KNV Gutschein-Service Stand Version 3.1

Transkript

1 KNV Gutschein-Service Stand Version 3.1

2 Inhalt KNV Gutschein-Service mit euro-bis flow... 4 KNV Gutschein-Service an der PC-Kasse... 5 Verkauf einer KNV Gutscheinkarte... 5 Gutscheinhistorie abfragen und ausdrucken... 6 Bezahlen mit der KNV Gutscheinkarte... 7 Nur einen Teilbetrag mit Gutschein bezahlen... 7 Barauszahlung eines Restguthabens... 8 Auszahlung eines Gutscheins ohne Kassiervorgang... 9 Rücknahme auf Gutschein buchen Verkauf von KNV Gutscheinkarten über Rechnung/ Lieferschein Konfigurieren System einrichten für den KNV Gutschein-Service Ergänzende Konfiguration im Filialverbund Anleitung KNV Gutschein-Service Seite 2 von 16

3 Was ist der KNV Gutschein-Service? Der KNV Gutschein-Service vereinfacht die betriebliche Organisation von Gutscheinen. Über die zentrale Verwaltung am KNV Gutschein-Server können die neuen Gutscheine innerhalb der gesamten KNV-Branchenproduktfamilie filialübergreifend stationär und online verkauft und eingelöst werden. An der Kasse wird einfach der Barcode der Gutscheinkarte im praktischen Scheckkartenformat gescannt oder manuell die Gutscheinnummer eingegeben. Genau wie beim Einsatz im Online-Shop wird im Hintergrund sofort eine Verbindung zum Gutscheinserver aufgebaut. Alle Guthabenänderungen werden sofort aktualisiert. Auch wenn Sie keine Kasse einer KNV-Software nutzen, können Sie alle notwendigen Buchungen durchführen: Ein einfach zu bedienendes Verwaltungsmodul erlaubt den direkten Zugriff. Rund um die Uhr ist somit auch die Administration sowie ein vollständiger Überblick über die erfolgten Transaktionen eines einzelnen Gutscheins oder aller Gutscheinumsätze möglich. vereinfacht die betriebliche Organisation von Gutscheinen praktisches Scheckkartenformat zentrale Verwaltung am KNV Gutschein-Server Einsatz innerhalb der gesamten KNV-Branchenproduktfamilie filialübergreifende Verwendung Verkauf und Einlösung stationär und online einfacher Scan des Gutschein-Barcodes an der Kasse Gutscheinverkauf und Kauf auf Gutschein auch online in Ihrem ECS-Shop Zugriff auf den Gutscheinserver rund um die Uhr einfach zu bedienendes Verwaltungsmodul für alle Transaktionen Jederzeit vollständiger Überblick über alle Transaktionen eines Gutscheins Auswertung aller Gutscheinumsätze Um den KNV Gutschein-Service zu nutzen, müssen einige Einstellungen in Ihrem System vorgenommen werden. Unsere Serviceline unterstützt Sie gerne ( ) oder Anleitung KNV Gutschein-Service Seite 3 von 16

4 KNV Gutschein-Service mit euro-bis flow Sowohl beim Einsatz der AWEK-Kasse wie auch an der PC-Kasse sind folgende grundlegende Funktionen möglich: Verkauf von Gutscheinkarten mit beliebigen Beträgen Einlösen von Gutscheinkarten und -PDFs Guthaben und Gutscheinhistorie abfragen Retouren auf Gutscheinkarten gutschreiben. Die Verwaltung der Gutscheinkarten sowie Auswertungen über alle Gutscheinkarten erfolgen ausschließlich über den KNV Gutschein-Server. Aus euro-bis flow heraus können Sie an der Kasse über den Link "Gutscheine Business Client" direkt zum KNV Gutschein-Server verzweigen: Die Anmeldung am Business Client und alle weiteren Details zur Arbeit mit dem KNV Gutschein- Service sind in der Dokumentation "KNV Gutschein-Service am Business Client" ausführlich dargestellt. Alle Gutschein-Funktionen der AWEK-Kassensoftware sind unter "KNV Gutschein-Service mit der AWEK-Kasse" detailliert beschrieben. Anleitung KNV Gutschein-Service Seite 4 von 16

5 KNV Gutschein-Service an der PC-Kasse Verkauf einer KNV Gutscheinkarte Um eine KNV Gutscheinkarte mittels der PC-Kasse zu verkaufen, gehen Sie wie folgt vor: Zuerst geben Sie den gewünschten Guthabenwert ein, der auf die Karte aufgeladen werden soll (z.b. 50 Euro) und bestätigen mit der Taste 'Preis'. Anschließend scannen Sie den Code der aufzuladenden KNV Gutscheinkarte oder Sie tippen die Gutscheinkarten-Nummer manuell ein. Geben Sie bei manueller Eingabe der Gutscheinkarten-ID immer das Präfix 'knv' mit ein. Nur mit vorangestelltem Präfix wird der Gutscheincode als KNV Gutscheinkarte erkannt. Sobald die Karte erkannt wurde, wird im Hintergrund eine Verbindung zum KNV Gutschein-Service hergestellt und das Guthaben aufgeladen. Das bisherige Kartenguthaben wird links oben (3. Spalte) am Bildschirm angezeigt: Mit 'Zahlung' kommen Sie wie gewohnt zum Bezahlvorgang und können den Bon abschließen. Wurde versehentlich einmal ein Guthabenbetrag zu hoch eingegeben (wollte ihr Kunde z.b.einen Gutschein über 50 Euro kaufen, hat aber nur 20 Euro dabei und möchte nun den Betrag verringern), so lässt sich dies auch im Nachhinein ändern, wenn die Kassenbuchung schon abgeschlossen ist. Gehen Sie dann so vor, wie unter "Auszahlung eines Gutscheins ohne Kassiervorgang" geschildert. Bitte beachten Sie, über den Button Lieferschein/Rechnung gibt es keine Verknüpfung zum Gutscheinserver. Zu einer Rechnung gibt es keinen Transfer. Hierbei wird ein anderer Prozess geöffnet, der mit der Kasse selbst nichts zu tun hat. Es ist lediglich ein weiterer Prozesseinstieg, um eine Rechnung zu erstellen. Anleitung KNV Gutschein-Service Seite 5 von 16

6 Gutscheinhistorie abfragen und ausdrucken Sie können das Guthaben einer KNV Gutscheinkarte mittels der PC-Kasse abfragen, ohne dass ein Verkaufsvorgang damit verbunden ist. Dazu scannen Sie den Code der KNV Gutscheinkarte oder Sie tippen die Gutscheinkarten-Nummer manuell ein. Am Bildschirm erscheint dann gleich die Abfrage: "Wollen Sie die Historie des Gutscheins drucken? Ja/Nein": Mit Eingabe von 'Ja' wird das aktuelle Guthaben zusammen mit den bisherigen Lade- und Verkaufsvorgängen (Gutscheinhistorie) auf dem Bondrucker ausgegeben: Mit Eingabe von 'Nein' wird der Vorgang abgebrochen, der Kartencode wird im Kassenfenster gelöscht und es wird kein Bon gedruckt. Am Bildschirm werden die Gutscheinhistorien nicht angezeigt. Die Bons werden auch nicht im Kassenjournal gespeichert. Ohne Bondrucker kann die Historie alternativ auch am Business Client abgefragt werden. Die Anzeige erfolgt dort am Bildschirm (siehe dort unter Gutscheinhistorie anzeigen). Anleitung KNV Gutschein-Service Seite 6 von 16

7 Bezahlen mit der KNV Gutscheinkarte Möchte ein Kunde seine Artikel mit einer KNV Gutscheinkarte bezahlen, dann scannen Sie wie gewohnt alle gewünschten Artikel und wechseln dann mit der Taste 'Zahlung' in den Bezahlen-Modus. Scannen Sie nun einfach die KNV Gutscheinkarte ein oder geben Sie den Code der Karte manuell ein. Am Kassenbildschirm wird Ihnen die Nummer der Gutscheinkarte angezeigt (aus Sicherheitsgründen wird die Nummer nur teilweise angezeigt und mit Sternchen ergänzt). Außerdem wird der Zahlbetrag angezeigt, mit dem die Karte belastet wird. Ist genügend Guthaben auf der Karte, wird in einer 2. Zeile "Zahlbetrag 0,00 EUR" ausgewiesen. Der Kassiervorgang ist damit beendet. Wenn das Kartenguthaben nicht ausreicht, wird der Zahlbetrag vom Kartenguthaben abgezogen (womit das Guthaben dann aufgebraucht ist) und der noch offene Zahlbetrag wird angezeigt: Wählen Sie für den noch offenen Betrag eine zweite Zahlart (auch eine zweite Gutscheinkarte ist möglich) oder gehen Sie direkt auf 'Bon Ende' und schließen Sie den Bon mit einer Barzahlung ab. Bei jedem Kassiervorgang mit einer Gutscheinkarte wird das aktuell verbleibende Guthaben auf dem Bon mit ausgedruckt. Bitte beachten Sie, bei manueller Eingabe der Gutscheinkarten-ID immer das Präfix 'knv' mit einzugeben. Nur mit vorangestelltem Präfix wird der Gutscheincode als KNV Gutscheinkarte erkannt. Eine Eingabe ohne vorangestelltes 'knv' wird beim Zahlvorgang als Barzahlung interpretiert. Nur einen Teilbetrag mit Gutschein bezahlen In der Regel wird das System versuchen, den gesamten Zahlbetrag über den eingescannten Gutschein zu bezahlen. Soll nur ein Teilbetrag des Gutscheins verwendet werden und der Rest z.b. bar bezahlt werden, gehen Sie wie folgt vor: Geben Sie im Zahlungsdialog den Betrag ein, der von der Gutscheinkarte verwendet werden soll und klicken Sie die Taste "Gutschein Betrag": Anleitung KNV Gutschein-Service Seite 7 von 16

8 Scannen Sie nun den Gutscheincode. Das System nimmt nur den genannten Betrag vom Gutschein, der Restbetrag kann über eine beliebige Zahlart beglichen werden: Barauszahlung eines Restguthabens Innerhalb eines Kassiervorgangs können Sie ein Restguthaben auszahlen, indem Sie zuerst den Titel scannen (Preis z.b. 9,95 EUR), dann im Zahlungsdialog den vollen Gutscheinbetrag eingeben und die Taste Gutschein Betrag klicken (z.b. 10 EUR) - es wird quasi überzahlt : Den Rückgabebetrag von 0,05 EUR geben Sie dann bar heraus. Anleitung KNV Gutschein-Service Seite 8 von 16

9 Auszahlung eines Gutscheins ohne Kassiervorgang Für diese Funktion muss einmalig vorab unter Referenzdaten / Kasse eine Kassenaktion "Auszahlung Gutschein" angelegt werden: Die Auszahlung eines Gutscheins ohne Kassiervorgang erfordert neben der Kassenaktion immer auch eine Aktion am Business Client! Um an der Kasse ein Guthaben auszuzahlen beginnen Sie mit der Eingabe des gewünschten Betrags, drücken dann die Taste "Preis" und anschließend die Tasten "weitere Aktionen" und "Bargeldtranskation". Dort wählen Sie "Auszahlung Gutschein" und übernehmen diese: Mit der Taste "zurück" wechseln Sie in den Zahlungsdialog und können den Kassenvorgang abschließen: Nicht vergessen! Erst, wenn Sie anschließend am Business Client die Funktion "Gutschein einlösen" ausführen, wird das Guthaben auch von der Gutscheinkarte abgebucht! Im Periodenbericht wird die Buchung separat wie folgt dargestellt: Anleitung KNV Gutschein-Service Seite 9 von 16

10 Rücknahme auf Gutschein buchen Die Rücknahme eines Artikels und Erstattung des Kaufpreises kann alternativ zur Barauszahlung auch als Rückbuchung auf eine KNV Gutscheinkarte erfolgen. Sie scannen zunächst den Artikel und wählen dann die Taste 'Rücknahme'. Mit der Taste 'Zahlung' wechseln Sie in den Bezahlen-Modus. Scannen Sie dann die KNV Gutscheinkarte oder geben Sie den Gutscheincode manuell ein. Der Betrag wird der Karte dann wieder gutgeschrieben. Das neue Kartenguthaben wird im Kassendisplay angezeigt und auf dem Bon ausgewiesen. Verkauf von KNV Gutscheinkarten über Rechnung/ Lieferschein Will man Gutscheinkarten auf Rechnung verkaufen, so legt man den Auftrag mit dem Gutscheinartikel an und passt den Betrag an. Das Aufladen der Karte muss manuell am Business Client erfolgen. Anleitung KNV Gutschein-Service Seite 10 von 16

11 Konfigurieren System einrichten für den KNV Gutschein-Service Um mit dem KNV Gutschein-Service zu arbeiten, sind einige Voreinstellungen notwendig. Gutscheintyp anlegen Zunächst muss unter System / Referenzdaten / Kasse ein neuer Gutscheintyp 'Gutscheinkarte' angelegt werden: Bitte beachten Sie bei der Eingabe, dass das Präfix in Kleinbuchstaben zu erfassen ist. Die einzugebende URL dient für den Webservice zum Business Client. Als Login tragen Sie bitte Ihre Verkehrsnummer ein. Zahlart anlegen Ergänzend ist eine neue Zahlart 'Gutscheinkarte' vom Typ 'Gutschein' anzulegen: Als zugehörigen Artikel wählen Sie 'Gutscheinkarte' (siehe unten). Dieser wird für Auswertungen benötigt. Als Mehrwertsteuersatz geben Sie 0% ein. Der Lagerhaltungstyp ist 'None'. Bei Rückgabefähig geben Sie 'JA' ein und als Festbetrag 0,00 EUR.: Anleitung KNV Gutschein-Service Seite 11 von 16

12 Artikel anlegen Sie brauchen einen Artikel 'Gutscheinkarte' und - falls Sie die Anbindung zum ECS nutzen - zusätzlich einen Artikel 'Gutschein-PDF'. Der Lagerhaltungstyp ist bei beiden 'NONE'. Unter Artikel/ Merkmale setzen Sie bitte einen Haken ('ja') bei Funktionsartikel (v.a. im Zusammenhang mit ECS). Die Mehrwertsteuerangabe lautet 'Ohne'. Der Preis beträgt 0,00 EUR. Sobald über die ECS-Anbindung auch Gutscheine verkauft werden, müssen alle Gutscheinartikel mit dem Haken Funktionsartikel versehen werden, da dann immer Gutscheinartikel im System sein werden, die nicht mit einer Kassen-Zahlart verbunden sind. Anleitung KNV Gutschein-Service Seite 12 von 16

13 Einrichten Historienbon Das Layout der bereits vorhandenen Bons 'Gutscheinhistorie' muss mit den Daten der Buchhandlung (Name, Logo, Steuernummer, etc.) eingerichtet werden. Taste Gutschein Betrag an der PC Kasse anlegen An der Kasse im Zahlungsdialog muss eine Taste 'Gutschein Betrag' angelegt werden. Diese benötigt man, um (analog der Preis-Taste) einen Betrag vorzugeben, der von der Gutscheinkarte gebucht werden soll. Anleitung KNV Gutschein-Service Seite 13 von 16

14 Ergänzende Konfiguration im Filialverbund Damit im Business Client unterschieden werden kann, in welcher Filiale ein Gutschein gekauft oder eingelöst wurde, ist es möglich, Gutscheintypen und Zahlarten pro Filiale zu konfigurieren. Im Business Client wird dann in der Gutschein-Historie zur besseren Übersicht die jeweilige Verkehrsnummer der Filiale mit ausgewiesen. Auch für spätere Auswertungen kann dann zusätzlich auf die Filialinformation zugegriffen werden. Gutscheintypen pro Filiale anlegen Unter System / Referenzdaten / Kasse können für die einzelnen Filialen eigene Gutscheintypen z.b. mit der Bezeichnung 'Gutscheinkarte Fil1' usw. angelegt werden: Bitte beachten Sie bei der Eingabe der Detailangaben zum Gutscheintyp, dass das Präfix in Kleinbuchstaben zu erfassen ist (siehe unten). Die einzugebende URL dient für den Webservice zum Business Client. Als Login tragen Sie bitte Ihre Verkehrsnummer ein. Anleitung KNV Gutschein-Service Seite 14 von 16

15 Im Feld Filiale geben Sie bitte die Filiale ein, die die Gutscheinkarte ausgibt: Zahlarten pro Filiale einrichten Auch entsprechende Zahlarten vom Typ 'Gutschein' sind ergänzend zu den Gutscheintypen anzulegen: Basisdaten: Als zugehörigen Artikel wählen Sie 'Gutscheinkarte' (siehe unten). Dieser wird für Auswertungen benötigt. Den Mehrwertsteuersatz geben Sie mit 0% an. Der Lagerhaltungstyp ist 'None'. Bei Rückgabefähig geben Sie 'JA' ein und als Festbetrag 0,00 EUR. Bei Gutschein wählen Sie die zugehörige Gutscheinkarte der betreffenden Filiale: Anleitung KNV Gutschein-Service Seite 15 von 16

16 Anleitung KNV Gutschein-Service Seite 16 von 16