingefügtes Objekt grundsätzlich verankert werden? 9. Wie können Lineale auf der Arbeitsoberfläche eingeblendet werden? 10. Mit welcher Tastenkombination können Tabellen eingefügt werden? 11. Wie können Tabellen unsichtbar gemacht werden? 12. Welche Möglichkeit bietet die Verwendung eines Rahmens in Writer? 13. Wie kann ein selbstaktualisierendes Datum eingefügt werden? 14. Wie kann das Format des Datums angepasst werden? 15. Zählen Sie die Bestandteile eines Geschäftsbriefes nach DIN 5008 auf. 16. In welchem Stil sollte eine Anrede in einem Geschäftsbrief verfasst werden? 17. Wie viel Platz ab dem oberen Seitenrand sieht die DIN 5008 für die individuelle Briefkopfgestaltung vor? 18. Wie werden die Falz- und Lochmarken für die Briefvorlage erstellt? 19. Wie wird eine Fußzeile in ein Writer-Dokument eingefügt? 20. Welche Inhalte sollte die Fußzeile in einem Geschäftsbrief nach Möglichkeit aufweisen? Anlage 4 - Fragen zur Selbstkontrolle