Microsoft Office Excel für Windows W-EX2007PT. Autor: Peter Wies. Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß. 1. Ausgabe vom 19.

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1 W-EX2007PT Autor: Peter Wies Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß 1. Ausgabe vom 19. Juni 2008 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Microsoft Office Excel 2007 für Windows Themen-Special: Daten professionell mit Filtern und Pivot-Tabellen auswerten Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. W-EX2007PT Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 Office Excel Themen-Special: Daten professionell mit Filtern und Pivot-Tabellen auswerten I 1 Mit diesem Themen-Special arbeiten Was Sie wissen sollten Aufbau des Beispielunternehmens Die Funktion PIVOTDATENZUORDNEN einsetzen Daten einer Pivot-Tabelle aktualisieren Schnellübersicht Übung Daten filtern Mit dem AutoFilter arbeiten Suchkriterien für den AutoFilter definieren Den Top-10-Filter nutzen Grundlagen zum Spezialfilter Suchkriterien für den Spezialfilter Den Spezialfilter einsetzen Bereich als Tabelle definieren Schnellübersicht Übung Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen Daten in Pivot-Tabellen auswerten Pivot-Tabelle aus Excel-Daten erstellen Daten der Pivot-Tabelle filtern Schnellübersicht Übung Pivot-Tabellen auswerten und anpassen Berechnungsart im Bereich WERTE ändern Wertfelder mit benutzerdefinierten Berechnungen auswerten Felder anders anordnen, hinzufügen oder löschen Felder mit zusätzlichen Teilergebnissen auswerten Pivot-Tabellendaten individuell gruppieren Bestimmte Daten in separaten Tabellenblättern anzeigen Berechnete Felder bzw. Elemente nutzen Darstellung von Pivot-Tabellen anpassen Vorgefertigte Berichtslayouts und Formate nutzen Pivot-Tabellenbereiche markieren Bedingte Formatierung in Pivot-Tabellen verwenden Einträge innerhalb von Pivot-Tabellen sortieren Leerzeilen in Pivot-Tabellen einfügen Eigenschaften von Pivot-Tabellen individuell festlegen Schnellübersicht Übung Weitere Möglichkeiten, Pivot-Tabellen zu erstellen Pivot-Tabelle aus einer externen Datenquelle erstellen Tabellenbereiche in einer Pivot-Tabelle konsolidieren Schnellübersicht Übung PivotCharts erstellen und bearbeiten Pivot-Tabellendaten in Diagrammen grafisch darstellen PivotChart bearbeiten Schnellübersicht Übung...71 Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

3 3 Office Excel Themen-Special: Daten professionell mit Filtern und Pivot-Tabellen auswerten 3 Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen In diesem Kapitel erfahren Sie was Pivot-Tabellen sind wie Sie Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen wie Sie die Felder einer Pivot-Tabelle beschriften wie Sie die Daten einer Pivot-Tabelle filtern Voraussetzungen Daten filtern 3.1 Daten in Pivot-Tabellen auswerten Was ist eine Pivot-Tabelle? Eine Pivot-Tabelle stellt eine besondere interaktive Tabellenansicht dar. Mit ihr können Sie (umfangreiche) Datenbestände mittels verschiedener Filter-, Gruppierungs- und Berechnungsmethoden übersichtlich anzeigen und analysieren. Sie können Pivot-Tabellen beispielsweise einsetzen, um Gesamt- bzw. Teilergebnisse von Spalten und Zeilen zu ermitteln Daten nach individuellen Gesichtspunkten zusammenzufassen und zu analysieren Daten zu filtern mithilfe berechneter Felder bzw. Elemente spezielle Auswertungen durchzuführen Der große Vorteil einer Pivot-Tabelle besteht in der hohen Flexibilität, mit der sich die zugrunde liegenden Daten (Quelldaten) anordnen bzw. auswerten lassen. Je nach Problemstellung können Sie so die entsprechenden Daten schnell aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten und mit unterschiedlichen Funktionen berechnen. Die Quelldaten bleiben bei der Arbeit mit einer Pivot-Tabelle unverändert. Die folgenden Abbildungen zeigen zwei Beispiele (Beispieldatei Pivot-Tabellen), wie sich die Daten der Kundenliste der Movement GmbH in einer Pivot-Tabelle unter verschiedenen Aspekten analysieren lassen: Umsatzsummen der letzten 3 Jahre in den österreichischen Bundesländern 20 HERDT-Verlag

4 Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen 3 Maximale Umsatzwerte der letzten 3 Jahre für Deutschland, Österreich und die Schweiz (aufgeschlüsselt nach Bundesländern/Kantonen) Microsoft Office Excel 2007 kennt die Begriffe PivotTable bzw. PivotTable-Bericht. Demgegenüber wird im Folgenden allgemein der Begriff Pivot-Tabelle verwendet. Mögliche Einsatzgebiete für Pivot-Tabellen Pivot-Tabellen lassen sich beispielsweise verwenden, um folgende Daten zu analysieren: Umsatz- bzw. Kostenübersichten Regelmäßig aufgezeichnete Messwerte Daten aus der Lagerhaltung/Produktion Verkaufszahlen Kunden- oder Mitarbeiterdaten Aktienkurse Nicht alle Quelldaten eignen sich für die Darstellung in einer Pivot-Tabelle. Damit die entsprechenden Daten sinnvoll in einer Pivot-Tabelle angezeigt werden können, muss es möglich sein, sie nach gewissen Kriterien anzuordnen bzw. auszuwerten (z. B. nach bestimmten Zeiträumen, Regionen, Personengruppen oder Branchen). Datenquellen von Pivot-Tabellen Die Auswertung in einer Pivot-Tabelle kann auf verschiedenartigen Datenquellen basieren: Excel-Tabellen ohne Leerzeilen oder -spalten bzw. als Tabellen definierte Zellbereiche (vgl. Abschnitt 3.2) Externe Datenquellen Mehrere Konsolidierungsbereiche Wie Sie Pivot-Tabellen erstellen, die auf externen Datenquellen bzw. auf mehreren Konsolidierungsbereichen basieren, erfahren Sie in Kapitel 6. HERDT-Verlag 21

5 3 Office Excel Themen-Special: Daten professionell mit Filtern und Pivot-Tabellen auswerten Layoutbereiche und Bestandteile von Pivot-Tabellen Quelldaten (Beispieldatei "Pivot-Tabellen", Tabellenblatt "Krankheitstage") Seitenfeld Wertfeld Zeilenfeld Spaltenfeld Pivot-Tabelle (Beispieldatei "Pivot-Tabellen", Tabellenblatt "Verteilung der Krankheitstage") Bereich Erläuterung Zugehörige Felder BERICHTSFILTER SPALTEN- BESCHRIFTUNGEN Hier können Sie Listenfelder einfügen, mit denen sich die Anzeige der Daten der gesamten Pivot-Tabelle mittels eines Filters einschränken oder erweitern lässt. Hier bestimmen Sie die Felder bzw. das Layout der Spalten. Seitenfelder Spaltenfelder ZEILEN- BESCHRIFTUNGEN Hier legen Sie die Felder bzw. das Layout der Zeilen fest. Zeilenfelder WERTE In diesem Bereich werden bestimmte Felder mithilfe einer Funktion berechnet. Standardmäßig verwendet Excel hierzu die Funktion SUMME bzw. ANZAHL - abhängig davon, ob die entsprechenden Spalten der Quelltabelle Zahlen oder Text enthalten. Wertfelder Die Einträge eines Feldes werden Elemente genannt. 22 HERDT-Verlag

6 Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen Pivot-Tabelle aus Excel-Daten erstellen Pivot-Tabelle planen Bevor Sie eine Pivot-Tabelle erstellen, empfiehlt es sich zu überlegen, welche Auswertungsmöglichkeiten diese bieten soll bzw. wie die dort enthaltenen Daten angeordnet werden sollen. Die Abteilung Marketing/Vertrieb möchte z. B. die Kundendaten der Movement GmbH nach verschiedenen Gesichtspunkten analysieren. Mithilfe einer Pivot-Tabelle möchte sie schnell ermitteln können, welche Umsätze im Vorjahr innerhalb Deutschlands, Österreichs und der Schweiz erzielt wurden in den einzelnen Bundesländern (Kantonen) erzielt wurden von den einzelnen Firmen erwirtschaftet wurden Um die Übersichtlichkeit der Daten zu wahren und die entsprechenden Auswertungen problemlos durchführen zu können, bietet sich beispielsweise folgender Aufbau für die geplante Pivot-Tabelle an: Darzustellende Elemente Bundesländer (Kantone) Feld in der Pivot-Tabelle Zeilenfeld Erläuterung Die Namen der Bundesländer (Kantone) werden zeilenweise angeordnet. Länder Spaltenfeld Die Namen der Länder (Kantone) werden in Spalten dargestellt. Umsatzwerte 2007 Wertfeld An den Schnittpunkten einer Zeile mit einer Spalte wird die Summe der Vorjahresumsätze aller Firmen des jeweiligen Bundeslandes (Kantons) ausgegeben. Firmen Seitenfeld Sie können über das Seitenfeld bei Bedarf im Bereich WERTE schnell den Vorjahresumsatz einer bestimmten Firma anzeigen. Im Folgenden erstellen Sie die unten abgebildete Pivot-Tabelle, mit deren Hilfe sich die gewünschten Auswertungen schnell durchführen lassen: Umsatzsummen des Vorjahres in den einzelnen Bundesländern/Kantonen HERDT-Verlag 23

7 3 Office Excel Themen-Special: Daten professionell mit Filtern und Pivot-Tabellen auswerten Pivot-Tabelle erzeugen Öffnen Sie die Beispieldatei Kunden, und markieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb der Kundenliste. Klicken Sie im Register EINFÜGEN in der Gruppe TABELLEN auf den oberen Bereich des Symbols PIVOTTABLE. Stellen Sie sicher, dass das Optionsfeld aktiviert ist, um die vorhandene Kundenliste als Basis für die Pivot-Tabelle festzulegen. Lassen Sie den im Eingabefeld eingetragenen Quelldatenbereich unverändert. Aktivieren Sie das Optionsfeld, um die Pivot-Tabelle in einem neuen Tabellenblatt auszugeben. Bestätigen Sie mit OK. Datenquelle und Speicherort festlegen Feldnamen Der Pivot-Tabellen-Bereich und die PivotTable-Feldliste Im Tabellenblatt wird der Pivot-Tabellen-Bereich angezeigt, und der Aufgabenbereich PIVOTTABLE- FELDLISTE (Feldliste), in dem die Spaltenüberschriften der Kundenliste als Feldnamen aufgelistet werden, wird eingeblendet. In der Multifunktionsleiste werden die zusätzlichen Register OPTIONEN und ENTWURF angezeigt. Aktivieren Sie eine Zelle außerhalb des Pivot-Tabellen-Bereichs, wird der Aufgabenbereich ausgeblendet und der Text ändert sich zu KLICKEN SIE IN DIESEN BEREICH, UM DEN PIVOTTABLE-BERICHT ZU BEAR- BEITEN. Wenn die Feldliste nicht angezeigt wird (obwohl sich die aktive Zelle innerhalb des Pivot-Tabellen- Bereichs befindet), aktivieren Sie im Register OPTIONEN in der Gruppe EINBLENDEN/ AUSBLENDEN die Schaltfläche FELDLISTE. 24 HERDT-Verlag

8 Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen 3 Layout der Pivot-Tabelle festlegen Über den Aufgabenbereich PIVOTTABLE-FELDLISTE legen Sie das Layout, d. h. den Aufbau der Pivot-Tabelle, fest. Zeigen Sie in der Feldliste auf den gewünschten Feldnamen, und ziehen Sie die betreffende Feldschaltfläche in einen der vier Bereiche des Aufgabenbereichs: Feld FIRMA Bereich BERICHTSFILTER Feld BUNDESLAND/ Bereich ZEILENBESCHRIFTUNGEN KANTON Feld LAND Bereich SPALTENBESCHRIFTUNGEN Feld UMSATZ 2007 Bereich WERTE Vergeben Sie für das aktive Tabellenblatt den Namen Umsatzauswertung. Layout festlegen Die in der Pivot-Tabelle verwendeten Felder werden in der Feldliste durch ein aktiviertes Kontrollfeld gekennzeichnet. Außerdem wird der jeweilige Feldname fett angezeigt. Sie können ein Feld wieder aus der Pivot-Tabelle entfernen, indem Sie es in der Feldliste aus dem entsprechenden Bereich (-) herausziehen. In einer Pivot-Tabelle lassen sich auch mehrere Felder in einem Bereich (z. B. im Bereich ZEILENBESCHRIFTUNGEN) anzeigen (vgl. Abschnitt 4.3). Felder in der Pivot-Tabelle beschriften In der Pivot-Tabelle wird für den Berichtsfilter automatisch der Feldname (hier: FIRMA) angezeigt. Demgegenüber verwendet Excel für die Bereiche der Zeilenund Spaltenbeschriftungen standardmäßig die Einträge ZEILENBESCHRIFTUNGEN und SPALTENBESCHRIFTUNGEN. Zur besseren Übersicht sollten Sie anstelle dieser Bezeichnungen den jeweiligen Feldnamen eingeben. Aktivieren Sie die Zelle A4, geben Sie den Text Bundesland/Kanton ein, und betätigen Sie die RETURN -Taste. Beschriften Sie entsprechend die Zelle B3 mit dem Text Land. Felder aussagekräftig beschriften 3.3 Daten der Pivot-Tabelle filtern Elemente eines Spalten-/Zeilenfeldes filtern Über das Pfeilsymbol eines Spalten- bzw. Zeilenfeldes können Sie wie beim AutoFilter ein Listenfeld öffnen und wählen, welche Daten in der Pivot- Tabelle angezeigt werden sollen. Neben dieser Möglichkeit steht Ihnen für jedes Spalten-/Zeilenfeld ein sogenannter Beschriftungs- bzw. Wertefilter zur Verfügung, um die Daten der Pivot-Tabelle nach individuellen Gesichtspunkten zu filtern. Filtermöglichkeiten eines Spalten-/Zeilenfeldes HERDT-Verlag 25

9 3 Office Excel Themen-Special: Daten professionell mit Filtern und Pivot-Tabellen auswerten Mit dem Filter-Listenfeld nur bestimmte Elemente eines Spalten-/Zeilenfeldes anzeigen Um beispielsweise in der Pivot-Tabelle nur die Vorjahresumsätze in den deutschen Bundesländern anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie in Zelle B3 auf das Pfeilsymbol des Spaltenfeldes LAND. Deaktivieren Sie im aufgeklappten Listenfeld die Kontrollfelder und, und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Lediglich die Vorjahresumsätze der deutschen Bundesländer anzeigen Entsprechend können Sie über das Pfeilsymbol des Zeilenfeldes BUNDESLAND/KANTON (Zelle A4) die Vorjahresumsätze bestimmter Bundesländer einblenden. Haben Sie für Spalten-/Zeilenfelder einen oder mehrere Filter aktiviert, können Sie diese auf die gleiche Weise deaktivieren wie beim AutoFilter. Elemente eines Spalten-/Zeilenfeldes mithilfe des Beschriftungsfilters filtern Mit dem Beschriftungsfilter können Sie die Anzeige auf Elemente innerhalb eines Spalten- bzw. Zeilenfeldes beschränken, die ein bestimmtes Suchkriterium erfüllen. Sie möchten beispielsweise in der Pivot-Tabelle lediglich die Werte aus den Bundesländern/Kantonen anzeigen, die mit dem Buchstaben "B" beginnen: Machen Sie zunächst sämtliche Filtervorgänge innerhalb der Pivot-Tabelle rückgängig. Klicken Sie hierzu im Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf das Symbol SORTIEREN UND FILTERN, und wählen Sie den Eintrag LÖSCHEN. Klicken Sie in Zelle A4 auf das Pfeilsymbol des Zeilenfeldes BUNDESLAND/ KANTON. Zeigen Sie auf den Eintrag, und klicken Sie in der anschließend geöffneten Liste auf den Eintrag. Tragen Sie im Eingabefeld des Dialogfensters BESCHRIFTUNGSFILTER den Anfangsbuchstaben B ein. Bestätigen Sie mit OK. Art des Beschriftungsfilters wählen Suchkriterium festlegen 26 HERDT-Verlag

10 Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen 3 Vorjahresumsätze der Bundesländer/Kantone, die mit "B" beginnen Elemente eines Spalten-/Zeilenfeldes mithilfe des Wertefilters filtern Sie können mithilfe des Wertefilters bestimmen, dass nur die Elemente eines Spalten- bzw. Zeilenfeldes angezeigt werden, deren Wertfelder dem festgelegten Suchkriterium entsprechen. Beispielsweise lassen sich in der Pivot-Tabelle so nur die Bundesländer/Kantone darstellen, in denen im Vorjahr mehr als Umsatz erzielt wurde: Bevor Sie den Wertefilter anwenden, deaktivieren Sie das Suchkriterium für das Zeilenfeld BUNDESLAND/KANTON, indem Sie in Zelle A4 auf das Pfeilsymbol klicken und den Eintrag FILTER LÖSCHEN AUS "Bundesland/Kanton" wählen. Klicken Sie in Zelle A4 erneut auf das Pfeilsymbol. Zeigen Sie auf den Eintrag, und klicken Sie in der anschließend geöffneten Liste auf den Eintrag. Tragen Sie im Dialogfenster WERTEFILTER im Eingabefeld das Suchkriterium ein. Art des Wertefilters wählen Bestätigen Sie mit OK. Suchkriterium festlegen Bundesländer/Kantone, in denen im Vorjahr mehr als Umsatz erzielt wurde HERDT-Verlag 27

11 3 Office Excel Themen-Special: Daten professionell mit Filtern und Pivot-Tabellen auswerten Nur bestimmte Elemente eines Seitenfeldes anzeigen Möchten Sie z. B. in der Pivot-Tabelle lediglich die Vorjahresumsätze der Firma Alstermöbel anzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie in Zelle B1 auf das Pfeilsymbol des Seitenfeldes FIRMA. Wählen Sie in der Liste den Eintrag ALSTERMÖBEL. Bestätigen Sie mit OK. Wenn Sie mehrere Elemente eines Seitenfeldes anzeigen möchten, aktivieren Sie zunächst das Kontrollfeld, wählen Sie im Listenfeld die gewünschten Elemente und bestätigen Sie abschließend mit OK. Über den Eintrag (ALLE) blenden Sie wieder sämtliche Elemente ein. Anzeige der Elemente eines Seitenfeldelements festlegen 3.4 Schnellübersicht Sie möchten eine Pivot-Tabelle aus Excel- Daten erstellen ein Feld einer Pivot-Tabelle individuell beschriften nur bestimmte Elemente eines Zeilen-/Spaltenfeldes anzeigen nur bestimmte Elemente eines Seitenfeldes anzeigen Register EINFÜGEN, Gruppe TABELLEN, oberen Bereich des Symbols PIVOTTABLE anklicken, Optionsfeld TABELLE ODER BEREICH AUSWÄHLEN Entsprechende Zelle in der Pivot-Tabelle anklicken, Bezeichnung eingeben, RETURN Listenfeld öffnen, Kontrollfeld ALLE ANZEIGEN deaktivieren, Kontrollfelder der gewünschten Elemente aktivieren oder Listenfeld öffnen, Eintrag BESCHRIFTUNGSFILTER bzw. WERTEFILTER, Filterart wählen, Suchkriterien definieren Listenfeld öffnen, Element wählen bzw. Kontrollfeld MEHRERE ELEMENTE AUSWÄHLEN aktivieren, Elemente wählen 3.5 Übung Vertreterumsätze in einer Pivot-Tabelle anzeigen und filtern Übungsdatei: Vertreter Ergebnisdatei: Vertreter-E Öffnen Sie die Übungsdatei Vertreter. Erstellen Sie aus der Umsatzübersicht der einzelnen Vertreter die obere der auf der nächsten Seite abgebildeten Pivot-Tabellen. Beschriften Sie in der Pivot-Tabelle das Zeilen- und Spaltenfeld mit dem jeweiligen Feldnamen. Vergeben Sie für das aktuelle Tabellenblatt den Namen Umsatzübersicht (1. Quartal). 28 HERDT-Verlag

12 Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen 3 Legen Sie mithilfe der entsprechenden Filter fest, dass in der Pivot-Tabelle lediglich die Daten der Vertreter angezeigt werden, die in der Region Süd oder Nord mehr als Umsatz erzielt haben. Deaktivieren Sie in einem Arbeitsgang sämtliche in der Pivot-Tabelle aktivierte Filter. Filtern Sie die Daten der Pivot-Tabelle so, dass nur die Daten der Vertreter angezeigt werden, die in Deutschland oder Österreich weniger als Umsatz erwirtschaftet haben. Speichern Sie die Datei unter dem Namen Vertreter-E. Ergebnis des 3. Übungsschritts Ergebnis des 5. Übungsschritts Ergebnis des 7. Übungsschritts HERDT-Verlag 29