Wichtige Hinweise... 2 Vorlagensystem Allgemein... 2 Wichtige Einstellungen Speicherort alle Vorlagen... 2 Vorlagen...

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1 HowTo glit.app Vorlagen glit.app nutzt Microsoft Office Vorlagen für die Erstellung von Dokumenten. In dieser Anleitung werden die Konzepte und Felder detailliert beschrieben. Inhaltsverzeichnis Wichtige Hinweise... 2 Vorlagensystem... 2 Allgemein... 2 Wichtige Einstellungen... 2 Speicherort alle Vorlagen... 2 Vorlagen... 3 Vorlagen anpassen... 4 Excel Listen... 4 Standard Listenvorlage... 4 Listenvorlagen für Rohdaten einfach mit Autofilter... 4 Listenvorlagen mit Kopfbereich... 5 Word Vorlagen... 6 Allgemeine Dokumentvariablen (alle Word-Vorlagen)... 6 Spezifische Dokumentvariablen... 7 Beispiele... 8 Serienbriefe Seriendruck-Felder gl it gmbh, Seite 1 11

2 Wichtige Hinweise Bevor etwas geändert wird an den Einstellungen in glit.app oder an den Vorlagen, muss unbedingt eine Datensicherung erstellt werden. Nur so kann im Notfall wieder das letzte funktionierende System hergestellt werden. Vorlagensystem Allgemein glit.app Auswertungen und Ausdrucke werden via Microsoft Office Automation erstellt: - Vorlage ist eine normale Microsoft Office Vorlage - In der Vorlage können Style, Schriftgrössen und Farben definiert werden - Beim Erstellen eines Dokuments aus glit.app wird ein neues Dokument basierend auf der Vorlage geöffnet und alle vorhandenen Felder mit den Daten ausgefüllt Wichtige Einstellungen Speicherort alle Vorlagen Die Vorlagen liegen alle in einem Ordner, welcher in den Einstellungen konfiguriert werden kann. Mit der Textsuche Report in den glit.app Einstellungen des Mandanten lassen sich die Haupteinstellungen für die Reports finden. Diese Ordner können auf dem Computer lokal oder im Netzwerk liegen, so lange die Verfügbarkeit währen der glit.app Nutzung gewährleistet ist. Die wichtigsten Einstellungen für die Vorlagen im Detail: Einstellung Vorlagenverzeichnis Mailmerge Vorlagenverzeichnis Verzeichnis Datenquellen für Mailmerge Verzeichnis Mailmerge Output Beschreibung Der Ordner, wo alle Vorlagen liegen. Der Ordner, wo alle Serienbrief-Vorlagen liegen Ordner, wo die Datenquellen (Excel-Dateien) für die Serienbriefe geschrieben werden Ordner, wo die Serienbriefe gespeichert werden gl it gmbh, Seite 2 11

3 Vorlagen Sämtliche Vorlagenordner und dateien, sowie die Speicherorte werden pro Mandant in den glit.app Einstellungen gespeichert und können dort angepasst werden. Bei der Änderung einer Vorlage, z.b. für die Rechnung Invoice.dotx, empfiehlt es sich, eine Kopie der Originalvorlage zu erstellen und mit einem eigenen Namen zu speichern Invoice_meineFirma.dotx. Dann kann der Wert in der Einstellung für die Rechnungsvorlage geändert werden. gl it gmbh, Seite 3 11

4 Vorlagen anpassen Excel Listen Die Excel Listen Vorlagen definieren die Anzeige der Listen. Die Inhalte der Listen sind fix vorgegeben, es können lediglich Einstellungen an der Darstellung (Schrift-Art, -Farbe, -Grösse), allenfalls Kopf- und Fusszeile, sowie Druckereinstellungen definiert werden. Standard Listenvorlage Die einfachste aller Listenvorlagen ist das List Template.xltx dieses ist grundsätzlich leer und wird für das Schreiben von Datenquellen (Serienbrief) verwendet. Diese Vorlage wird für den Benutzer nicht sichtbar und soll weder verändert noch umbenannt werden. Listenvorlagen für Rohdaten einfach mit Autofilter Diese Listenvorlagen werden verwendet für Kontakt-, Todo-, Journal- und Produkt-Listen und können umbenannt und in den Einstellungen angepasst werden. Geändert werden darf: - Schrift (Grösse, Farbe, Art) - Zusätzliche Spalten mit z.b. Funktionen und Autofilter Nicht geändert werden darf: - Die Adresse der Zellen, wo Inhalte geschrieben werden - Die Nummer der Zeil mit dem ersten Datensatz Beispiel einer einfachen Rohdatenliste (Kontaktliste): Anpassungsmöglichkeiten: - Du darfst o Druckeinstellungen ändern: Hoch-, Querformat usw o Bereich 1: Formate definieren (Datum, Zahl usw) Schriftgrössen, Spaltengrössen Bezeichnung der Felder im Listenkopf ändern o Bereich 2: Machen was du willst, z.b. Funktionen auf die Datenfelder - Du darfst nicht: o Bereich 1: Spalten entfernen oder verschieben gl it gmbh, Seite 4 11

5 Die Zeile 2 verschieben (keine Zeile vorher einfügen, Inhalte danach werden überschrieben) Listenvorlagen mit Kopfbereich Einige Listenvorlagen definieren einen Kopfbereich, auch hier sind die Felder, wo Daten geschrieben werden vordefiniert: Die Schriftart, Bezeichnungen, Druckeinstellungen können aber frei definiert werden. Falls eine oder mehrere Informationen im Kopfbereich nicht zutreffend sind, kann die Zeile mit der Excel-Funktion Verstecken ausgeblendet werden. gl it gmbh, Seite 5 11

6 Word Vorlagen Jede Word-Vorlage ist individuell gestaltet. Die Daten werden mittels Dokument-Variablen geschrieben und können frei platziert werden. Als Spezialfall werden Tabellen mit einer Bookmark (Textmarke) gestartet und dann in einer Zeil mit Platzhaltern definiert. Falls ein Platzhalter oder eine Dokumentvariable nicht vorhanden ist, wird sie nicht geschrieben und es gibt keinen Fehler. Einzig die Bookmark für den Tabellenstart muss zwingend vorhanden sein. Es können sämtliche Formate angepasst, sowie zusätzliche Inhalte eingefügt werden. Die Dokumentvariablen und Inhalte werden beim Erstellen des Ausdrucks geschrieben und übernehmen automatisch die definierten Format-Einstellungen der Word-Vorlage. Hier ein Beispiel: 1- Dokumentvariable angezeigt 2- Dokumentvariablen nicht sichtbar (Standard) 3- Bookmark für den Tabellenstart 4- Platzhalter innerhalb der Tabelle Allgemeine Dokumentvariablen (alle Word-Vorlagen) Die Mandanteninformationen werden in allen Dokumenten zur Verfügung gestellt. Folgende Variablen stehen zur Verfügung: Dokument Variable Beispiel Woher in glit.app docmandantlogo {INCLUDEPICTURE {DOCVARIABLE docmandantlogo..\* } Das Logo des Mandanten docmandantmwstnr { DOCVARIABLE docmandantmwstnr \* Mandant Einstellungen docmandantkontobezeichnung { DOCVARIABLE docmandantkontobezeichnung Mandant Einstellungen \* docmandantkontonr { DOCVARIABLE docmandantkontonr \* Mandant Einstellungen docmandantkontoiban { DOCVARIABLE docmandantkontoiban \* Mandant Einstellungen docmandanttel { DOCVARIABLE docmandanttel \* Telefon des Mandant- Kontakts docmandant { DOCVARIABLE docmandant \* des Mandant- Kontakts gl it gmbh, Seite 6 11

7 docmandantinternet { DOCVARIABLE docmandantinternet \* docmandantadresse { DOCVARIABLE docmandantadresse \* docmandantadresse_1linie { DOCVARIABLE docmandantadresse_1linie \* Internetadresse des Mandant-Kontakts Adresse des Mandant- Kontakts Adresse des Mandant- Kontakts auf einer Linie Spezifische Dokumentvariablen Dokumen Variable Beispiel doctitel { DOCVARIABLE doctitle \* doctotalnetto { DOCVARIABLE doctotalnetto \* doctotalmwst { DOCVARIABLE doctotalmwst \* doctotalbrutto { DOCVARIABLE doctotalbrutto \* Offerte dockontaktnummer { DOCVARIABLE dockontaktnummer \* docempfaengeraddresse { DOCVARIABLE docempfaengeraddresse \* docoffertnummer { DOCVARIABLE docoffertnummer \* docoffertdatum { DOCVARIABLE docoffertdatum \* docoffertegueltigbisdatum { DOCVARIABLE docoffertegueltigbisdatum \* docskonto { DOCVARIABLE docskonto \* docfusszeile { DOCVARIABLE docfusszeile \* Bestellung (Lieferschein und Bestätigung) dockontaktnummer { DOCVARIABLE dockontaktnummer \* docempfaengeradresse { DOCVARIABLE docempfaengeradresse \* docbestellnummer { DOCVARIABLE docbestellnummer \* docbestelldatum { DOCVARIABLE docbestelldatum \* docfusszeile { DOCVARIABLE docfusszeile \* Rechnung (Rechnung, Zahlungserinnerung, Mahnung) dockontaktnummer { DOCVARIABLE dockontaktnummer \* docempfaengeradresse { DOCVARIABLE docempfaengeradresse \* docrechnungsnummer { DOCVARIABLE docrechnungsnummer \* docrechnungsdatum { DOCVARIABLE docrechnungsdatum \* docrechnungfälligkeitsdatum { DOCVARIABLE docrechnungfälligkeitsdatum \* docrechnungfälligkeitstage { DOCVARIABLE docrechnungfälligkeitstage \* docskonto { DOCVARIABLE docskonto \* docfusszeile { DOCVARIABLE docfusszeile \* Tabellen bmstarttable POS_DATUM POS_POSITION POS_ANZAHL POS_ARTIKELNUMMER POS_PRODUKT POS_EINHEIT POS_MWSTSATZ POS_MWSTCODE POS_STUECKPREISNETTO POS_STUECKPREISBRUTTO POS_RABATT POS_TEXT POS_BETRAGMWST POS_BETRAGNETTO POS_BETRAGBRUTTO Tabelle Mehrwertsteuer (Bookmark und Platzhalter) Name der Bookmark, die in der ersten Zelle der Tabelle eingefügt werden muss Datum der Position Positionsnummer der Position Anzahl der Positione Artikelnummer, falls ein Produkt hinzugefügt ist Produktname, falls ein Produkt hinzugefügt ist Einheit der Position MwSt-Satz als Zahl, falls Steuer zugewiesen Code des zugewiesenen MwSt-Satzes Netto Stückpreis Brutto Stückpreis (Netto + MwSt) Rabatt diese Spalte wird automatisch ausgeblendet, falls keine Position Rabatt enthält Positionstext MwSt-Betrag der Position Nettobetrag (Anzahl * Netto-Stückpreis) Bruttobetrag (Anzahl * Brutto-Stückpreis) Nur falls mit mehreren verschiedenen MwSt-Sätzen gearbeitet wird. gl it gmbh, Seite 7 11

8 bmmwstliste LISTE_MWSTSATZBETRAG LISTE_MWSTSATZBRUTTO LISTE_MWSTSATZ Bereich wo die Mehwertsteuer nach Satz aufgelistet wird Bookmark innerhalb der Positionen-Tabelle wo die Auflistung der Beträge nach MwSt stattfinden wird nur von Firmen mit mehreren MwSt-Sätzen benötigt Der gesamte Mehrwertsteuerbetrag aller Positionen für diesen Satz Der Brutto-Betrag alles Positionen mit diesem Satz Der MwSt-Satz InfoSheet Liegenschaften Dokumentvariablen Liegenschaften Infoblatt doctitel { DOCVARIABLE doctitel \* dockostenstelle { DOCVARIABLE dockostenstelle \* docfibunr { DOCVARIABLE docfibunr \* dockatasternr { DOCVARIABLE dockatasternr \* docbaujahr { DOCVARIABLE docbaujahr \* doctechnik { DOCVARIABLE doctechnik \* docrenovationen { DOCVARIABLE docrenovationen \* docbemerkungen { DOCVARIABLE docbemerkungen \* docbild {INCLUDEPICTURE {DOCVARIABLE docbild \* } Tabelle Fälle Tabelle Todos Tabelle Journal Bookmark: fallstarttable COL_FALLDATUM, COL_FALLTEXT, COL_FALLZUSTAENDIG, COL_FALLSTATUS Bookmark: todostarttable COL_TODOUNTIL, COL_TODOTEXT, COL_TODORESPONSIBLE, COL_STATUS Bookmark: journalstarttable COL_DATE, COL_TEXT, COL_CREATOR, COL_DURATION Beispiele In der Folge werden einige Beispiele für die Dokumente Offerte, Bestellung und Rechnung präsentiert. Die Dokumentvariablen sind extra eingeblendet zur Veranschaulichung. gl it gmbh, Seite 8 11

9 Rechnungspositionen Firma ohne MwSt Rechnungspositionen Firma mit einem MwSt-Satz gl it gmbh, Seite 9 11

10 Rechnungspositionen Firma mit mehreren MwSt-Sätzen Die Liste der MwSt-Sätze wird automatisch anhand alle MwSt-Sätze in dieser Rechnung populiert und sieht schlussendlich etwa so aus: gl it gmbh, Seite 10 11

11 Serienbriefe Serienbriefe werden bei der Kommunikation verwendet, bei der Auswahl der Vorlagen werden alle Vorlagen welche im MailMerge-Verzeichnis abgelegt sind angezeigt. Diese Vorlagen können angepasst oder neue erstellt werden. Seriendruck-Felder Als Beispiel mit allen Feldern kann das Dokument MailMerge Example.docx verwendet werden. Auch in dieser Funktionalität ist der Ablauf so, dass der Standard-Mechanismus von Word verwendet wird: 1. Word Serienbrief Dokument erstellen 2. Empfänger auswählen aus vorhandener Liste a. Zuvor sollte schon einmal ein Serienbrief erstellt werden, damit eine aktuelle Datenquelle vorhanden ist (Datenquelle ist zu finden im MailMerge Output Ordner ) 3. Sobald die Datenquelle ausgewählt ist, sind alle Seriendruckfelder für das Dokument sichtbar und können eingefügt werden. 4. Dokument auf Vorschau stellen und speichern 5. Das Dokument ist jetzt für Serienbriefe verfügbar und kann verwendet werden Feld ContactId Firma Vorname Nachname Funktion Briefanrede Anrede Kontaktnummer Adresse Kopie An IstKopie Verfasser_ - Benutzername - Name - - Telefon - Funktion Unterschrift1_ - Benutzername - Name - - Telefon - Funktion Unterschrift2_ - Benutzername - Name - - Telefon - Funktion Beschreibung Eindeutige Id des Kontakts Firmennamen falls ausgefüllt Vorname des Kontakts Nachname des Kontakts Funktion des Kontakts Briefanrede des Kontakts oder der Adresse, falls dort überschrieben Herr oder Frau Kontaktnummer des Kontakts Ausgewählte Adresse des Kontakts Auflistung der Kontakte, die als CC ausgewählt wurden Wahr/Falsch so kann die Kopie mit einem Wasserzeichen angezeigt werden Felder aus dem Kontakt des gewählten Verfassers Felder aus dem Kontakt des gewählten Unterschrift1 Kontakts Felder aus dem Kontakt des gewählten Unterschrift2 Kontakts gl it gmbh, Seite 11 11