Wissenschaftliche Arbeiten und große Dokumente. Kompaktkurs mit Word Dr. Susanne Weber 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Juli 2014 K-WW2013-BW

Transkript

1 Wissenschaftliche Arbeiten und große Dokumente Dr. Susanne Weber. Ausgabe,. Aktualisierung, Juli 04 Kompaktkurs mit Word 03 K-WW03-BW

2 Inhalt Zu diesem Buch 4 Basiswissen 7. Das Anwendungsfenster optimieren Tipps zum Speichern....3 Automatische Änderungen bei der Texteingabe Auf einen Blick... 6 Bestandteile wissenschaftlicher Arbeiten und großer Dokumente 7. Häufige Dokumentbestandteile Typische Reihenfolge der Bestandteile... 9 Vorgaben ermitteln und umsetzen Informationen beschaffen... Hilfreiche Word-Funktionen für wissenschaftliche Arbeiten und große Dokumente Eine Dokumentvorlage einrichten Eine neue Dokumentvorlage erstellen... 8 Das Seitenlayout anpassen Integrierte Designs verwenden Designs, Designfarben und Formatvorlagensätze zuweisen... 3 Eigene Designschriftarten, Designfarben und Designs erstellen Andere individuelle Designs laden Kopf- und Fußzeile gestalten Aktuelle Überschrift in der Kopfzeile anzeigen Ein Deckblatt einfügen und gestalten Auf einen Blick Übung Formatvorlagen anpassen Vorteile von Formatvorlagen Formatvorlage für den Fließtext Formatvorlage für Überschriften Formatvorlage für Untertitel und Aufzählungen Formatvorlagen für Beschriftungen und Fußnotentext Tipps und Hinweise zu gelungenen Formatvorlagen Auf einen Blick Übung Den Hauptteil erstellen Neues Dokument mit der Dokumentvorlage erstellen Die Gliederung eingeben und bearbeiten Den Text eingeben AutoTexte bei der Texteingabe nutzen Die AutoKorrektur nutzen Vorgehensweise bei bereits vorhandenem Text Aufzählungen und Nummerierungen verwenden... 7 Text in Spalten setzen Auf einen Blick Übungen Grafische Elemente einfügen Tabellen einfügen und gestalten Excel-Tabellen und -Diagramme einfügen Bilder einfügen und positionieren Dokumente mit vielen Grafiken bearbeiten Tipps zu Bildern und Grafiken Mathematische Formeln erstellen Beschriftungen einfügen... 9 HERDT-Verlag

3 Inhalt 6.8 Auf einen Blick Übungen Zitieren und verweisen In wissenschaftlichen Arbeiten zitieren Quellennachweise einfügen Quellen aus anderen Dokumenten verwenden Mit Fuß- bzw. Endnoten arbeiten Querverweise erstellen Auf einen Blick Übung Tipps zum Arbeiten mit großen Dokumenten Schnell im Text bewegen Mit Textmarken im Text bewegen Zu bestimmten Textelementen wechseln Weitere Tipps für effizientes Arbeiten Dokumente in einem Zentraldokument organisieren Tipps zum Öffnen großer Dokumente Auf einen Blick Übung Dokument kontrollieren 5 9. Rechtschreibung und Grammatik prüfen Ersatzwörter vorschlagen lassen Silbentrennung durchführen Seiten- und Absatzumbrüche einfügen... 9 Auf einen Blick Übung Verzeichnisse erstellen 0. Inhaltsverzeichnis erstellen Abbildungsverzeichnis erstellen Literaturverzeichnis erstellen Stichwortverzeichnis erstellen Verzeichnisse aktualisieren Auf einen Blick Übung Dokument drucken 3. Layout in der Druckvorschau kontrollieren Dokument ausdrucken Tipps zum Drucken PDF- oder XPS-Dateien erstellen Auf einen Blick Übung Tipps zu Präsentationen 37 A. Inhaltliche Struktur der Präsentation festlegen Informationen verständlich aufbereiten Informationen visualisieren Anhang: Überblick über Einstellungen und Dokumentstruktur des Beispieldokuments und Checkliste zur Dokumenterstellung 4 A. Einstellungen und Dokumentstruktur der Beispielarbeit im Überblick... 4 A. Checkliste Index 46 HERDT-Verlag 3

4 Zu diesem Buch Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen in kompakter Form die wichtigsten Kenntnisse, um mit Microsoft Word 03 wissenschaftliche Arbeiten und andere große Dokumente zu erstellen, z. B. Seminar-, Bachelor-, Master- und Maturaarbeiten sowie Geschäftsberichte, Dokumentationen, Beschreibungen und Protokolle. Lernziele Arbeitsanleitungen Auf einen Blick Übungen Vor jedem Kapitel sehen Sie die jeweiligen Lernziele und Voraussetzungen. Der effizienteste Weg zum Ziel wird Schritt für Schritt im Kapitel erklärt. Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Ebenfalls am Ende des Kapitels festigen die Teilnehmer ihre erworbenen Kenntnisse. Beispiele und Übungen Am Seitenrand finden Sie Hinweise auf Beispieldateien sowie die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien. Beispieldatei: Dateiname Beispieldatei, Übungs- bzw. Ergebnisdatei Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, diese Dateien von der Website des HERDT-Verlages herunterzuladen. Rufen Sie im Browser die Internetadresse auf. Wählen Sie Codes. Geben Sie den folgenden Matchcode ein: K-WW03-BW. In den Übungen können Sie auf einen Blick den Schwierigkeitsgrad ( - leicht, - mittelschwer, - schwierig) und den Zeitaufwand ( ) einschätzen. 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Verwendete (Software-)Einstellungen Die Funktionsbeschreibungen des Buchs basieren auf der Nutzung von Windows 8 Pro (64-Bit) mit einem lokalen Benutzerkonto und einem Benutzer, der in einem (Firmen-)Netzwerk angemeldet ist, einer Erstinstallation von Word 03 (64-Bit) mit den empfohlenen Einstellungen, einer Bildschirmauflösung von 80 x 04 Pixeln, einer ständigen Verbindung zum Internet. Haben Sie eine andere Bildschirmauflösung festgelegt, kann das Aussehen des Menübands von den Abbildungen im Buch abweichen. Das sollten Sie bereits können Sie können dieses Buch am besten nutzen, wenn Sie bereits über folgende Windows- Kenntnisse verfügen: Sie können in Word ein Dokument erzeugen und speichern. Sie können Text eingeben und einfache Formatierungen vornehmen. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, empfehlen wir Ihnen aus der Reihe HERDT kompakt weitere Bücher wie z. B. Word 03 - Grundkurs kompakt und Aufbaukurs kompakt Korrespondenz voll im Griff nach DIN Kompaktkurs mit Word 03 Excel 03 - Grundkurs kompakt und Aufbaukurs kompakt PowerPoint 03 - Grundkurs kompakt Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie auf unserer Website bestellen: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

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7 Basiswissen Voraussetzungen Grundkenntnisse im Umgang mit Word Grundkenntnisse im Umgang mit Dateien und Ordnern Ziele Das Anwendungsfenster optimieren Tipps zum Speichern erhalten Automatische Änderungsfunktionen kennenlernen und anpassen HERDT-Verlag 7

8 Basiswissen. Das Anwendungsfenster optimieren Das Anwendungsfenster Nach dem Starten von Word und dem Öffnen eines neuen oder eines vorhandenen Dokuments gelangen Sie in das Word-Anwendungsfenster. Dort sind thematisch zusammengehörende Befehle in Registern und innerhalb der Register in Gruppen zusammengefasst. Einige wichtige Befehle befinden sich auch in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Symbolleiste für den Schnellzugriff Register Gruppe Falls das Fenster nicht als Vollbild (also in maximaler Größe) angezeigt wird, auf klicken. So stellen Sie sicher, dass alle Befehle sichtbar sind. Hinweis Je nach gewählter Installation von Word und eventuell bereits geänderten Einstellungen kann das Anwendungsfenster von den in diesem Buch gezeigten Abbildungen abweichen. Word verfügt über eine Reihe von Möglichkeiten, das Erfassen von umfangreichem Text zu vereinfachen. Die im Folgenden beschriebenen Einstellungen sollten Sie vornehmen bzw. überprüfen. Zoomfaktor anpassen Mit der Zoomfunktion können Sie das Dokument in verschiedenen Vergrößerungsstufen anzeigen lassen. Um die Ansicht zu vergrößern/ verkleinern, den Zoomregler nach rechts oder links ziehen Anzeige der aktuellen Zoomstufe Textbegrenzungen einblenden In der Seitenlayoutansicht, in der Sie in der Regel Ihren Text eingeben, kann zur Verbesserung der Übersicht der Bereich zur Texteingabe durch gepunktete Linien gekennzeichnet werden. Alle Bereiche außerhalb dieser Linien gehören zu den Seitenrändern. 8 HERDT-Verlag

9 Basiswissen Wechseln Sie ins Register DATEI und klicken Sie auf Optionen. Erweitert wählen Zu Dokumentinhalt anzeigen scrollen Bestätigen Sie die geänderten Einstellungen mit OK. 3 Textbegrenzungen anzeigen einschalten Lineale einblenden Die Lineale sind z. B. bei der Absatzformatierung hilfreich. Die Angaben in den Linealen erfolgen in Zentimetern. Lineal in der Gruppe Anzeigen einschalten Register ANSICHT einblenden Formatierungszeichen einblenden Bei der Texteingabe bzw. -kontrolle kann es hilfreich sein, die normalerweise nicht sichtbaren Formatierungszeichen einzublenden. Sie können so z. B. doppelte Leerzeichen oder Absatzschaltungen erkennen. Die Formatierungszeichen erscheinen nur am Bildschirm, nicht auf dem Ausdruck. Register START anzeigen In der Gruppe Absatz einschalten Hinweis Das Einblenden der Formatierungszeichen verändert die Anzeige des Seitenlayouts am Bildschirm, da die Formatierungszeichen zusätzlichen Platz einnehmen und sich der Text dadurch verschiebt. Möchten Sie das Layout Ihres Dokuments kontrollieren, schalten Sie zuvor die Anzeige der Formatierungszeichen wieder aus, indem Sie erneut auf klicken. HERDT-Verlag 9

10 Basiswissen Lineale: Der helle Bereich entspricht dem Bereich zur Texteingabe, der dunkle Bereich den Seitenrändern. Eingeblendete Formatierungszeichen Textbegrenzungen Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Die Symbolleiste für den Schnellzugriff können Sie anpassen und z. B. solche Befehle aufnehmen, die Sie bei der Texterfassung und -gestaltung häufiger benötigen. In der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf klicken Auf gewünschten Befehl klicken Tipp Sie können auch einen Befehl aus einem beliebigen Register in die Symbolleiste aufnehmen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Element klicken und Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen wählen. 0 HERDT-Verlag

11 Basiswissen. Tipps zum Speichern Regelmäßiges Speichern ist wichtig Bei einem Stromausfall oder einem unerwarteten Programmabbruch können noch nicht gespeicherte Eingaben verloren gehen. Durch regelmäßiges Speichern, am schnellsten mit S s, können Sie Datenverluste auf ein Minimum beschränken. In der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf klicken Entwurfsversionen wiederherstellen Standardmäßig speichert Word alle 0 Minuten für jedes geöffnete Dokument eine sogenannte Entwurfsversion. Haben Sie ein bereits vorhandenes Dokument bearbeitet und dieses versehentlich geschlossen, ohne die Änderungen zu speichern, können Sie die letzte Entwurfsversion des Dokuments wiederherstellen. Öffnen Sie das Dokument, dessen Änderungen Sie nicht gespeichert haben, und wechseln Sie ins Register DATEI. Informationen wählen Im Bereich Versionen auf die Entwurfsversion mit dem Zusatz (bei Schließen ohne Speichern) klicken Word lädt die Entwurfsversion und blendet eine Leiste ein. 3 Um die Entwurfsversion mit der zuletzt gespeicherten Version zu vergleichen, auf Vergleichen klicken oder 3 Um den Inhalt des Originaldokuments durch den Inhalt der Entwurfsversion zu ersetzen, auf Wiederherstellen klicken HERDT-Verlag

12 Basiswissen Hinweis Die zuletzt angelegte Entwurfsversion steht vier Tage lang auf Ihrem Rechner zur Verfügung. Das Ersetzen des Dokumentinhalts durch den Inhalt der Entwurfsversion lässt sich nicht rückgängig machen. Externe Sicherungskopie anlegen Von umfangreichen und wichtigen Dokumenten sollten Sie mindestens einmal täglich eine weitere Sicherungskopie anlegen, die sich auf einem anderen Datenträger als der Festplatte befindet. Geht der Computer oder die Festplatte kaputt, haben Sie so immer noch Zugriff auf Ihre wichtigen Dokumente. Speichern Sie die Dokumente regelmäßig auf einem externen Datenträger, z. B. einem USB-Stick oder einer externen Festplatte, oder brennen Sie sie auf eine CD. Dateien organisieren Das strukturierte Speichern von Dokumenten in Ordnern kann Ihnen zeitaufwendiges Suchen ersparen und erlaubt auch ein schnelles Sichern der Dokumente auf einem externen Datenträger. Eine Ordnerstruktur kann beispielsweise so aussehen: Übergeordneter Ordner PC-Technik Untergeordnete Ordner Dokumente, Korrespondenz und Zitate und Literatur Eine solche Ordnerstruktur bietet zwei Vorteile: Beim Erstellen einer externen Sicherungskopie braucht nur der übergeordnete Ordner gesichert zu werden. Alle untergeordneten Ordner und Dokumente werden dann ebenfalls gesichert. Der übergeordnete Ordner kann als Standardarbeitsordner definiert werden. Dadurch ist ein schnellerer Zugriff auf alle Dokumente möglich. Tipp Einen neuen Ordner können Sie direkt beim Speichern bzw. Öffnen von Dokumenten erzeugen: Im Dialogfenster Öffnen oder Speichern unter auf Neuer Ordner klicken HERDT-Verlag

13 Basiswissen Standardarbeitsordner definieren Wenn Sie ein neu erstelltes Dokument speichern, zeigt Word im Dialogfenster Speichern unter den Inhalt des Ordners Dokumente an, da dieser Ordner als Standardarbeitsordner festgelegt ist. Sie können aber auch den Inhalt eines eigenen Ordners anzeigen lassen. Wechseln Sie ins Register DATEI, klicken Sie auf Optionen und wählen Sie die Kategorie Speichern. Bei Lokaler Standardspeicherort für Datei auf Durchsuchen klicken und gewünschten Ordner wählen, z. B. PC-Technik Weitere Tipps zum Speichern Aussagekräftige Dokumentnamen wählen: Vermeiden Sie bei den Dateinamen Abkürzungen wie PC.docx, da sie irreführend sein können. Sehr lange Dateinamen sind allerdings in den Dialogfenstern nicht komplett sichtbar. Zugriffsberechtigungen festlegen: Arbeiten weitere Personen am selben PC wie Sie, können Sie ein Kennwort zum Öffnen Ihres Dokuments festlegen: Wechseln Sie ins Register DATEI und wählen Sie Informationen. Auf Dokument schützen klicken Mit Kennwort verschlüsseln wählen Geben Sie das Kennwort ein, klicken Sie auf OK und bestätigen Sie das Kennwort im folgenden Dialogfenster. HERDT-Verlag 3

14 Basiswissen.3 Automatische Änderungen bei der Texteingabe Word nimmt automatische Korrekturen vor Word nimmt bei der Eingabe bestimmter Texte bzw. fehlerhafter Wörter automatische Korrekturen und Formatierungen vor. Hierdurch soll die Texteingabe vereinfacht werden. Folgende Funktionen wendet Word automatisch an: AutoKorrektur: AutoFormat: AutoVervollständigen: automatische Korrektur fehlerhafter Eingaben automatische Formatierung von Eingaben automatisches Vervollständigen von Wörtern Hinweis Alle von Word automatisch vorgenommenen Korrekturen können Sie direkt im Anschluss rückgängig machen: Auf korrigiertes Wort und dann auf zeigen, anschließend auf klicken Rückgängig: wählen kli- Alternativ können Sie auch in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf cken. Die AutoKorrektur Die AutoKorrektur korrigiert unter anderem die folgenden Eingaben: SUche Wohnung Suche Wohnung Zwei Großbuchstaben am Wortanfang zu mieten. möglichst zu mieten. Möglichst Kleinschreibung zu Beginn eines Satzes deise sollte ==> (c) :-) Häufige Tippfehler bei der Texteingabe diese sollte Zeichen, die als Symbole vorhanden sind 4 HERDT-Verlag

15 Basiswissen Das AutoFormat Durch die AutoFormat-Funktion werden z. B. die folgenden Eingaben formatiert: Die Größe beträgt / qm. Die Größe beträgt ½ qm. Bruchzahlen werden zu Sonderzeichen. Das Bad sollte - wenn es möglich ist - durch Das Bad sollte wenn es möglich ist durch Bindestriche werden zu Gedankenstrichen. Im Internet unter Im Internet unter Internet- und Netzwerkpfade werden zu Hyperlinks. Meine Mailadresse: swagner@herdt.com Meine Mailadresse: swagner@herdt.com Mailadressen werden zu Hyperlinks. Das AutoVervollständigen Beginnen Sie mit der Eingabe von Kalenderbegriffen wie z. B. Monatsnamen oder Wochentagen, blendet Word in einer QuickInfo das komplette Wort ein, das Sie mit Ü übernehmen können. Sie sparen sich so die Eingabe des kompletten Begriffs. Ü Ü Die Funktionen AutoFormat und AutoKorrektur anpassen Sie können die einzelnen Einstellungen der Funktionen AutoFormat und AutoKorrektur bei Bedarf anpassen. Dies ist nützlich, wenn Sie z. B. Internetadressen eingeben und diese wie herkömmlicher Text formatiert sein sollen. Wechseln Sie ins Register DATEI, klicken Sie auf Optionen und wählen Sie die Kategorie Dokumentprüfung. Auf AutoKorrektur- Optionen klicken HERDT-Verlag 5