Klienten-Info Sonderausgabe Registrierkassen 2015

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1 Klienten-Info Sonderausgabe Registrierkassen 2015 Sehr geehrte Damen und Herren! Wir haben Ihnen in der aktuellen Ausgabe unserer Klienten-Info für das Jahr 2015 die wesentlichen Punkte der neuen Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht dargestellt und erläutert. Der Nationalrat hat mit dem Steuerreformgesetz und der kürzlich ergangenen Verordnung die Grundaufzeichnungspflichten, eine Belegerteilungspflicht sowie die Pflicht zur Verwendung von Registrierkassen neu geregelt. Leider sind bis heute viele Detailfragen offen gelassen worden und die Finanzverwaltung lässt Sie und uns auf einen Erlass warten. Die Rechtsunsicherheiten sind unseres Erachtens eine Zumutung und eines modernen Rechtsstaates unwürdig, wir müssen aber leider damit leben und werden Sie nach bestem Wissen und Gewissen unterstützen. Wir bitten Sie, sich unsere Ausführungen durchzulesen und Ihre Fragen mit unserem Team zu besprechen. Vor Anschaffung eines neuen Systems empfehlen wir unbedingt, mit uns Rücksprache zu halten, da die Anbieter der Kassensysteme oft nicht im Detail über die gesetzlichen Verpflichtungen informiert sind. Wir stehen Ihnen wie immer für Fragen und ev. notwendige Beratungsgespräche gerne zur Verfügung. Mit den besten Grüßen Helmut Katzenberger Karin Hartmann & das Team der procurator Treuhand- und Revisionsgesellschaft m.b.h. Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft A-1120 Wien, Altmannsdorfer Str. 76A/Stg.11 Office: Fax: Handelsgericht Wien Firmenbuch FN x helmut.katzenberger@procurator.at Internet:. INHALT 1 REGISTRIERKASSEN Registrierkassenpflicht ab Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht Belegerteilungspflicht ab Steuerliche Förderung der Kosten für die Registrierkasse Sanktionen bei Verstößen gegen die Registrierkassenpflicht Einzelaufzeichnungspflicht 5 2 AUSWAHL EINES REGISTRIERKASSENSYSTEMS 5 Klienteninfo Registrierkassen/2015 1/5

2 1 Registrierkassen Die Diskussion um die Verpflichtung zur Führung einer Registrierkasse als Gegenfinanzierungsmaßnahme der Steuerreform 2015/16 lässt immer noch zahlreiche Zweifelsfragen offen. Aufgrund der vorliegenden Barumsatzverordnung (BarUV) 2015 und der als Entwurf vorliegenden Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) ergibt sich derzeit folgendes Bild für den Unternehmer: 1.1 Registrierkassenpflicht ab Betriebe müssen ab grundsätzlich alle Barumsätze einzeln mit einer elektronischen Registrierkassa (oder einem anderen elektronischen Aufzeichnungssystem) aufzeichnen. Um diese Aufzeichnungen auch gegen Manipulationen zu schützen, ist ab die Registrierkasse mit einer entsprechenden Sicherheitseinrichtung auszustatten. Betroffen sind all jene Betriebe, die einen Jahresumsatz von mehr als und davon über als Barumsätze erzielen. Achtung: der Begriff Barumsätze umfasst nicht nur alle Umsätze, bei denen die Gegenleistung nach dem landläufigen Verständnis mit physischem Bargeld, sondern auch jene Umsätze, wo die Bezahlung mit Bankomat- und Kreditkarten, Barschecks, Gutscheinen, Bons und Geschenkmünzen erfolgt. Nicht darunter fallen Zahlungen, die per Erlagschein oder e-banking getätigt werden. Noch nicht geklärt ist, ob die Erteilung einer einmaligen Einzugsermächtigung anlässlich des Kassiervorganges unter die vergleichbaren anderen elektronischen Zahlungsformen fällt; wir gehen aktuell davon aus, dass diese nicht darunter fallen und somit nicht in die Registrierkasse erfasst werden müssen. Die Grenzbeträge von bzw sind als Nettobeträge zu verstehen. Werden die entsprechenden Umsatzgrenzen in einem UVA-Zeitraum erstmals überschritten, dann tritt die Registrierkassenpflicht sehr rasch ein, nämlich mit Beginn des viertfolgenden Monats (nach Ende des Voranmeldungszeitraums des erstmaligen Überschreitens). Das heißt, ab Überschreiten der Umsatzgrenzen gibt es nur eine kurze Schonfrist zur Anschaffung und Implementierung einer Registrierkassa. Beispiel: Beim erstmaligen Überschreiten der Umsatzgrenzen im März 2016, ist ab 1.Juli 2016 eine Registrierkasse zu verwenden. Achtung: Laut den erläuternden Bemerkungen zur Regierungsvorlage ist für die Berechnung auch das erstmalige Überschreiten im Jahr 2015 maßgebend. Werden die Umsatzgrenzen zb im November 2015 überschritten besteht Registrierkassenpflicht ab 1. März Nach wie vor strittig ist, ob von dem gesetzlichen Begriff des 131b. Abs 1 BAO Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung auch Einnahmen zu verstehen sind, über die mit Rechnungen aus einem Fakturierungs- oder Warenwirtschaftssystem abgerechnet wird, die zufällig manchmal (aber mehr als 7.500,00 pro Jahr) bar bezahlt werden. Wir sind der Meinung, dass man hier die sichere Variante wählen sollte, und diese trotz mancher aktueller gegenteiliger Fachmeinungen, in ein Registrierkassensystem erfassen sollte. In diesem Fall vertreten wir aber die Auffassung, dass man, wenn eine Organisationsänderung bzw. Einbinden eines die gesetzlichen Verpflichtungen ab 2017 erfüllenden Systems in das bestehende System aufwändig ist, das bestehende System und die Organisation beibehalten kann, die automatische Verbuchung im Rechnungswesen über das bestehende System ebenfalls belassen kann und nur an dem Punkt im Unternehmen, wo die Bareinnahmen entgegengenommen werden, ein einfaches Kassensystem einrichtet, wo die Nummer der weiterhin erstellten Barverkaufsrechnung und der kassierte Betrag erfasst werden, ein Beleg gemäß Belegerteilungsverpflichtung (siehe unten) aus der Kassa gedruckt und dem Kunden gemeinsam mit der Barverkaufsrechnung übergeben wird. Der Beleg aus der Registrierkassa muss ue dann die Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistungen nicht beinhalten, sondern stattdessen lediglich einen Verweis auf die Barverkaufsrechnung mit deren Rechnungsnummer. Um die Unveränderbarkeit der Umsätze sicherzustellen, sind die Registrierkassen ab mit einer speziellen technischen Sicherheitseinrichtung auszustatten bzw nachzurüsten. Diese Sicherheitseinrichtung muss mit Hilfe einer kryptografischen Signatur die einzelnen Umsätze sicher speichern. Jede Klienteninfo Registrierkassen/2015 2/5

3 Registrierkasse ist über FinanzOnline zu registrieren und erhält eine eigene Kassenidentifikationsnummer. Technische Details sind in der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) geregelt. Die Signatur können Sie sich bei einer Signaturagentur (in Österreich dzt.: A-Trust, e-commerce monitoring GmbH) besorgen; die Registrierung über Finanz-Online ab können wir für Sie gerne übernehmen. Sollten Sie bereits über ein Kassensystem gemäß der alten Barbewegungsverordnung, welches die Einzelbewegungen aufzeichnet und speichert, verfügen, müssen Sie nur prüfen, ob dieses Belege gemäß der Belegerteilungspflicht ab 2016 (siehe unten) produziert und weiters sicherstellen, dass dieses mit einer technischen Sicherheitseinrichtung bis 2017 nachgerüstet werden kann. Wenn Sie aber bisher kein Kassensystem hatten, empfehlen wir, sich eine Registrierkasse bis 1. Jänner 2016 (bzw. mit der angekündigten Toleranzregelung bis ) anzuschaffen, wo der Anbieter Ihnen garantiert, dass er die technische Sicherheitslösung bis Ende 2016 nachrüsten wird und Ihnen dafür keine weiteren Umrüstungskosten entstehen! TIPP: Da die derzeit angebotenen Kassensysteme noch nicht über eine kryptografische Signatur verfügen, gilt es sicher zu stellen, dass der Kassenanbieter dies im Laufe des Jahres 2016 nachrüsten kann und zu welchen (zusätzlichen) Kosten. Wir empfehlen Ihnen daher, sich dies bei Neuanschaffung vom Hersteller schriftlich bestätigen zu lassen. TIPP: Da das Kassensystem Daten, die für die Finanzverwaltung Grundaufzeichnungen darstellen, speichert, unterliegen diese der Aufbewahrungspflicht wie alle Ihre Belege. Sollten Sie daher keine Online- Kassa, wo der Kassenanbieter Ihnen die Datenhaltung und sicherung abnimmt, verwenden, sollten Sie die Daten regelmäßig auf externe Datenträger sichern und die Datensicherungen entsprechend sicher aufbewahren. 1.2 Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht Wie bisher kann die Tageslosung vereinfacht durch Rückrechnung aus den gezählten Kassenend- und Anfangsbeständen (sogenannter Kassasturz ) in folgenden Fällen ermittelt werden und zieht keine Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht nach sich: Kalte-Hände-Regel : Betriebe mit einem Jahresumsatz von bis zu maximal und Haus zu Haus Umsätzen oder Umsätzen auf öffentlichen Orten (zb: Fiakerfahrer, Christbaumverkäufer, Maronibrater etc.) Gemeinnützige Körperschaften und kleine Vereinsfeste: unentbehrliche Hilfsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften und entbehrliche Hilfsbetrieb is der Regelung für kleine Vereinsfeste; Für Automaten, die nach dem in Betrieb genommen wurden, wenn die Gegenleistung für den Einzelumsatz 20 nicht übersteigt. Weitere Vereinfachungen gelten für folgende Unternehmen: Onlineshops: Keine Registrierkassenpflicht (trotzdem Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht!), wenn die Bezahlung nicht mit Bargeld erfolgt und eine Vereinbarung über eine Online- Plattform zu Grunde liegt. Eine kleine Erleichterung greift bei mobilen Unternehmern mit Außer-Haus-Geschäften (zb Physiotherapeuten, Tierärzte, Fremdenführer, Warenverkäufe auf Märkten), für die grundsätzlich die Registrierkassenpflicht gilt, wenn sie die Barumsatzgrenzen überschritten haben, und die für ihren Betrieb grundsätzlich eine Betriebstätte in einem fest umschlossenen Raum verwenden. Diese Unternehmer müssen vor Ort nur einen händischen Beleg mit fortlaufender Nummer erstellen (Beleg übergeben und Durchschrift aufbewahren!), müssen diesen aber bei ihrer Rückkehr in den Betrieb zeitnah in der Registrierkasse nacherfassen. Auch hier gilt, dass jeder Umsatz einzeln eingebucht werden muss und nicht ein einheitlicher Sammelumsatz! UE fallen unter diese Bestimmung auch Installateure, Heizölfahrer etc. Sie haben die Erfassung bei Rückkehr in den Betrieb ohne unnötigen Aufschub nachzuholen. Wir sind der Auffassung, dass damit der nächste Besuch des Betriebes zu verstehen ist. Sollte ein fahrender Mitarbeiter nur gelegentlich in den Betrieb kommen, wenn er beispielsweise Ersatzteile nachfassen muss, so ist die Erfassung in der Registrierkassa unmittelbar bei seinem nächsten Besuch für alle Tage seit dem letzten Besuch nachzuholen. Klienteninfo Registrierkassen/2015 3/5

4 Wir sind weiters der Auffassung, dass, wenn mehrere mobile Mitarbeiter jeweils am Abend, aber nach Büroschluss in den Betrieb zurückkehren, es zulässig sein muss, wenn diese ihre Belegdurchschriften im Büro deponieren und am nächsten Tag die Nacherfassung durch Büromitarbeiter erfolgt. Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten: Registrierkassenpflicht für Altautomaten (Inbetriebnahme vor dem ) erst ab Bei einem geschlossenen Gesamtsystem (mehr als 30 Registrierkassen) muss nur eine Signaturerstellungseinheit bzw ein Signaturzertifikat vorhanden sein. Die Manipulationssicherheit geschlossener Systeme kann auf Antrag per Feststellungsbescheid von der zuständigen Abgabenbehörde bestätigt werden, wenn ein Sachverständigengutachten beigebracht wird. 1.3 Belegerteilungspflicht ab Zusätzlich zur Registrierkassenpflicht besteht für jeden Unternehmer (bei Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten erst ab ) ab die Belegerteilungspflicht. Der Kunde hat den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräume mitzunehmen. Eine Verletzung der Entgegennahme und Mitnahmepflicht ist nicht strafbar. Der Beleg muss ab folgende Angaben enthalten: - Eindeutige Bezeichnung des leistenden Unternehmens, - fortlaufende Nummer zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls, - Datum der Belegausstellung, - Menge/handelsübliche Bezeichnung, - Betrag der Barzahlung. Ab sind noch zusätzliche Angaben erforderlich: Kassenidentifikationsnummer, Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen, maschinenlesbarer Code (zb QR- Code) zur Überprüfung der Signatur. TIPP: Der Beleg muss nicht unbedingt in Papierform ausgehändigt werden. Auch ein elektronischer Beleg kann ausgestellt werden, allerdings muss dieser unmittelbar nach der Zahlung zur Verfügung gestellt werden. 1.4 Steuerliche Förderung der Kosten für die Registrierkasse Das BMF rechnet mit Kosten für die Anschaffung bzw Umrüstung einer einfachen Registrierkasse inklusive Sicherheitssystem von 400 bis Eine Prämie ihv. 200 für Anschaffungen zwischen und sowie die sofortige Absetzbarkeit des Aufwands als Betriebsausgabe sollen die Kosten der Anschaffung abfedern. TIPP: Die Prämie ihv 200 ist mit Ihrer jährlichen Steuerklärung zu beantragen (frühester Zeitpunkt der Geltendmachung: mit der Steuererklärung 2015). Diese wird Ihrem Abgabenkonto gutgeschrieben. 1.5 Sanktionen bei Verstößen gegen die Registrierkassenpflicht Die Nichtverwendung einer Registrierkasse führt dazu, dass die gesetzliche Vermutung der Ordnungsmäßigkeit der Bücher und Aufzeichnungen verloren geht. Dies führt in begründeten Fällen dazu, die sachliche Richtigkeit in Zweifel zu ziehen, was in der Regel eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach 184 BAO nach sich zieht. Wird allerdings der Einzelaufzeichnungspflicht bei Barumsätzen durch eine lückenlose Dokumentation entsprochen und werden Einzelumsätze lediglich nicht in eine Registrierkasse eingetippt, bleibt für eine Schätzung nach 184 BAO kein Raum. Nichts desto trotz stellt die Nichtverwendung einer Registrierkasse eine Finanzordnungswidrigkeit dar, die mit einem Strafrahmen bis bedroht ist. Die Nichtausfolgung eines Belegs stellt eine Finanzordnungswidrigkeit mit einem Strafrahmen bis dar. Wie erwähnt bleibt die Nichtannahme des Belegs durch den Kunden sanktionslos. Der neu eingeführte Tatbestand der vorsätzlichen Manipulation von Registrierkassen zielt auf Veränderungen, Löschung oder Unterdrückung von Daten automationsunterstützt geführter Aufzeichnungssysteme mithilfe eines Programms ab. Der Strafrahmen beträgt bis Klienteninfo Registrierkassen/2015 4/5

5 Hinweis: im Hinblick auf die zu erwartenden technischen und organisatorischen Schwierigkeiten bei der Umstellung auf eine elektronische Registrierkassa ist von Seiten der Politik angekündigt, von der Festsetzung der Strafen wegen Nichtverwendung einer Registrierkasse im ersten Halbjahr 2016 abzusehen. Es wurde angekündigt, dass bis generell keine Strafen für die Nichtverwendung einer Registrierkasse verhängt werden und im Zeitraum 1.4. bis ebenfalls nicht, wenn Gründe dafür glaubhaft gemacht werden können wie zb. eine gültige Bestellung eines Kassensystems und der Lieferant nachweislich bis nicht liefern konnte. Eine entsprechende Regelung wurde mit dem bereits angesprochenen Erlass versprochen, auf den wir bis heute warten. Wir werden Sie kurzfristig informieren, sobald dieser vorliegt. 1.6 Einzelaufzeichnungspflicht Wenn Sie bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung oder sonstigen Einkünften ebenfalls Barumsätze tätigen, müssen Sie sich zwar keine Registrierkasse anschaffen, die Barumsätze aber ab einzeln aufzeichnen. 2 Auswahl eines Registrierkassensystems Die Wirtschaftskammer veröffentlicht auf ihrer Homepage Namen und Adressen von Anbietern von Registrierkassensystemen. Unter Service/Steuern - kommt man zu einer Liste von Anbietern, welche aber vor allem Händler umfasst. Wir können Ihnen leider an dieser Stelle keine umfassende Liste an Anbietern zur Verfügung stellen. Die meisten klassischen Kassenanbieter wie beispielsweise Casio und Sharp haben aber solche Systeme bereits im Angebot. Eine sehr günstige Lösung ist die USB-Kassa von cbird ( welche mit der bestehenden EDV-Infrastruktur verwendet werden kann. Online-Systeme, wo man auch keine bzw. kaum neue Hardware braucht, haben wir uns zb. von Fa. OTAS ( angesehen. Wie schon oben empfehlen wir, im Zuge der Auswahl eines Anbieters sich von diesem in Form einer Gewährleistungsgarantie bestätigen zu lassen, dass das angebotene System alle Anforderungen der sogenannten Registrierkassensicherheitsverordnung (RKS-V) ab erfüllen wird und die Kosten dafür feststehen oder im Kaufpreis inkludiert sind. Wenn Sie nicht bereits bisher ein Kassensystem verwenden, müssen Sie grundsätzlich entscheiden, ob für Ihren Betrieb eine Einzelkassa, die die Daten im Gerät speichert (und von welcher Sie selbst Sicherheitskopien z.b. auf mobile Festplatten oder ähnliche Datenträger erstellen müssen) oder eine online- Lösung, die auf bestehenden, auch mobilen Geräten verwendbar ist und wo der Softwareanbieter auch die Datenhaltung und sicherung gegen laufende Kosten übernimmt, besser geeignet ist bzw. die geringeren Kosten verursacht. Generell empfehlen wir, vor allem auch, wenn ein Kassensystem in Ihre bestehende Software integriert wird, mit uns vor Bestellung Rücksprache zu halten. Klienteninfo Registrierkassen/2015 5/5