Gutscheinverwaltung in Cash V2.0

Transkript

1 HANDBUCH Gutscheinverwaltung in Cash V2.0 Stand: Autor: Markus Freudenthaler

2 Grundsätzliches: Dieses Handbuch beschreibt die komplette Gutscheinverwaltung in CIPS. Bei weiterführenden Fragen stehen Ihnen Ihre CIPS-Betreuer jederzeit zur Verfügung. Fragestellungen (Klicken Sie auf den Link um auf das Thema anzuzeigen): Gutscheine über Cash verkaufen Gutscheine in Cash einlösen Ausgabe eines Restwertgutscheins Barauszahlung des Restwerts Warenrücknahme (Retoure) und Ausstellen eines Restwertgutscheins als Gutschrift Vorgehensweise beim Kassenabschluss Andruck Gutscheininformationen am Kassenbericht Arbeiten mit der Gutscheinverwaltung Druck der Gutscheinliste Gutscheine die Außerhalb der Gutscheinverwaltung in Cash laufen (Fremdgutscheine) Fremdgutscheine in Cash einlösen Ausgabe eines neuen Gutscheins für den Restwert Barauszahlung des Restwerts Vorgehensweise beim Kassenabschluss Andruck Gutscheininformationen am Kassenbericht 2

3 1. Gutscheine über Cash verkaufen [INHALT] Gutscheine werden in Cash über Einzahlung in die Kassa gebucht. Dafür ist im System eine eigene Einzahlungsart vorgesehen: Bei Auswahl der Einzahlungsart Gutschein in der Kassa erscheint folgende Maske: 3

4 1) Anzahl Belege drucken Jene Anzahl an Belegen, die bei der Einzahlungsart Gutschein definiert wurde, wird hier vorgeschlagen. Sie können den Wert überschreiben. Es werden entsprechend viele Belege gedruckt (Gutscheine). 2) Einzahlungsbetrag Erfassen Sie hier jenen Betrag, den der Kunde für den Gutschein zahlt. Dies wird in der Regel auch der Wert des Gutscheins sein, sofern unter 8) (Wert-Betrag) kein abweichender Betrag angeben wurde. 3) Sytemgutscheinnr Dies ist die eindeutige vom System vergebene Gutscheinnummer 4) Gutscheinnr Wenn Sie beispielsweise eigene Geschenkgutscheine mit fortlaufender Nummerierung haben, können Sies diese hier erfassen. Bei Einlösung eines Gutscheins können Sie entweder nach der Systemgutscheinnummer oder Ihrer individuell vergebenen Gutscheinnummer suchen. 5) Ausgabedatum Das Datum mit dem der Gutschein ausgestellt wird. 6) Ausgabekassier Hier wird jener Kassier vorgeschlagen, der auch die Kassa angemeldet hat. Bei Bedarf können Sie über die Taste F5 jenen Kassier auswählen, der auch tatsächlich den Gutschein ausgibt. 7) Bemerkung Hier haben Sie die Möglichkeit eine individuelle Bemerkung für den Gutschein zu erfassen. Diese wird am Gutschein angedruckt bzw. in der Gutscheinverwaltung entsprechend angeführt. 8) Wert-Betrag In diesem Feld können Sie einen vom Einzahlungsbetrag 2) abweichenden Gutscheinwert eintragen. Beispielsweise wenn Sie eine Aktion über die Gutscheine steuern möchten: Kunden zahlen EUR 20,00 für Gutschein, die beim Einlösen EUR 25,00 wert sind. 9) Gültig bis Das Gültigkeitsdatum wird mit einem Jahr ab dem Ausgabedatum angegeben. Sie können diesen Wert beliebig überschreiben. Auch abgelaufene Gutscheine können über die Kassa eingelöst werden. 10) OK Mit Klick auf OK werden Ihre Eingaben bestätigt und der Gutschein in der Gutscheinverwaltung angelegt. Sie gelangen zur normalen Zahlungsmaske und wählen das entsprechende Zahlungsmittel mit dem der Gutschein vom Kunden bezahlt wird: 4

5 Danach wir der Gutschein über den Bondrucker ausgedruckt. 2. Gutscheine in Cash einlösen [INHALT] Möchte ein Kunde beim Bonabschluss mit Gutschein bezahlen, positionieren Sie sich auf dem Zahlungsmittel Gutschein und bestätigen Sie dies mit Enter (Alternativ können Sie auch die Schaltfläche Gutschein mit der Maus betätigen). 5

6 Sie gelangen nun in die Gutscheinverwaltung: 1) Gutscheinnr Die von Ihnen bei Ausgabe des Gutscheins individuell vergebene Nummer (Wenn Sie z.b. mit vorgedruckten Geschenkgutscheinen arbeiten). TIPP: Identifizieren Sie den Gutschein im System an Hand dieser Nummer. Klicken Sie in das Feld Gutscheinnr und geben Sie die gesuchte Nummer ein. Bei einer Übereinstimmung positioniert sich das System am gewünschten Gutschein. 2 Systemnr Dies ist die eindeutige vom System vergebene Gutscheinnummer. TIPP: Identifizieren Sie den Gutschein im System an Hand dieser Nummer. Klicken Sie in das Feld Systemnr und geben Sie die gesuchte Nummer ein. Bei einer Übereinstimmung positioniert sich das System am gewünschten Gutschein. 3) Checkbox Um einen Gutschein für den Kassiervorgang auszuwählen, aktivieren Sie beim gewünschten Gutschein diese Checkbox. Sie können auch mehrere Gutscheine auswählen. 4) Noch offen Zeigt den noch offenen Restwert des Gutscheins an. 5) Gültig bis Zeigt das Gültigkeitsdatum des Gutscheins an. Ein nicht mehr gültiger Gutschein ist grau hinterlegt, kann aber noch kassiert werden. 6) Gutscheininformationen Auf der linken Hälfte der Maske sehen Sie umfangreiche Informationen zum ausgewählten Gutschein (z.b. Ausgabedatum, Ausgabekassier, Ausgabekasse, bereist erfolgt Buchungen etc.) 7) Buchen Klicken sie auf Buchen um den ausgewählten / die ausgewählten Gutschein(e) in den Bonabschluss zu übernehmen. 6

7 Bestätigen Sie nun die Zahlungsart (bzw. wählen Sie bei Bedarf weitere Zahlungsarten aus) um den Kassiervorgang abzuschließen und den Bon zu drucken: Bei einer Überzahlung mit Gutschein (d.h. der Gutscheinwert macht mehr aus als der eigentliche Bon) haben Sie nun zwei Möglichkeiten. Sie können für den Restbetrag einen Restwertgutschein ausgeben oder eine Barauszahlung vornehmen. Den eingelösten Gutschein legen Sie danach in der Kassenlade ab, Sie benötigen diesen in weiterer Folge noch für den Kassenabschluss Ausgabe eines Restwertgutscheins [INHALT] Klicken Sie auf Gutschein. Nun wird für den Restbetrag je nach den im System gesetzten Einstellungen * entweder eine komplett neue Gutscheinnummer ausgegeben oder die eingelöste Gutscheinnummer um den Zahlbetrag reduziert. In beiden Fällen erscheint folgende Maske: * Einstellungen in den Kassenstammdaten. Fragen Sie Ihren CIPS-Betreuer. 7

8 2) Gutscheinrestbetrag Der noch offen Gutscheinwert 3) Rest verbuchen auf Ist Ihr System so konfiguriert das der Restwert auf eine neue Gutscheinnummer umgebucht werden soll, sehen Sie hier die vom System vorgegeben Nummer und können zudem noch eine eigene Nummer manuelle vergeben (beispielweise bei eigenen Geschenkgutscheinen). Danach werden der Bon sowie der Restwertgutschein über den Bondrucker ausgedruckt. TIPP: Lassen Sie den Restwertgutschein immer vom Kunden unterschreiben. 8

9 2.2. Barauszahlung des Restwerts [INHALT] Klicken Sie auf Bar um eine Barauszahlung auszulösen. Danach werden der Bon sowie der Auszahlungsbeleg über den Bondrucker ausgegeben. TIPP: Lassen Sie den Auszahlungsbeleg immer vom Kunden unterschreiben. 9

10 3. Warenrücknahme (Retoure) und Ausstellen eines Restwertgutscheins als Gutschrift [INHALT] Bei einer Warenrücknahme (Retoure) an der Kassa erfassen Sie zunächst Ihren Artikel mit negativem Bestand bzw. wenn der Kunde einen anderen Artikel kaufen möchte weitere Positionen. Schließen Sie den Bon ab: Wenn Sie keine Barauszahlung vornehmen möchten, Positionieren Sie sich auf der Zahlungsart Gutschein. Damit wird im System für den Kunden ein Restwertgutschein als Gutschrift angelegt: 10

11 Danach werden der Bon sowie der Restwertgutschein über den Bondrucker ausgedruckt: 4. Vorgehensweise beim Kassenabschluss [INHALT] Beim Kassenabschluss zählen Sie sämtliche an diesem Tag erfassten Zahlungsarten. Bei der Zahlungsart Gutschein geben Sie die Anzahl der entgegengenommenen Gutscheine ein (diese haben Sie nach dem Einlösen beim Bezahlvorgang in der Kassenlade abgelegt). 11

12 4.1. Andruck Gutscheininformationen am Kassenbericht [INHALT] Für die Berücksichtigung in Ihrer Buchführung sind sämtliche relevante Gutscheininformationen am Kassenbereich gut übersichtlich angeführt: 12

13 1) Einzahlungen: Gutschein Verkauf 2) Auszahlungen: Gutscheinauszahlung Der Verkauf von Gutscheinen über Cash erfolgt über eine Einzahlung und wird natürlich nicht zum Gesamtumsatz hinzugezählt. In der Summe der Kassenangänge wird dieser Wert jedoch berücksichtigt. Wird der Restwert eines Gutscheins ausbezahlt (wenn der Wert des eingelöste Gutschein die Bonsumme übersteigt), so berücksichtigt das System diesen Betrag als Ausgang. 3) Gutschein Einlösung Der Wert der eingelösten Gutscheine wird entsprechend bei den Zahlungsarten im Kassenbericht aufgelistet. 4) Gutscheineinlösung Sie sehen hier die Anzahl der im Zeitraum eingelösten Gutscheine sowie in der ganz rechten Spalte den Gesamtwert dieser Gutscheine. Zudem sind detailliert die jeweiligen Gutscheinnummer, Bons sowie der tatsächlich eingelöste Wert angeführt. 5) Gutscheinausgabe/-verkauf Die im Zeitraum über das System verkauften Gutschein mit Anzahl, Gesamtwert sowie den entsprechenden Nummern. 6) Restwertgutscheine Die im Zeitraum erstellten Restwertgutschein mit Anzahl, Gesamtwert sowie den entsprechenden Nummern. 7) Gutscheinausgabe bei Warenrückgabe 5. Arbeiten mit der Gutscheinverwaltung [INHALT] Die im Zeitraum über das System bei Warenrücknahmen erstellten Restwertgutscheine mit Anzahl, Gesamtwert sowie den entsprechenden Nummern. Über die Gutscheinverwaltung haben Sie Zugriff auf sämtliche in Ihrem System angelegten Gutscheine und können diese nach verschiedenen Kriterien selektieren. Menü Cash: Stammdaten / Gutscheine Es erscheint folgendes Fenster: 13

14 1) Gutscheinnr Die von Ihnen bei Ausgabe des Gutscheins individuell vergebene Nummer (Wenn Sie z.b. mit vorgedruckten Geschenkgutscheinen arbeiten). TIPP: Identifizieren Sie einen bestimmten Gutschein im System an Hand dieser Nummer. Klicken Sie in das Feld Gutscheinnr und geben Sie die gesuchte Nummer ein. Bei einer Übereinstimmung positioniert sich das System am gewünschten Gutschein. 2 Systemnr Dies ist die eindeutige vom System vergebene Gutscheinnummer. TIPP: Identifizieren Sie einen bestimmten Gutschein im System an Hand dieser Nummer. Klicken Sie in das Feld Systemnr und geben Sie die gesuchte Nummer ein. Bei einer Übereinstimmung positioniert sich das System am gewünschten Gutschein. 3) Noch offen Zeigt den noch offenen Restwert des Gutscheins an. 4) Gültig bis Zeigt das Gültigkeitsdatum des Gutscheins an. Ein nicht mehr gültiger Gutschein ist grau hinterlegt, kann aber noch kassiert werden. TIPP: Sie könnten bei Bedarf bereits abgelaufene Gutscheine über die Gutscheinverwaltung wieder aktivieren. Wechseln Sie einfach in den Änderungsmodus (Schaltfläche Ändern ) und tragen Sie ein neues Datum ein. Speichern Sie mit Klick auf Abfragen. 5) Gutscheininformationen Auf der rechten Hälfte der Maske sehen Sie umfangreiche Informationen zum ausgewählten Gutschein (z.b. Ausgabedatum, Ausgabekassier, Ausgabekasse etc.) 6) Historie Über diesen Bereich können Sie bereits erfolgte Buchungen am betreffenden Gutschein ersehen (Wenn beispielswiese bereits eine Teileinlösung stattgefunden habt). 7) Offene anzeigen Schränkt die Ansicht auf die noch Offenen Gutscheine ein. 8) Eingelöste anzeigen Schränkt die Ansicht auf die bereits komplett eingelösten Gutscheine ein. 14

15 6. Druck der Gutscheinliste [INHALT] Die Gutscheinliste in CIPS ermöglicht es Ihnen, eine Übersicht Ihrer Gutscheine nach verschiedenen Kriterien auszudrucken. Sie können Sie etwa eine Übersicht der offenen Gutscheine ausdrucken oder sich ein Bild der bereits abgelaufenen Gutscheine mit Restwert machen. Menü Cash: Auswertungen / Gutscheinliste 1) Systemgutscheinnr Schränkt die Auswahl auf die vom System vergebenen Gutscheinnummern ein. 2) Gutscheinnr Schränkt die Auswahl auf die von Ihnen individuell bei Ausgabe eines Gutscheins vergebene Nummer ein (z.b. von die Nummer Ihrer vorgedruckten Geschenkgutscheine). 3) Kasse Mit der Taste F5 gelangen Sie zur Übersicht aller im System angelegten Kassen. Wählen Sie eine bestimmte Kasse aus, um nur Gutscheine auszuwerten die an dieser Kassa ausgegeben wurden. 49 Kassierer Mit der Taste F5 gelangen Sie zur Übersicht aller im System angelegten Kassierer. Wählen Sie einen bestimmten Kassierer aus, um nur Gutscheine auszuwerten die von diesem ausgegeben wurden. 5) Auswahl Mögliche Optionen sind: Eingelöste ungültige (Hinterfragen:???) Offene Abgelaufene mit Restwert Komplett alle 6) mit Einzelposition Durch aktivieren dieser Option werden je Gutschein auch die 15

16 bereits erfolgten Buchungen im Detail (z.b. wenn der Gutschein bereits teilweise eingelöst wurde) mit angedruckt. 7) Sortieren Wählen Sie hier die Sortierung Ihrer Liste. 8) OK Mit Klick auf OK wird die Liste berechnet. 16

17 7. Gutscheine die Außerhalb der Gutscheinverwaltung in Cash laufen (Fremdgutscheine) [INHALT] Wenn Sie Fremdgutscheine akzeptieren welche nicht über die Gutscheinverwaltung in CIPS angelegt wurden müssen Sie diese über eine eigens dafür vorgesehene Zahlungsart kassieren. In der Regel ist diese mit der Bezeichnung Gutschein alt oder Fremdgutschein in Ihrem System angelegt. HINWEIS: Sollten Sie eine solche Zahlungsart in Cash benötigen, wenden Sie sich an Ihren CIPS-Betreuer Fremdgutscheine in Cash einlösen [INHALT] Erfassen Sie die jeweiligen Positionen und schließen Sie den Bon ab. Wählen Sie nun das entsprechende Zahlungsmittel (z.b. Gutschein alt oder Fremdgutschein...) und geben Sie den Gutscheinwert ein. Erfassen Sei bei Bedarf weitere Zahlungsmittel. Bei einer Überzahlung mit Gutschein (d.h. der Gutscheinwert macht mehr aus als der eigentliche Bon) haben Sie nun zwei Möglichkeiten. Sie können für den Restbetrag einen neuen Gutschein aus CIPS ausgeben oder eine Barauszahlung vornehmen. Den eingelösten Gutschein legen Sie danach in der Kassenlade ab, Sie benötigen diesen in weiterer Folge noch für den Kassenabschluss Ausgabe eines neuen Gutscheins für den Restwert [INHALT] Klicken Sie auf Gutschein. Nun wird für den Restbetrag eine komplett neue Gutscheinnummer in der Gutscheinverwaltung in Cash angelegt und ausgedruckt. 17

18 TIPP: Lassen Sie den neu ausgestellten Gutschein immer vom Kunden unterschreiben Barauszahlung des Restwerts [INHALT] Klicken Sie auf Bar um eine Barauszahlung auszulösen und den Bon zu drucken. TIPP: Lassen Sie den Auszahlungsbeleg immer vom Kunden unterschreiben. 18

19 7.4. Vorgehensweise beim Kassenabschluss [INHALT] Beim Kassenabschluss zählen Sie sämtliche an diesem Tag erfassten Zahlungsarten. Bei der Zahlungsart Ihrer Fremdgutscheine geben Sie die Anzahl der entgegengenommenen Gutscheine ein (diese haben Sie nach dem Einlösen beim Bezahlvorgang in der Kassenlade abgelegt). 19

20 7.5. Andruck Gutscheininformationen am Kassenbericht [INHALT] 1) GUTSCHEIN ALT Der Wert der eingelösten Fremdgutscheine wird entsprechend bei den Zahlungsarten im Kassenbericht aufgelistet. 20