Erste Schritte mit Kassa24

Transkript

1 Erste Schritte mit Kassa24 Nachdem Sie die App Kassa24 installiert haben, gelangen Sie zu diesem Anmeldefenster: Wählen Sie hier beim ersten Mal den Menüpunkt Neu registrieren Registrieren Sie sich mit Ihrer Adresse und vergeben Sie ein Kennwort für die Anmeldung. Im Feld Kennwort bestätigen geben Sie das Kennwort noch einmal ein. Wir vergleichen die beiden Eingaben, um Tippfehler zu vermeiden. Nachdem Sie die Nutzungsbedingungen gelesen haben und Sie diesen zustimmen, senden Sie Ihre Registrierung ab.

2 Damit gelangen Sie sofort in die Stammdaten Ihres Unternehmens (nächstes Bild). Diese Stammdaten braucht Kassa24 zur Beleg-Erstellung. Achten Sie darauf, die Rechtsform und die Steuernummern korrekt einzutragen, denn darauf achtet das Finanzamt bei Prüfungen sehr. Sie können die Daten zwar jederzeit ändern, bereits erstelle Belege können aber nicht mehr geändert werden. Wenn Sie die Daten fertig ausgefüllt haben, wählen Sie oben Zurück aus und gelangen damit ins Hauptmenü von Kassa24 (nächstes Bild). PS: Die Finanzonline-ID ist nur zum internen Gebrauch für die ab 2017 notwendige Signatur-Lösung. Sie können das vorläufig leer lassen.

3 Mit Zurück (ganz oben) gelangen Sie ins Hauptmenü. Bevor Sie den ersten Beleg erstellen können, müssen Sie noch den Startbeleg erstellen. Dazu wählen Sie das Menü Einstellungen aus. In den Einstellungen wählen Sie das Menü Registrierkasse aus und klicken auf Startbeleg erstellen. Damit wird der sogenannte Nullbeleg erstellt, den Sie ausdrucken und aufbewahren müssen. Mit der Registrierkassen-ID können Sie die Kasse bei Finanzonline registrieren. Eine Anleitung dazu folgt, sobald das Finanzamt das Prozedere dafür definiert hat.

4 Die Beleg-Nummerierung bei Kassa24 erfolgt mit Jahreszahl und fortlaufender Nummer. Der 1. Beleg wird also die Nummer tragen. Keine Angst es sind auch mehr als 999 Belege pro Jahr möglich ;-) Hier können Sie noch weitere Einstellungen vornehmen: Wählen Sie, ob Sie Belege ausdrucken und/oder per Mail zustellen wollen. Je nach Einstellung stehen Ihnen diese Funktionen dann bei der Belegerstellung zur Verfügung oder nicht. Die Einstellungen für die Mehrwertsteuer und die wählbaren Einheiten (Stück, Stunden, ) können Sie hier auch einstellen. Bei der Mehrwertsteuer sollten Sie sich grundsätzlich entscheiden, ob Sie inkl. oder exkl. Preise eingeben wollen. Wenn Sie an Endverbraucher verkaufen, verwenden Sie inklusive (=Standard). Die Mehrwertsteuersätze, die Sie hier freischalten, können Sie dann in der Belegerstellung verwenden. Alle anderen, die Sie nicht benötigen, stehen dann dort nicht zur Verfügung. Diese Einstellung kann aber bei Bedarf jederzeit geändert werden. In den Einstellungen für den Kassierer können Sie noch Ihren vollständigen Namen eintragen. Dieser wird (sofern aktiviert) als Text für Es bediente Sie auf dem Beleg verwendet. Damit haben Sie alle notwendigen Einstellungen vorgenommen und können Ihren ersten Beleg ausstellen. Wählen Sie dafür im Hauptmenü die Option Neuer Beleg. Mit Neue Position erfassen Sie dann eine Position nach der anderen.

5 Bei der Bezeichnung geben Sie den Artikel ein bzw. die Warengruppe. Sie müssen die verkaufte Ware oder Dienstleistung so exakt wie möglich bezeichnen. Wenn Sie sehr viele Artikel im Sortiment haben, reicht es, wenn Sie diese in mind. 15 Warengruppen-Bezeichnungen anführen. Hinweis: Mit der kostenpflichtigen Version von Kassa24 steht Ihnen eine Artikelverwaltung zur Verfügung, die auch Warengruppen und EAN-Codes unterstützt. Füllen Sie dann noch die Menge, den Einzelpreis und den richtigen Steuersatz aus und bestätigen Sie die Position mit OK. Je nach Steuersatz geben Sie beim Einzelpreis den Brutto- oder Nettopreis pro Einheit ein. Das wiederholen Sie dann für jede Position. Oberhalb wird immer der Gesamt- Zahlbetrag angezeigt (immer inkl. Steuern), den der Kunde zu bezahlen hat.

6 Tipp: Wenn Sie auf diesen Zahlbetrag tippen, können Sie den Betrag eingeben, den Ihnen der Kunde gegeben hat und die App rechnet dann das Rückgeld für Sie aus. Wenn der Beleg fertig ist und Sie die Eingaben kontrolliert haben, tippen Sie auf Drucken und der fertige Kassenbon wird ausgedruckt. Achtung: Nach dem Druck ist der Beleg nicht mehr änderbar und ist im Datenerfassungsprotokoll verbucht.

7 Sie finden jeden Beleg in der Umsatzliste (unter Auswertungen) und können dort die Details aufrufen bzw. diesen mit dem Druckersymbol rechts oben jederzeit nochmal drucken. Tipp: In der Browser-Version wird der Beleg als PDF in einem neuen Browser- Fenster geöffnet. Deaktivieren Sie falls nötig den Popup-Schutz für die Kassa24- Seite, sonst wird der Beleg nicht automatisch geöffnet. Auswertungen Wenn Sie im Hauptmenü den Punkt Auswertungen antippen, erscheint eine Umsatz-Grafik der aktuellen Woche: Mit dem Menü rechts oben ( ) können Sie auch eine andere Grafik anzeigen lassen. Wählen Sie zwischen Wochen-, Monats- und Jahresauswertung. Die Beleg- & Umsatzliste zeigt alle ausgestellten Belege in einer Liste an: Von hier aus können Sie Belege auch nachträglich noch einmal im Detail anzeigen und neuerlich ausdrucken.

8 Wenn Sie auf einer Belegzeile mit dem Finger nach links wischen, erscheint ein Storno -Button. Damit können Sie einen neuen Beleg erfassen, der alle Positionen des aktuellen Beleges mit negativer Menge bereits als Vorschlag ausgefüllt enthält. Damit ist es sehr einfach, eine Warenrücknahme oder ein Beleg-Storno zu erstellen. Achtung: Diese Belege bleiben aber im Datenerfassungsprotokoll der Kasse enthalten und das Finanzamt wird sich bei Prüfungen auf solche Storno s konzentrieren und hinterfragen, warum ein Beleg storniert wurde. Sie sollten deshalb den Stornogrund in den Kundendaten des Beleges eintragen. Entwürfe Manchmal möchten Sie während der Eingabe eines größeren Beleges schnell einen anderen Kunden bedienen und wollen dabei aber Ihre Eingaben nicht verlieren. Über die Entwurfsfunktion können Sie den aktuellen Beleg als Entwurf zwischenspeichern und einen neuen Beleg beginnen (und auch abschließen). Später können Sie den Entwurf aus der Liste der Entwürfe wieder öffnen und weiter bearbeiten. Sie können beliebig viele Entwürfe speichern und diese jederzeit in einen echten Beleg durch Auswahl der Druck- oder Mailfunktion umwandeln. Nach der Umwandlung in einen echten Beleg, ist der Entwurf nicht mehr vorhanden. Entwürfe erscheinen nicht im Datenerfassungsprotokoll, da hier noch kein Beleg erstellt wurde.