Kontakte. Inhaltsverzeichnis

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1 Kontakte Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Kontakt anlegen Kontakt (Firma / Person) Menü: Kontakt, Löschen, Aktivität, Kalender öffnen Kontakt - zusammenführen Löschen Aktivität Kalender öffnen Details - Menüpunkte: Kontaktdaten, Beziehungen, Aktivitäten Menüpunkt Kontaktdaten Registerkarte Kontaktdaten... 5 Kategorien... 5 Telefonnummern Adressen... 5 WICHTIGE INFORMATIONEN: Registerkarte Infos Registerkarte Administration... 6 Sicherheit und Rechte Personen (nur bei Firmen) Beziehungen Aktivitäten Verkauf - Menüpunkte Interessen und Abschlüsse Interessen Abschlüsse Marketing - Menüpunkt Newsletter Newsletter Kontaktsuche Einfache Kontaktsuche... 8 Kontakte - Version 02, Anleitung Seite 1 von 10

2 4.2 Optional: Suche in mehreren Selly-Firmen Filter und Anzeigen Filterkriterien (1. Registerkarte) und Erweiterte Kriterien (2. Registerkarte) Spalten für Textsuche (3. Registerkarte) Anzeige Spalten (4. Registerkarte) automatische Adressen Überarbeitung der automatischen Adressen Kontakte - Version 02, Anleitung Seite 2 von 10

3 1 Einleitung VORTEILE: alle Informationen sind an einer Stelle gesammelt - man muss nicht lange suchen jeder Zuständige hat Zugriff zu allen relevanten Informationen einfache Vertretung bei Urlaub, Krankenstand, etc. alle Daten werden automatisch gesichert Ortsunabhängigkeit: der Zugriff kann über jeden Computer mit Internetverbindung erfolgen einfache Nachvollziehbarkeit (wer, was, wann gemacht hat) keine Überschneidungen bei der Kundenbetreuung 2 Kontakt anlegen Neu > Firma / Person auswählen - Firmen und Personen können danach beliebig verknüpft werden (siehe auch Verknüpfungen) füllen Sie das Formular aus beim Anlegen eines Kontaktes sind Telefonnummern und -Adressen begrenzt, nach Anlage eines Kontaktes können aber beliebig viele Nummern und Adressen angelegt werden beim Speichern prüft Selly, ob angegebene die -Adresse existiert bzw. erreichbar ist o wenn Sie sie trotz Fehlermeldung speichern wollen, haken Sie die -Prüfung aus außerdem macht Selly eine Überprüfung, ob der Kontakt bereits angelegt ist o wenn Sie ihn trotzdem speichern wollen, haken Sie die Doubletten-Prüfung aus 3 Kontakt (Firma / Person) 3.1 Menü: Kontakt, Löschen, Aktivität, Kalender öffnen Kontakt - zusammenführen ein Kontakt der doppelt im System vorhanden ist, kann zu einem zusammengefasst werden Kontakt > Zusammenführen (1) > in der Suche den zweiten Kontakt suchen (2) > Daten im aktuellen Kontakt (rechts) richtig stellen alle anderen Informationen werden automatisch zusammengefasst Kontakte - Version 02, Anleitung Seite 3 von 10

4 3.1.2 Löschen es erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob der Kontakt wirklich gelöscht werden soll Aktivität folgende Aktivitäten können angelegt werden, die dann automatisch mit dem jeweiligen Kontakt verknüpft sind: verfassen Aufgabe erstellen Termin erstellen Notiz erstellen WICHTIGE INFORMATION: Falls eine Aktivität bei einer Person erstellt wird, die mit einer Firma verknüpft ist, wird die Aktivität bei der Person UND bei der Firma gespeichert. Diese Zuordnung kann aber jederzeit händisch geändert werden Kalender öffnen der Kalender wird geöffnet und bei der Anlage eines Termins automatisch mit dem Kontakt verknüpft Kontakte - Version 02, Anleitung Seite 4 von 10

5 3.2 Details - Menüpunkte: Kontaktdaten, Beziehungen, Aktivitäten Menüpunkt Kontaktdaten Registerkarte Kontaktdaten Öffnen Sie die jeweiligen Felder zum Bearbeiten der Kontaktdaten über den Menüpunkt bearbeiten oder mittels dem Detail-Button (erscheint, wenn Sie mit der Maus über das jeweilige Feld fahren). Fotos (nur bei Personen) können auch mittels Drag & Drop hinzugefügt werden. Kategorien folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung: Die Kategorien werden von der zugeordneten Firma verwaltet. (JA) dh es werden die Kategorien angezeigt, die bei der zugeordneten Firma angehakt sind Die Kategorien werden von der zugeordneten Firma verwaltet. (NEIN) dh Kategorien können individuell für die Person ausgewählt und zugeordnet werden. Beispiele für Kategorien: Bäcker, Maschinenbauer, Lieferant, Partner, VIP-Kunde, Privat, Freunde, etc. Telefonnummern es ist die Eingabe beliebig vieler Telefonnummern möglich zum Synchronisieren mit + und Ländervorwahl eingeben Beispiel: Adressen es ist die Eingabe beliebig vieler -Adressen möglich an alle angehakten -Adressen wir eine Newsletter versandt Abmeldung Newsletter o über Abmeldefunktion: rotes - und Datum wird vermerkt o händisch: rotes - wird vermerkt ECG-Liste: jede Nacht gleicht Selly alle -Adressen mit der ECG-Liste ab bei alle -Adressen die in der ECG-Liste eingetragen sind, erscheint ein gelbes, dreieckiges Warnsymbol WICHTIGE INFORMATIONEN: Platz für sehr wichtige Informationen - ähnlich einem Post-It auf der Akte Beispiel: Firma liefert ab EUR 100 Warenwert frei Haus, zahlt nicht, etc. Kontakte - Version 02, Anleitung Seite 5 von 10

6 Registerkarte Infos alle Informationen zum Kontakt können auf diesem Blatt eintragen bzw. bearbeiten Registerkarte Administration Sicherheit und Rechte für den Kontakt verantwortlich ist automatisch der Ersteller - das kann jedoch händisch geändert werden Kontakt ist vertraulich: o dieses Recht zum Anlegen vertraulicher Kontakte muss vom Administrator vergeben werden o WICHTIG: auch User, die das Recht haben alle Kontakte zu sehen, sehen einen Kontakt nicht, der von einem anderen User als vertraulich markiert wurde Recht zu bearbeiten: die Vergabe erfolgt nach den Administrationseinstellungen und kann händisch verändert werden ACHTUNG: wenn ein User einen Kontakt nicht sehen darf (vertraulich oder nicht das Recht zu sehen/bearbeiten), jedoch ein Termin mit ihm vereinbart oder eine Aufgabe an ihn gestellt wird - wird dieser Kontakt AUTOMATISCH für ihn freigeschalten Einstellungen Synchronisierung: zeigt an, ob Sie diesen Kontakt mit Ihrem Handy synchronisieren Personen (nur bei Firmen) Anzeige der Personen, die mit dieser Firma verknüpft sind (siehe auch Verknüpfungen) der Kontakt kann mit Doppelklick geöffnet werden Kontakte - Version 02, Anleitung Seite 6 von 10

7 3.2.3 Beziehungen es können Beziehungen zwischen Personen und/oder Firmen erstellt werden (siehe auch Beziehungen) Aktivitäten Anzeige alle Aktivitäten es kann nach Aktivität, Anhang, Datum, Betreff oder Ersteller sortiert werden folgende Aktivitäten können erstellt, bearbeitet, anders zugeordnet, gelöscht (siehe auch Papierkorb), etc. werden: o s o Aufgaben (an sich selber oder andere User - siehe auch Aufgaben) o Termine o Notizen (für Telefonate, Anlagen wie Faxe, Verträge, etc.) es kann nach Inhalten (auch von Anhängen) gesucht werden, wobei im Filter der Zeitraum und die Aktivität eingegrenzt werden können gesandte s: o erscheint ein Brief, hat der Empfänger die mit Sicherheit geöffnet (erscheint KEIN Brief, kann es sein, dass der Empfänger sie trotzdem geöffnet hat) o erscheint eine Maus, hat der Empfänger auf einen Link geklickt - durch klicken auf die Maus wird angezeigt, welche Links wann geklickt wurden 3.3 Verkauf - Menüpunkte Interessen und Abschlüsse Interessen werden vom Administrator angelegt und verwaltet und können bei Personen und/oder Firmen angelegt werden Kontakte - Version 02, Anleitung Seite 7 von 10

8 3.3.2 Abschlüsse werden ebenfalls vom Administrator angelegt und verwaltet und können bei Personen und/oder Firmen angelegt werden 3.4 Marketing - Menüpunkt Newsletter Newsletter zeigt an, welche Newsletter an den Kontakt versendet wurden 4 Kontaktsuche 4.1 Einfache Kontaktsuche geben Sie das Wort oder den Wortteil in das Suchfeld und klicken Sie - zum Starten des Suchvorganges - auf die Lupe oder enter Ohne Änderung der Grundeinstellungen (siehe nächster Punkt) werden folgende Felder durchsucht: Kundennummer Referenz-Nummer Firmenname Firmenzusatz Vorname Nachname Straße und Straße, Privat Ort und Ort, Privat Kontakte - Version 02, Anleitung Seite 8 von 10

9 4.2 Optional: Suche in mehreren Selly-Firmen Feld 1: Auswahlmöglichkeit der Firma, falls man in mehreren Selly-Firmen arbeitet Feld 2: Kontaktsuche: mind. 3 Zeichen eingeben und enter oder auf die Lupe klicken 4.3 Filter und Anzeigen Filterkriterien (1. Registerkarte) und Erweiterte Kriterien (2. Registerkarte) hier können Sie Filter einstellen, nach welchen Kontakten Sie suchen bzw. welche Listen Sie sich erstellen lassen möchten Beispiel für Filter: Liste von allen, die sich für ein bestimmtes Produkt interessiert haben ACHTUNG: je besser die Kontaktdaten gewartet werden, desto besser das Ergebnis! Spalten für Textsuche (3. Registerkarte) hier haben Sie die Möglichkeit, die Felder in denen gesucht wird zu erweitern oder einzuengen Anzeige Spalten (4. Registerkarte) bestimmen Sie hier, welche Spalten im Suchergebnis angezeigt werden Kontakte - Version 02, Anleitung Seite 9 von 10

10 5 automatische Adressen automatische Adressen werden angelegt, wenn: Sie ein an einen unbekannten Kontakt senden Sie ein als erledigt markieren, ohne einen Kontakt angelegt zu haben Selly speichert die Aktivität legt eine Person an und vergibt eine Nummer speichert den Absendenamen als Nachnamen speichert die -Adresse Überarbeitung der automatischen Adressen Kontakt öffnen und bearbeiten (Namen richtig stellen, Kategorien zuordnen, etc.) Kontakt abhaken ( Kontaktdaten wurden geproft ) TIPP: eine gewartete Kontaktdatenbank ist bares Geld wert! beauftragen Sie einen Mitarbeiter mit der regelmäßigen Überarbeitung der automatischen Adressen! Kontakte - Version 02, Anleitung Seite 10 von 10