Word 2010 für Windows. Aufbaukurs kompakt. Charlotte von Braunschweig 1. Ausgabe, Juli 2011 K-WW2010-AK
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- Clemens Kneller
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1 Charlotte von Braunschweig 1. Ausgabe, Juli 2011 Word 2010 für Windows Aufbaukurs kompakt K-WW2010-AK
2 Inhalt Zu diesem Buch 4 1 Dokumente mit Designs gestalten Designs verwenden Eigene Designschriftarten und Designs zusammenstellen Individuelle Designs bearbeiten, löschen und zurücksetzen Auf einen Blick Übungen Formatvorlagen effizient einsetzen Formatvorlagen erstellen und zuweisen Die Anzeige der Formatvorlagen anpassen Formatvorlagen bearbeiten Formatvorlagen in anderen Dokumenten und Dokumentvorlagen nutzen Auf einen Blick Übungen Eigene Dokumentvorlagen nutzen Eigene Dokumentvorlage erstellen Eigene Dokumentvorlage verwenden und ändern Die Dokumentvorlage Normal Tipps für eine eigene Briefvorlage Vorlagen mit WordArts grafisch gestalten Auf einen Blick Übungen Gliederungen erstellen Absätze gliedern Dokumente gliedern Gliederung betrachten Gliederung bearbeiten Auf einen Blick Übungen Inhaltsverzeichnis und Index erstellen Inhaltsverzeichnis erstellen Indexeinträge einfügen Index erstellen Auf einen Blick Übung HERDT-Verlag
3 Inhalt 6 Mehrseitige Dokumente gestalten Grundlagen zu Kopf- und Fußzeilen Vorgefertigte Kopf- und Fußzeilen einfügen Kopf- und Fußzeilen individuell gestalten Einstellungen für Kopf- und Fußzeilen vornehmen Seitenzahlen einfügen Ein Deckblatt einfügen Suchen und ersetzen Auf einen Blick Übungen Im Team arbeiten Dokumente im Team bearbeiten Kommentare nutzen Änderungen nachverfolgen Dokumente zusammenführen Dokumente schützen Dokumente versenden Auf einen Blick Übungen Excel-Tabellen in Word nutzen Excel-Tabelle im Word-Dokument erstellen Vorhandene Excel-Tabelle einfügen Auf einen Blick Übungen Serienbriefe erstellen Grundlagen zur Seriendruckfunktion Hauptdokument und Seriendokumenttyp wählen Verbindung zur Empfängerliste herstellen Seriendruckfelder einfügen Seriendruckergebnisse prüfen und ausgeben Hauptdokument speichern und wieder öffnen Empfänger filtern und sortieren Auf einen Blick Übung Index 106 HERDT-Verlag 3
4 Zu diesem Buch Zu diesem Buch Dieses Buch vermittelt Ihnen in kompakter Form das wichtigste Aufbauwissen zur Textverarbeitung mit Microsoft Word Lernziele Vor jedem Kapitel sehen Sie die Lernziele und Voraussetzungen. Arbeitsanleitungen Der effizienteste Weg zum Ziel wird Schritt für Schritt erklärt. Auf einen Blick Eine Übersicht der Funktionen erhalten Sie am Kapitelende. Übungen Im letzten Abschnitt festigen Sie Ihre erworbenen Kenntnisse. Beispiele und Übungen Am Seitenrand finden Sie Hinweise auf Beispieldateien sowie die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien. Beispieldatei: Dateiname Beispieldatei, Übungs- bzw. Ergebnisdatei Mit dem Kauf dieses Buches haben Sie die Berechtigung erworben, die Dateien im Internet auf der Website des HERDT-Verlages unter herunterzuladen. 1 Word Aufbaukurs kompakt eingeben und anklicken 2 In der Ergebnisliste den Buchtitel anklicken 3 Auf der folgenden Seite Übungsdateien anklicken In den Übungen können Sie auf einen Blick den Schwierigkeitsgrad ( - leicht, - mittelschwer, - schwierig) und den Zeitaufwand ( ) einschätzen. 4 HERDT-Verlag
5 Zu diesem Buch Software-Einstellungen im Buch In diesem Buch wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Word 2010 unter dem Betriebssystem Windows 7 Ultimate (jeweils 64-Bit-Version) mit einer Bildschirmauflösung von 1280 x 1024 Pixeln und dem gewählten Design Windows 7 - Basis ausgegangen. Das sollten Sie bereits können Sie können dieses Buch am besten nutzen, wenn Sie bereits über Windows- Grundkenntnisse sowie folgende Word-Kenntnisse verfügen: Sie können Text eingeben und beherrschen grundlegende Formatierungstechniken. Sie können vorhandene Format- und Dokumentvorlagen nutzen. Sie können Dokumente erstellen, speichern, drucken, öffnen und schließen. Weitere Medien von HERDT nutzen Hat Ihnen das vorliegende Buch gefallen, empfehlen wir Ihnen aus der Reihe HERDT kompakt weitere Bücher wie z. B. PowerPoint Grundkurs kompakt Excel Grundkurs kompakt und Aufbaukurs kompakt Outlook Grundkurs kompakt Diese und weitere Lehr- und Lernmaterialien können Sie direkt auf unserer Website bestellen: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit diesem Buch. Ihr Redaktionsteam des HERDT-Verlags HERDT-Verlag 5
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7 1 1 Dokumente mit Designs gestalten Voraussetzungen Text formatieren Formatvorlagen zuweisen Dokumentvorlagen nutzen Ziele Designs, Designschriftarten und Designfarben zuweisen Individuelle Designschriftarten und Designs zusammenstellen Designs bearbeiten Von anderen Personen erstellte Designs laden HERDT-Verlag 7
8 1.1 Designs verwenden Was sind Designs? Beispieldatei: Ausstellung.docx Designs sind Zusammenstellungen vordefinierter Formatierungen, die das Erscheinungsbild von Dokumenten prägen. Jedes Design besteht aus bestimmten Designschriftarten, Designfarben und Designeffekten und hat Einfluss auf die Gestaltung z. B. von Formatvorlagen. Mit Designs können Sie Dokumente mit wenig Aufwand attraktiv und einheitlich gestalten. Jedes Dokument ist automatisch mit einem Design versehen. Standardmäßig wird ein neues Dokument mit dem Design Larissa erstellt. Designs zuweisen Ein anderes Design wählen Sie wie folgt: Öffnen Sie das Dokument, dem Sie ein anderes Design zuweisen möchten. 1 Register Seitenlayout öffnen 2 Auf Designs klicken 3 Auf ein Design zeigen, um eine Livevorschau zu sehen, und durch Anklicken auswählen Designschriftarten zuweisen Die Zeichenformatierung richtet sich standardmäßig nach den Einstellungen des zugewiesenen Designs bzw. der darin enthaltenen Designschriftarten. Designschriftarten sind Zusammenstellungen von bis zu zwei Schriften. Eine Schrift wird dabei automatisch den Überschriften zugewiesen, die andere dem Textkörper (z. B. dem Fließtext). Designschriftarten können auch unabhängig von Designs zugewiesen werden. Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor: 1 Register Seitenlayout anzeigen 2 Auf klicken 3 Auf die gewünschten Designschriftarten klicken Schrift für Überschriften Schrift für Fließtext 8 HERDT-Verlag
9 Designfarben zuweisen Jedes Design enthält die sogenannten Designfarben. Designfarben sind Zusammenstellungen von zwölf zueinanderpassenden Farben. Diese Farben werden automatisch für bestimmte Dokumentteile verwendet (z. B. für Überschriften oder Tabellenformatvorlagen). Designfarben weisen Sie auf ähnliche Weise zu wie Designschriftarten: 1 Register Seitenlayout anzeigen 2 Auf klicken 3 Auf die gewünschten Designfarben klicken Hinweis Designeffekte weisen Sie wie Designschriftarten und Designfarben über das Register Seitenlayout, Gruppe Designs, zu, klicken jedoch auf. 1.2 Eigene Designschriftarten und Designs zusammenstellen Designschriftarten selbst zusammenstellen Sie können selbst Designschriftarten zusammenstellen und hierbei z. B. die Schrift Ihres Hauses verwenden. Im folgenden Beispiel wurde für die Beispieldatei die Designschriftart Kunst erstellt, mit der Schrift Bookman Old Style als Schrift für Überschriften und Century Gothic als Schrift für den Textkörper (Beispieldatei Ausstellung.docx). Klicken Sie im Register Seitenlayout in der Gruppe Designs auf Neue Designschriftarten erstellen. und wählen Sie Schriftart für Überschriften wählen Schriftart für den Textkörper einstellen Name für die Designschriftarten eingeben Hier klicken, um die Designschriftarten zu speichern HERDT-Verlag 9
10 Die Designschriftarten werden automatisch dem aktuellen Dokument zugewiesen. Außerdem erscheint in der Liste der Schaltfläche ein entsprechender Eintrag. Tipp Wenn Sie im Register Seitenlayout, Gruppe Designs, auf klicken, können Sie nach Auswahl von Neue Designfarben erstellen eigene Designfarben zusammenstellen. Hinweise zur Änderung der Schriftart bei der manuellen Formatierung Mithilfe der Designschriftarten sorgt Word automatisch für eine einheitliche und konsistente Formatierung. Das manuelle Zuweisen einer anderen Schriftart, z. B. über die Schaltfläche im Register Start, Gruppe Schriftart, sollte daher Ausnahmefällen vorbehalten sein. Standardmäßig werden beim Zuweisen eines anderen Designs oder einer anderen Designschriftart alle Dokumentinhalte automatisch angepasst. Das heißt, dass z. B. Texte die Schriftart(en) des neuen Designs erhalten. Soll diese Anpassung weiterhin erfolgen, wählen Sie bei den Schriftarten im Register Start, Gruppe Schriftart, bzw. in der Minisymbolleiste eine der Schriftarten im Bereich Designschriftarten. Soll die neue Schriftart jedoch immer beibehalten werden, wählen Sie eine beliebige Schriftart aus dem Bereich Alle Schriftarten. Wenn Sie Text mit einer Schrift aus dem Bereich Designschriftarten formatieren, wird bei einer Änderung der Designschriftarten automatisch die neue Schriftart übernommen. Wenn Sie Text mit einer Schrift aus dem Bereich Alle Schriftarten formatieren, wird diese Schrift immer beibehalten, auch bei einer Änderung der Designschriftarten. 10 HERDT-Verlag
11 Designs selbst zusammenstellen Aktivieren Sie im Dokument die gewünschten Designschriftarten, Designfarben und Designeffekte. 1 Register Seitenlayout öffnen Beispieldatei: Kunst.thmx 2 Auf Designs klicken 3 Aktuelles Design speichern anklicken 4 Name für das Design eingeben 5 Auf Speichern klicken Das Design lässt sich anschließend über einen entsprechenden Eintrag der Schaltfläche Designs aufrufen. Hinweis Eigene Designs werden mit der Erweiterung.thmx im Ordner C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes abgelegt, Designschriftarten in dessen Unterordner Theme Fonts. Beachten Sie jedoch, dass der Ordner AppData standardmäßig ausgeblendet ist. Sie können ihn einblenden, indem Sie im Windows-Explorer auf Organisieren klicken, Ordner- und Suchoptionen wählen und im Register Ansicht die Option Ausgeblendete Dateien, Ordner oder Laufwerke anzeigen einschalten. HERDT-Verlag 11
12 1.3 Individuelle Designs bearbeiten, löschen und zurücksetzen Designs bearbeiten Designs lassen sich nicht direkt bearbeiten. Erstellen Sie stattdessen ein neues Design nach Ihren Wünschen und speichern Sie es unter dem Namen des zu ändernden Designs. Damit überschreiben Sie die vorherigen Einstellungen. Designs löschen Um ein benutzerdefiniertes Design zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Auf Designs klicken 2 3 Löschen wählen 4 Mit der rechten Maustaste auf betreffendes Design klicken Rückfrage mit Ja bestätigen Designs zurücksetzen Beim Speichern einer Dokumentvorlage (vgl. Kapitel 3) wird automatisch auch das aktuelle Design mitgespeichert. Wenn mit der Dokumentvorlage ein Dokument erstellt wird und diesem ein anderes Design oder andere Designschriftarten oder Designfarben zugewiesen werden, können Sie das ursprüngliche Design der Vorlage wiederherstellen: 1 Auf Designs klicken 2 Auf das Design aus der Vorlage "Vorlagenname" zurücksetzen wählen 12 HERDT-Verlag
13 Designs anderer Personen laden Designs anderer Nutzer oder z. B. das Firmendesign können Sie jederzeit laden, sofern diese Designs an einem Ihnen zugänglichen Speicherort abgelegt sind. Beispieldatei: Museum.thmx 1 Auf Designs klicken 2 Nach Designs suchen wählen 3 Zum Speicherort des Designs wechseln 4 Doppelt auf das Design klicken 5 Erneut auf Designs klicken 6 7 Aktuelles Design speichern wählen Name für das Design eingeben 8 Auf Speichern klicken Das Design steht Ihnen anschließend wie gewohnt zur Verfügung. Die in dem Design enthaltenen Designschriftarten, -farben und -effekte werden jedoch nicht als eigene Einträge aufgelistet. HERDT-Verlag 13
14 1.4 Auf einen Blick Sie möchten ein anderes Design zuweisen andere Designschriftarten/ -farben zuweisen eigene Designschriftarten erstellen eigene Designs erstellen Designs löschen das Design zurücksetzen andere Designs laden Register Seitenlayout, Gruppe Designs, Schaltfläche Designs Register Seitenlayout, Gruppe Designs, bzw. Register Seitenlayout, Gruppe Designs,, Eintrag Neue Designschriftarten erstellen gewünschte Designschriftarten, -farben und -effekte einstellen, Schaltfläche Designs, Eintrag Aktuelles Design speichern Schaltfläche Designs, betreffendes Design mit rechter Maustaste anklicken, Löschen Schaltfläche Designs, Eintrag Auf das Design aus der Vorlage zurücksetzen Schaltfläche Designs, Eintrag Nach Designs suchen 1.5 Übungen Übung 1: Eigene Designschriftarten und Designs zusammenstellen ca. 5 min Übungsdatei: Mobildesign.docx Ergebnisdateien: Mobildesign-E.thmx, Mobildesign-E.docx Übungsinhalte Eigene Designschriftarten zusammenstellen Designfarben zuweisen Eigenes Design speichern Übungsschritte 1. Öffnen Sie die Übungsdatei Mobildesign. 2. Erstellen Sie die Designschriftart Mobildesign. Für die Überschriften soll die Schriftart Arial Black zum Einsatz kommen, für den Textkörper die Schriftart Gill Sans MT. 14 HERDT-Verlag
15 3. Weisen Sie die Designfarben Phoebe zu. 4. Speichern Sie das Design unter dem Namen Mobildesign. 5. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Mobildesign-E. Ergebnisdatei "Mobildesign-E" (Ausschnitt) Übung 2: Designs laden und bearbeiten ca. 10 min Übungsinhalte Designs laden Designs bearbeiten Übungsdateien: Mobil.docx, Mobil.thmx Ergebnisdateien: Mobil-E.thmx, Mobil-E.docx Übungsschritte 1. Öffnen Sie die Übungsdatei Mobil. 2. Laden Sie das Design Mobil und speichern Sie es unter dem Namen Mobil als eigenes Design auf Ihrem Rechner. 3. Das Design soll die Schriftarten der Designschriftarten Elementar enthalten. Nehmen Sie die notwendigen Schritte hierfür vor und speichern Sie das Design unter dem Namen Mobil-E. 4. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Mobil-E. HERDT-Verlag 15
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