Adami CRM - Outlook Replikation User Dokumentation

Transkript

1 Adami CRM - Outlook Replikation User Dokumentation Die neue Eigenschaft der Adami CRM Applikation macht den Information Austausch mit Microsoft Outlook auf vier Ebenen möglich: Kontakte, Aufgaben, Termine und s. Konfiguration der <Outlook Replikation> Funktionalität (kann nur von Administrator Benutzer gemacht werden): - Geben Sie den Benutzer PC Name unter den (<Verwaltung>) Panel (<Benutzer>) Options Gruppe (<Benutzer>) Menü Option an: - Es wird nicht erlaubt Outlook Einträge von einem selben Outlook Profil zu synchronisieren, wenn Sie mit verschiedene Adami Vista Benutzer aufgezeichnet sind. Aber, es ist möglich Einträge von verschiedene Outlook Profile mit dem selben Adami Vista Benutzer zu synchronisieren.

2 1. Kontakte Synchronisierung: Die Hauptebene der Synchronisierung ist die Kontakte Ebene. Die Haupt Felder der Kontakte von Adami CRM haben ein Korrespondent in Outlook, so dass, alle wichtigsten Informationen werden zwichen den beiden Systeme ausgetauscht (Fig. 1, Fig. 5). Fig.1 Der Kontakte Synchronisierungs Prozess bezieht sich auf kontrollierte Auswahl der benötigten Kontakte im Outlook, daher ist dieser Prozess in zwei Schritte aufgeteilt: beim ersten, der Benutzer muss die gewünschten Kontakte wählen. Der zweite Schritt ist die Synchronisierung selbst.

3 Fig.2 Als Beispiel für was beschrieben wurde, lasst uns den Kontakt Elisabeth Abdel nehmen. Der Kontakt muss gewählt sein und dann für Synchronisierung zugewiesen. Dieses kann von dem <Outlook> Menü <Outlook Replikation Hinzufügen>(Fig.2) gemacht werden. Ein neuer Browser für die Bestätigung der gewählten Kontakte wird geöffnet (Fig.3). Nach der Bestätigung, der erste Schritt der Kontakte Synchronisierung ist beendet. Eine Liste mit alle gewählten Kontalte kann gesehen werden wenn Sie das <Ansicht Kontaktliste> Browser von dem Outlook Bereich aufrufen(fig.4).

4 Fig.3 Fig.4

5 Fig.5 Der zweite Schritt ist die Synchronisierung der Kontakte: <Kontakte synchronisieren> von der Outlook Zone. Jetzt alle Informationen der gewählten Kontakte von dem ersten Schritt werden in der Outlook Kontakte Sektion übertragen. Mit dem selben Beispiel von vorher, in Fig. 5 kann man sehen wie diese Information in Outlook angezeigt wird.

6 Fig.6 Nachdem die Synchronisierung der Kontakte beendet hat, jede Änderung die gemacht wird, wird beim nächsten Synchronisierungs Prozess übertragen. Die Kontakte sind im Outlook schreibgeschützt, darum müssen alle Änderungen in der Applikation gemacht werden und nach der nächsten Replikation werden diese in Outlook auch übertragen. Mit demselben Beispiel von vorher, wenn wir die Stadt beim Institution Adresse von Herzogenburg zu Herzogenburgg ändern und wenn wir den Titel Prof. hinzufügen (Fig. 6), kann man sehen dass nach der Synchronisierung die Änderungen nicht mehr vorkommen (Fig. 7).

7 Fig.7 2. Termine Synchronisierung: Die Synchronisierung der Termine wird die Termine von den letzten 365 Tage von einem Kalender zu dem anderen übertragen. Wenn wir ein Termin zu einer spezifischen Person in Outlook generieren (in unseren Beispiel werden wir einen Termin für Frau Elisabeth Abdel generieren, Fig. 8), dieses wird in dem Kalender von Adami Vista vorkommen nachdem die Kalender Synchronisierung beendet hat (<Kalender synchronisieren> von der Outlook Zone). Der Unterschied ist, dass in Adami Vista ein geplanntes Besuch generiert wird und dieses kann geändert werden, wenn man auf dem Termin rechts klickt und man <Besuch dokumentieren> wählt (Fig. 9) und nachher das Besuchsbericht Menü öffnet (Fig.10).

8 Fig. 8 Fig. 9

9 Fig.10 Fig. 11

10 Die Termine werden mit Adami CRM synchronisiert, obwohl manche keine Verbindung zu einen Kontakt haben (Fig. 11, Fig. 12). Ein Besuch kann von dieser Art von Termine nicht erstellt werden. Fig Aufgaben Synchronisierung: Jeder Besuch aus Adami CRM von den letzten 365 Tage wird eine Aufgabe in Outlook erstellen und jede Aufgabe von Outlook von den letzten 365 Tage wird ebenfalls ein Besuch generieren, fals die logischen Regeln von Adami CRM gefolgt sind. Um ein richtiges Besuch ohne einen Meldung Log nach der Synchronisierung zu haben, alle Pflichtfelder von Vista müssen auch in Outlook eingefüllt werden. Wenn wir wieder den vorrigen Beispiel nehmen und wenn wir

11 ein geplanntes Besuch in Adami CRM für Frau Abdel (Fig. 10) erstellen, nach der Aufgaben Synchronisierung (<Aufgaben synchronisieren> von dem Outlook Bereich), die geplannte Aufgabe wird in Outlook angezeigt werden (Fig. 13). Lasst uns annehmen, dass der Besuch gemacht wurde und dass die Aufgabe abgeschlossen ist (Fig. 14). Nachdem die Synchronisierung erfolgt hat, kann man in Adami CRM sehen, dass der Besuch geschlossen wurde (Fig. 15). Fig.13

12 Fig.14

13 Fig.15 Jede Aufgabe muss einen zugeordneten Kontakt haben, aber die Applikation von dem PDA (Agenda Fusion) macht keinen klaren Link zwischen den Aufgaben und den Kontakten (Fig. 16), daher in Outlook die Aufgaben werden keinen zugeordneten Kontakt haben. Änlich den Termine, die Information betreffend dem Kontakt wird nur in dem Subjekt der Aufgabe angezeigt. Deshalb der Subjekt sollte nie geändert werden, weil sonst, kann die Aufgabe nicht synchronisiert werden. Nach der zweiten Aufgaben Synchronisierung, der Kontankt wird in Adami CRM identifiziert und wird auch in Outlook übertragen (Fig.17).

14 Fig. 16

15 Fig.17 Die Probleme der Synchronisierungen werden im Log Browser angezeigt, welcher automatisch erscheinen wird fals es Probleme während der Synchronisierung gab. Als Beispiel, erstellen wir in Outlook ein neues Besuch, dass keinen zugeordneten Kontakt hat (Fig.18). Nach der Synchronisierung der Log Browser erscheint auf dem Bildschirm und zeigt dass es eine Fehlermeldung gibt (Fig. 19).

16 Fig.18 Fig s Synchronisierung: Die s Synchronisierung kann man von dem Outlook Bereich <Mails synchronisieren> machen. Diese Funktionalität wird s von Outlook zu Vista übertragen und die Übertragung wird nur für folgende Outlook Ordner gemacht: Inbox, Postausgang und Outbox. Nur die s die nicht älter als 45 Tage sind werden in Vista übertragen.

17 Nach dem Synchronisierungs Prozess, der Browser wird erscheinen und wird die synchronisierten s anzeigen. Durch ein Doppelklick auf einem Verzeichnis von diesem Browser, eine Edit Maske wird geöffnet, die alle Angaben des s anzeigt (Fig. 21). Fig. 20 Die Kontakte Sektion zeigt die Vista Kontakte in Bezug zu dieses an, fals sie vorher mit Outlook synchronisiert wurden (durch die Kontakte synchronisieren Funktionalität): Sender und Empfänger. Außerdem die synchronisierte s eines Kontaktes können vom <Ansprechpartner> Browser <Ansicht Mails> Menü Option angesehen werden. Allgemeine Angaben Outlook Bereich Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten zu synchronisieren, alle zusammen erste Option von dem Outlook Bereich alle Kontakte, Termine, Aufgaben und s werden synchronisiert oder individuell durch klicken auf

18 der nötigen Option von den vier, von dem Outlook Bereich Kontakte, Termine, Aufgaben oder s. Es gibt auch Möglichkeiten die synchronisierte Information bezüglich den Kontakten, Aufgaben und s anzusehen, indem Sie eine der Ansicht Optionen wählen: Ansicht Kontaktliste (Fig. 4), Ansicht Aufgabenliste (Fig. 21), Ansicht Mail Liste. Die letzte Option enthält eine Liste mit dem Replikation Log Meldungen die während alle Synchronisierungen vorgekommen sind. Fig. 21 Pflichtfelder Um eine Fehlermeldung freie Synchronisierung zu haben, die volgende Felder müssen ausgefüllt werden:

19 a. Kontakte Vista Feld Nachname Vorname Institution Name Stadt Postleitzahl Land Outlook Feld Nachname Vorname UnternehmenName GeschäftAddresseStadt GeschäftAddressePostleitzahl GeschäftAddresseLand b. Besuche Vista Feld Besuch Typ Besuch Status Besuch Datum Arbeitsplatz Outlook Feld Kategorien Status StartDatum KontaktNamen c. s Vista Feld Outlook Feld Erhalten am Erhalten Gesendet-Datum Gesendet Sender Addresse Von An Addresse Zu CC Addresse CC Subjekt Subjekt Message Message Gelesen Gelesen / Ungelesen! Der Feld Work2 tel: sollte nie auf der PDA Seite oder Outlook gefüllt werden, da es benutzt wird den Link zwischen dem existierenden Unternehmen und einen neuen Kontakt zu erstellen.