Verlog-Registrierkasse. Aktivierung der RKSV

Transkript

1 Verlog-Registrierkasse Aktivierung der RKSV

2 Verlog - Initialisierung der Registrierkasse nach RKSV Inhaltsverzeichnis 1. Einführung Vorrausetzungen Generelle Vorgangsweise Sicherung der bestehenden Daten Verlog Update installieren Kasse initialisieren Signatureinheit registrieren Registrierkasse registrieren Startbeleg überprüfen Was ist im Fehlerfall zu tun?... 18

3 1. Einführung Dieses Dokument führt Sie Schritt für Schritt durch die Initialisierung (Aktivierung) Ihrer Verlog-Registrierkasse nach RKSV. Die einzelne Funktionen sowie der Funktionsumfang der Verlog-Registrierkasse sind nicht Bestandteil dieser Anleitung. Die Funktionsbeschreibung finden Sie im Benutzerhandbuch. 1) Es wird empfohlen die Umstellung der Registrierkasse auf RKSV am Abend, gleich nach dem Tagesabschluss durchzuführen. Grund: nach einem Tagesabschluss ist die Erstellung der Rechnungen/Belege bis zum nächsten Arbeitstag nicht möglich! 1.1. Vorrausetzungen 1. Signatureinheit ist am PC/Laptop angeschlossen - LED leuchtet 2. Webservice Zugang für die Registrierkassen in Ihrem Finanz-Online Konto wurde eingerichtet (nur für die automatische Anmeldung notwendig) 3. Anmelde-Daten für Webservice-Zugang sind vorhanden: (nur für die automatische Anmeldung notwendig) a. Teilnehmer-ID b. Benutzer-ID c. Benutzer-PIN 4. Das Modul Registrierkasse ist im Verlog aktiviert a. Hauptmenu b. Link Verlog Module aktivieren c. Modul Registrierkasse aktivieren d. Firmenname eintragen (falls aufgefordert) 5. Das Verlog Update (oder größer) ist installiert

4 2. Generelle Vorgangsweise A Beschaffung einer Signatureinheit (Kartenleser und die Chipkarte) B Beschaffung WebService-Zugang C Verlog Modul Registrierkasse aktivieren D Verlog Update installieren E Initialisierung der Registrierkasse Erstellung des Startbeleges F Anmeldung der Signaturseinheit beim Finanzamt (WebService) G Anmeldung der Registrierkasse beim Finanzamt (WebService) H Prüfung des Startbeleges mittels WebService

5 3. Sicherung der bestehenden Daten 1. Ausdrücke a. Falls Sie die einzelne Rechnungen oder andere Ausdrücke z.b. Liste der BAR- Rechnungen benötigen, drucken Sie diese aus. b. Liste der BAR-Rechnungen finden Sie hier: i. Maske "Hauptmenu" ii. Button "Registrierkasse" iii. Button "Berichte" 2. Führen Sie die Sicherung der Datenbank auf einem revisionssicherem, externem Speichermedium. a. Maske Hauptmenu b. Button "Backup" 3. Exportieren Sie das Datenerfassungsprotokoll (DEP) auf einem revisionssicherem, externem Speichermedium. Die Anleitung dazu finden Sie im Benutzerhandbuch Ihrer (aktuellen) Registrierkasse. a. Maske Hauptmenu b. Button Registrierkasse c. Button "Datenerfassungsprotokoll DEP" d. Startdatum und Enddatum korrigieren e. Button "Suchen" (die Lupe) f. Button Export 4. Falls Sie die Funktion Tagesabschluss verwenden, führen Sie einen Tagesabschluss. a. Maske Hauptmenu b. Button Registrierkasse c. Button Tagesabschluss

6 4. Verlog Update installieren Um den Anmeldeprozess auf FinanzOnline durchführen zu können, muss Ihre Registrierkasse auf eine Verlog Version aktualisiert werden, die der RKSV entspricht. Diese Aktualisierung wird in Form eines gewöhnlichen Verlog-Updates bereit gestellt. Ohne Update kann RKSV nicht aktiviert werden. Benötigte Verlog Version ist: (oder größer) Die Versionsnummer Ihrer Software können Sie wie folgt überprüfen: Starten Sie Verlog Klicken Sie auf den Button Info In der geöffneten Maske wird die aktuelle Versionsnummer angezeigt 1) Eine Anleitung für die Installation von Updates finden Sie auf unserer Webseite:

7 5. Kasse initialisieren Beachten Sie bitte die Vorrausetzungen die im Kapitel 1.1. Vorrausetzungen beschrieben sind! Starten Sie Verlog Klicken Sie auf den Button Konfiguration Klicken Sie auf den Reiter "Allgemein" Tragen Sie die Name Ihrer Firma im Feld "Firmenname" Klicken Sie auf den Button "Speichern" Klicken Sie auf den Reiter "Registrierkasse" Wenn Sie die Maus über einen der Buttons z.b. "Kasse initialisieren" positionieren, bekommen Sie weitere Informationen über der jeweilige Funktion. Lesen Sie diese Informationen. Klicken Sie auf den Button "Kasse initialisieren" Die Meldung mit "JA" bestätigen falls Sie fortsetzen wollen Info Meldung durchlesen und mit "JA" bestätigen Das Zielverzeichnis für das Export des Datenerfassungsprotokolls auswählen und "OK" klicken (wählen Sie ein Verzeichnis auf einem externem Speichermedium)

8 Im Hintergrund werden Ihr DEP und die Datenbank gesichert, eine neue Kassenidentifikationsnummer, ein neuer AES-Schlüssel und der Startbeleg generiert. Es wird ein Infoblatt ausgedruckt mit den wichtigsten Kasseninformationen. Bestätigen Sie die Frage und drucken Sie den Infoblatt aus. Infoblatt enthält die wichtigsten Informationen über Ihre Registrierkasse. Bewahren Sie dieses Dokument gut auf. Das Dokument können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt durch Klick auf den Button "Reg.-Kasse Info drucken" ausdrucken. Lesen Sie die Meldung durch und bestätigen Sie mit "OK" Schließen Sie die Maske "Konfiguration" Klicken sie auf den Button "Rechnungen" Selektieren Sie die letzte, erstellte Zielrechnung mit der Kurzbezeichnung "Startbeleg" Klicken Sie den Button "Bearbeiten" Die Startrechnung wird geöffnet Drucken Sie die Startrechnung aus. Schließen Sie die Maske "Rechnungsdetails" Schließen Sie die Maske "Rechnungen" Klicken Sie den Button "Registrierkasse" Klicken Sie den Button "RKSV-Belege" Die Maske "RKSV-Belege" enthält alle Ihre Belege. Aus dieser Maske können Sie Ihre bisherigen Belege überprüfen bzw. ausdrucken. Doppelklick auf den Startbeleg Drucken und Überprüfen Sie den Startbeleg. Schließen Sie die Maske " Belegdetails" Schließen Sie die Maske "RKSV-Belege" Schließen Sie die Maske "Registrierkasse-Hauptmenu" Startbeleg muss die Belegnummer 1 besitzen. Auf dem Startbeleg soll ein QR-Code vorhanden sein.

9 6. Signatureinheit registrieren Beachten Sie bitte die Vorrausetzungen die im Kapitel 1.1. Vorrausetzungen beschrieben sind! Mit diesem Kapitel können Sie fortfahren, wenn Ihre Kasse initialisiert ist. Um die Signatureinheit automatisch zu registrieren benötigen Sie die Webservice- Zugangsdaten: Teilnehmer-ID Benutzer-ID Benutzer-PIN Halten Sie die Daten bereit! Starten Sie Verlog Klicken Sie auf den Button Konfiguration Klicken Sie auf den Reiter "Registrierkasse" Klicken Sie auf den Button "Signatureinheit registrieren"

10 Wenn Sie Ihre Signatureinheit automatisch über Verlog registrieren möchten klicken Sie auf den Button "JA". Wenn Ihre Signatureinheit bereits im Vorfeld von Ihren Steuerberater oder von Ihnen selbst registriert wurde, klicken Sie auf den Button "NEIN". Die Frage "Möchten Sie fortsetzen" mit JA beantworten. In der angezeigten Maske geben Sie Ihre Webservice Zugangsdaten ein (Achtung: die Abbildung enthält nur Beispieldaten). Falls Webservice-Zugang von Ihrem Steuerberater erstellt wurde, erhalten Sie die Zugangsdaten vom Steuerberater. Falls der Webservice-Zugang von Ihnen erstellt wurde, haben Sie die Zugangsdaten von Finanzamt über dem Portal FinanzOnline erhalten. Klicken Sie auf den Button "OK". Nach ca. 2-15s wird die Meldung "Die Signatureinheit wurde erfolgreich beim Finanzamt registriert" angezeigt. Klicken Sie auf den Button "OK".

11 Mögliche Fehler und Fehlerursachen die während der Registrierung der Signatureinheit auftreten können, finden Sie weiter unten im Kapitel Was ist im Fehlerfall zu tun?

12 7. Registrierkasse registrieren Beachten Sie bitte die Vorrausetzungen die im Kapitel 1.1. Vorrausetzungen beschrieben sind! Mit diesem Kapitel können Sie fortfahren, wenn Ihre Signatureinheit registriert ist - siehe Kapitel 6. Signatureinheit registrieren Um die Registrierkasse automatisch zu registrieren benötigen Sie die Webservice- Zugangsdaten: Teilnehmer-ID Benutzer-ID Benutzer-PIN Halten Sie die Daten bereit! Starten Sie Verlog Klicken Sie auf den Button Konfiguration Klicken Sie auf den Reiter "Registrierkasse" Klicken Sie auf den Button "Registrierkasse registrieren"

13 Wenn Sie Ihre Registrierkasse automatisch über Verlog registrieren möchten, klicken Sie auf den Button "JA". Wenn Ihre Registrierkasse bereits im Vorfeld von Ihren Steuerberater oder von Ihnen selbst registriert wurde, klicken Sie auf den Button "NEIN". Die Frage "Möchten Sie fortsetzen" mit JA beantworten. In der angezeigten Maske geben Sie Ihre Webservice Zugangsdaten ein (Achtung: die Abbildung enthält nur Beispieldaten). Falls Webservice-Zugang von Ihrem Steuerberater erstellt wurde, erhalten Sie die Zugangsdaten vom Steuerberater. Falls der Webservice-Zugang von Ihnen erstellt wurde, haben Sie die Zugangsdaten von Finanzamt über dem Portal FinanzOnline erhalten. Klicken Sie auf den Button "OK". Nach ca. 2-15s wird die Meldung "Ihre Registrierkasse wurde erfolgreich beim Finanzamt registriert" angezeigt. Klicken Sie auf den Button "OK".

14 Mögliche Fehler und Fehlerursachen die während der Registrierung der Registrierkasse auftreten können, finden Sie weiter unten im Kapitel Was ist im Fehlerfall zu tun?

15 8. Startbeleg überprüfen Ihr Startbeleg können Sie entweder über Verlog oder über der BMF-Belegcheck App von BMF überprüfen. BMF-Belegcheck App wird im Verlog-Registrierkassen Handbuch beschrieben. Diese Anleitung beschäftigt sich mit Überprüfung des Startbeleges über Verlog. Beachten Sie bitte die Vorrausetzungen die im Kapitel 1.1. Vorrausetzungen beschrieben sind! Mit diesem Kapitel können Sie fortfahren, wenn Ihre Registrierkasse registriert ist - siehe Kapitel

16 7. Registrierkasse registrieren Um den Startbeleg automatisch über Verlog zu überprüfen, benötigen Sie die Webservice- Zugangsdaten: Teilnehmer-ID Benutzer-ID Benutzer-PIN Halten Sie die Daten bereit! Starten Sie Verlog Klicken Sie auf den Button Konfiguration Klicken Sie auf den Reiter "Registrierkasse" Klicken Sie auf den Button "Startbeleg überprüfen " Wenn Sie Ihren Startbeleg automatisch über Verlog überprüfen möchten, klicken Sie auf den Button "JA". Wenn Ihr Startbeleg bereits im Vorfeld mit Hilfe von BMF-Belegcheck App oder von Ihren Steuerberater ERFOLGREICH überprüft wurde, klicken Sie auf den Button "NEIN". Die Frage "Möchten Sie fortsetzen" mit JA beantworten. In der angezeigten Maske geben Sie Ihre Webservice Zugangsdaten ein (Achtung: die Abbildung enthält nur Beispieldaten).

17 Falls Webservice-Zugang von Ihrem Steuerberater erstellt wurde, erhalten Sie die Zugangsdaten vom Steuerberater. Falls der Webservice-Zugang von Ihnen erstellt wurde, haben Sie die Zugangsdaten von Finanzamt über dem Portal FinanzOnline erhalten. Klicken Sie auf den Button "OK". Nach ca. 2-15s wird die Meldung "Der Startbeleg wurde erfolgreich überprüft...der vorliegende Startbeleg wurde gesetztes konform erstellt..." angezeigt. Klicken Sie auf den Button "OK". Ab diesem Moment ist Ihre Registrierkasse registriert und überprüft und Sie können die Belege gesetztes konform erstellen. Mögliche Fehler und Fehlerursachen die während der Überprüfung des Startbeleges auftreten können, finden Sie im Kapitel Was ist im Fehlerfall zu tun?

18 9. Was ist im Fehlerfall zu tun? Bei allen oben beschriebenen Vorgängen sind verschiedene Fehler denkbar, die im Folgenden mit entsprechenden Lösungsvorschlägen aufgezählt werden. Bei der Registrierung der Signatureinheit Wichtig ist, dass das Zertifikat eben auf das jeweilige Unternehmen ausgestellt wurde. Wurde es auf ein anderes Unternehmen ausgestellt (etwa das Unternehmen A versucht ein auf ein Unternehmen B ausgestelltes Zertifikat zu registrieren), dann kommt folgende Fehlermeldung: Verarbeitung konnte nicht durchgeführt werden, folgende Fehler sind aufgetreten: Der Ordnungsbegriff im Zertifikat ist nicht dem registrierendem Unternehmen zugeordnet. Weitere mögliche Fehlermeldungen wären: Der Status des Zertifikates ist nicht gültig. Wenden Sie sich bitte an Ihren Vertrauensdiensteanbieter (A-Trust oder Algopoint als Partner): Das Zertifikat ist abgelaufen, zwar können registrierte, abgelaufene Zertifikate weiter verwendet werden, nicht aber abgelaufene Zertifikate registriert werden. Die OID des Zertifikates für "Österreichische Finanzverwaltung Registrierkasseninhaber" ist nicht vorhanden. Der Wert in der OID für "Österreichische Finanzverwaltung Registrierkasseninhaber" ist ungültig. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Vertrauensdiensteanbieter. Die Signaturprüfung des Zertifikates ist fehlerhaft. Wenden Sie sich bitte an Ihren Vertrauensdiensteanbieter. Bei der Meldung der Registrierkasse Während der Registrierung sind folgende Fehlermeldungen möglich: Die Registrierkasse mit der angegebenen Kassenidentifikationsnummer ist bereits registriert. Für Kassen im Status "in Betrieb" ist nur mehr eine Änderung der Bemerkung möglich. Für das Unternehmen konnte kein Ordnungsbegriff (Steuernummer, Global Location Number, UID-Nummer) ermittelt werden.

19 Bei der Prüfung des Startbeleges Falls die Startbelegsprüfung negativ ist, wird dies durch diese Meldung im Verlog oder Prüf- App angezeigt. Dabei sind verschiedene Fehlerquellen möglich: Ist der korrekte Authentifizierungscode verwendet worden? Ist die Kasse schon bei FinanzOnline angemeldet worden? Stimmt der AES-Schlüssel? Wurde die richtige Signaturerstellungseinheit registriert? Ist eventuell das Datum falsch auf der Kasse eingestellt? Es ist kein zukünftiges Datum möglich. Tests zeigten sogar schon bei wenigen Stunden Differenz Fehler an. Falls der AES-Schlüssel falsch eingetragen wurde, kann dies noch geändert werden. Erst nach erfolgreicher Startbelegsprüfung sind die Daten fixiert und können nicht mehr geändert werden. In FinanzOnline finden sich auch Hinweise zur Fehlermeldung. Dazu müssen die Daten der betroffenen Registrierkasse angezeigt und der Button Übermittelte Belege anzeigen ausgewählt werden. Eine Liste aller zu dieser Registrierkasse übermittelten Belege wird angezeigt und der betroffene Beleg kann für eine detailliertere Fehlermeldung ausgewählt werden.