BELEGERTEILUNGS- UND REGISTRIERKASSENVERPFLICHTUNG SOWIE DEREN AUS-

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1 BELEGERTEILUNGS- UND REGISTRIERKASSENVERPFLICHTUNG SOWIE DEREN AUS- WIRKUNG AUF DEN ÄRZTEBEREICH Steuer News November 2015 Sehr geehrte Frau Doktor! Sehr geehrter Herr Doktor! Damit Sie auch künftig alle neuen Verwaltungshürden meistern, dürfen wir Sie nachfolgend durch den Registrierkassendschungel des Steuerreformgesetzes begleiten.

2 WAS IST UNTER DER BELEGERTEILUNGSVER- PFLICHTUNG ZU VERSTEHEN? Ab gilt die generelle Belegerteilungsverpflichtung für Bareinnahmen. Das bedeutet, jeder Arzt hat unabhängig von der Höhe seiner Einnahmen für eine Leistung, die in bar bezahlt wird, einen Beleg auszustellen, der nach der Bundesabgabenordnung folgende Mindestangaben zu enthalten hat: eindeutige Bezeichnung des leistenden Arztes fortlaufende Rechnungsnummer Tag der Belegausstellung Art der Leistung zb ( Ordination, Impfgebühr, Produktname auch Verweis auf Honorarnote) Betrag der Barzahlung Ab dem sind zusätzlich folgende Daten auszuweisen: Kassenidentifikationsnummer Datum und Uhrzeit der Belegausstellung Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt Inhalt des maschinenlesbaren Codes Darüber hinaus ist eine Durchschrift (auch als Datei möglich) anzufertigen und 7 Jahre aufzubewahren. FINANZPOLIZEI Als Kontrollmechanismus ist die Überprüfung der Belegerteilungsplicht durch die Finanzpolizei geplant. Dabei stellt sich die Frage ob die ärztliche Verschwiegenheitsverpflichtung durch die umfangreichen Vorschriften im Zusammenhang mit der Belegerteilungsverpflichtung verletzt wird. Stichwort Datenschutz! BELEGANNAHMEVERPFLICHTUNG DURCH DEN PATIENTEN Auch der Patient wird ab in die Pflicht genommen insoweit als er zur Entgegennahme der Honorarnote/Belege verpflichtet ist. Im Moment hat der Patient bei Nichteinhaltung der Vorschrift aber keine Sanktionen zu erwarten. Die Verletzung der Mithilfeverpflichtung bei einer Überprüfung durch die Finanzpolizei kann aber unter Umständen zu einer Finanzordnungswidrigkeit führen. Praxistipp: Falls der Patient seinen Beleg in der Ordination vergisst empfiehlt es sich diesen für den Patienten zumindest bis Ordinationsschluss aufzubewahren. Hier wäre ein Ablagekisterl am Empfang zu empfehlen. Am Ende der Ordination können diese Belege vernichtet werden, wenn der Beleg in der EDV gespeichert ist. WEN TRIFFT DIE SOGENANNTE REGISTRIER- KASSENPFLICHT? Übersteigen die selbständigen Einnahmen (zb Ordinationseinnahmen, Vertretungshonorare, Klassegelder) EUR und werden davon mehr als EUR in bar vereinnahmt, besteht ab dem die Verpflichtung zur Führung einer Registrierkasse. Der Ordinationsinhaber ist daher angehalten die Einnahmen zu überwachen und vier Monate nach überschreiten der maßgeblichen Grenzen eine Registrierkasse anzuschaffen. Beispiel: Eine Ordination überschreitet im März 2016 die Umsatzgrenzen: Registrierkassenpflicht ab Juli Ist das Überschreiten am heutigen Tag schon gewiss, ist eine Registrierkasse ab notwendig. Praxistipp: Sowohl für bestehende Ordinationen als auch Neugründer, die mit dem Überschreiten der Grenzen rechnen müssen, wird es sinnvoll sein von Beginn des Jahres / der Tätigkeit einen einheitlichen Aufzeichnungsvorgang anzustreben. Ist das Unterschreiten der Grenze sicher, besteht keine Verpflichtung zur Anschaffung einer Registrierkasse. Seite -2-

3 WAS FÄLLT UNTER DEN BEGRIFF BARUMSÄTZE? Wie man vermuten könnte sind darunter Bargeldtransaktionen zu verstehen. Der Begriff ist aber verblüffender Weise sehr weit gefasst, denn auch Zahlungen mittels Bankomatkarte, Kreditkarte oder per Barscheck gelten als Barzahlungen und sind daher mittels Registrierkasse zu erfassen. Praxistipp: Geringfügiges Überschreiten der Barumsatzgrenze kann durch Zahlungen per Erlagschein verhindert werden. Achtung: Gefahr von Zahlungsausfällen und hohem Verwaltungsaufwand verursacht durch notwendiges Mahnwesen. REZEPTGEBÜHR AUCH BARUMSATZ? Rezeptgebühren werden in fremdem Namen und auf fremde Rechnung vereinnahmt und zählen daher nicht zum Barumsatz. Für die Beurteilung der Barumsatzgrenze sind diese Umsätze somit nicht zu berücksichtigen. Es besteht daher auch keine Belegerteilungsverpflichtung. Die Einnahmen sind dennoch einzeln aufzuzeichnen. GIBT ES AUSNAHMEN VON DER REGISTRIER- KASSENPFLICHT? Die Details zu den Ausnahmen regelt die Barumsatzverordnung 2015 (BarUV 2015) wobei im Großen und Ganzen nur Umsätze im Freien (Kalte Hände Regelung) davon umfasst sind. VORGEHENSWEISE BEI HAUSBESUCHEN Für Leistungen außerhalb der Betriebsstätte (Ordination) ist nach der BarUV 2015 insoweit eine Erleichterung vorgesehen als die Umsätze, zwar ohne unnötigen Aufschub, aber erst nachträglich, bei Rückkehr in die Ordination, erfasst werden müssen. Voraussetzung dafür ist die Ausstellung eines Ersatzbeleges (zb Paragon) isd Belegerteilungsverpflichtung und die Aufbewahrung einer Durchschrift desselben. VORGEHENSWEISE BEI VORLIEGEN MEHRERER ORDINATIONEN Da die Nacherfassung von Einnahmen nur in Verbindung mit Umsätzen außerhalb des Ordinationsstandortes (Betriebsstätte) in Frage kommt, muss auch an einem zweiten Ordinationsstandort die elektronische Aufzeichnung gewährleistet sein. Für eigenständige Betriebe, welche die maßgeblichen Umsatzgrenzen nicht überschreiten, ist eine getrennte Betrachtung anzustellen. Unterschreitet der Betrieb die maßgeblichen Grenzen besteht keine Registrierkassenpflicht. Bei zwei Ordinationsstandorten gleicher Fachrichtung wird auf jeden Fall von einem Betrieb auszugehen sein. In diesen Fällen sind die Umsätze beider Standorte für das Überschreiten der Grenze maßgeblich. WAS GENAU IST UNTER EINER REGISTRIERKASSE ZU VERSTEHEN? Eine Registrierkasse ist jedes elektronische Aufzeichnungssystem das zur Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt wird. Der Arzt hat somit die Qual der Wahl wie er mit der neuen Situation umgeht: Anschaffung einer klassischen elektronischen Registrierkasse Anschaffung einer EDV Softwarelösung (mit Datenerfassungsprotokoll) Zahlung mittels Erlagschein (zur Vermeidung der Registrierkassenpflicht) Praxistipp: Ist eine Ärztesoftware vorhanden, wäre wahrscheinlich eine Lösung über die EDV die praktikabelste. Halten Sie Rücksprache mit Ihrem Softwareanbieter. WELCHE VORAUSSETZUNGEN MUSS DAS ELEKTRONISCHE AUFZEICHNUNGSSYSTEM ER- FÜLLEN? Ab sind Systeme zu verwenden, die wie bisher von der Kassenrichtlinie (KRL 2012) umfasst sind. Ein Beispiel dafür sind PC-Kassensysteme, die mittels geeigneter Software sämtliche Geschäftsfälle permanent festhalten. Das beinhaltet auch Seite -3-

4 das Datenerfassungsprotokoll im Sinne der neuen Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Ab ist das elektronische Aufzeichnungssystem im Sinne der Betrugsbekämpfung mit einer Sicherheitseinrichtung zu versehen. Die technischen Details dazu regelt die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV). Vereinfacht ausgedrückt besteht die Sicherheitseinrichtung aus einer Verkettung der Barumsätze, unter zu Hilfenahme der elektronischen Signatur der Signaturerstellungseinheit. Damit ist jeder Barumsatz mit dem vorhergehenden Barumsatz verbunden, wodurch ein Weglassen von bereits erfassten Umsätzen nicht möglich ist. Zur technischen Umsetzung sind folgende Standards erforderlich: Drucker oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen Signaturerstellungseinheit Verschlüsselungsalgorithmus eindeutige Kassenidentifikationsnummer WAS IST BEI DER ANSCHAFFUNG DER REGISTRIERKASSE ZU BEACHTEN? Um sämtlichen Anforderungen an das elektronische Aufzeichnungssystem gerecht zu werden, sind bei der Anschaffung einige wichtige Details zu beachten: Erwerb nur bei in EU/EWR Raum oder Schweiz zugelassenen Registrierungsstelle Ausstellung Zertifikat mit Signaturschlüssel durch Zertifizierungsdienstanbieter Registrierung der Signaturerstellungseinheit über Finanzonline Prüfung der Signatur durch das BMF und Evidenthaltung in eigener Registrierkassendatenbank Auch die Außerbetriebnahme des Systems muss bekannt gegeben werden. AUFRÜSTUNG BESTEHENDER SYSTEME Für bereits bestehende EDV Lösungen wird es in vielen Fällen Möglichkeiten geben, die erforderliche Sicherheitssoftware nachzurüsten. Praxistipp: Klären Sie schon jetzt mit Ihrem Softwareanbieter diese Möglichkeit ab und erkundigen Sie sich vor allem über die entstehenden Kosten. KOSTEN UND FÖRDERUNG Laut BMF sind die Kosten für die Anschaffung der elektronischen Registrierkasse bereits im Jahr der Anschaffung unbegrenzt abzugsfähig. Zusätzlich fördert der Gesetzgeber die verpflichtende Anschaffung mit einer Prämie von 200 EUR. Dass die Kosten durch diese Maßnahmen nicht annähernd gedeckt werden steht aber außer Zweifel. INKRAFTTRETEN DER REGISTRIERKASSEN- SICHERHEITSVERORDNUNG Grundsätzlich müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme am über eine elektronische Sicherheitseinrichtung verfügen. Zur Vorbereitung auf die Einführung treten aber folgende Bestimmungen bereits am in Kraft: Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung für die Registrierkasse Beschaffung der Signaturerstellungseinheit Registrierung der Signaturerstellungseinheit, Anmeldung über Finanzonline Praxistipp: Wir werden Sie rechtzeitig darüber informieren, ob die technischen Anforderungen von Seiten der Zertifizierungsanbieter aber auch des BMF (Registrierkassendatenbank) bereits umgesetzt wurden. Seite -4-

5 KONSEQUENZEN BEI NICHTEINHALTUNG Neben finanzstrafrechtlichen Konsequenzen (Finanzordnungswidrigkeit mit Strafrahmen bis EUR) kann die ordnungswidrige Nichtverwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems zu Schätzungsbefugnissen ir einer Betriebsprüfung führen. Laut Information des BMF wird die Nichteinhaltung der Registrierkassenpflicht in der Zeit vom 1. Jänner bis 31. März 2016 keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen haben. Von 1. April bis 30. Juni 2016 sind bei Vorliegen plausibler Gründe ebenfalls keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen zu erwarten. Unter Anderem werden folgende Gründe genannt: Lieferschwierigkeiten durch Kassenhersteller, Einschulung war nicht zeitgerecht durchführbar. Wir wünschen Ihnen eine besinnliche Adventszeit! IHR ECOVIS SCHOLLER & PARTNER TEAM Mag. Hans Georg Goertz Mag. David Gloser Dr. Gottfried Scholler Mag. Martin Grill Hinweis: Wir haben die vorliegende Klienten-Info mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt, bitten aber um Verständnis dafür, dass sie weder eine persönliche Beratung ersetzen kann noch dass wir irgendeine Haftung für deren Inhalt übernehmen können! Seite -5-