Doppelte Werte entfernen

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1 Inhalt Doppelte Werte entfernen... 1 Daten konsolidieren nach Kategorie/Rubrik... 2 Konsolidierte Daten aktualisieren... 4 Verknüpfung mit Quelldaten... 4 Teilergebnis... 4 Teilergebnis entfernen... 7 Doppelte Werte entfernen Angenommen wir arbeiten mit einer Tabelle in welcher die Begriffe einer Kategorie mehrfach vorkommen, wir diese aber nur einmal benötigen, z. B. wenn wir nach Rubrik konsolidieren möchten. In dem Fall können wir automatisch die doppelten Werte entfernen lassen. Tabelle markieren Klick auf das Register Daten, Gruppe Datentools Symbol Duplikate entfernen 1

2 Daten konsolidieren nach Kategorie/Rubrik Wir möchten unsere Monatsausgaben konsolidieren. Wir haben eine lange Liste mit unseren Ausgaben. Mit Hilfe der Konsolidierung möchten wir berechnen, z. B. wie hoch unsere Ausgaben für Benzin in diesem Monat waren. OK Schritt 1 Doppelte Werte entfernen Ergebnistabelle auf das gleiche Tabellenblatt kopieren und markieren Register Daten Duplikate entfernen 2

3 Fenster mit OK bestätigen, man erhält eine Meldung wie viele Duplikate entfernt wurden. ACHTUNG Beim Entfernen doppelter Werte ist darauf zu achten, dass man nur eine Spalte markiert und auf doppelte Werte durchsuchen lässt. Bei einer Excel-Nachfrage, ob die Markierung erweitert werden soll, also die Option Mit bestehender Markierung fortfahren aktiviert lassen, da es sonst zu einem fehlerhaften Ergebnis kommen kann. Schritt 2 Zieltabelle komplett markieren, mit den Überschriften Klick auf das Register DATEN Klick auf das Symbol Konsolidieren Version 2016: Schritt 3 Ausfüllen des Fensters konsolidieren Im Feld Funktion muss Summe stehen In das Feld Verweis klicken und die nun Quelltabelle mit Überschriften komplett markieren. Auf den Button HINZUFÜGEN klicken. Sicherstellen, dass die Häkchen bei oberster Zeile und linker Spalte gesetzt sind. 3

4 Sicherstellen, dass kein Häkchen bei Verknüpfung mit Quelldaten aktiviert ist. Mit OK bestätigen. Ergebnis: Die Kostenarten wurden zusammengefasst und berechnet. Konsolidierte Daten aktualisieren Über Daten, konsolidieren wieder das Fenster Konsolidieren aufrufen und in das Feld Verweis klicken. Den geänderten Datenbereich markieren, auf HINZUFÜGEN klicken. Verknüpfung mit Quelldaten Diese Option darf nur aktiviert werden, wenn die Konsolidierungstabelle auf einem separaten Blatt durchgeführt wird. Dann werden Änderungen in der Quelldatei in der Zieldatei automatisch übernommen. Teilergebnis Aufgabe Wir haben eine umfangreiche Tabelle. Die Kosten sollen zusammengefasst werden und für jede Kategorie soll ein Teilergebnis erzeugt werden. Dies ist unsere Ausgangstabelle: Im Beispiel kann diese Tabelle aus Platzgründen nicht vollständig dargestellt werden. 4

5 Schritt 1 Ganz wichtig: Zunächst eine Kopie von der Quelltabelle ziehen!!! Um die Quelltabelle zu erhalten, kopieren wir das Tabellenblatt Rechter Mausklick auf das Register Verschieben oder Kopieren auswählen Im Fenster Verschieben oder Kopieren Häkchen bei Kopie erstellen und ans Ende stellen anklicken Den Namen Teilergebnis zuweisen Schritt 2 Überlegen, nach welchem Kriterium, nach welcher Kategorie das Teilergebnis erzeugt werden soll. Diese Spalte MUSS alphabetisch sortiert werden. Im Beispiel wollen wir nach der Kostenart gruppieren, also wird diese Spalte zunächst alphabetisch sortiert. Schritt 3 Die Spalte Kostenarten über das Symbol in der Gruppe BEARBEITEN alphabetisch sortieren. Dazu klickt man in die Tabellenspalte nach welcher sortiert werden soll und klicket auf dieses Symbol:. Excel geht davon aus, dass die Tabelle EINE Überschrift enthält und sortiert diese nicht mit. ACHTUNG: Sollte die Tabelle am Ende eine Summenzeile haben, ist diese zuvor zu löschen, da ansonsten die SUMME mit in die Sortierung integriert wird. Schritt 4 Im Register DATEN, Gruppe GLIEDERUNG das Symbol Teilergebnis auswählen. Jetzt öffnet sich das Fenster Teilergebnisse. 5

6 Schritt 5 Im Feld Gruppieren nach steht die Spaltenbezeichnung der Spalte, für welche das Teilergebnis erzeugt werden soll Unter Verwendung von enthält die Berechnungsart, in unserem Beispiel soll das die Summe sein. Jetzt die Felder im Bereich Teilergebnisse addieren zu anklicken, die berechnet werden sollen, im Beispiel sind das die Kosten, also wird hier ein Häkchen gesetzt. Das Fenster TEILERGEBNISSE ausfüllen Schritt 6 Mit OK bestätigen Ergebnis: Links wird eine Gliederung eingeblendet 1: Das Gesamtergebnis wird angezeigt 6

7 2: Die Kategorien werden zusammengefasst 3: Das gesamte Ergebnis klappt wieder auf Teilergebnis entfernen Wieder auf das Register Daten klicken, auf das Symbol Teilergebnis, unten links den Button alle entfernen anklicken. 7