Excel 2010 Werte aus einer Liste wählen

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1 EX.014, Version Kurzanleitung Excel 2010 Werte aus einer Liste wählen Häufig werden in Excel-Listen Daten verwendet, die immer wieder vorkommen, wie zum Beispiel Namen von Mitarbeitenden oder Bezeichnungen von Projekten. Für die weitere Bearbeitung und Auswertung der Tabellen ist es wichtig, dass diese Eingaben stets identisch sind. Um die Eingabe zu vereinfachen oder auch um Falscheingaben vorzubeugen, lassen sich solche Werte in einer Auswahlliste vorgeben. Besonders wenn mehrere Personen mit der gleichen Excel-Datei arbeiten, kann es sinnvoll sein, Eingaben auf bestimmte Werte zu beschränken. All diese Möglichkeiten bietet Ihnen die Datenüberprüfung bzw. Gültigkeitsprüfung. Die Datenüberprüfung prüft eingegebene Daten in Bezug auf: einen Wertebereich von Zahlen einen Wertebereich von Datums- und Zeitangaben die Textlänge die Übereinstimmung mit einer Liste von vorgegebenen Daten, z.b. einer Liste von Mitarbeiternamen Vorgehen > Markieren Sie die Zelle, für welche Sie eine Datenüberprüfung aktivieren möchten. > Klicken Sie im Register Daten, Gruppe Datentools auf den oberen Teil des Symbols Datenüberprüfung. > Das Fenster Datenüberprüfung erscheint.

2 Excel 2010, Werte aus einer Liste wählen 2 > Wählen Sie im Register Einstellungen im Feld Zulassen die Art der Daten, welche in dieser Zelle zulässig sind. Wählen Sie beispielsweise den Eintrag Ganze Zahl, so können in der betreffenden Zelle nur noch Zahlen ohne Dezimalstellen eingegeben werden. > Legen Sie anschliessend Details wie Anfangs- und Enddatum, Textlänge oder Zahlenbereich etc. fest. > Falls nur ganz bestimmte Eingaben erlaubt sein sollen (z.b. bestimmte Ortsnamen), wählen Sie im Feld Zulassen den Eintrag Liste und geben Sie im Bereich Quelle die Listeneinträge getrennt durch Strichpunkte ein.

3 Excel 2010, Werte aus einer Liste wählen 3 > Haben Sie die erlaubten Werte bereits in Ihrer Tabelle erfasst, können Sie als Quelle auch deren Zellbezug angeben oder die Zellen mittels Klick auf das verkleinerte Tabellensymbol im Feld Quelle in der Tabelle markieren. Falls Werte aus einer anderen als der aktiven Tabelle verwendet werden, müssen Sie den betreffenden Wertebereich mit einem Namen belegen und diesen Namen im Feld Quelle nach einem Gleichheitszeichen eingeben (z.b. "=Orte"). > Ist die Option Zellendropdown aktiviert, wird die betreffende Zelle in der Excel-Tabelle mit einem Auswahlpfeil versehen, mit welchem die zugelassenen Werte in einer Auswahlliste dargestellt werden können. > Im Register Eingabemeldung lässt sich im Feld Eingabemeldung ein Hinweistext definieren, der beim Aktivieren der Zelle als Eingabehilfe eingeblendet wird. > Um die Datenüberprüfung zu deaktivieren, wählen Sie im Register Einstellungen im Feld Zulassen den Eintrag Jeden Wert aus. > Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK. Statt einer Eingabemeldung lässt sich auch ein Kommentar einfügen. Dieser erscheint, sobald Sie mit der Maus auf die Zelle zeigen.

4 Excel 2010, Werte aus einer Liste wählen 4 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Zelle und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Kommentar einfügen. Geben Sie den Text ein und formatieren Sie diesen nach Belieben. Über einen Rechtsklick auf die betreffende Zelle können Sie den Kommentar bearbeiten, dauerhaft einblenden und auch wieder löschen. Meldungen bei Fehleingaben Werden in einer Tabelle mit Datenüberprüfung Eingaben gemacht, die nicht Ihren Vorgaben entsprechen, erscheint standardmässig folgende Fehlermeldung: Diese Fehlermeldung können Sie ändern. > Klicken Sie im Register Daten, Gruppe Datentools auf den oberen Teil des Symbols Datenüberprüfung und wechseln Sie im Fenster Datenüberprüfung zum Register Fehlermeldung. > Definieren Sie das Meldungsfenster, welches erscheint, wenn die Eingabe nicht Ihren Vorgaben entspricht, indem Sie in den Feldern Titel und Fehlermeldung die gewünschten Texte eingeben. > Die Fehlermeldung aus dem obigen Beispiel sieht wie folgt aus:

5 Excel 2010, Werte aus einer Liste wählen 5 Eingaben nachträglich überprüfen Sollen Daten erst nach der Eingabe auf ihre Gültigkeit überprüft werden, lässt sich dies wie folgt bewerkstelligen: > Markieren Sie die Zellen, welche Sie überprüfen möchten. > Erstellen Sie eine Datenüberprüfung mit den gewünschten Gültigkeitskriterien, indem Sie vorgehen wie ab Seite 1 beschrieben. > Klicken Sie nun auf den unteren Teil bzw. den Pfeil des Symbols Datenüberprüfung und wählen Sie den Befehl Ungültige Daten einkreisen. > Diejenigen Zellen im markierten Bereich, welche nicht den definierten Kriterien entsprechen, werden mit einem roten Kreis markiert. > Die roten Kreise lassen sich mit einem Klick auf den unteren Teil bzw. den Pfeil des Symbols Datenüberprüfung mit dem Befehl Gültigkeitskreise löschen wieder entfernen.