Handbuch Rechnung2017

Transkript

1 Handbuch Rechnung2017 Seite 1 Installation 2 2 Einstellungen Umsatzsteuer / Währung Preiseingabe Positionsnummer Rechnungsnummer Einheiten Zusatztext Briefkopf Logo Fußzeile 6 3 Kartei Rechnungsverwaltung Kundenverwaltung Artikelverwaltung 8 4 Neue Rechnung anlegen Neue Rechnung für neuen Kunden anlegen Neue Rechnung für Kunden aus Kartei anlegen 11 5 Buchen Artikel oder Leistung aus Artikelliste buchen Manuelle Buchung Rabatt buchen Buchung löschen 14 6 Beschreibung Rechnungsformular 15 Handbuch S. 1 Rechnung2017

2 1 Installation Laden Sie die Datei Rechnung2017 von unserer sicheren Website auf Ihren PC. Downloadlink: Doppelklicken Sie anschließend auf die Datei und die Installation beginnt. 2 Einstellungen Bevor Sie eine Rechnung erstellen sollten Sie das Programm erst an Ihre Bedürfnisse anpassen. Alle Einstellungen können von der Startseite angesteuert werden. 2.1 Umsatzsteuer / Währung Geben Sie hier die für Sie relevanten Steuersätze ein und wählen Ihre Währung. Beispiel Deutschland: 7,19,0 oder Österreich: 10,13,20 Leere Felder sind nicht zugelassen. Es muss mindestens eine 0 eingegeben werden. Handbuch S. 2 Rechnung2017

3 2.2 Preiseingabe Wählen Sie hier aus wie sie die Preise beim Anlegen von Artikeln eingeben möchten. Wenn Sie den Nettopreis eingeben wird der Bruttopreis automatisch berechnet und umgekehrt. 2.3 Positionsnummer Wählen Sie JA so wird bei jeder Buchung auf der Rechnung eine fortlaufende Positionsnummer hinzugefügt. Handbuch S. 3 Rechnung2017

4 2.4 Rechnungsnummer Hier können Sie bestimmen wie Ihre Rechnungsnummern aussehen sollen. Das dritte Feld ist eine fortlaufende Nummer welche bei jeder neuen Rechnung um 1 erhöht wird. Nach dem Testen dieses Programms sollte sie diese Nummer wieder auf 1 stellen. ACHTUNG! In Österreich ist eine fortlaufende Nummer vorgeschrieben! 2.5 Einheiten Hier können Sie Einheiten für Ihre Artikel oder Leistungen vordefinieren. Diese benötigen Sie später beim Anlegen selbiger. Handbuch S. 4 Rechnung2017

5 2.6 Zusatztext Hier können Sie bestimmen wie der Zusatztext ausgerichtet werden soll. Der Zusatztext wird direkt im Rechnungsformular eingegeben und kann für jede Rechnung frei definiert werden. Dieser erscheint dann unterhalb der Rechnungssumme (z.b. Wir danken für Ihren Auftrag). Der Zusatztext muss aber nicht auf die Rechnung gedruckt werden und so können Sie auch Infos eingeben die nur für Sie bestimmt sind. 2.7 Briefkopf Falls Sie kein vorgedrucktes Briefpapier verwenden, Geben Sie hier Ihren Briefkopf ein und markieren Briefkopf auf Rechnung drucken. Handbuch S. 5 Rechnung2017

6 2.8 Logo (PREMIUM) Version Hier können Sie Ihr eigenes Logo hochladen. Beachten Sie bitte das Format 200 x 80 Pixel. Das Logo wird zwar automatisch auf diese Größe skaliert, es sieht aber nicht schön aus wenn es allzu verzehrt wird. 2.9 Fußzeile (PREMIUM) Version Hier können Sie eine Fußzeile für Ihre Rechnungen anlegen. Diese ist bei jeder Rechnung gleich und wird am unteren Ende der letzten Seite gedruckt. Ideal für Bankverbindung und UID Nummer. Sie können die Fußzeile links, zentriert oder rechts ausrichten und bestimmen ob sie gedruckt werden soll. Handbuch S. 6 Rechnung2017

7 3 Kartei 3.1 Rechnungsverwaltung Hier befinden sich alle Rechnungen. Sie können filtern nach offene und bezahlte Rechnungen. Oder geben sie eine Kundennummer oder Kundenname (muss nicht vollständig sein) in das Suchfeld ein und klicken ENTER. Markieren Sie eine Zeile und klicken auf Öffnen oder doppelklicken Sie auf eine Zeile, so wird die Rechnung geöffnet. Die letzte Zeile zeigt die Summe der jeweils angezeigten Rechnungen an. Klicken Sie beispielsweise auf Offene, so sehen Sie gleich wieviel die Summe der offenen Rechnungen beträgt. Sie können diese Liste auch ausdrucken. 3.2 Kundenverwaltung Hier werden alle Kunden angezeigt. Sie können nach Kunden suchen indem Sie einen Teil der Kundennummer, des Namens oder der Adresse eingeben und die ENTER Taste drücken. Markieren Sie eine Zeile und klicken Sie auf Öffnen oder doppelklicken Sie auf die markierte Zeile um das jeweilige Kundendatenformular zu öffnen. Dort können Sie dann auch eine neue Rechnung anlegen. Handbuch S. 7 Rechnung2017

8 3.3 Artikelverwaltung Hier werden alle Artikel oder Leistungen angelegt, bearbeitet oder gelöscht. Wenn Sie eine Artikelnummer angeben (nicht Pflicht), wird diese am Ende der Buchungszeile am Rechnungsformular angezeigt: Handbuch S. 8 Rechnung2017

9 4 Neue Rechnung anlegen 4.1 Neue Rechnung für neuen Kunden anlegen Klicken Sie auf der Startseite auf Neue Rechnung. Es erscheint eine Auswahlbox: Wählen Sie jetzt Neuer Kunde. Es erscheint das Formular zum Anlegen eines Neukunden: Geben Sie eine Kundennummer, den Namen des Kunden oder der Firma und die Adresse ein. Die Restlichen Felder müssen nicht ausgefüllt werden, da sie nicht auf der Rechnung erscheinen und nur für Ihre Kundenverwaltung gedacht sind. Klicken Sie auf Speichern. Es erscheint nun die Meldung Kunde wurde erstellt und Möchten Sie nun eine Rechnung anlegen?. Handbuch S. 9 Rechnung2017

10 Klicken Sie auf JA. Es folgt eine Bestätigung und die neue Rechnung wird geöffnet: Weiter geht s mit Punkt 5 Buchen Handbuch S. 10 Rechnung2017

11 4.2 Neue Rechnung für Kunden aus Kartei anlegen Klicken Sie auf der Startseite auf Neue Rechnung. Es erscheint ein Auswahlfenster: Klicken Sie nun auf Kunde aus Kartei. Es öffnet sich die Kundenliste: Markieren Sie einen Kunden und klicken Sie auf Öffnen oder doppelklicken Sie auf den markierten Kunden. Das Formular mit den Kundendaten öffnet sich: Klicken Sie nun auf Neue Rechnung. Ein Bestätigungsfenster öffnet sich: klicken Sie OK und die neue Rechnung wird geöffnet. Handbuch S. 11 Rechnung2017

12 5 Buchen 5.1 Artikel oder Leistung aus der Artikelliste buchen Wählen Sie einen Artikel bzw. eine Leistung aus der Liste und geben Sie beim Mengenfeld die gewünschte Menge ein. Wenn Sie nichts ins Mengenfeld eingeben wird automatisch 1 gebucht. Die Buchungszeile wird nun der Rechnung hinzugefügt: Handbuch S. 12 Rechnung2017

13 5.2 Manuelle Buchung Wenn Sie individuelle Artikel oder Leistungen anbieten, ist es sinnvoll eine manuelle Buchung zu tätigen. Klicken Sie auf Manuell. Es öffnet sich ein Fenster: Sie können eine Artikelnummer eingeben müssen Sie aber nicht. Wählen Sie eine Einheit und die Umsatzsteuer aus und geben Sie den Nettopreis ein. Sie können nun den Artikel oder die Leistung frei definiert in das Textfeld eingeben. Wenn Sie nichts in das Mengenfeld eingeben, wird automatisch Menge 1 gebucht. Handbuch S. 13 Rechnung2017

14 5.3 Rabatt buchen Wählen Sie eine Buchungszeile im Rechnungsformular aus. Z.B.: Klicken Sie nun auf Rabatt. Es öffnet sich das Rabattfenster: Geben Sie hier den Rabatt ein, den Sie gewähren möchten. Der Rabatt wird nun gebucht und bei der Buchung wird eine Textzeile angefügt. In diesem Beispiel: 20 % Rabatt auf 14,00 (= 11,20) : 5.4 Buchung löschen Markieren Sie eine Buchungszeile und klicken Sie dann auf das X neben dem Buchungsfeld: Handbuch S. 14 Rechnung2017

15 6 Beschreibung Rechnungsformular 1) Positionsnummer Sie können auf der Startseite einstellen ob Sie fortlaufende Positionsnummern auf den einzelnen Buchungen haben möchten. 2) Artikel oder Leistungsbeschreibung Hier wird die Beschreibung laut Artikelliste oder manueller Eingabe aufgelistet. 3) Artikelnummer Sofern sie eine Artikelnummer in der Artikel/Leistungsbeschreibung eingegeben haben, wird dieser immer unter der Artikel/Leistungsbeschreibung angezeigt. 4) Rabatt Wenn Sie einen Rabatt auf eine Buchung gewährt haben, so wird dieser immer am Ende einer Buchung angezeigt. 5) Buchung löschen Hier können Sie eine Buchungszeile löschen. Die Beträge werden dann automatisch neu berechnet und die Positionsnummern (falls aktiviert) neu gereiht. Handbuch S. 15 Rechnung2017

16 6) Rechnungsnummer Hier erscheint die automatisch generierte (nach Ihren Vorgaben) Rechnungsnummer, welche Sie hier aber individuell umändern können. 7) Status Hier können Sie den Status der Rechnung ändern. Dies hilft Ihnen in der Rechnungsliste nach offenen oder bezahlten Rechnungen zu suchen. 8) Aktuelles Datum Dies ist das Druckdatum und wird auf der Rechnung immer als aktuelles Tagesdatum angezeigt. Sie können das Datum aber ändern. 9) Rechnungsdatum Dieses Datum wird beim Erstellen der Rechnung automatisch festgelegt und gespeichert. (Falls Sie eine Rechnung ein zweites Mal versenden müssen, sieht der Kunde auch das originale Rechnungsdatum). Aber auch dieses können sie ändern und speichern. 10) Währung Beim Anlegen einer neuen Rechnung wird immer die Währung welche in den Einstellungen festgelegt ist ausgewählt. Hier können Sie die Währung für diese Rechnung umstellen. Wenn Sie die Währung auf CHF umstellen, wird die automatische Rappenrundung aktiviert. 11) Zusatztext Hier können Sie einen zusätzlichen Text für die Rechnung eingeben. Z.B. Danke für Ihren Auftrag. Dieser Text bezieht sich immer auf die aktuelle Rechnung. 12) Fußzeile In den Einstellungen können Sie den Text für die Fußzeile eingeben. Dieser erscheint dann auf jeder Rechnung am unteren Rand. Z.B.: UID-Nummer, Bankdaten usw. Handbuch S. 16 Rechnung2017