Geburtstags- s und -SMS

Transkript

1 Geburtstags- Einstellung für den automatischen Versand Mit dem Salon-Management-System SALONWARE können Geburtstags-Nachrichten per und SMS automatisch an gespeicherte Kunden gesendet werden. Der Versand s erfolgt kostenlos, Geburtstags-SMS werden mit 0,10 EUR (zzgl. MwSt.) pro SMS berechnet. Die hierfür notwendigen Einstellungen sind auf den folgenden Seiten beschrieben. 1 Erfassung von Textvorlagen für und SMS Die Erfassung von Textvorlagen für und SMS-Nachrichten erfolgt im Managementportal, im Bereich Kunden Textvorlagen. 1

2 Nach dem Anklicken von Neue -Vorlage öffnet sich ein Eingabefenster für die Erfassung einer . Der Name der Textvorlage ist für die interne Nutzung und sollte aussagekräftig gewählt werden, z. B. Geburtstags- . Geben Sie in den gewünschten -Betreff und den -Text in die dafür vorgesehenen Eingabefelder ein und wählen eine Anrede für die Geburtstags- aus. Es stehen personalisierte und allgemeine Anreden zur Verfügung. 2

3 Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen für die Anrede zur Verfügung: keine Anrede Liebe Kundin, lieber Kunde, Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde, Liebe Frau [Nachname], bzw. Lieber Herr [Nachname], Sehr geehrte Frau [Nachname], bzw. Sehr geehrter Herr [Nachname], Hallo Frau [Nachname], bzw. Hallo Herr [Nachname], Guten Tag Frau [Nachname]," bzw. Guten Tag Herr [Nachname], Guten Tag [Vorname] [Nachname]," bzw. Guten Tag [Vorname] [Nachname], Liebe [Vorname], bzw. Lieber [Vorname], Hallo [Vorname], bzw. Hallo [Vorname], Bitte beachten Sie, dass z. B. bei der Anrede Lieber [Vorname] bzw. Liebe [Vorname] bei allen Kunden mit eingetragenem Geburtsdatum auch ein Vorname gespeichert ist. Achten Sie auf die korrekte Schreibweise des Vor- und Nachnamen. Für die Erfassung der Textvorlage für die Geburtstags-SMS klicken Sie Neue SMS-Textvorlage an. Eine SMS ist auf 160 Zeichen begrenzt. Die Länge einer SMS ändert sich bei einer personalisierten Anrede entsprechend dem Namen des Kunden. 3

4 Wir empfehlen für den eigentlichen SMS-Text bei einer persönlichen Anrede eine max. Länge von 120 Zeichen, damit bei längeren Namen die SMS nicht abgeschnitten wird. Es ist auch eine SMS- Nachricht ohne Anrede möglich. 2 Einstellungen für den Versand Nachrichten Die Einstellungen für den Versand der Geburtstags-Nachrichten werden durch das Anklicken des Links Geburtstag aufgerufen: Im Formular der Geburtstags-Einstellungen kann eine -Textvorlage und eine SMS- Textvorlage für den Versand SMS ausgewählt werden. Der automatische Versand ist standardmäßig nicht aktiviert. Es stehen für den Versand von Geburtstags-Nachrichten folgende Varianten zur Verfügung: Versand einer Geburtstags- , wenn eine -Adresse vorhanden ist Versand einer Geburtstags-SMS, wenn eine Mobil-Nummer vorhanden ist Versand einer Geburtstags- , wenn eine -Adresse vorhanden ist, alternativer Versand einer SMS wenn eine Mobil-Nummer vorhanden ist Versand einer Geburtstags-SMS, wenn eine Mobil-Nummer vorhanden ist, alternativer Versand einer Geburtstags- , wenn eine -Adresse vorhanden ist 4

5 Die Zuordnung und die Versandvariante werden nach dem Anklicken des Button Speichern im System gespeichert und aktiviert. 5

6 Nach der Erstellung von Textvorlagen und der Zuordnung in den Geburtstags-Einstellungen werden diese in der Liste der Textvorlagen entsprechend angezeigt: Die Textvorlagen und die Zuordnung können jederzeit geändert bzw. aktualisiert werden. 3 Automatischer Versand der Geburtstags-Nachrichten Der Versand der Geburtstags- s und SMS-Nachrichten erfolgt an den gespeicherten Geburtstagen der Kunden automatisch ab 9 Uhr. Der Computer muss hierfür nicht eingeschaltet sein. Der Versand erfolgt natürlich auch am Wochenende, wenn der Geburtstag an einem Samstag oder Sonntag ist. Kunden, die mit dem Kennzeichen Blacklist markiert sind, erhalten keine Geburtstags- oder SMS. 6

7 4 Protokollierung der Geburtstags-Nachrichten Der Versand der Nachrichten wird im Versandprotokoll aufgezeichnet. Geburtstags-Nachrichten werden im Managementportal, im Bereich Management-Cockpit Mitteilungen unter Gesendete Mitteilungen aufgelistet. Automatisch gesendete Geburtstags- Nachrichten sind an dem Zusatz (aut.) bzw. SMS (aut.) gekennzeichnet. Die gesendeten Geburtstags-Nachrichten werden auch im Salonportal, im Bereich Mitteilungen Gesendete Mitteilungen aufgelistet. 7

8 Auch in der Kontakthistorie der Kunden im Managementportal und im Salonportal werden die Geburtstags-Nachrichten protokolliert. Im Managementportal und im Salonportal werden im Geburtstagskalender alle Kunden mit gespeichertem Geburtstag je Monat aufgelistet. Wenn eine Geburtstags- oder Geburtstags- SMS manuell oder automatisch versendet wurde, dann wird dies beim Kunden durch ein Geschenk-Symbol signalisiert. 8

9 5 Zusammenfassung Im Salon-Management-System SALONWARE können Geburtstags- s oder Geburtstags- SMS manuell oder automatisch an Kunden gesendet werden. Der Versand der Nachrichten wird protokolliert und der Empfang bzw. die Unzustellbarkeit aufgezeichnet. Alle Nachrichten der jeweils letzten 12 Monate sind in der Kontakthistorie der Kunden abrufbar. 9