dsbüro: apsolution für Adress PLUS und Microsoft Word

Transkript

1 dsbüro: apsolution für Adress PLUS und Microsoft Word Ein kleines Auftragsbearbeitungsmodul für Word. Installation erfolgt in der Vorlagenverwaltung dsbüro. Arbeitet mit Word2000, WordXP und Word2003 zusammen. Benötigt als Adressdatenbank Adress PLUS. Alle Belege können im Warenwirtschaftsmodul von Adress PLUS angezeigt werden. Als weitere Datenbank wird eine Access-Datenbank eingerichtet. Alle Einstellungen sind in der Systemdatenbank von dsbüro gespeichert. Die Bedienung beschränkt sich auf ein paar Mausklicks und dem Ausfüllen der Dialogfelder. Alle Vorlagen enthalten Rechenfunktionen, die ein manuelles Rechnen unnötig machen. Die Artikeldaten und errechnete Positionen werden bei der Fertigstellung des Dokumentes in die Datenbank geschrieben. 1

2 dsbüro: Solution für Adress PLUS und Microsoft Word 1.0 Dialog dsbüro Angebot Seite Dialog dsbüro Auftragsbestätigung Seite Dialog dsbüro Lieferschein Seite Dialog dsbüro RechnungM (Material) Seite Dialog dsbüro RechnungZ (Zeit) Seite Dialog dsbüro RechnungZ (Material) Seite Dialog dsbüro Mahnung Seite 15 2

3 Bedienung dsbüro Solution 1.0 Dialog dsbüro Angebot Die Angebots-Vorlage bietet dem Anwender die Erstellung eines Angebots mit mehreren Positionen. Öffnen Sie die Vorlage über das Menü dsbüro-angebot. Sie erhalten die Word-Vorlage mit obigem Dialog. Im Bereich In Adress PLUS selektierte Adresse wird die aktuell in Adress PLUS selektierte Adresse angezeigt. Mit der Schaltfläche können. erhalten Sie ein Eingabefeld, über das Sie eine neue Adresse in Adress PLUS auswählen Zum Eintragen der ersten Position öffnet sich der Dialog Angebotsposition anlegen automatisch mit. Im Bereich Angebotsdaten tragen Sie die Daten ein, die das Angebot enthalten soll. Die Felder Bezeichnung (Artikelbezeichnung ), Menge (Anzahl der Position) und Einzelpr. EUR (Einzelpreis der Position) müssen ausgefüllt werden. Das Feld Rabatt wird nur bei Bedarf mit der entsprechenden Rabattzahl (%) ausgefüllt. Im Feld Summe EUR sehen Sie die errechnete Summe der Position. Mit der Schaltfläche OK werden diese Daten in die Liste des Angebotsdialogs übertragen. Jetzt können Sie mit der Schaltfläche Neu eine weitere Position hinzufügen bzw. vorhandene Positionen mit der Schaltfläche Bearbeiten ändern. Mit der Schaltfläche Übernehmen werden alle Daten in das Dokument übertragen und in den Datenbanken gespeichert. Mit der Speicherung werden auch die Dokumentennummer, die Sie am unteren Rand zwischen den Schaltflächen sehen, in das Dokument übertragen. Entsprechend der Vorgabe in den Einstellungen zu dsbüro wird die Datei mit der Dokumentennummer als Dateiname gespeichert. Das Verzeichnis, in das die Datei gespeichert wird, können Sie auch in den Einstellungen der Dokumentenverwaltung in dsbüro anpassen. Lesen Sie dazu bitte die Hinweise zu Einstellungen in dsbüro. 3

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5 2.0 Dialog dsbüro Auftragsbestätigung Die Auftragsbestätigungs-Vorlage bietet dem Anwender die Erstellung einer Auftragsbestätigung mit mehreren Positionen. Öffnen Sie die Vorlage über das Menü dsbüro-auftragsbestätigung. Sie erhalten die Word-Vorlage mit obigem Dialog. Im Bereich In Adress PLUS selektierte Adresse wird die aktuell in Adress PLUS selektierte Adresse angezeigt. Mit der Schaltfläche erhalten Sie ein Eingabefeld, über das Sie eine neue Adresse in Adress PLUS auswählen können. Liegt dem Auftrag ein Angebot zugrunde, so können Sie das Angebot im Auswahlfeld Angebotsnummer auswählen. Die im Angebot gespeicherte Adresse des Kunden wird jetzt im Adressenfeld angezeigt. Dabei ändert sich die Überschrift in Gespeicherte Adresse anwenden. Die in Klammern angefügte Zahl ist die ID der Adresse in Adress PLUS und dient nur der Kontrolle. Ebenso erhalten Sie alle gespeicherten Artikel in der Liste zur Bearbeitung. Die einzelnen Positionen können jetzt nacheinander im nachfolgenden Dialog zur Anzeige gebracht und bearbeitet werden. Mit der Schaltfläche Neu fügen Sie eine Position hinzu, ändern können Sie die Positionen mit der Schaltfläche Bearbeiten. Im Bereich Auftragsbestätigungsdaten tragen Sie die Daten ein, mit denen Sie die Auftragsbestätigung erstellen möchten. Jede Position speichern Sie mit der Schaltfläche OK ab. 5

6 Die Felder Bezeichnung (Artikelbezeichnung ), Menge (Anzahl der Position) und Einzelpr. EUR (Einzelpreis der Position) müssen ausgefüllt werden. Das Feld Rabatt wird nur bei Bedarf mit der entsprechenden Rabattzahl (%) ausgefüllt. Im Feld Summe EUR sehen Sie die errechnete Summe der Position. Mit der Schaltfläche OK werden diese Daten in die Liste des Angebotsdialogs übertragen. Jetzt können Sie mit der Schaltfläche Neu eine weitere Position hinzufügen bzw. vorhandene Positionen mit der Schaltfläche Bearbeiten ändern. Im Bereich Auftrag des Hauptdialoges füllen Sie die Felder Datum mit dem Auftragsdatum und das Feld Nummer mit einer Auftragsnummer aus. Im Feld Liefertermin tragen Sie den geplanten Liefertermin als Datum oder Kalenderwoche ein. Mit der Schaltfläche Übernehmen werden alle Daten in das Dokument übertragen und in den Datenbanken gespeichert. Abschließend werden Sie noch nach einem Betrag für die Versandkosten gefragt. Mit der Speicherung werden auch die Dokumentennummer, die Sie am unteren Rand zwischen den Schaltflächen sehen, in das Dokument übertragen. Entsprechend der Vorgabe in den Einstellungen zu dsbüro wird die Datei mit der Dokumentennummer als Dateiname gespeichert. Das Verzeichnis, in das die Datei gespeichert wird, können Sie auch in den Einstellungen der Dokumentenverwaltung in dsbüro anpassen. Lesen Sie dazu bitte die Hinweise zu Einstellungen in dsbüro. 6

7 3.0 Dialog dsbüro Lieferschein Die Lieferschein-Vorlage bietet dem Anwender die Erstellung eines Lieferscheins mit mehreren Positionen. Öffnen Sie die Vorlage über das Menü dsbüro-lieferschein. Sie erhalten die Word-Vorlage mit obigem Dialog. Im Bereich In Adress PLUS selektierte Adresse wird die aktuell in Adress PLUS selektierte Adresse angezeigt. Mit der Schaltfläche erhalten Sie ein Eingabefeld, über das Sie eine neue Adresse in Adress PLUS auswählen können. Liegt dem Lieferschein eine Auftragsbestätigung zugrunde, so können Sie die Auftragsbestätigung im Auswahlfeld Auftragsbestätigungsnummer auswählen. Die in der Auftragsbestätigung gespeicherte Adresse des Kunden wird jetzt im Adressenfeld angezeigt. Dabei ändert sich die Überschrift in Gespeicherte Adresse anwenden. Die in Klammern angefügte Zahl ist die ID der Adresse in Adress PLUS und dient nur der Kontrolle. Ebenso erhalten Sie alle gespeicherten Artikel in der Liste zur Bearbeitung. Die einzelnen Positionen können jetzt nacheinander im nachfolgenden Dialog zur Anzeige gebracht und bearbeitet werden. Im Bereich Lieferscheindaten tragen Sie die Daten ein, mit denen Sie den Lieferschein erstellen möchten. Zusätzlich erhalten Sie alle gespeicherten Artikel im Auswahlfeld Bezeichnung zur Auswahl. Die einzelnen Positionen können jetzt nacheinander zur Anzeige gebracht und bearbeitet werden. Die Felder Bezeichnung (Artikelbezeichnung) und Menge (Anzahl der Position) müssen ausgefüllt werden. Das Feld Seriennummer wird nur bei Bedarf ausgefüllt. Mit der Schaltfläche OK werden diese Daten in die Liste des Lieferscheindialogs 7

8 übertragen. Jetzt können Sie mit der Schaltfläche Neu eine weitere Position hinzufügen bzw. vorhandene Positionen mit der Schaltfläche Bearbeiten ändern. Im Bereich Auftrag des Hauptdialoges sind die Felder Datum und Nummer evtl. mit den Daten aus der Auftragsbestätigung ausgefüllt. Durch klicken der Schaltfläche der Daten. gelangen Sie in den Dialog zum Bearbeiten Mit der Schaltfläche Übernehmen werden alle Daten in das Dokument übertragen und in den Datenbanken gespeichert. Mit der Speicherung werden auch die Dokumentennummer, die Sie am unteren Rand zwischen den Schaltflächen sehen, in das Dokument übertragen. Entsprechend der Vorgabe in den Einstellungen zu dsbüro wird die Datei mit der Dokumentennummer als Dateiname gespeichert. Das Verzeichnis, in das die Datei gespeichert wird, können Sie auch in den Einstellungen der Dokumentenverwaltung in dsbüro anpassen. Lesen Sie dazu bitte die Hinweise zu Einstellungen in dsbüro. 8

9 4.0 Dialog dsbüro RechnungM (Material) Die Rechnungs-Vorlage bietet dem Anwender die Erstellung einer Rechnung für Material mit mehreren Positionen. Öffnen Sie die Vorlage über das Menü dsbüro-rechnungm. Sie erhalten die Word-Vorlage mit obigem Dialog. Im Bereich In Adress PLUS selektierte Adresse wird die aktuell in Adress PLUS selektierte Adresse angezeigt. Mit der Schaltfläche auswählen können. erhalten Sie ein Eingabefeld, über das Sie eine neue Adresse in Adress PLUS Liegt der Rechnung ein Lieferschein zugrunde, so können Sie den Lieferschein im Auswahlfeld Lieferscheinnummer auswählen. Die damit verbundene Auftragsbestätigung wird im Textfeld rechts neben dem Auswahlfeld angezeigt. Die im Lieferschein gespeicherte Adresse des Kunden wird jetzt im Adressenfeld angezeigt. Dabei ändert sich die Überschrift in Gespeicherte Adresse anwenden. Die in Klammern angefügte Zahl ist die ID der Adresse in Adress PLUS und dient nur der Kontrolle. Ebenso erhalten Sie alle gespeicherten Artikel in der Liste zur Bearbeitung. Die einzelnen Positionen können jetzt nacheinander im nachfolgenden Dialog zur Anzeige gebracht und bearbeitet werden. Im Bereich Rechnungsdaten tragen Sie die Daten ein, mit denen Sie die Rechnung erstellen möchten. 9

10 Die Felder Bezeichnung (Artikelbezeichnung ), Menge (Anzahl der Position) und Einzelpr. EUR (Einzelpreis der Position) müssen ausgefüllt werden. Das Feld Rabatt wird nur bei Bedarf mit der entsprechenden Rabattzahl (%) ausgefüllt. Im Feld Summe EUR sehen Sie die errechnete Summe der Position. Mit der Schaltfläche OK werden diese Daten in die Liste des Rechnungdialogs übertragen. Jetzt können Sie mit der Schaltfläche Neu eine weitere Position hinzufügen bzw. vorhandene Positionen mit der Schaltfläche Bearbeiten ändern. Im Bereich Auftrag des Hauptdialoges sind die Felder Datum und Nummer evtl. mit den Daten aus der Auftragsbestätigung ausgefüllt. Durch klicken der Schaltfläche gelangen Sie in den Dialog zum Bearbeiten der Daten. Das Auswahlfeld Rechnungstext ermöglicht es verschiedene Texte für die Anrede zu wählen. Mit der Schaltfläche Übernehmen, werden alle Daten in das Dokument übertragen und in den Datenbanken gespeichert. Mit der Speicherung werden auch die Dokumentennummer, die Sie am unteren Rand zwischen den Schaltflächen sehen, in das Dokument übertragen. Entsprechend der Vorgabe in den Einstellungen zu dsbüro wird die Datei mit der Dokumentennummer als Dateiname gespeichert. Das Verzeichnis, in das die Datei gespeichert wird, können Sie auch in den Einstellungen der Dokumentenverwaltung in dsbüro anpassen. Lesen Sie dazu bitte die Anweisungen zu Einstellungen in dsbüro. 10

11 5.0 Dialog dsbüro RechnungZ (Zeit) Die Rechnungs-Vorlage bietet dem Anwender die Erstellung einer Rechnung für Zeit und Material mit mehreren Positionen. Öffnen Sie die Vorlage über das Menü dsbüro-rechnungz. Sie erhalten die Word-Vorlage mit obigem Dialog. Im Bereich In Adress PLUS selektierte Adresse wird die aktuell in Adress PLUS selektierte Adresse angezeigt. Mit der Schaltfläche auswählen können. erhalten Sie ein Eingabefeld, über das Sie eine neue Adresse in Adress PLUS Register Zeit: Mit der Schaltfläche Neu fügen Sie der Liste eine neue Position hinzu. Im Bereich Rechnungsdaten tragen Sie die Daten ein, mit denen Sie die Rechnung erstellen möchten. Die Felder Reparaturtext (Text zu Beschreibung der ausgeführten Arbeiten ), Datum (Datum der Ausführung), Std. (Anzahl der Stunden) und EUR/Std. (Kosten der Arbeitsstunde) müssen ausgefüllt werden. Das Feld Fahrtk. (Kosten der An- und Abfahrt) wird nur bei Bedarf ausgefüllt. Im Feld Summe EUR sehen Sie die errechnete Summe der Position. 11

12 Mit der Schaltfläche OK werden diese Daten in die Liste des Rechnungsdialogs übertragen. Jetzt können Sie mit der Schaltfläche Neu eine weitere Position hinzufügen bzw. vorhandene Positionen mit der Schaltfläche Bearbeiten ändern. Im Bereich Auftrag des Hauptdialoges sind die Felder Datum und Nummer evtl. mit den Daten aus der Auftragsbestätigung ausgefüllt. Durch klicken der Schaltfläche gelangen Sie in den Dialog zum Bearbeiten der Daten. Das Auswahlfeld Rechnungstext ermöglicht es verschiedene Texte für die Anrede zu wählen. Mit der Schaltfläche Übernehmen, werden alle Daten in das Dokument übertragen und in den Datenbanken gespeichert. Mit der Speicherung werden auch die Dokumentennummer, die Sie am unteren Rand zwischen den Schaltflächen sehen, in das Dokument übertragen. Entsprechend der Vorgabe in den Einstellungen zu dsbüro wird die Datei mit der Dokumentennummer als Dateiname gespeichert. Das Verzeichnis, in das die Datei gespeichert wird, können Sie auch in den Einstellungen der Dokumentenverwaltung in dsbüro anpassen. Lesen Sie dazu bitte die Anweisungen zu Einstellungen in dsbüro. 12

13 6.0 Dialog dsbüro RechnungZ (Material) Die Rechnungs-Vorlage bietet dem Anwender die Erstellung einer Rechnung für Zeit und Material mit mehreren Positionen. Öffnen Sie die Vorlage über das Menü dsbüro-rechnungz. Sie erhalten die Word-Vorlage mit obigem Dialog. Im Bereich In Adress PLUS selektierte Adresse wird die aktuell in Adress PLUS selektierte Adresse angezeigt. Mit der Schaltfläche auswählen können. erhalten Sie ein Eingabefeld, über das Sie eine neue Adresse in Adress PLUS Register Material: Mit der Schaltfläche Neu fügen Sie der Liste eine neue Position hinzu. Im Bereich Rechnungsdaten tragen Sie die Daten ein, mit denen Sie die Rechnung erstellen möchten. Die Felder Bezeichnung (Artikelbezeichnung ), Menge (Anzahl der Position) und Einzelpr. EUR (Einzelpreis der Position) müssen ausgefüllt werden. Das Feld Beleg-Nr. wird nur bei Bedarf ausgefüllt. Im Feld Summe EUR sehen Sie die errechnete Summe der Position. 13

14 Liegt der Rechnung ein Lieferschein zugrunde, so können Sie die Lieferscheinnummer im Auswahlfeld Lieferschein-Nr. auswählen. Die im Lieferschein gespeicherte Adresse des Kunden wird jetzt im Adressenfeld angezeigt. Dabei ändert sich die Überschrift in Gespeicherte Adresse anwenden. Die in Klammern angefügte Zahl ist die ID der Adresse in Adress PLUS und dient nur der Kontrolle. Ebenso erhalten Sie alle gespeicherten Artikel im Auswahlfeld Bezeichnung zur Auswahl. Die einzelnen Positionen können jetzt nacheinander zur Anzeige gebracht und bearbeitet werden. Jede Position speichern Sie mit der Schaltfläche OK ab. Ebenso können Sie noch weitere Positionen dem Lieferschein hinzufügen. Im Bereich Auftrag des Hauptdialoges sind die Felder Datum und Nummer evtl. mit den Daten aus der Auftragsbestätigung ausgefüllt. Durch klicken der Schaltfläche gelangen Sie in den Dialog zum Bearbeiten der Daten. Das Auswahlfeld Rechnungstext ermöglicht es verschiedene Texte für die Anrede zu wählen. Mit der Schaltfläche Übernehmen, werden alle Daten in das Dokument übertragen und in den Datenbanken gespeichert. Mit der Speicherung werden auch die Dokumentennummer, die Sie am unteren Rand zwischen den Schaltflächen sehen, in das Dokument übertragen. Entsprechend der Vorgabe in den Einstellungen zu dsbüro wird die Datei mit der Dokumentennummer als Dateiname gespeichert. Das Verzeichnis, in das die Datei gespeichert wird, können Sie auch in den Einstellungen der Dokumentenverwaltung in dsbüro anpassen. Lesen Sie dazu bitte die Anweisungen zu Einstellungen in dsbüro. 14

15 7.0 Dialog dsbüro Mahnung Die Mahnungs-Vorlage bietet dem Anwender die Erstellung einer Mahnung auf Basis einer unbezahlten Rechnung. Öffnen Sie die Vorlage über das Menü dsbüro-mahnung und wählen Sie im Feld Rechnung-Nummer die gewünschte Rechnungsnummer aus. Es werden nur Nummern unbezahlter Rechnungen angezeigt. Nach Auswahl einer Rechnungsnummer erkennt dsbüro sofort welche Mahnstufe erforderlich ist. Die in der Rechnung gespeicherte Adresse des Kunden wird jetzt im Adressenfeld angezeigt. Dabei ändert sich die Überschrift in Gespeicherte Adresse anwenden. Die in Klammern angefügte Zahl ist die ID der Adresse in Adress PLUS und dient nur der Kontrolle. Automatisch werden alle Eingabefelder mit den entsprechenden Daten ausgefüllt. Das Fälligkeitsdatum wird entsprechend des Zahlungsziels errechnet. Die Gebühr errechnet sich aus den zugrunde liegenden Zinsen und der errechneten Zeit (Tagen) des Zahlungsverzugs. Der Dialog benötig keine weiteren Eingaben. Mit der Schaltfläche Übernehmen, werden alle Daten in das Dokument übertragen und in den Datenbanken gespeichert. Entsprechend der Vorgabe in den Einstellungen zu dsbüro wird die Datei mit der Dokumentennummer als Dateiname gespeichert. Das Verzeichnis, in das die Datei gespeichert wird, können Sie auch in den Einstellungen der Dokumentenverwaltung in dsbüro anpassen. Lesen Sie dazu bitte die Anweisungen zu Einstellungen in dsbüro. 15 EDV-Beratung Dieter Schirmer Tel.: Fax: