Outlook 2010 für Windows. Grundkurs kompakt. Linda York 3. Ausgabe, Januar 2012 K-OL2010-G

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1 Linda York 3. Ausgabe, Januar 2012 Outlook 2010 für Windows Grundkurs kompakt K-OL2010-G

2 Inhalt Zu diesem Buch 4 1 Erste Schritte mit Outlook Outlook starten Das Outlook-Anwendungsfenster Mit dem Anwendungsfenster arbeiten Mit der Hilfefunktion Fragen und Probleme klären Outlook beenden Auf einen Blick Übungen s senden Mit dem -Modul arbeiten s erstellen Empfänger eingeben Nachrichtentext gestalten Die Rechtschreibung prüfen Anlagen einfügen s senden und speichern Auf einen Blick Übungen s empfangen s öffnen und Adressen speichern s verwalten s drucken Anlagen öffnen s beantworten und weiterleiten Sicherheitsrisiken kennen Auf einen Blick Übungen Wichtige -Funktionen Die Anzeige der s optimieren s kennzeichnen s erneut senden Briefpapier bzw. Designs verwenden Signaturen verwenden Abwesenheit eintragen Auf einen Blick Übungen Kontakte und Adressen verwalten Mit dem Kontaktmodul arbeiten Kontakte anlegen Kontaktdaten bearbeiten Kontakte drucken HERDT-Verlag

3 Inhalt 5.5 Das Adressbuch nutzen Auf einen Blick Übungen Termine planen Mit dem Kalender arbeiten Termine direkt im Kalender eintragen Details zu Terminen eintragen Die Erinnerungsfunktion nutzen Termine drucken Auf einen Blick Übungen Terminserien und Ereignisse eintragen Terminserien erstellen und bearbeiten Ereignisse und ganztägige Termine eintragen Auf einen Blick Übung Besprechungen organisieren Zu einer Besprechung einladen Auf Besprechungseinladungen antworten Besprechungen koordinieren Auf einen Blick Übungen Aufgaben verwalten Mit dem Aufgabenmodul arbeiten Aufgaben verwalten Aufgaben mit Details eintragen Aufgaben anzeigen und drucken Notizen erstellen Auf einen Blick Übungen Anhang: -Konto einrichten 111 Stichwortverzeichnis 114 HERDT-Verlag 3

4 Zu diesem Buch Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen in kompakter Form das wichtigste Basiswissen zur effektiven -Korrespondenz und Terminplanung mit Microsoft Outlook Jedes Kapitel wird von einer Kapiteleinstiegsseite eingeleitet, in der auf einen Blick zu sehen ist, welche Lernziele in dem Kapitel erreicht werden und welche Kenntnisse vorausgesetzt werden. Sie lernen Programmfunktionen anhand handlungsorientierter Arbeitsanleitungen kennen, die Sie Schritt für Schritt direkt am Computer umsetzen können. Damit Sie schnell zum Ziel kommen, wird in diesem Buch in der Regel nur eine Variante vorgestellt, um einen Befehl auszuführen. An jedem Kapitelende finden Sie den Abschnitt Auf einen Blick, in dem Sie schnell noch einmal nachschlagen können, wie die im Kapitel beschriebenen Programmfunktionen aufgerufen werden. Festigen Sie Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse. Nutzen Sie hierzu die praxisorientierten Übungen am Ende der Kapitel. Vollziehen Sie anhand der dortigen Aufgaben die Kapitelinhalte noch einmal nach. Hervorhebungen im Text Damit Sie bestimmte Elemente mit einem Blick erkennen und zuordnen können, werden diese im Text durch eine besondere Schreibweise hervorgehoben. So werden beispielsweise Bezeichnungen für Programmelemente wie Register oder Schaltflächen immer kursiv geschrieben und wichtige Begriffe fett hervorgehoben. Arbeitsschritte beginnen mit einem Dreieck (). Übungsschritte beginnen mit der Nummer des jeweiligen Übungsschrittes (1.). Was bedeuten die Symbole in den Übungen? Den Übungen am Ende der Kapitel sind Symbole vorangestellt, mithilfe derer Sie auf einen Blick den Schwierigkeitsgrad und den Zeitaufwand einer Übung einschätzen können. Leichte Übung Mittelschwere Übung Schwierige Übung Durchschnittlicher Zeitaufwand in Minuten 4 HERDT-Verlag

5 Zu diesem Buch Welche (Software-)Einstellungen liegen dem Buch zugrunde? In den Funktionsbeschreibungen des Buchs wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Outlook 2010 (64-Bit-Version) unter dem Betriebssystem Windows 7 Ultimate ausgegangen. Outlook 2010 wurde in einer Netzwerkumgebung mit dem Microsoft Exchange Server 10 verwendet. Die gewählte Bildschirmauflösung beträgt 1280 x 1024 Pixel. Für die Abbildungen wurde das Design Windows 7 - Basis ausgewählt. Das sollten Sie bereits können Dieses Buch lässt sich am besten nutzen, wenn Sie bereits über folgende Vorkenntnisse verfügen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur. Sie besitzen PC- und Windows-7-Grundkenntnisse und beherrschen beispielsweise den Umgang mit der Startschaltfläche, mit Fenstern und mit Ordnern. Sie haben bereits Erfahrung im Umgang mit dem Internet. Sie kennen die Grundlagen der Textverarbeitung. Nachhaltig lernen mit Medien von HERDT Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, besuchen Sie doch einmal unseren Webshop: Aus der Reihe "HERDT kompakt" empfehlen wir Ihnen weitere Bücher wie z. B. Windows 7 - Grundkurs kompakt oder Internet Grundkurs kompakt. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5

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7 1 1 Erste Schritte mit Outlook Voraussetzungen PC-Grundkenntnisse Windows-7-Grundkenntnisse Ziele Outlook starten und beenden Das Outlook-Anwendungsfenster kennenlernen Befehle über das Menüband aufrufen Die Hilfefunktion verwenden HERDT-Verlag 7

8 1.1 Outlook starten Das Programm starten Um Ihre -Korrespondenz und Terminplanung zu verwalten, starten Sie zunächst Outlook. 1 Startschaltfläche anklicken 2 ou eingeben 3 Auf Microsoft Outlook 2010 klicken -Konto einrichten Wenn Sie Outlook mit einem Exchange Server benutzen, hat Ihr Systemadministrator bereits ein -Konto für Sie angelegt und eingerichtet, sodass Sie gleich mit Outlook arbeiten können. Andernfalls wird beim ersten Start von Outlook 2010 der Start-Assistent automatisch eingeblendet, der Sie beim Einrichten eines -Kontos unterstützt. Eine Schrittfür-Schritt-Anleitung finden Sie im Anhang dieses Buchs. Hinweis Beachten Sie, dass wichtige Teamfunktionen wie zum Beispiel die Besprechungsplanung Ihnen nur in Verbindung mit einem Exchange Server zur Verfügung stehen. 8 HERDT-Verlag

9 1.2 Das Outlook-Anwendungsfenster Die Benutzeroberfläche von Outlook kennenlernen Wenn Sie andere Microsoft-Office-2010-Programme kennen, wird das Anwendungsfenster vertraut aussehen, da alle Programme eine einheitliche Benutzeroberfläche und ein einheitliches Bedienkonzept besitzen. Wichtige Elemente der Benutzeroberfläche von Outlook lernen Sie im Folgenden kennen. Symbolleiste für den Schnellzugriff Menüband Navigationsbereich Anzeigebereich Lesebereich Aufgabenleiste Ansichtssteuerung Statusleiste Bestandteile des Anwendungsfensters Symbolleiste für den Schnellzugriff Menüband Navigationsbereich Diese Symbolleiste stellt die Befehle Alle Ordner senden/ empfangen und Rückgängig in Form von Schaltflächen zur Verfügung. Über die Schaltfläche können Sie andere häufig verwendete Befehle zu der Symbolleiste hinzufügen. Die wichtigsten Befehle des Programms lassen sich über die verschiedenen Register des Menübands aufrufen. Im oberen Teil des Bereichs werden die Ordner des aktuellen Moduls angezeigt. Über die Modulschaltflächen im unteren Bereich wechseln Sie zwischen den verschiedenen Funktionsbereichen von Outlook. HERDT-Verlag 9

10 Anzeigebereich Lesebereich Aufgabenleiste Statusleiste Ansichtssteuerung Hier werden alle Elemente des aktuell gewählten Ordners angezeigt. Je nach Modul kann es sich um s, Kalendereinträge, Kontakte, Aufgaben oder Notizen handeln. Wenn Sie ein Element im - bzw. Aufgabenmodul markieren, wird hier eine Vorschau des Inhalts angezeigt. Über diese Leiste erhalten Sie einen Überblick über den aktuellen Monat sowie anstehende Termine und Aufgaben. Hier erhalten Sie Hinweise zur Anzahl der Elemente im gerade geöffneten Ordner und zum Status der Verbindung mit dem Mail-Server. Über die Ansichtssteuerung können Sie verschiedene Bereiche im Anwendungsfenster ausblenden bzw. die Anzeige über den Zoomregler vergrößern bzw. verkleinern. 1.3 Mit dem Anwendungsfenster arbeiten Zwischen Outlook-Modulen wechseln Die Hauptfunktionen von Outlook sind in fünf Module aufgeteilt. Im Navigationsbereich befinden sich Schaltflächen für jedes Modul. Diese werden Modulschaltflächen genannt. Standardmäßig wird das Modul angezeigt. 1 Auf eine Modulschaltfläche klicken, um das Modul zu wechseln Falls Sie die Begrenzungslinie oberhalb der Modulschaltflächen nach unten verschieben, erscheinen die Modulschaltflächen verkleinert und ohne Beschriftung. Das Menüband nutzen Im Menüband stehen die verschiedenen Befehle von Outlook zur Verfügung. Das Menüband ist in mehrere Register unterteilt. Durch Anklicken eines Registernamens, z. B. Start oder Senden/Empfangen, wird der Inhalt des Registers angezeigt. Innerhalb der Register sind die Befehle zu finden, die wiederum zu logischen Gruppen zusammengefasst sind. Sowohl die Register- als auch die Gruppennamen geben Auskunft darüber, welche Befehle darin zu finden sind. 10 HERDT-Verlag

11 Durch Klicken auf am rechten Fensterrand kann das Menüband minimiert werden, sodass nur noch die Registernamen sichtbar sind. Durch Klicken auf erscheint das komplette Menüband wieder. Ist das Outlook-Fenster verkleinert, werden die Befehle im Menüband komprimiert dargestellt bzw. bei einigen Schaltflächen ist nur das Symbol ohne Name sichtbar. Durch Anklicken der Register blenden Sie die verschiedenen Befehle in Form von Schaltflächen ein. Schaltflächen sind nach Gruppen geordnet, z. B. die Gruppe Verschieben. Kontexttools verwenden Über diese Schaltfläche lässt sich ein Dialogfenster mit weiteren Befehlen öffnen. Bei bestimmten Vorgängen, z. B. beim Eintragen einer Aufgabe in der Aufgabenleiste, blendet das Programm zusätzliche Funktionen, die sogenannten Kontexttools, ein: Kontexttools Navigationsbereich und Aufgabenleiste in der Größe anpassen Minimieren bzw. erweitern Sie einen Bereich mit einem Klick auf die Schaltfläche bzw.. Passen Sie die Größe eines Bereichs manuell an, indem Sie eine Begrenzungslinie ziehen. HERDT-Verlag 11

12 Navigationsbereich, Lesebereich und Aufgabenleiste anpassen Für jedes Modul können Sie den Navigationsbereich, den Lesebereich bzw. die Aufgabeleiste individuell anpassen. 1 2 Im jeweiligen Modul zum Register Ansicht wechseln Gewünschte Schaltfläche anklicken 3 Gewünschte Anzeigeoption(en) aktivieren bzw. deaktivieren Über den Eintrag Optionen können Sie ein Dialogfenster mit weiteren Anzeigeoptionen einblenden. Das Kontextmenü verwenden Sie können die wichtigsten Befehle zu einem Element bzw. Bildschirmbereich schnell über das sogenannte Kontextmenü aufrufen. 1 Bereich bzw. Element mit der rechten Maustaste anklicken, z. B. eine im Anzeigebereich 2 Befehl wählen 1.4 Mit der Hilfefunktion Fragen und Probleme klären Die Hilfefunktion aufrufen und nutzen Outlook verfügt über eine Hilfefunktion, die bei Fragen oder Problemen meist weiterhilft, z. B. wenn Sie sich über das Anfügen von Dateien in s informieren möchten. Betätigen Sie!, um das Hilfefenster einzublenden. 12 HERDT-Verlag

13 1 Suchbegriff(e) eingeben, z. B. Datei anfügen, und Ü betätigen 2 Link anklicken 3 Hilfetext lesen Hilfetext ausdrucken Zwischen bereits aufgerufenen Hilfetexten wechseln Auf die Online-Hilfe zugreifen Outlook greift auf die Hilfedateien zu, die lokal auf Ihrem Computer installiert sind. Wenn Sie mit dem Internet verbunden sind, können Sie auf die Online-Hilfedateien von Office.com zugreifen. 1 Hier klicken 2 Inhalte von Office.com anzeigen aktivieren. HERDT-Verlag 13

14 1.5 Outlook beenden Die Arbeit mit Outlook beenden Wenn Sie Ihre Arbeit mit Outlook beendet haben, schließen Sie das Programm. Klicken Sie hierzu auf das Schließfeld Outlook-Anwendungsfensters. in der rechten oberen Ecke des Falls Vorgänge nicht abgeschlossen sind, beispielsweise eine erstellt, aber noch nicht gesendet wurde, wird eine Rückfrage in einem Dialogfenster eingeblendet. Hier haben Sie die Möglichkeit, das Element zu speichern, bevor das Programm geschlossen wird. 1.6 Auf einen Blick Sie möchten Outlook starten Startschaltfläche, ou eingeben, auf Microsoft Outlook 2010 klicken die Hilfefunktion aufrufen! einen Hilfetext drucken Outlook beenden 1.7 Übungen Übung 1: Die Outlook-Bildschirmelemente kennenlernen ca. 5 min Übungsinhalte Outlook-Module anschauen Das Menüband nutzen Bildschirmbereiche anpassen 14 HERDT-Verlag

15 Übungsschritte 1. Starten Sie Outlook. 2. Klicken Sie im Navigationsbereich nacheinander auf die verschiedenen Modulschaltflächen, um die unterschiedlichen Module anzusehen. 3. Minimieren Sie die Navigationsleiste. 4. Wechseln Sie zu einem anderen Modul und überprüfen Sie, ob die Navigationsleiste auch hier minimiert ist. 5. Minimieren Sie das Menüband. 6. Klicken Sie auf ein Register des Menübands. 7. Klicken Sie danach in den Anzeigebereich, und beobachten Sie, wie sich das Menüband verhält. 8. Erweitern Sie das Menüband wieder. Übung 2: Die Hilfefunktion nutzen ca. 5 min Übungsinhalte Outlook-Hilfe durchsuchen Zwischen Hilfethemen wechseln Hilfetext ausdrucken Übungsschritte 1. Rufen Sie die Hilfe auf. 2. Geben Sie den Suchbegriff Nachverfolgung ein. 3. Lassen Sie den Hilfetext zum Thema Hinzufügen von Nachverfolgung zu - Nachrichten anzeigen. 4. Geben Sie den Suchbegriff Weiterleiten ein und lassen Sie einen Hilfetext zu diesem Thema anzeigen. 5. Wechseln Sie zurück zum vorigen Hilfetext. 6. Drucken Sie diesen Hilfetext aus. HERDT-Verlag 15