Excel Aufbaukurs kompakt. Peter Wies 1. Ausgabe, August 2013 K-EX2013-AK

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1 Excel 2013 Peter Wies 1. Ausgabe, August 2013 Aufbaukurs kompakt K-EX2013-AK

2 3.1 Den AutoFilter einsetzen Beispieldatei: Filtern.xlsx Was bedeutet filtern? Beim Filtern werden nur diejenigen Daten eines zusammenhängenden Tabellenbereichs, also eines Bereichs ohne Leerzeilen/-spalten, angezeigt, die festgelegte Bedingungen (Suchkriterien) erfüllen. Alle anderen Daten werden ausgeblendet. Sie können die Filterfunktion etwa nutzen, um wie im abgebildeten Beispiel in einer Tabelle nur die Daten der Mitarbeiter anzuzeigen, deren Gehälter über liegen. Ungefilterte Mitarbeitertabelle (Ausschnitt) Gefilterte Mitarbeitertabelle Wie Sie den AutoFilter verwenden können Excel bietet für jede Tabellenspalte einen AutoFilter, mit dem Sie die Daten der betreffenden Tabelle schnell nach bestimmten Suchkriterien filtern können: Mit dem jeweils angebotenen Filtertyp nach vordefinierten Kriterien filtern Über das Suchfeld gezielt nach bestimmten Einträgen in der unteren Liste des AutoFilters suchen Mithilfe der Liste des AutoFilters nach Zellinhalten der betreffenden Spalte filtern Abhängig davon, welche Einträge in der jeweiligen Spalte überwiegen (Zahlen, Text oder Datumsangaben), lassen sich im AutoFilter folgende Filtertypen nutzen: Textfilter Zahlenfilter Datumsfilter Kriterien des Textfilters 38 HERDT-Verlag

3 Den AutoFilter einschalten 2 Register DATEN anklicken 3 Auf Filtern klicken 1 Beliebige Zelle des (zusammenhängenden) Bereichs markieren, dessen Daten Sie filtern möchten In den Spaltenköpfen des Bereichs erscheint die Schaltfläche, über die Sie auf die Komponenten des AutoFilters zugreifen können. Möchten Sie den AutoFilter wieder ausschalten, klicken Sie erneut auf Filtern. Hinweis In Bereichen, die mit einer Tabellenformatvorlage formatiert wurden, ist der AutoFilter bereits eingeschaltet. 3.2 Vordefinierte Suchkriterien im AutoFilter nutzen Tabellen mit einem bestimmten Filtertyp filtern Wie bereits erwähnt, steht Ihnen bei Spalten, die hauptsächlich Zahlenwerte enthalten, der Filtertyp Zahlenfilter zur Verfügung. Beispieldatei: AutoFilter.xlsx Im folgenden Beispiel nutzen Sie diesen Filtertyp, um in der Mitarbeitertabelle nur die Daten derjenigen Mitarbeiter anzuzeigen, deren Gehalt niedriger als ist. Mitarbeiterdaten (Ausschnitt) Schalten Sie den AutoFilter ein. HERDT-Verlag 39

4 1 Hier klicken, um Suchkriterien für die Spalte GEHALT im AutoFilter festzulegen 2 Auf Zahlenfilter zeigen 3 Kleiner als anklicken 4 Hier gewünschten Vergleichswert eintragen 5 Auf OK klicken, um die Tabellendaten zu filtern Hinweis Sie erkennen an der blauen Darstellung der Zeilennummern, dass eine Tabelle gefiltert angezeigt wird. In den Köpfen der Spalten, für die Filter definiert wurden, wird die Schaltfläche durch die Schaltfläche ersetzt. Mehrere Spalten gleichzeitig filtern Bei aktiviertem AutoFilter lassen sich auch gleichzeitig Filter für verschiedene Spalten festlegen. Dabei werden die Suchkriterien der entsprechenden Spalten mit einer logischen UND-Bedingung kombiniert. Als Ergebnis werden folglich nur noch die Daten der Tabelle angezeigt, die sämtliche der festgelegten Suchkriterien erfüllen. 40 HERDT-Verlag

5 Filtervorgänge rückgängig machen Filtervorgänge in einer Spalte rückgängig machen Alle Filtervorgänge in der Tabelle rückgängig machen Öffnen Sie den AutoFilter in der entsprechenden Spalte. Klicken Sie auf Filter löschen aus Spaltenname. Klicken Sie im Register DATEN, Gruppe Sortieren und Filtern, auf Löschen. Sämtliche Daten der Tabelle werden wieder angezeigt. 3.3 Die Liste des AutoFilters verwenden Mit der Liste des AutoFilters nach bestimmten Zellinhalten filtern Die Liste des AutoFilters bietet die Möglichkeit, Tabellen schnell nach bestimmten in der Spalte vorhandenen Zellinhalten zu filtern. Excel verwendet dabei die Zellinhalte als Suchkriterien, deren Kontrollfelder in der Liste aktiviert sind. Beispieldatei: AutoFilter.xlsx Wenn Sie mehrere Kontrollfelder aktivieren, werden die entsprechenden Suchkriterien mit einer logischen ODER-Bedingung kombiniert. Nach dem Filtervorgang werden deshalb in der Tabelle nur die Daten angezeigt, die mindestens eines der festgelegten Suchkriterien erfüllen. Sie nutzen die Liste des AutoFilters beispielsweise, um in der Mitarbeitertabelle alle Mitarbeiter aufzulisten, die aus der Abteilung AV oder aus der Abteilung DV stammen: Schalten Sie den AutoFilter ein. 1 Hier klicken, um die Suchkriterien für die Spalte ABT in der Liste des AutoFilters festzulegen 2 3 Hier klicken, um die Kontrollfelder aller Suchkriterien zu deaktivieren Kontrollfelder der gewünschten Suchkriterien durch Anklicken aktivieren 4 Auf OK klicken, um die Tabellendaten zu filtern HERDT-Verlag 41

6 3.7 Auf einen Blick Sie möchten den AutoFilter aktivieren bzw. deaktivieren eine Tabelle mit vordefinierten Filterkriterien filtern die Filtervorgänge in einer Spalte rückgängig machen alle Filtervorgänge in der Tabelle rückgängig machen eine Tabelle nach bestimmten Zellinhalten filtern im Suchfeld nach bestimmten Einträgen der AutoFilter-Liste suchen im Suchfeld nach Einträgen der AutoFilter-Liste suchen, die mit einer bestimmten Zeichenfolge beginnen eine Tabelle mithilfe des Spezialfilters filtern Suchkriterien für Spezialfilter mit einer UND-Bedingung verknüpfen Suchkriterien für Spezialfilter mit einer ODER-Bedingung verknüpfen Register DATEN, Gruppe Sortieren und Filtern, auf Filtern klicken AutoFilter in der gewünschten Spalte über öffnen, Zahlenfilter, Textfilter bzw. Datumsfilter anklicken, Suchkriterium festlegen AutoFilter in der betreffenden Spalte über öffnen, auf Filter löschen aus Spaltenname klicken im Register DATEN, Gruppe Sortieren und Filtern, auf Löschen klicken AutoFilter in der entsprechenden Spalte über öffnen, in der Liste des AutoFilters auf (Alles auswählen) klicken, Kontrollfelder der gewünschten Suchkriterien aktivieren, OK AutoFilter in der entsprechenden Spalte über öffnen, Suchbegriff eingeben AutoFilter in der betreffenden Spalte über öffnen, im Suchfeld Zeichenfolge und direkt dahinter den Platzhalter * (S +) eintragen Suchkriterien in einem separaten Kriterienbereich festlegen, im Register DATEN, Gruppe Sortieren und Filtern, auf Erweitert klicken Suchkriterien im Kriterienbereich in einer Zeile anordnen Suchkriterien im Kriterienbereich in verschiedenen Zeilen anordnen 48 HERDT-Verlag

7 3.8 Übungen Übung 1: Reisedaten mit dem AutoFilter analysieren ca. 10 min Übungsinhalte Tabellen mit dem AutoFilter filtern Mehrere Spalten gleichzeitig filtern Filtervorgänge rückgängig machen Übungsdatei: Reisen.xlsx Ergebnisdatei: Reisen-E.xlsx Übungsschritte 1. Öffnen Sie die Übungsdatei Reisen und aktivieren Sie das Tabellenblatt AutoFilter Legen Sie mithilfe des AutoFilters fest, dass nur die Reisen angezeigt werden, die im 1. Halbjahr eine überdurchschnittliche Anzahl von Buchungen aufwiesen. Nutzen Sie hierzu den entsprechenden Eintrag des Filtertyps Zahlenfilter. 3. Aktivieren Sie das Tabellenblatt AutoFilter 2. Zeigen Sie über den AutoFilter nur diejenigen Reisen nach Italien an, die im 1. Halbjahr über mal gebucht wurden. 4. Wechseln Sie zum Tabellenblatt AutoFilter 3. Legen Sie mithilfe des AutoFilters fest, dass lediglich die Reisen nach Schweden oder Spanien angezeigt werden, die von den Reiseveranstaltern Alpha-Reisen oder Easy Holiday angeboten werden. 5. Wechseln Sie zum Tabellenblatt AutoFilter 4 und ermitteln Sie mithilfe des AutoFilters die 10 günstigsten Wochenangebote. Verwenden Sie hierzu den Filtertyp Zahlenfilter (Eintrag Top 10). 6. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Reisen-E. 7. Machen Sie den Filtervorgang im Tabellenblatt AutoFilter 4 rückgängig und schließen Sie die Datei, ohne diese erneut zu speichern. Ergebnisdatei Reisen-E, Tabellenblatt AutoFilter 4 HERDT-Verlag 49

8 Übung 2: Kundendaten mit dem Spezialfilter filtern ca. 10 min Übungsdatei: Kundendaten.xlsx Ergebnisdatei: Kundendaten-E.xlsx Übungsinhalte Daten mithilfe des Spezialfilters analysieren Mehrere Suchkriterien mit Bedingungen verknüpfen Übungsschritte 1. Öffnen Sie die Übungsdatei Kundendaten. 2. Legen Sie über der Tabelle mit den Kundendaten Suchkriterien fest, die es Ihnen anschließend über den Spezialfilter ermöglichen, nur die Daten der Kunden anzuzeigen, die aus Tirol, Berlin, Rheinland-Pfalz oder dem Tessin stammen ODER im Vorjahr einen größeren Umsatz als aufwiesen. 3. Führen Sie mithilfe des Spezialfilters den entsprechenden Filtervorgang durch. Das Filterergebnis soll in der Originaltabelle angezeigt werden. 4. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Kundendaten-E. Ergebnisdatei Kundendaten-E (Filterergebnis) 50 HERDT-Verlag

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