KNV Gutschein-Service. 'Business Client' September Koch, Neff & Volckmar GmbH, Stuttgart und Erfurt

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1 KNV Gutschein-Service 'Business Client' September 2016 Koch, Neff & Volckmar GmbH, Stuttgart und Erfurt Geschäftsführer: Uwe Ratajczak Geschäftsführende Gesellschafter: Frank Thurmann, Oliver Voerster Sitz Stuttgart, Amtsgericht Stuttgart HRB USt-Id: DE Koch, Neff & Volckmar GmbH

2 Inhalt Inhalt Der KNV Gutschein-Service... 3 Aufruf des 'Business Client' aus pcbis.de und fitbis.de... 4 Aufruf des 'Business Client' aus euro-bis flow... 5 Der KNV Gutschein-Service am 'Business Client'... 6 Anmelden am KNV Gutschein-Server... 6 Gutschein anzeigen... 7 Gutscheinhistorie anzeigen... 8 Gutschein aufladen... 8 Gutschein einlösen... 9 Gutschein-Status ändern Übersichtsbericht anzeigen Gutschein-Liste Passwort ändern KNV Gutschein-Service - Business Client Seite 2 von 14

3 Der KNV Gutschein-Service Der KNV Gutschein-Service vereinfacht die betriebliche Organisation von Gutscheinen. Über die zentrale Verwaltung am KNV Gutschein-Server können die neuen Gutscheine innerhalb der gesamten KNV-Branchenproduktfamilie filialübergreifend stationär und online verkauft und eingelöst werden. An der Kasse wird einfach der Barcode der Gutscheinkarte im praktischen Scheckkartenformat gescannt oder manuell die Gutscheinnummer eingegeben. Genau wie beim Einsatz im Online-Shop wird im Hintergrund sofort eine Verbindung zum Gutscheinserver aufgebaut. Alle Guthabenänderungen werden sofort aktualisiert. Auch wenn Sie keine Kasse einer KNV-Software nutzen, können Sie alle notwendigen Buchungen durchführen: Ein einfach zu bedienendes Verwaltungsmodul erlaubt den direkten Zugriff. Rund um die Uhr ist somit auch die Administration sowie ein vollständiger Überblick über die erfolgten Transaktionen eines einzelnen Gutscheins oder aller Gutscheinumsätze möglich. vereinfacht die betriebliche Organisation von Gutscheinen praktisches Scheckkartenformat zentrale Verwaltung am KNV Gutschein-Server Einsatz innerhalb der gesamten KNV-Branchenproduktfamilie filialübergreifende Verwendung Verkauf und Einlösung stationär und online einfacher Scan des Gutschein-Barcodes an der Kasse Gutscheinverkauf und Kauf auf Gutschein auch online in Ihrem ECS-Shop Zugriff auf den Gutscheinserver rund um die Uhr einfach zu bedienendes Verwaltungsmodul für alle Transaktionen Jederzeit vollständiger Überblick über alle Transaktionen eines Gutscheins Auswertung aller Gutscheinumsätze Um den KNV Gutschein-Service zu nutzen, müssen je nach genutzter Software einige Einstellungen in Ihrem System vorgenommen werden. Unsere Serviceline unterstützt Sie gerne unter Telefon oder per an: KNV Gutschein-Service - Business Client Seite 3 von 14

4 Aufruf des 'Business Client' aus pcbis.de und fitbis.de Aus fitbis.de bzw. pcbis.de heraus gibt es einen direkten Link auf den KNV Gutschein-Service. Sie finden diesen im Menü "Weitere Funktionen": Hierüber werden Sie direkt zum Business Client des KNV Gutschein-Servers verlinkt und können dort sofort arbeiten. Alle wesentlichen Funktionen werden über die Kasse abgewickelt: Verkäufe von Gutscheinkarten, Aufladungen und Verkäufe auf Gutscheinkarte sind ebenso wie Guthabenabfragen ausführlich in der Dokumentation "KNV Gutschein-Service mit der AWEK-Kasse" beschrieben. In Verbindung mit ECS sind Besonderheiten zu berücksichtigen, diese finden Sie in der Dokumentation "KNV Gutschein-Service im ECS-Shop". KNV Gutschein-Service - Business Client Seite 4 von 14

5 Aufruf des 'Business Client' aus euro-bis flow Aus euro-bis flow heraus können Sie im KassenCenter über den Link "Gutscheine Businessclient" direkt zum KNV Gutschein-Service verzweigen: Hierüber werden Sie direkt zum Business Client des KNV Gutschein-Servers verlinkt und können dort sofort arbeiten. Der Verkauf von Gutscheinkarten, das Einlösen von Gutscheinkarten und -PDFs, die Abfrage des Guthabens und von Gutschein-Historien, sowie das Rückbuchen von Retouren auf Gutscheinkarten - diese wesentlichen Funktionen des KNV Gutschein-Service werden alle an der Kasse abgewickelt. Diese Funktionen sind in den Dokumentationen zum KNV Gutschein-Service mit der PC-Kasse bzw. KNV-Gutschein-Service mit der AWEK-Kasse ausführlich beschrieben. Vor dem Start sind in euro-bis flow einige Einstellungen neu zu konfigurieren. Die Anleitung dazu findet sich in beiden Kassendokus. KNV Gutschein-Service - Business Client Seite 5 von 14

6 Der KNV Gutschein-Service am 'Business Client' Anmelden am KNV Gutschein-Server Geben Sie in der Anmeldemaske als Username Ihre Verkehrsnummer ein und unter Password den Zugangscode, den Sie von KNV nach Ihrer Anmeldung zum Gutschein-Service erhalten haben. Nach Mausklick auf "Anmelden" erscheint das folgende Menü: Dort findet sich links oben dann auch der Button für die Abmeldung aus dem Programm: KNV Gutschein-Service - Business Client Seite 6 von 14

7 Gutschein anzeigen Scannen Sie den Barcode auf der Rückseite der Gutscheinkarte oder erfassen Sie die Gutschein-ID über Ihre PC-Tastatur. Mit einem Mausklick auf "Gutschein anzeigen" erscheinen alle gespeicherten Abgaben zu der Gutscheinkarte und der aktuelle Status: Wurde eine ungültige Gutschein-ID eingegeben, erscheint die Meldung: Um dann erneut eine ID einzugeben oder zu scannen, gehen Sie wieder über das Hauptmenü (oben rechts) und wählen Sie dort den gewünschten Unterpunkt. KNV Gutschein-Service - Business Client Seite 7 von 14

8 Gutscheinhistorie anzeigen Per Auswahl im Hauptmenü "Gutscheinhistorie anzeigen" wird die Eingabe (oder Scan) der Gutschein-ID gefordert. Im nächsten Bild erscheint eine Auflistung der Buchungen zum gewählten Gutschein. In der Spalte "Wert" wird jeweils das zum Ende einer Transaktion gültige (Rest-) Guthaben ausgewiesen: Gutschein aufladen Nach Auswahl des Menüpunkts "Gutschein aufladen" im Hauptmenü erscheint eine Maske, in der Sie den gewünschten Aufladebetrag eingeben können. Sie können einen der vorgeblendeten Aufladewerte auswählen oder frei einen beliebigen Aufladewert eingeben. Mit 'Return' oder einem Mausklick auf den Button "Gutschein aufladen" wird der Vorgang bestätigt. KNV Gutschein-Service - Business Client Seite 8 von 14

9 Gutschein einlösen Mit der Auswahl des Menüpunkts "Gutschein einlösen" im Hauptmenü wird eine Maske angezeigt, in die der gewünschte Einlösebetrag eingegeben werden kann. Sie können einen beliebigen Wert eingeben oder den Gutschein komplett einlösen. Mit 'Return' oder einem Mausklick auf den jeweiligen Button wird der Vorgang bestätigt. Wurde ein Gutschein vollständig eingelöst, erscheint die folgende Meldung:!!! Bitte denken Sie bei jeder Aufladung oder Abbuchung am Business Client daran, die zugehörigen Geld- bzw. Warenbewegungen zu erledigen und bei Bedarf zu dokumentieren (Rechnung schreiben/ versenden, Ware ins Abholfach stellen/ versenden, o.ä.). KNV Gutschein-Service - Business Client Seite 9 von 14

10 Gutschein-Status ändern Nach Wahl des Menüpunktes "Gutschein-Status ändern" geben Sie die betreffende Gutschein- Nummer ein oder scannen Sie den Barcode auf dem Gutschein. Der Gutschein wird mit seinen aktuellen Werten angezeigt: Zur Erinnerung können Sie im Feld "Kommentar" angeben, warum der Gutschein gesperrt wurde (z.b.: ein Gutschein wurde Ihnen als verloren oder gestohlen gemeldet). Diese Info wird Ihnen später dann auch in der Gutscheinhistorie mit ausgewiesen. Durch Bestätigen des Buttons "Gutschein sperren" sind dann keine weiteren Buchungen für diesen Gutschein mehr möglich. Aber ein gesperrter Gutschein kann auf dem gleichen Weg über den Menüpunkt "Gutschein-Status ändern" natürlich wieder entsperrt werden: Und ein nicht mehr gesperrter Gutschein kann jederzeit erneut aufgeladen werden. KNV Gutschein-Service - Business Client Seite 10 von 14

11 Übersichtsbericht anzeigen Die Auswahl des Menüpunkts "Übersichtsbericht" liefert Kennzahlen zu Auflade- und Einlöse- Vorgängen sowie zu offenen und gesperrten Gutscheinen. Die Zeiträume können ausgewählt oder frei eingegeben werden: Mit einem Klick auf den Button "Ergebnis anzeigen" erhalten Sie folgende Übersicht: KNV Gutschein-Service - Business Client Seite 11 von 14

12 Gutschein-Liste Unter dem Menüpunkt "Gutschein-Liste" können Sie sich eine detaillierte Liste aller Gutscheine anzeigen lassen, welche die von Ihnen vorgegebenen Auswahlkriterien erfüllen. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum und den Ort der letzten Aufladung aus. (Die Einschränkungsmöglichkeit nach dem Datum der letzten Einlösung ist derzeit ohne Funktion.) Wählen Sie die Gültigkeitsdauer nach der letzten Aufladung aus. Treffen Sie Ihre Auswahl bei Wert und Status der anzuzeigenden Gutscheine. (Der Status noch nicht aktiviert wird im KNV-Buchhandelsumfeld nicht verwendet.) KNV Gutschein-Service - Business Client Seite 12 von 14

13 Mit einem Klick auf den Button "Ergebnis anzeigen" erhalten Sie folgende Übersicht: In dieser Liste sehen Sie für alle Gutscheinkarten, die Ihren Auswahlkriterien entsprechen, die (teilweise anonymisierte) Gutschein-Nummer, den aktuellen Wert und Status, wo und wann diese Karte zuletzt aufgeladen wurde und wann die gesetzliche Gültigkeitsfrist abläuft. Mit einem Klick auf das + hinter den Auswahlkriterien können Sie sich auch die soeben eingegebenen Auswahlkriterien mit anzeigen lassen. Mit einem Klick auf zurück können Sie eine neue Suche starten. Für noch detailliertere Informationen gelangen Sie mit einem Klick auf eine Zeile in der Liste zur jeweiligen Gutscheinhistorie: Es erscheint eine Auflistung aller Buchungen zum gewählten Gutschein. Wie auch in der Gutscheinliste ist hier die Gutschein-ID teilweise anonymisiert. KNV Gutschein-Service - Business Client Seite 13 von 14

14 Passwort ändern Im Menü finden Sie als untersten Eintrag noch den Menüpunkt "Passwort ändern". Mit Return oder einem Mausklick auf den Button gelangen Sie in diese Ansicht: Ein gültiges neues Passwort muss den genannten Sicherheitsanforderungen genügen. Das heißt, mindestens 8 Zeichen Länge, mindestens ein Buchstabe, mindestens eine Ziffer und mindestens ein Sonderzeichen müssen enthalten sein. Passwörter sollten in regelmäßigen Abständen geändert werden. Im Internet finden Sie Tipps dazu - und auch Eselsbrücken, wie sich sichere Passwörter erstellen lassen, die dennoch leicht zu merken sind. KNV Gutschein-Service - Business Client Seite 14 von 14