Info für U N T E R N E H M E R

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1 Info für U N T E R N E H M E R Wien, Dezember 2016 REGISTRIERKASSENSIGNATUR TO DO-LISTE Einleitung Zum Schutz vor Datenmanipulation müssen bestehende Registrierkassen ab 1. April 2017 verpflichtend mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein (sh auch unsere Info vom Oktober 2016). Der Manipulationsschutz wird am Beleg als QR-Code sichtbar. Hinter dem QR-Code verbirgt sich eine individuelle Signatur des jeweiligen Unternehmers. Mit dieser Signatur werden die Barumsätze der Registrierkasse in chronologischer Reihenfolge miteinander verkettet. Eine mögliche Datenmanipulation würde daher die chronologische Barumsatzkette unterbrechen und wäre somit nachweisbar. Das Finanzministerium (BMF) hat die 5 Schritte zur legalen Registrierkasse in einem Informationsvideo zusammengefasst, das die nötigen Schritte in knapp vier Minuten erklärt ( 5 Schritte zur Sicherheitseinrichtung Wir stellen Ihnen die nötigen Schritte vor, die Sie (unterstützt von Ihrem Registrierkassenhändler) unternehmen müssen, damit Ihre Registrierkasse auch am 1. April 2017 noch rechtskonform ist. Tipp: Wer Anfang April 2017 seine Registrierkasse noch nicht registriert (und den Startbeleg noch nicht geprüft) hat, wird Besuch von der Finanz bekommen! SCHRITT 1 Besorgung einer Signaturerstellungseinheit Die nötige Signaturerstellungseinheit in Form einer Signaturkarte (inkl Kartenleser) erhalten Sie bei einem von drei Vertrauensdienstanbietern : A-Trust GmbH, e-commerce monitoring GmbH, PrimeSign GmbH, Mit der Signatur werden die Daten der Registrierkasse dann elektronisch signiert ( elektronischer Stempel ). Wer kann die Signaturkarte besorgen? Sie selbst (Bestellung über die Websites der drei Anbieter links) uu Ihr Registrierkassenhändler (bei einigen als Option möglich) Mag. Robert Paul ( ) Seite 1 von 4

2 Tipp: Das Finanzministerium (BMF) vertreibt bzw besorgt keine Signaturkarten! SCHRITT 2 Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse Mit Schritt 2 beginnt die eigentliche Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung im Wege der Verbindung der Signaturkarte aus Schritt 1 mit der vorhandenen Registrierkasse. Dafür ist in aller Regel zuerst ein Softwareupdate (über USB-Stick oder Internet) nötig - und anschließend passieren (unterstützt durch die Kassensoftware) folgende Schritte: Die Einrichtung eines leeren Datenerfassungsprotokolls (DEP), also der eigentlichen Registrierkasse, die technisch ja nur eine Datenbank ist. Die Nullstellung des Umsatzzählers (der übrigens weder dem Gesamtumsatz noch dem Kassastand entspricht). Vergabe eines (frei wählbaren) AES256-Sicherheitsschlüssels (macht in vielen Fällen das Kassensystem). Vergabe einer (frei wählbaren) Kassen-Identifikationsnummer (muss eindeutig und soll möglichst kurz sein). Verbindung (Schnittstelle) zwischen Registrierkasse und Signaturkarte (durch Kartenleser und Ansteuerung der Signaturkarte). Tipp: Vergessen Sie nicht, vor der Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse die bis dahin aufgezeichneten Geschäftsfälle gesondert abzuspeichern. Denn alle in der Registrierkasse gespeicherten Aufzeichnungen werden im Zuge der Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse gelöscht! SCHRITT 3 Erstellung des Startbeleges Unmittelbar nach Schritt 2 erstellt man den so genannten Startbeleg, indem man einen Geschäftsfall mit Betrag Null (0) Euro erfasst (machen manche Kassensysteme auf Wunsch selbständig). Tipp: Sofort nach Erstellung des Startbelegs kann der Regelbetrieb mit der manipulationsgeschützten Registrierkasse aufgenommen werden, der sich vom bisherigen Betrieb nicht in der Bedienung (dem Input) der Kasse unterscheidet - es ändert sich nur der Output: Aussehen und Umfang des Kassenbons (es kommt vor allem ein QR-Code dazu). Tipp: Die nachfolgenden Schritte 4 und 5 müssen binnen einer Woche nach Schritt 3 abgeschlossen sein. Und... der Startbeleg muss ein Kassenleben lang plus 7 Jahre aufbewahrt werden! Mag. Robert Paul ( ) Seite 2 von 4

3 SCHRITT 4 Registrierung über FinanzOnline Die Signaturkarte und die Registrierkasse müssen spätestens am 31. März 2017 über FinanzOnline registriert werden. FinanzOnline stellt für die Registrierung Eingabemasken (im Dialogverfahren) und elektronische Übermittlungsmöglichkeiten zur Verfügung (Registrierkassen mit Internetzugang können die zu registrierenden Daten unter Umständen direkt an FinanzOnline übertragen). Tipp: Folgende Daten werden für die Registrierung von Signaturkarte und Registrierkasse in FinanzOnline benötigt: Art der Signatureinheit Seriennummer des Signaturzertifikats der Signaturkarte Name des Vertrauensdienstanbieters Kassen-Identifikationsnummer Ihrer Registrierkasse AES-Schlüssel Ihrer Registrierkasse Die Registrierung können Sie selbst über Ihren eigenen FinanzOnline-Zugang vornehmen. Bei der Gelegenheit besorgen Sie sich auch gleich den nötigen Authentifizierungscode für die Verwendung der Belegcheck-App (sh Schritt 5). SCHRITT 5 Prüfung des Startbelegs per BMF Belegcheck-App Durch die verpflichtende Prüfung des Startbelegs mit Hilfe der BMF Belegcheck-App wird festgestellt, ob die Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Die App scannt und prüft den maschinenlesbaren QR-Code des Startbeleges. Bei dieser Prüfung werden die Daten aus der Finanz-Online-Registrierung herangezogen, um die Gültigkeit der Signatur festzustellen. Tipp: Die Belegcheck-App können Sie im Apple Store bzw im Google Play Store kostenlos downloaden. Das Ergebnis der Prüfung wird unmittelbar am Display Ihres Smartphones mit einem weißen Häkchen auf grünem Grund (korrekt) oder einem weißen X auf rotem Grund (fehlerhaft) angezeigt. Tipp: Es ist nicht nur der Startbeleg zu prüfen, sondern auch (bis 15. Februar des Folgejahres) der verpflichtend zu erstellende Jahresbeleg. ALSO - WIE BEGINNEN? Wir empfehlen Ihnen aus organisatorischen Gründen die folgende praktische Vorgangsweise - da ein Bedarf von ca Signaturkarten erwartet wird mit der Bitte um möglichst rasche Kontaktaufnahme: 1. Falls Sie kassenpflichtig sind, aber noch keine Registrierkasse besorgt haben, unverzüglicher Kauf bzw Miete eines rechtskonformen Kassensystems. Mag. Robert Paul ( ) Seite 3 von 4

4 2. Kontaktaufnahme mit dem Hersteller oder Verkäufer Ihres Kassensystems und Klärung des Ausmaßes seiner Unterstützung bzw der von ihm vorgegebenen Vorgangsweise (Update inkl Zeitplan, Vorgang der Inbetriebnahme, allenfalls Besorgung der Signaturkarte etc). 3. Beginn mit SCHRITT 1. Was kann Ihr Kassenhersteller für Sie tun? (Umfassende Unterstützung bei der Inbetriebnahme der Signatur) Softwareupdate, falls nötig uu Besorgung von Signaturkarte und Kartenleser Initialisierung der Registrierkasse (entweder teil/automatisiert über die Kassensoftware oder durch Betreuer): Sicherung, DEP, Nullstellung, AES-Schlüssel, Kassen-ID, Einrichtung der Schnittstelle (Anleitung bei der) Erstellung des Startbelegs uu (Unterstützung bei Teilen der) FinanzOnline-Registrierung uu (Unterstützung bei der) Prüfung des Startbelegs Was können wir als Ihr Steuerberater für Sie tun? Sie bei allfälligen Fragen zu unterstützen. Was sonst noch zu beachten ist Für den Fall eines Ausfalls der Registrierkasse bitte jedenfalls einen Kassenblock in Reserve haben! Die Finanzpolizei nimmt ohne konkreten Auftrag des Finanzamtes bzw der Finanzstrafbehörde keine Daten mit. Laufende Speicherung und Belegprüfung Der Startbeleg ist auf Lebenszeit der Registrierkasse zzgl 7 Jahre aufzubewahren. Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) ist mindestens vierteljährlich revisionssicher auf einen externen Datenträger zu sichern. Es ist jährlich ein Jahresbeleg zu erstellen und zu prüfen (Belegprüfung mit Belegcheck-App des BMF) Belegprüfung Die Belegprüfung ist über jedes Smartphone möglich - nötig sind (neben der Belegcheck- App) der Beleg und Ihr Authentifizierungscode. Revisionssichere Speicherung Revisionssichere Speicherung bedeutet schreibgeschützte Speicherung auf einem externen elektronischen Medium und ist am billigsten über fixierte CDs oder DVDs (ab ca. 1,50 Euro/Stk.) zu erreichen - aber auch (noch sicherer) über Online-Lösungen zu realisieren (etwa für 48 Euro jährlich über den e-tresor der A-Trust). Datenblatt nachstehend Mag. Robert Paul ( ) Seite 4 von 4

5 RECHT+STEUERN To r0-usye Datenblatt DATENBLATT [FUR ALLE KASSEN] Unternehmen/Ste ii e rp fl i eh tiger S teuc rnum trier Vertrauerisdiensteanbieter (i\-trust, e-cornrnerce monitoring oder PrimeSiga) Seriennummer der Signaturkarte Kassen-Identifikationsnummer (selbst vergeben) AE S256-Sicherheitss chlüssel (selbst/durch Kassensvstem vergeben) Authentifizierungscode für BMF Belegcheck-App (aus FinanzOnline) TRUST MLRU5T K