GO! Update September 2014 Inhalt

Transkript

1 GO! Update September 2014 Inhalt 1. Kontaktliste aus Objekt-Aktivitäten erstellen Flexiblere Kontakttitel Name des Partners in Schnellsuche und Doublettencheck Energieausweis mit Exposés als Anhang versenden Dokumente in Kontakten hochladen Kontakte zusammenspeichern Automatisierte Anpassung von Kontakt- und Suchkriterien-Status Objektabschluss: Automatische Berechnung der Markencourtage Neues Feld: Fläche Garten Kontakte umspeichern Neue Auswahl für Gebiete und Teilgebiete Objekt-Excel-Export enthält Adresse und des Eigentümers Objektabgleich: Berechtigung für Büroleiter Deutschland: Energieausweis-Felder in Exposé Eckdaten Deutschland: Voreinstellung für Widerrufsbelehrung

2 1. Kontaktliste aus Objekt-Aktivitäten erstellen Im Falle einer Preisreduzierung, für das Anbieten eines Vergleichsobjektes oder zur Erstellung einer Nachweisliste ist es hilfreich, eine Liste aller Kontakte zu erstellen, die in Zusammenhang mit einem bestimmten Objekt stehen. Sie können nun eine solche Kontaktliste ganz einfach aus der Aktivitäten -Registerkarte eines Objektes erstellen. Wählen Sie hierzu die Aktivitäten aus, von denen Sie die Kontakte extrahieren möchten (Sie können alle oder auch nur einige Auswählen, z.b. nur Besichtigungen), und klicken Sie dann auf das Symbol erstellen Kontaktliste 2

3 GO! erstellt Ihnen eine Liste aller Kontakte, die mit den ausgewählten Aktivitäten verknüpft sind. Diese Liste können Sie in gewohnter Weise verwenden, um z.b. Exposés zu versenden oder eine Kundenliste auszudrucken. 3

4 2. Flexiblere Kontakttitel Um die Kontakttitel noch flexibler auf die Vorgaben an Ihren Standorten anzupassen, wurde der Eingabeprozess angepasst. Als Anrede stehen Ihnen nun lediglich noch Herr und Frau zur Verfügung (sowie die entsprechenden Übersetzungen, passend zur Bevorzugten Sprache ). 4

5 Wenn Sie eine andere Anrede eintragen möchten, wählen Sie bitte das - aus und tragen Sie den Titel des Kontaktes direkt in das Feld Titel ein. 5

6 Der Briefkopf sowie die Formatierte Anrede werden automatisch mit den eingetragenen Werten erstellt. Wenn Sie eine individuelle Anrede verwenden (nicht Herr oder Frau ), ist es notwendig, diese beiden Felder zu kontrollieren und anzupassen! Bitte überprüfen Sie sie entweder, indem Sie die Detailansicht des Kontaktes öffnen oder im Bereich Formatierungen im Bearbeitungsmodus des Kontaktes. Denken Sie daran, das Schreibgeschützt -Feld zu aktivieren, wenn Sie die Felder anpassen! Es ist darüber hinaus einfach, eine Eigene Ansicht zu erstellen, die die Felder Briefkopf und Formatierte Anrede anzeigt und anhand derer Sie die Eingaben für Ihre Kontakte schnell überprüfen können. Für alle existierenden Kontakte wurde die Anrede übernommen. Die Felder Briefkopf und Formatierte Anrede wurden auf Schreibgeschützt gesetzt, so dass Sie Ihre bestehenden Kunden mit den bekannten Feldern ansprechen können. 6

7 3. Name des Partners in Schnellsuche und Doublettencheck Der Name des Partners wird nun auch in der Schnellsuche sowie im Doublettencheck berücksichtigt. Wenn Sie also einen Namen eingeben und ein abweichender Name angezeigt wird, dann wird dieser Kontakt angezeigt, weil der Name des Partners dem eingegebenen Namen entspricht. Beim Öffnen des Kontaktes wird Ihnen dieser Name angezeigt. 7

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9 4. Energieausweis mit Exposés als Anhang versenden Wenn Sie einen Energieausweis im Bereich Energieangaben hochladen, können Sie nun entscheiden, ob diese Datei mit dem Exposé verschickt werden soll. Wenn Sie hier den Haken bei An Exposé anhängen? setzen, wird die Datei als weiterer Anhang mit an die Exposé- angefügt. 9

10 5. Dokumente in Kontakten hochladen Wenn Sie Dokumente zu einem Kontakt hinterlegen möchten, können Sie dies nun tun. Nutzen Sie dafür das Feld Dokumente (unter Kontakt / Details). 10

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12 6. Kontakte zusammenspeichern Anwender mit Büroleiterberechtigung können zwei Kontakte zusammenspeichern (z.b. wenn ein Kontakt aus Versehen doppelt angelegt wurde). Nachdem Sie die zwei Kontakte ausgewählt haben und das Symbol Kontakte zusammenspeichern klicken, wird Ihnen eine Übersicht der Basisdaten beider Kontakte angezeigt. Nachdem Sie den zu verbleibenden Hauptkontakt ausgewählt haben, wird GO! die beiden Kontakte zusammenspeichern. Hierbei werden auch Aktivitäten sowie Zuführungs- oder Internetkontakt-Informationen berücksichtigt. 12

13 Nach dem Zusammenspeichern erscheint eine neue Registerkarte Zusammenspeicherungen im verbleibenden Kontakt. In diesem Bereich finden Sie alle Kontakte, die mit diesem Kontakt zusammengespeichert wurden. Wenn Sie einen der Kontakte auswählen, werden Ihnen die Informationen zu diesem Kontakt angezeigt. Somit gehen Ihnen keine Kontaktinformationen verloren. 13

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15 7. Automatisierte Anpassung von Kontakt- und Suchkriterien-Status Wenn Sie den Status eine Kontaktes von Aktiv auf Inaktiv setzen, werden die Suchkriterien des Kontaktes ebenfalls auf Inaktiv gesetzt. Wenn Sie den Status eines Suchkriteriums von Inaktiv oder Ausgelaufen auf Aktiv ändern, wird der Kontaktstatus ebenfalls auf Aktiv gesetzt, sofern eine Übereinstimmung zwischen den zugewiesenen Immobilienberatern besteht. Sind Suchkriterium und Kontakt nicht dem gleichen Immobilienberater zugewiesen, wird Ihnen folgende Meldung angezeigt: 15

16 8. Objektabschluss: Automatische Berechnung der Markencourtage Beim Abschluss eines Objektes wird das Feld Markencourtage automatisch durch die Felder Kaufpreis und Courtage % berechnet. Falls erforderlich, kann das Feld manuell angepasst werden, dann müsste das Feld Schreibgeschützt aktiviert werden. 16

17 9. Neues Feld: Gartenfläche Sobald Sie im Objekt die Option Garten auf Ja setzen, wird Ihnen ein weiteres Feld Gartenfläche angezeigt, in das die Fläche des Gartens eingetragen werden kann. Sie können dieses Feld auch in den Exposé Eckdaten verwenden, um es auf der zweiten Seite des Exposés anzuzeigen. 17

18 10. Kontakte umspeichern Anwender mit Büroleiterberechtigung können Kontakte und Suchkriterien von einem Immobilienberater auf einen anderen Immobilienberater umspeichern. Wählen Sie hierzu einfach eine Lister der Kontakte aus und markieren Sie alle Kontakte, die Sie umspeichern möchten. Klicken Sie dann auf das Symbol Datensatz umspeichern. In dem nächsten Fenster wählen Sie den aktuellen Immobilienberater sowie den zukünftigen Immobilienberater, auf den die Kontakte umgespeichert werden sollen, aus. Darüber hinaus können Sie auswählen, ob der Immobilienberater für alle Kontaktarten ersetzt werden soll oder nur für ausgewählte (z.b. nur für Suchkunden). Zudem können Sie auswählen, ob die Kontakte mit allen Kontaktstatus berücksichtigt werden sollen oder z.b. nur aktive Kontakte. 18

19 Nach Bestätigen werden die Kontakte umgespeichert. Das folgende Pop-up-Fenster zeigt Ihnen die Ergebnisse der Umspeicherung. 19

20 11. Neue Auswahl für Gebiete und Teilgebiete In der Vergangenheit kam es vor, dass die Gebiete und Teilgebiete in den Suchkriterien nicht korrekt ausgewählt wurden und somit der Abgleich zwischen Suchkriterium und Objekt nicht korrekt durchgeführt werden konnte. Sie können jetzt die Gebiete und Teilgebiete ganz einfach auswählen, indem sie die Auswahlpfeile nutzen. Wenn Sie alle Teilgebiete eines Gebietes auswählen wollen, wählen Sie einfach Alle aus und fügen Sie es der Auswahl hinzu. Sie können selbstverständlich auch einzelne Teilgebiete hinzufügen. Wenn Sie ein Teilgebiet aus der Auswahl entfernen möchten, wählen Sie es aus und klicken Sie dann auf den Löschen Pfeil. 20

21 Um alle Teilgebiete aus der Auswahl zu entfernen, klicken sie das Löschen -Kreuz 21

22 12. Objekt-Excel-Export enthält Adresse und des Eigentümers Wenn Sie die Adressen oder adressen der Eigentümer Ihrer Objekte in einer Liste zusammenfassen möchten, können Anwender mit Büroleiterberechtigung dies nun mithilfe der Excel-Liste tun. Die Felder Formatierte Adresse und 1 werden nun ebenfalls in dieser Liste angezeigt. Sie können die Liste somit an Ihre Bedürfnisse anpassen und beispielsweise für Mailings nutzen. 22

23 13. Objektabgleich: Berechtigung für Büroleiter Im Abgleich eines Objektes, können Anwender mit Büroleiterberechtigung nun alle Suchkriterien auswählen, um eine Aktivität zu buchen (z.b. ein Exposé versenden), unabhängig vom Immobilienberater, der für das Suchkriterium zuständig ist. Immobilienberater können nach wie vor nur ihre eigenen Suchkriterien auswählen. 23

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25 14. Deutschland: Energieausweis-Felder in Exposé Eckdaten Die Felder, die sich auf den Energieausweis eines Objektes beziehen, können nun auch in den Exposé-Eckdaten ausgewählt werden. Sie werden dann entsprechend auf der zweiten Seite des Exposés angezeigt. 25

26 15. Deutschland: Voreinstellung für Widerrufsbelehrung Damit Sie nicht bei jedem Exposéversand die Auswahl treffen müssen, ob die Widerrufsbelehrung im Exposé eingefügt werden soll, kann von Anwendern mit Büroleiterberechtigung in den Shopeinstellungen hinterlegt werden, ob die Voreinstellung auf Ja oder Nein gesetzt werden soll. Diese Option wird Ihnen nur angezeigt, wenn als Bevorzugte Sprache Exposé Deutsch (Deutschland) ausgewählt ist. Für alle Shops in Deutschland wird die Auswahl bereits auf Ja gesetzt. 26